給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件格式

1、給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件格式英文郵件的格式關(guān)于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因 此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵 件內(nèi)容并判斷其重要性。1一定不要空白標(biāo)題， 這是最失禮的 2標(biāo)題要簡短， 不宜冗長， 不要讓 outlook 用 才能顯示完你的標(biāo)題 3. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi) 容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 王先生收 4一封信盡可 能只針對一個主題， 不在一封信內(nèi)談及多件事情， 以便于日后整理 5可 適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如 * !等）來突出標(biāo)題，引起收件人 注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用緊急之類的字眼。6回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，

2、不要 re re 一大串。關(guān)于稱呼與問候 1 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要 稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求 其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 all。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如 x 經(jīng)理；如果不清楚職 務(wù)，則應(yīng)按通常的 x先生、 x小姐稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱 呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個 dear xxx，顯得很熟絡(luò)2 email 開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個 hi，中文 的寫個你好；結(jié)尾常見的寫個 best regards，中

3、文的寫個祝您順利之類 的也就可以了。俗話說得好，禮多人不怪，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有 些地方不妥，對方也能平靜的看待。1. email 正文要簡明扼要，行文通順 email 正文應(yīng)簡明扼要的說清 楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫 個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要 出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2. 注意 email 的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān) 系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以 免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之

4、類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而 客觀。郵件門就是深刻的教訓(xùn)！ 3. email 正文多用 1234 之類的列表，以 清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好 1、2、3、4 的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說 明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長 篇大論。4. 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清 楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么補充或者更正之類的郵件，這會 讓人很反感。5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人 的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文 email，最好把拼寫檢查功能打開 ; 如果

5、是中文 email， 注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順， 拼寫是否有錯誤。6. 合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色 字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響 閱度。電子郵件的格式一、商務(wù)英語電子郵件的格式常見的商務(wù)英語電 子郵件包括以下五部分： 寫信人 email 地址、 收信人 email 地址、 抄 送收信人 email 地址、密送收信人 email 地址。 標(biāo)題。 稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。 禮貌結(jié)束語 寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳

6、真 等。其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為 名詞或動名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知 對方姓名只知頭銜， 可用 dear+title 作為稱呼， 如只知對方姓名不知性 別，可用 dear+全名，如郵件為一封通函，則用 dearall 作為郵件稱呼； 正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段 落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目 了然。二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五 c 原則商務(wù)英語電子郵件 的正文寫作應(yīng)該遵循五 c 原則，即 correctness、conciseness、complete、 clarit

7、y 和 courtesy 原則。準(zhǔn)確原則由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、 義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點符號和拼寫要做到準(zhǔn) 確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。簡潔原則簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完 整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱 讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu) 簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。

8、另外，為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如 u 表 示 you，pls 表示 please，info 表示 information ，qty 表示 quantity ，pc 表示 piece，lc 表示 letterofcredit ， fob 表示 freeonboard。例 1 it is very difficult to sell man hole covers in france.this product must have the quality certificate issued in france.例 2 price：fob shanghai usd 96pc.例

9、3 hope you can accept it.例 1 中的兩個單句具有明顯的因果 關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如 since、because，這種舍 長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù) 英語電子郵件寫作中十分常見。例 2 中縮略語的使用，例 3 中不完整句的選擇，反映了與普通商 務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。完整原則商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者 所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更 需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通 效果。郵件是否完整，可以用 5w1h 來檢

10、驗，即 who，when，where，what ，why 和 how。 清楚原則 商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。 具體表現(xiàn)在： 例 1 we will deliver your goods soon.例 2 中 significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例 2中 soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨 時間，可改為具體的年月日。英文郵件的格式關(guān)于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因 此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵 件內(nèi)容并判斷其重要性。1一定不要空白標(biāo)題， 這是最失禮的 2標(biāo)題要簡短， 不宜冗

11、長， 不要讓 outlook 用 才能顯示完你的標(biāo)題 3. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi) 容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 王先生收 4一封信盡可 能只針對一個主題， 不在一封信內(nèi)談及多件事情， 以便于日后整理 5可 適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如 * !等）來突出標(biāo)題，引起收件人 注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用緊急之類的字眼。6回復(fù)對方郵件時， 可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題， 不要 RE RE 一大串。關(guān)于稱呼與問候 1 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要 稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求 其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 A

