文件與控制程序

1、中山桑芭絲服裝有限公司程序文件文件與資料控制程序編號：S-QP-01版初A/0 生效日期：2002年月 日 頁碼：第1頁，共6頁擬制：朱文君審核：批準：1. 目的對公司所有的文件和資料進行控制，確保相關部門和人員能夠得到并使用文件的 有效版本，防止文件的流失、泄密。2. 適用范圍本程序適用于與公司有關的所有文件與資料。3. 職責總經(jīng)辦是文件與資料控制的管理部門。各部門負責相關文件的編制和對接收之文件與資料的保管與維護及其使用前的培 訓。4. 定義受控文件：維持本公司質量管理體系運作，相關部門必須遵照執(zhí)行的文件。受控文 件在發(fā)放之前由總經(jīng)辦蓋“受控”章識別，發(fā)放和回收時均應辦理登記手續(xù)。用于指導

2、本公司質量體系運行及操作的指導性文件，分四級：a. 級文件：質量手冊；b. 二級文件：程序文件；c. 三級文件：作業(yè)文件（作業(yè)規(guī)程、檢驗標準、管理加去、責權利書等）；d. 四級文件：質量記錄格式。外來文件：包括行業(yè)、地區(qū)、國家、國際標準；客戶提供的技術文件、圖紙；國 家頒布的有關政策、法規(guī)。非受控文件:質量文件的參考資料或與產(chǎn)品品質無直接關系的文件。分發(fā)及回收時辦理 登記手續(xù)，修訂時可不作版本控制，廢止后按規(guī)定回收銷毀。a. 部門管理文件；b. 公司級管理文件：內容涉及多個部門，需由多個部門協(xié)調配合才能完成某項業(yè) 務并以公司名義發(fā)出的文件。編號：S-QP-01版/修：A/0頁碼：第2頁，共6頁

3、5.工作程序（附流程圖）文件與資料的編制、批準質量手冊和程丿宇文件由總經(jīng)理指派專人編制，其它文件與資料由各相關職能部門編制。文件與資料審批:文件類型文件名稱初審核準受控文件質量手冊、程序文件管理者代表總經(jīng)理作業(yè)文件、質量記錄部門主管管理者代表非受控文件部門管理文件部門主管總經(jīng)辦公司級管理文件總經(jīng)辦總經(jīng)理文件與資料的編號、版本號、修改狀態(tài)號規(guī)則 文件版本號用大寫英文字母A、B、C依次排序。文件修改狀態(tài)號用阿拉伯數(shù)字0、1、2、3表示。文件與資料編號規(guī)則:質量手冊：流水號質量手冊代號公司代號SQPXX流水號程序文件代號公司代號作業(yè)文件：S QW 一 XX流水號 作業(yè)文件代號 公司代號質量記錄:AA

4、BB XXT T T1水號崗位編號 部門編號其它文件與資料：s AA叩一XXCC 流水號年度末二位數(shù) 崗位編號 部門編號 公司代號部門編號:總經(jīng)辦01業(yè)務部02設計部03財務部04人事行政部05企管部06公宣部07電腦部08設備部09發(fā)展計劃部10質管部11工廠部12綢莊部30文件與資料的發(fā)布經(jīng)批準的質量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質量記錄表統(tǒng)一由文控員編目，并負 責填制“受控文件清單”，報管理者代表審批發(fā)放。部門內部管理文件發(fā)放前，必須報總經(jīng)理備案。所有經(jīng)批準的文件與資料均由文控員負責發(fā)放，并必須在“文件收發(fā)登記表”上j*o發(fā)放的受控文件在封面蓋“受控”章。文件與資料的修改和作廢每年年底對質量

5、手冊、程序文件、作業(yè)文件的有效性進行評審，必要時可以作出 修改。文件的修改，由申請修改的部門填寫“文件修訂申請表”，報總經(jīng)辦核準批，轉相關職 能部門草擬修訂內容，遞交原審批部門負責人審批。形成文件的基本條件發(fā)生重大變化，因而需進行大幅度修改時，由原編制部門進 行換版，原文件收回作廢。經(jīng)審批后的“文件修訂申請表”由總經(jīng)辦保存，并執(zhí)行。文件與資料的存檔、銷毀。已發(fā)行的文件與資料的原稿（正本），均由文控員列冊存檔，保存的原版文件加 蓋“原版文件”章。各類表單、記錄由相關部門或指定人員按規(guī)定保存期限存檔，保存期終止時交文 控員按規(guī)定程序銷毀。現(xiàn)場使用的文件可置于現(xiàn)場，非現(xiàn)場使用的文件由使用部門集中保管

6、。已作廢的文件和資料由總經(jīng)辦文控員負責收回，收回的失效文件需加蓋作廢”早。收回的失效文件資料和過期表單、記錄積存時間已達到銷毀時限的規(guī)定時，由文 控員填寫“文件記錄銷毀申請單”，經(jīng)管理者代表批準后按規(guī)定程丿子銷毀。 文件與資料的使用和更新頒發(fā)有效版本文件時，必須同時回收失效文件，回收數(shù)量是原頒發(fā)數(shù)量，并登記 “文件收發(fā)登記表”。確有保留需要的文件，由使用人員填寫“文件留用申請單”經(jīng)部門主管同意，總 經(jīng)辦批準、備案后，在保留的失效版本上加蓋參考使用”章，作為特殊 情況留用。文件使用部門因文件丟失、損壞、缺頁等，可以用書面方式向總經(jīng)辦申請，由文控員 核實并對責任人按制度處罰后，予以補發(fā)。文件補發(fā)程

7、序同?？偨?jīng)辦資料室需準備一套文件與資料的副本，并加蓋“副本”章。由文控員負責 版本或修改版的及時更新?？偨?jīng)辦每年6月、12月底或文件專管人離職時，依據(jù)“文件收發(fā)登記表”、“受 控文件清單”核查現(xiàn)場使用的文件與資料是否完整、有效。外來文件的控制總經(jīng)辦應將外來文件登錄于“外來文件管制表”，并視類別填寫送閱單，在文件 上加蓋“受控”章，分送給需要部門傳閱，按規(guī)定時間及時回收。國家法律、法規(guī)、行業(yè)標準以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件，總經(jīng)辦需列 冊存檔。外來文件由責任部門（使用部門）受控使用后，交總經(jīng)辦文控員存檔?？偨?jīng)辦文控員每年至少全面核查一次被本公司利用的外來文件的版本變化情況，如有 版本升級、變更等情況，需填寫“外來文件變更報告表”，報請管理者代表批 準后獲取，并按照管理。文件的對外控制一切文件（含受控文件和非受控文件）須嚴格遵守桑芭絲公司保密規(guī)定，未經(jīng)總 經(jīng)理批準不得外