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文檔簡(jiǎn)介
1、房地產(chǎn)公司采購(gòu)管理管理辦法范文 第一章 總則 一、采購(gòu)管理范圍 二、采購(gòu)管理原則 第二章 采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)和采購(gòu)管理體制 一、采購(gòu)管理機(jī)構(gòu) 二、采購(gòu)管理體制 (一)采購(gòu)決策管理 (二)比質(zhì)比價(jià)采購(gòu) (三)價(jià)格監(jiān)督 (四)質(zhì)量檢驗(yàn)監(jiān)督 第三章 采購(gòu)管理信息庫(kù)建設(shè) 第四章 物資采購(gòu)管理規(guī)定 第五章 酒店物品采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì) 第六章 供應(yīng)商管理規(guī)定 第七章 采購(gòu)工作流程 第一章 總則 一、采購(gòu)管理范圍 本規(guī)程是公司購(gòu)買原材料、物資、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞動(dòng)保 護(hù)用品以及其他物資過(guò)程中的決策、 價(jià)格監(jiān)督、質(zhì)量檢驗(yàn)等行為的基 本規(guī)范。 二、采購(gòu)管理原則 按照科學(xué)有效、公開(kāi)公正、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約的原則,建
2、立健全采 購(gòu)管理的各項(xiàng)制度,防止采購(gòu)過(guò)程中的不正當(dāng)行為發(fā)生。 第二章 采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)和采購(gòu)管理體制 一、采購(gòu)管理機(jī)構(gòu) 負(fù)責(zé)使用部門及工程方面日常物資、材料、設(shè)備采購(gòu); 負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的詢價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)及招標(biāo); 負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的擬訂、簽訂; 負(fù)責(zé)按時(shí)、按質(zhì)、按量地采購(gòu)使用部門所需各種物資; 負(fù)責(zé)物資采購(gòu)管理制度和各崗位職責(zé)的制定; 負(fù)責(zé)物資采購(gòu)員的監(jiān)督與管理; 負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)與管理; 負(fù)責(zé)與使用部門、倉(cāng)管部門的溝通與協(xié)調(diào); 采購(gòu)工作的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu),專司采購(gòu)監(jiān)督管理職能; 配合采購(gòu)部制定和完善各項(xiàng)采購(gòu)工作制度、流程; 會(huì)同采購(gòu)部定期參與大宗物資、 材料的招標(biāo)、 評(píng)審以及供應(yīng)商的甄 選; 定期收
3、集采購(gòu)信息需求,嚴(yán)把采購(gòu)價(jià)格關(guān)、質(zhì)量關(guān)、實(shí)用關(guān),及時(shí) 向管理層反饋意見(jiàn); 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)采購(gòu)工作紀(jì)律; 采購(gòu)監(jiān)督機(jī)構(gòu) 1、工程部 2、綜合部 3、財(cái)務(wù)部 4、經(jīng)營(yíng)部 事前價(jià)格審核; 參與大宗物資材料的采購(gòu); 監(jiān)督采購(gòu)價(jià)格,控制采購(gòu)成本; 采購(gòu)紀(jì)律檢查; 驗(yàn)收機(jī)構(gòu) 1、庫(kù)管員 2、使用部門 3、項(xiàng)目經(jīng)理 各類物資、材料的驗(yàn)收、管理,建立臺(tái)帳和材料數(shù)據(jù)庫(kù); 及時(shí)反饋物資使用信息,按月統(tǒng)計(jì)物資使用情況; 二、采購(gòu)管理體制 (一)采購(gòu)決策管理 1、建立健全物資采購(gòu)決策程序,根據(jù)采購(gòu)物資類別和金額的大小, 實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理,明確各級(jí)管理者、各有關(guān)部門及人員的權(quán)限。 2、除特殊情況外,大宗物資及其它金額較大
4、物資采購(gòu)的重大事項(xiàng), 由公司決策層和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人通過(guò)會(huì)議或其他的形式實(shí)行決策。 3、加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量的監(jiān)督,設(shè)立物資采購(gòu)監(jiān)管 委員會(huì)。 4、使用部門、項(xiàng)目經(jīng)理、庫(kù)管員對(duì)其審批的物資采購(gòu)負(fù)有審查、監(jiān) 督責(zé)任 (二)、比質(zhì)比價(jià)采購(gòu) 1、采購(gòu)部要廣泛收集采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息,掌握主要 采購(gòu)物資信息變化,并根據(jù)市場(chǎng)做到比質(zhì)、比價(jià)采購(gòu)。 2、除僅有唯一供貨商或公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有特殊要求外,公司大宗物資 的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)選擇三個(gè)以上的供貨商,從質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等方面擇優(yōu) 進(jìn)貨。 3、采購(gòu)部大宗物資采購(gòu)及有特殊要求的物資采購(gòu),應(yīng)當(dāng)審查供貨商 資格;對(duì)已確定的供貨商,應(yīng)當(dāng)及時(shí)掌握其質(zhì)量、價(jià)格
