征管所檔案分類大綱及編號辦法

1、征管所檔案分類大綱及編號辦法(試行)為完整系統(tǒng)地整理各類檔案，為規(guī)范我所的檔案管理工作?，F根據有關規(guī)定，結合我所的實際情況，特制定征管所檔案分類大綱及編號辦法。我所檔案按種類分為文書檔案、會計檔案、聲像檔案三大類。為完整系統(tǒng)地整理各類檔案，為規(guī)范我所的檔案管理工作?，F根據有關規(guī)定，結合我所的實際情況，特制定征管所檔案分類大綱及編號方法。一、文書檔案分類及編號辦法歸檔文件的整理以件為單位進行裝訂，分類排列，編號，編目，裝盒分類辦法采用保管期限分類一、文書檔案分類及編號辦法歸檔文件的整理以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。1、分類辦法：采用年度保管期限的方法進行分類，同一卷宗保持

2、分類方案的相對穩(wěn)定。年度保管期限分類先按歸檔文件的形成年度分類，在每個年度內，按保管期限分類。分類方案如下：2010永久201030年201010年歸檔文件所屬年度的區(qū)分，一般以文件的簽發(fā)日期（落款日期）為準?？缒甓葧h形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔。2、編號辦法：歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔文件設置全宗號、機構（問題）、年度、保管期限、室編件號、館編件號（見圖1）。 （備注：圖1括號內加注的提示文字，用以說明各編號項目在歸檔章的位置，實際制作歸檔章時無須刻出。有“*”號的項目為選擇項，若不采用此項，應予空置。）全宗號：填寫檔

3、案館給立檔單位編制的代號。 機構（問題）：填寫作為分類方案中相應機構（問題）類目的名稱或規(guī)范化簡稱。 年度：填寫文件形成年度。填寫時以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如：2010。 保管期限：填寫歸檔文件的保管期限。（永久；30年；10年） 件號：填寫歸檔文件排列順序號，分為室編件號和館編件號兩種。室編件號是各單位在文件歸檔整理時，根據分類方案的最低一級類目，按文件排列順序從“1”開始標注。館編件號是在檔案移交進館時，按進館要求標注。 3、歸檔范圍及保管期限：序號歸 檔 范 圍保 管 期 限1上級單位對本單位領導人員的任免、調配等工作文件永久2本單位召開的各類綜合性工作會議、公司和本單位領導的重要

4、講話、報告、決定、紀要、記錄、重要聲像材料等永久3本單位大事記、各類會議記錄、會議紀要永久4本單位員工、黨員、團員花名冊永久5本單位黨、工、團組織向上級組織報送相關工作機構、領導干部任免、啟用印章的請示及上級組織的批復永久6本單位黨、工、團組織召開大會的請示、批復、會議通知、代表資格審查結果、代表名單、工作報告、領導講話、決議、紀要、記錄、重要聲像材料等；黨、工、團委候選人名單、選舉結果及上級組織的批復永久7本單位黨組織對發(fā)展黨員有關的請示、批復等文件永久8本單位制定印發(fā)各項管理的規(guī)定、辦法、制度、標準等文件材料永久9本單位各類工作總結、計劃、報告、統(tǒng)計材料、報表等年度以上永久；年度以下10年

5、10本單位獲得的各項榮譽批準文件、榮譽證書等省級以上永久；省級以下30年11本單位相關工作的請示與上級單位的批復、批示等 重要的30年； 普發(fā)性的10年12上級單位要求本單位貫徹執(zhí)行的文件重要的30年； 普發(fā)性的10年13本單位黨、工、團和內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料；重要的30年；其它的10年14本單位轉發(fā)或需要貫徹落實的具有方針政策性、法規(guī)性、規(guī)范性的命令、決定、條例、規(guī)定、辦法、實施細則等普發(fā)行文件30年15本單位關于開展創(chuàng)建工作及各種競賽活動文件材料30年16本單位對干管人員、班長任命等普通人事文件30年17公司、本單位對本單位人員的獎懲文件30年18公司與本單位、本單位

6、與班組等簽訂的各類責任書30年19本單位簡報10年20本單位開展考核的有關材料10年21本單位其它發(fā)文及有事務性查考價值的文件材料10年二、會計檔案分類、編號辦法1、分類方法：采用年度會計類型形式（名稱）分類法。即把一個年度內的會計核算專業(yè)材料按行政會計、通行費票證等兩類會計類型分開，然后在每一類里分別按報告、賬簿、憑證、其他四類結合保管期限組成保管單位。2、編號方法：把一年形成的會計檔案按不同會計類別結合保管期限，分別進行排列，每一類別編一個案卷流水號。會計類型代號分別為： x表示征管所行政會計；p表示征管所通行費票證。例如：10案卷流水號（財務報告第一卷） 征管所行政會計 年度104案卷流水號（會計賬簿第一卷） 征管所行政會計 年度三、聲像檔案聲像檔案分類按照片、光盤進行分類。1、分類方法：（1）照片檔案的分類方法：按保管期限年度問題進行分類。（2）光盤檔案的分類方法：按磁性載體檔案管理與保護規(guī)范（da/t15-95）的要求進行排列分類。2、編號方法（1）照片檔案的編號方法：按全宗號保管期限代碼冊號張?zhí)栠M行編號。即先按歸檔照片的保管期限、形成年度分類，在每個年度內同一次活動（同一主題內容）的照片集中排放在一起，按時間順序排列，每張照片編一個號。每冊編一個流水順序號。底片號：按全宗號保管期限代碼張?zhí)柦M成。編號方法同上。（2）光盤檔案按年度、時間順序排列并標注帶（盤）號。類