ZWSH0121代購材料管理規(guī)定

1、zw/sh-01-21代購材料管理規(guī)定1、 目的：為了加強(qiáng)代購材料的采購、倉儲、領(lǐng)用等管理，特制定本規(guī)定。2、 適用范圍：適用于各中心維修材料的采購。3、 名詞解釋：本規(guī)定中“代購材料”是指為商場進(jìn)行日常維修、保潔等所耗用的直接材料，該材料由物業(yè)公司代為采購、倉儲、領(lǐng)用等，由商場審核付款、監(jiān)督使用，包括五金、電器、水暖、保潔材料等，不包括物業(yè)公司提供服務(wù)所使用的工具、勞保用品等。4、 具體要求：4.1、 采購管理4.1.1、 物業(yè)公司應(yīng)會同商場對供應(yīng)商進(jìn)行評審，每類材料應(yīng)確定2-3家合格供方，合格供方應(yīng)能提供增值稅發(fā)票（如提供普通發(fā)票的價格低于增值稅發(fā)票的不含稅單價，則可考慮接受普通發(fā)票）。物

2、業(yè)公司采購員應(yīng)關(guān)注市場行情和變化，如發(fā)現(xiàn)更好的合格供方應(yīng)及時提出調(diào)整合格供方建議，經(jīng)與商場共同評審合格后再進(jìn)行調(diào)整。4.1.2、 每月22日前，物業(yè)公司根據(jù)日常維修消耗經(jīng)驗用量制定下月代購材料采購計劃，報至物業(yè)公司采購員處（電子版），計劃中應(yīng)詳細(xì)注明編制依據(jù)。物業(yè)公司采購員應(yīng)立即對所有合格供方進(jìn)行詢價、比價，并于每月26日編制完成材料月采購計劃審批單（應(yīng)分材料類別編制）報至商場總務(wù)部，經(jīng)商場內(nèi)部審批流程審批后，復(fù)印一份交物業(yè)公司采購員安排采購。4.1.3、 對用量較大的日常消耗性材料，原則上按2-10天用量安排采購，即庫存量低于2天用量時采購補(bǔ)庫，最大庫存量以10天用量為限。對用量較小的日常材

3、料，可一次性按月計劃購入。對偶發(fā)性的非日常材料，商場管理處應(yīng)提前兩天通知采購員安排采購。4.1.4、 對于超計劃或計劃外的材料，商場管理處應(yīng)編報材料臨時采購審批單，經(jīng)采購員詢價、比價后，報至商場總務(wù)部，經(jīng)商場內(nèi)部審批流程審批后安排采購。對于突發(fā)緊急維修，則可根據(jù)靈活性原則，先采購維修，再補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。4.1.5、 對于部分容易損壞，但又無法確定何時會損壞的五金等部件（如：掛鎖），可確定最低庫存數(shù)，以滿足維修的及時性。發(fā)生領(lǐng)用時，商場管理處再以臨時采購審批單的形式經(jīng)審批后補(bǔ)充最低庫存。4.1.6、 采購員采購時應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行比價，在同樣的質(zhì)量要求下，選擇性能價格比最佳的單位簽訂供貨協(xié)議，嚴(yán)禁不調(diào)

4、查、不比價、盲目采購。比價時不同質(zhì)量的材料無可比性。4.1.7、 大宗材料的采購，物業(yè)公司應(yīng)組織以招標(biāo)形式進(jìn)行采購，同時應(yīng)通知購物中心指派相關(guān)人員參與。4.2、 倉儲管理4.2.1、 入庫驗收材料入庫時，由采購員和商場管理處相關(guān)主管對材料的質(zhì)量進(jìn)行驗收，必要時，可請工程部相關(guān)主管協(xié)同驗收；倉庫保管員對材料的數(shù)量進(jìn)行驗收。驗收合格后采購員應(yīng)填寫入庫單。入庫單上應(yīng)標(biāo)明供貨單位名稱、材料編號、品名、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、不含稅單價、不含稅金額等要素，入庫單上必須有采購員、保管員、及驗收人簽字。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫用于記帳，一聯(lián)總務(wù)用于對帳，一聯(lián)隨發(fā)票用于付款。未經(jīng)點驗的材料，倉庫管理員不得辦