5、、信譽(yù)、服務(wù) 變化情況。 4、采購(gòu)中心大宗物資的采購(gòu)以及其他較大金額的物資采購(gòu),具備招 標(biāo)采購(gòu)條件的,應(yīng)實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。 (三)、價(jià)格監(jiān)督 1、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行職責(zé),監(jiān)督采購(gòu)價(jià)格,控制采 購(gòu)成本。 2、大宗物資應(yīng)當(dāng)經(jīng)價(jià)格監(jiān)督部門事前進(jìn)行價(jià)格審核,采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)在 價(jià)格監(jiān)督部門審核的價(jià)格內(nèi)進(jìn)行采購(gòu),特殊情況除外。 3、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)應(yīng)當(dāng)對(duì)所采購(gòu)的物資的價(jià)格單據(jù)進(jìn)行審核,對(duì)未 在審核的價(jià)格內(nèi)或高于市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)而損害公司利益的, 應(yīng)及時(shí) 向公司領(lǐng)導(dǎo)反映并提出處理意見(jiàn)。 4、物資采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)等價(jià)格監(jiān)督職能的部門或人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解、 掌握大宗采購(gòu)物資的市場(chǎng)價(jià)格, 并對(duì)其審核的物資采購(gòu)價(jià)格承
6、擔(dān)相應(yīng) 責(zé)任 (四)質(zhì)量檢驗(yàn)監(jiān)督 1、庫(kù)管員及各使用部門應(yīng)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)證,進(jìn)行質(zhì) 量監(jiān)督與使用信息反饋, 采購(gòu)物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證不予辦理正式 入庫(kù)和結(jié)算手續(xù),特殊情況除外。 2、采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要完善必要的質(zhì)量、計(jì)量檢測(cè)條件。 不具備檢測(cè)條件的需要對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)的, 可以委托檢驗(yàn)或要求 供貨商出具國(guó)家認(rèn)定的檢測(cè)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。 3、質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)證,并 對(duì)檢驗(yàn)、驗(yàn)證結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。 4、對(duì)大宗采購(gòu)物資, 采購(gòu)中心可以根據(jù)需要留樣存檔, 并進(jìn)行復(fù)檢。 第三章 采購(gòu)管理信息庫(kù)建設(shè) 隨著企業(yè)的不斷發(fā)展, 為嚴(yán)把采購(gòu)物資的品質(zhì)關(guān), 增
7、加各類物資價(jià)格 透明度,采購(gòu)部要進(jìn)一步完善各類物資價(jià)格體系, 建立健全物資價(jià)格 數(shù)據(jù)庫(kù)和合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù), 及時(shí)、定時(shí)更新各類物品價(jià)格和合格供 應(yīng)商信息。 一、建立物資材料價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù) 在工程部電腦上建立一套統(tǒng)一的物資價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù), 增加各類物資價(jià)格 透明度,使公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確掌握各類物資的最新信息和動(dòng)態(tài), 最大 限度的降低企業(yè)物資采購(gòu)成本。 二、建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù) 健全供應(yīng)商管理制度, 建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù), 及時(shí)更新合格供 應(yīng)商信息, 通報(bào)對(duì)違反規(guī)定的供應(yīng)商的處罰。 方便查詢供應(yīng)商的最新 物資價(jià)格、交易記錄、信譽(yù)等級(jí)、售后服務(wù)水平,以利于各公司做出 相應(yīng)調(diào)整,避免因信息不暢,致使公司