12、LL。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如 x 經(jīng)理；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的 x先生、 x小姐稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱 呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個 Dear xxx，顯得很熟絡(luò)。2 Email 開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個 HI，中文 的寫個你好；結(jié)尾常見的寫個 Best Regards，中文的寫個祝您順利之類 的也就可以了。俗話說得好，禮多人不怪，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有 些地方不妥，對方也能平靜的看待。1. Email正文要簡明扼要，行文通順 Email 正文應(yīng)簡明扼要的說清 楚事情；如

13、果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫 個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要 出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2. 注意 Email 的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān) 系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以 免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。郵件門就是深刻的教訓(xùn)！ 3. Email正文多用 1234 之類的列表，以 清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好 1、2、3、4 的列幾個

14、段落進(jìn)行清晰明確的說 明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長 篇大論。4. 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清 楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么補充或者更正之類的郵件，這會 讓人很反感。5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人 的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文 Email，最好把拼寫檢查功能打開 ; 如果是中文 Email， 注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順， 拼寫是否有錯誤。6. 合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色 字體、加大字號等手段對一

15、些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響 閱度。7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。 如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。8. 不要動不動使用 :） 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得 比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以 :）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在 :）附件 1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名， 不可用外星人才看懂的文件名 3. 正 文中應(yīng)對附件內(nèi)容

16、做簡要說明， 特別是帶有多個附件時 4. 附件數(shù)目不 宜超過 4 個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 5. 如果附件是特殊格 式文件，因在正文中說明打開方式， 以免影響使用 6. 如果附件過大（不 宜超過 2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送， 語言的選擇和漢字編碼1. 只在必要的時候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具，而不是 用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人 是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的 問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。2. 尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件如果對方與你的郵件往 來是采用中

17、文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英 文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存 在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4. 選擇便于閱度的字號和字體中文老實點用宋體或新宋體，英文 就用 Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或 10 號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù) 郵件。結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā) 件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計

18、這 樣的工作。1. 簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但 信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4 行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息， 自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的， 比如你的座右銘， 或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2. 不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件 往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在 OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以

19、免 成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。 電子郵件的格式一、商務(wù)英語電子郵件的格式常見的商務(wù)英語電 子郵件包括以下五部分： 寫信人 Email 地址、收信人 Email地址、抄 送收信人 Email 地址、密送收信人 Email地址。 標(biāo)題。 稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。 禮貌結(jié)束語。 寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真 等。其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為 名詞或動名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知 對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title 作為稱呼，如只知對方姓名不知 性別，可用 Dear+全名，如郵件為一封通函，則用

20、 DearAll 作為郵件稱 呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、 小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、 一目了然。二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五 C 原則商務(wù)英語電子郵件 的正文寫作應(yīng)該遵循五 C 原則，即 Correctness、Conciseness、Complete、 Clarity 和 Courtesy 原則。準(zhǔn)確原則由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、 義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點符號和拼寫要做到準(zhǔn) 確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。簡潔原則簡潔原

21、則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完 整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱 讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要 務(wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu) 簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。 另外，為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如 U 表 示 you，Pls表示 please，Info 表示 information ，Qty 表示 quantity ， PC 表示 piece，LC表示 LetterofCredit， FOB表

22、示 FreeonBoard。例 1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France例. 2 Price：FOB Shanghai USD 96PC例. 3 Hope you can accept it例. 1 中的兩個單句具有明顯的因果 關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如 since、because，這種舍 長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見例 2

23、中縮略語的使用，例 3 中不完整句的選擇，反映了與普通商 務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。完整原則商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者 所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更 需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通 效果。郵件是否完整，可以用 5W1H 來檢驗，即 who ，when，where， what ，why 和 how 。清楚原則 商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：例 1 We will deliver your goods soon.例 2 中 significant 一詞意為

24、明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中 soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨 時間，可改為具體的年月日。禮貌原則商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。 鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重 措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂 回地表達(dá)觀點，提出要求。例 1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers， we could not have quoted for supplies even at thatprice.例 2 I would appreciate it if you could giv