5、理入庫手續(xù)。驗收不合格的材料，采購員應(yīng)立即辦理退貨或換貨。4.2.2、 單獨保管代購材料收驗入庫后，應(yīng)存放在代購材料專用貨架上，不得與自購材料混放。代購材料在倉儲管理的要求上應(yīng)與自購材料同樣嚴(yán)格，要分類存放，堆放整齊。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火，要配備必要的消防器材；有特殊保管要求的材料應(yīng)按要求單獨存放，防止腐爛變質(zhì)。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實行責(zé)任管理。4.2.3、 建卡建賬代購材料應(yīng)單獨建卡建帳，帳簿采用數(shù)量金額式，收發(fā)應(yīng)序時登記，定期盤點。4.3、 領(lǐng)用管理4.3.1、 材料領(lǐng)用時，由領(lǐng)用人填寫領(lǐng)料單，經(jīng)管理處經(jīng)理審核簽字后，據(jù)以到倉庫領(lǐng)料。領(lǐng)料單上應(yīng)標(biāo)明領(lǐng)用單位、用途、材料編號、品名、規(guī)格型

6、號、計量單位、請領(lǐng)數(shù)量等要素，領(lǐng)料單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫用于記帳、一聯(lián)總務(wù)用于對帳、一聯(lián)管理處留存。倉庫保管員必須憑單發(fā)貨，禁止用白條領(lǐng)用。倉庫保管員發(fā)貨后，應(yīng)在領(lǐng)料單上填寫實發(fā)數(shù)量、不含稅單價和不含稅金額并簽名。一次領(lǐng)用數(shù)量按以下原則掌握：4.3.1.1、 領(lǐng)用日常消耗性材料，可以在每天上午九點以前按當(dāng)天的4.3.1.2、 估計用量一次性領(lǐng)用，周五可按三天的估計用量領(lǐng)用。當(dāng)天未用完的材料應(yīng)于第二天上午領(lǐng)料前辦理假退庫手續(xù)。對存放在管理處臨時倉庫的材料，管理處應(yīng)按照庫存材料管理的要求加強(qiáng)該材料的實物管理。4.3.1.3、 領(lǐng)用偶發(fā)性的非日常材料，應(yīng)隨用隨領(lǐng)。4.3.1.4、 對于節(jié)假日時急用的維

7、修材料，按應(yīng)急程序由保安主管辦理臨時發(fā)料手續(xù)。4.4、 財務(wù)結(jié)算4.4.1、 對代購材料原則上應(yīng)采取按月一次性結(jié)算，結(jié)算時由采購員將發(fā)票、入庫單、材料月采購計劃審批單交商場總務(wù)部辦理請款，商場付款審批手續(xù)完畢后，由商場總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購員，采購員再轉(zhuǎn)交供貨單位辦理清帳手續(xù)。支票交接時應(yīng)辦理交接手續(xù)。4.4.2、 需帶款提貨的，由采購員將材料月采購計劃審批單（注明現(xiàn)款現(xiàn)貨）交商場總務(wù)部辦理請款，商場付款審批手續(xù)完畢后，由商場總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購員辦理采購提貨并索取發(fā)票，貨到驗收入庫后，再將發(fā)票和入庫單交商場總務(wù)部。支票和發(fā)票交接時應(yīng)辦理交接手續(xù)。4.4.3、 當(dāng)月按計劃采購的材

8、料應(yīng)當(dāng)月辦理財務(wù)結(jié)算。4.5、 月末處理4.5.1、 盤點并編制收發(fā)存報表每月25日，倉庫保管員應(yīng)對庫存材料進(jìn)行盤點，將入庫單、領(lǐng)料單分類整理，編制材料收、發(fā)、存月報一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務(wù)部（附入庫單和領(lǐng)料單的總務(wù)記帳聯(lián)）、一份倉庫留存。材料收、發(fā)、存月報應(yīng)包含材料編碼、品名、規(guī)格型號、計量單位、期初數(shù)量、期初金額、本期入庫數(shù)量、本期入庫金額、本期領(lǐng)用數(shù)量、本期領(lǐng)用金額、期末結(jié)存數(shù)量、期末結(jié)存金額。材料收、發(fā)、存月報應(yīng)與材料帳核對一致，做到帳、表、物相符。4.5.2、 維修單匯總商場管理處應(yīng)將每份維修單所耗用材料的數(shù)量、單價、金額在維修單上詳細(xì)列出，并每月進(jìn)行匯總，于每月26日隨材料收、發(fā)、存月報一起報購物中心總務(wù)部審核。4.5.3、 材料采購匯總分析表每月25日，采購員應(yīng)編制材料采購匯總分析表一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務(wù)部，一份倉庫留存。材料采購匯總分析表應(yīng)包含材料編碼、品