8、利益受損。 三、采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)計(jì)分析 工程部每月定期向公司提交當(dāng)月各類物資進(jìn)銷存明細(xì)及使用情況, 由 采購(gòu)部根據(jù)匯總數(shù)據(jù)及供應(yīng)商最新動(dòng)態(tài), 對(duì)當(dāng)月采購(gòu)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行匯 總和統(tǒng)計(jì)分析, 按照物資材料的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行由高到低排序, 生成物 資采購(gòu)匯總數(shù)據(jù)庫(kù)。 四、財(cái)務(wù)審計(jì)部門的有效監(jiān)督 為保證采購(gòu)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效,物資采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)應(yīng)加 大監(jiān)督力度,管理部門可以根據(jù)采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)保留對(duì)采購(gòu)人員責(zé)任 的追溯權(quán)。 通過(guò)采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的公布和統(tǒng)計(jì)分析, 加上采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)的有效 監(jiān)督,保證了采購(gòu)數(shù)據(jù)的真實(shí)、 準(zhǔn)確、有效,有利于采購(gòu)成本的降低, 使公司實(shí)現(xiàn)了材料核算、成本分析、材料管理和財(cái)務(wù)管理
9、的一體化, 由此實(shí)現(xiàn) “陽(yáng)光采購(gòu)”平穩(wěn)運(yùn)行。 第四章 采購(gòu)管理規(guī)定 為了規(guī)范公司的物資采購(gòu)行為, 降低物資采購(gòu)成本, 確保公司各項(xiàng)物 資供應(yīng),加強(qiáng)公司物資采購(gòu)的監(jiān)督管理,對(duì)物資采購(gòu)管理規(guī)定如下: 一、采購(gòu)工作基本要求 1、未經(jīng)審核批準(zhǔn)的申購(gòu)物資一律不得采購(gòu); 2、在同等質(zhì)量,同等價(jià)格的情況下,應(yīng)選擇就近采購(gòu); 3、對(duì)長(zhǎng)期訂貨和大額款項(xiàng)的采購(gòu), 應(yīng)通過(guò)簽訂合同和實(shí)行銀行結(jié)算; 4、在比價(jià)過(guò)程中,嚴(yán)格執(zhí)行同類企業(yè)比質(zhì)量,同等質(zhì)量比價(jià)格,同 樣價(jià)格比信譽(yù),擇優(yōu)確定供應(yīng)商; 5、對(duì)于先試用后采購(gòu)的物資,不得在試用鑒定前采購(gòu)。 6、大宗物資實(shí)行集中采購(gòu),以邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一 來(lái)源和定點(diǎn)、定
10、向等多種方式采購(gòu)。 凡進(jìn)行大宗材料物資的采購(gòu)活動(dòng), 必須實(shí)行三方參與的原則, 即在公 司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,由采購(gòu)部、 使用部門、采購(gòu)監(jiān)管委員三方共同參與大 宗物資(設(shè)備)的采購(gòu)。 二、物資采購(gòu)管理 1、日常辦公用品及大宗物資的采購(gòu),實(shí)行按月上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。各單 位編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí),要從實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要出發(fā),避免盲目提報(bào),由于上 報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃失誤,造成物資積壓損失,由申購(gòu)公司 / 部門負(fù)責(zé)人 承擔(dān)責(zé)任。 2、如臨時(shí)需要應(yīng)急采購(gòu)的,則應(yīng)至少提前 3 小時(shí)并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 下使用企業(yè)備用金采購(gòu),由相關(guān)采購(gòu)人員負(fù)責(zé)采買。 3、計(jì)劃外急需采購(gòu)的物資,由使用部門填制急需物資申購(gòu)單 ,部 門負(fù)責(zé)人簽字, 公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽
11、署意見(jiàn), 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部根 據(jù)所需物資的單價(jià)及數(shù)量比照既定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu), 采購(gòu)部應(yīng)向使用單 位明確到貨期限, 如未能按既定時(shí)間到貨需向使用單位說(shuō)明原因并積 極配合解決。 4、使用部門在填寫相關(guān)申購(gòu)單時(shí), 務(wù)必寫清所購(gòu)物資的品名、 規(guī)格、 型號(hào)、單位、數(shù)量等信息,如因申購(gòu)單填寫不清, 而影響采購(gòu)進(jìn)度的, 后果由本部門自負(fù)。 5、物資采購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格按照采購(gòu)原則、采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu),保證做 到不錯(cuò)訂、不漏訂,及時(shí)準(zhǔn)確做好物資貨源落實(shí)工作。 6、采購(gòu)部備有一定數(shù)額的采購(gòu)備用金,用于應(yīng)急采購(gòu)與需現(xiàn)付的零 散物資采購(gòu)。備用金所購(gòu)應(yīng)急物資,購(gòu)入后仍需補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù),方可 予以報(bào)銷。 7、簽訂物資采購(gòu)合同
12、時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度, 合同中要明確標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、 交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)雜費(fèi)承擔(dān)者、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式,注明 保修年限、保修期結(jié)束后的零配件提供及價(jià)格、年限等事項(xiàng),簽訂合 同各方經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項(xiàng), 一般按照先到貨驗(yàn)收后付 款的原則進(jìn)行,特殊情況先款后貨的需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 8、對(duì)短缺物資,采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)反饋信息,并征求使用部門意見(jiàn),經(jīng) 使用部門同意后方可采購(gòu)代用品,并做好存檔備案。否則,出現(xiàn)后果 由采購(gòu)員負(fù)責(zé)。 9、采購(gòu)人員必須按采購(gòu)作業(yè)期限運(yùn)作,對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求 采購(gòu),造成經(jīng)濟(jì)損失的,均由采購(gòu)人員承擔(dān)責(zé)任。 12、
13、因特殊原因, 采購(gòu)員未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)或無(wú)法按周期采購(gòu)物 資的,應(yīng)及時(shí)告知采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人并說(shuō)明異常原因, 提出相應(yīng)意見(jiàn)方 案。采購(gòu)部負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與申購(gòu)部門反饋和溝通, 擬定補(bǔ)救辦法和處 理對(duì)策,特別重大事項(xiàng),應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。 第五章 采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì) 一、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置 組長(zhǎng):王浩博 委員: 二、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)與采購(gòu)部的關(guān)系 采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)在公司董事會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下, 負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)部定期進(jìn)行采購(gòu) 信息反饋和監(jiān)督管理,是服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系。 三、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)主要職能 詳見(jiàn)第二章“采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)” 三、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)工作制度 1、會(huì)議制度。每月月底召開(kāi)由組長(zhǎng)主持的采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)會(huì)議,聽(tīng) 取各委員工作書面匯報(bào),形
14、成會(huì)議紀(jì)要。 2、信息反饋制度。采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)應(yīng)及時(shí)加強(qiáng)采購(gòu)信息交流溝通, 達(dá)到采購(gòu)信息資源共享,貨比三家,物美價(jià)廉之功效。采購(gòu)監(jiān)管委員 會(huì)每月將工作開(kāi)展情況向采購(gòu)部通報(bào),并向總經(jīng)理及時(shí)匯報(bào)。 3、采購(gòu)物資驗(yàn)收把關(guān)制度。采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品價(jià)格、 質(zhì)量驗(yàn)收、審核把關(guān),對(duì)供應(yīng)商因質(zhì)量、價(jià)格產(chǎn)生的欺詐行為及時(shí)向 采購(gòu)部通報(bào),并提出對(duì)供應(yīng)商的懲罰意見(jiàn)。 第六章 供應(yīng)商管理規(guī)定 為了促進(jìn)供應(yīng)商與我公司建立健康、和諧、穩(wěn)定的供需關(guān)系,促使供 應(yīng)商保證產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、供貨及時(shí),提高服務(wù)水平,對(duì)供應(yīng)商 管理做如下規(guī)定: 、凡是有可能或已經(jīng)與我司發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商, 并具有與其所 承擔(dān)的供應(yīng)物資
15、相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和資信等級(jí)的供應(yīng)商都在本規(guī)定的 范圍。 二、各相關(guān)部門職責(zé) (一)使用部門職責(zé) 1、對(duì)工程材料、專業(yè)材料和設(shè)備等物資,須由各專業(yè)技術(shù)指定責(zé)任 人到場(chǎng)進(jìn)行物資驗(yàn)收工作,以確保質(zhì)量。 2、負(fù)責(zé)提供物資在使用過(guò)程中的實(shí)際情況及出現(xiàn)的問(wèn)題。 (二)庫(kù)房職責(zé) 1、負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商到貨物資的驗(yàn)貨、收貨工作,辦理入庫(kù)手續(xù)。 2、及時(shí)將供應(yīng)商交貨期限、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平向采購(gòu)部反饋,并 提出意見(jiàn)。 3、每月定期向采購(gòu)部提交當(dāng)月各類物資進(jìn)銷存明細(xì)及使用情況。 (三)采購(gòu)部職責(zé) 1、做好供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)工作,積極尋找貨源,開(kāi)辟新的供貨渠道,對(duì) 于同類產(chǎn)品,應(yīng)至少備有兩家以上供應(yīng)商,以便做到價(jià)格互補(bǔ)、貨源 互
16、補(bǔ)。 2、做好供應(yīng)商的管理工作, 及時(shí)對(duì)違反合同規(guī)定的供應(yīng)商進(jìn)行處理, 不定期抽檢供應(yīng)商送達(dá)的貨物, 到收貨現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督驗(yàn)貨, 督促供應(yīng)商貨 物配送的及時(shí)性,以確保使用部門的正常供應(yīng)。 3、負(fù)責(zé)收集和建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫(kù),考察評(píng)估供應(yīng)商的資質(zhì),建 立合格供應(yīng)商名冊(cè) ,隨時(shí)為開(kāi)辟新的供貨渠道做好準(zhǔn)備。 4、負(fù)責(zé)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、考核和甄選工作。每月依據(jù)供應(yīng)商 交貨的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限、服務(wù)態(tài)度、產(chǎn)品價(jià)格及履約能力等方面 進(jìn)行評(píng)分并通知供應(yīng)商。 5、與常用物資供貨商簽訂相關(guān)的供貨承諾書 。 三、對(duì)供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲規(guī)定。 1、對(duì)于履約能力強(qiáng),信譽(yù)好、送貨及時(shí)、提供高性價(jià)比物資的供應(yīng) 商,給予及時(shí)結(jié)帳,并將其列入次年的合作對(duì)象。 2、對(duì)于存在“以次充好” 、“以少充多”行為的供應(yīng)商,將予以堅(jiān)決 打擊、制止,應(yīng)扣罰其相應(yīng)部分的貨款,并取消供應(yīng)商供貨資格。 3、對(duì)于無(wú)法與各公司良好配合、出現(xiàn)重大問(wèn)題無(wú)法改善的或經(jīng)評(píng)定 連續(xù)數(shù)月未達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商將取消供貨資格。 因無(wú)法找到替代的合格供 應(yīng)商,暫時(shí)保留其供應(yīng)商資格, 但須將評(píng)鑒結(jié)果通知供應(yīng)商并責(zé)令其 改進(jìn)。 4、貨物配送由供應(yīng)商送貨的,應(yīng)在訂立合同時(shí)談定預(yù)交信譽(yù)保證金 與質(zhì)量保證金。供應(yīng)商未能在指定時(shí)間將所訂物資送抵指定地點(diǎn)的,
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