公司電子郵件使用規(guī)范

1、V1.0可編輯可修改公司電子郵件使用規(guī)范一、郵件文本及格式規(guī)范：1 郵件內(nèi)容：一封完整的電子郵件內(nèi)容包括：收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結(jié)束語、本人簽名、發(fā)件日期，有明顯稱呼、簽名、日期的 郵件，能使查閱者一目了然。2 郵件字體：（1）全文統(tǒng)一；（2）字體大小適宜，不宜過大或過小，選用宋體字；（3）字體為正體；（4）字體顏色為黑色，個(gè)別重點(diǎn)處可加黑、加大或顯著的顏色。3 郵件附件：如郵件屮含有附件及附件數(shù)量，應(yīng)在郵件內(nèi)容屮說明。4 郵件格式：使用公司統(tǒng)一的Logo及信紙格式，如無信紙格式，則不使用信紙。5 個(gè)人簽名：（1）個(gè)人簽名檔需包括內(nèi)容：姓名、所在部

2、門/崗位、聯(lián)系方式、電話分機(jī)、傳真、e-mail 等；（2）如有工作需要，需和外部聯(lián)系，還可以增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網(wǎng)站及個(gè)人手機(jī)號(hào)碼，skype號(hào)等。二、郵件語言文字規(guī)范：1 語言表述清楚、簡練，不能有岐義。2 規(guī)范用語，盡量少用口頭用語，不用俚語。3 段落分明、清晰。4 用語忌言辭激烈及過分表露個(gè)人情緒。三、郵件發(fā)送規(guī)范：1 郵件主題： 郵件必須寫明主題。2 郵件發(fā)送：(1) 郵件內(nèi)容需注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā) 給無關(guān)人員；(2) 涉及企業(yè)內(nèi)部操作的信息，不要發(fā)送郵件；(3) 敏感信息，需要用隱晦的表達(dá)方式；(4) 決定性、關(guān)鍵性內(nèi)容要點(diǎn)應(yīng)在正文

3、中描述，附件只作為詳細(xì)分解說明；(5) 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的當(dāng)事人，涉及請(qǐng)示、問詢等內(nèi)容的，或需要指示、告知時(shí)，主送人一般需要回復(fù)郵件，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容的人員；(6) 慎重考慮郵件發(fā)送人員，重要和必須了解的信息， 抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或橫向部門領(lǐng)導(dǎo)；(7) 轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要引用的內(nèi)容；(8) 連續(xù)回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件，要重新整理和明確郵件內(nèi)容，避免溝通有誤；(9) 接受抄送郵件人員，一般不需要回復(fù)；(10) 郵件發(fā)送前，檢查-遍，確認(rèn)無誤及已添加需要發(fā)送的附件后再發(fā)送3 郵件群發(fā)：(1) 郵件群發(fā)只適合于全員公告、通知等事項(xiàng)，除此類郵件外不群發(fā)；(2) 回復(fù)群發(fā)郵件時(shí)，只需回復(fù)給發(fā)件人或少數(shù)幾人，不要群發(fā)回復(fù)。4 郵件優(yōu)先級(jí)(1) 郵件內(nèi)容確實(shí)重要緊急的時(shí)候使用高優(yōu)先級(jí)；(2) 不要頻繁使用郵件高優(yōu)先級(jí)。四、其他注意事項(xiàng)：1 不要在公司里發(fā)和政治、宗教相關(guān)的郵件。2 工作時(shí)間勿發(fā)與工作內(nèi)容無關(guān)的郵件。3 郵件只是從多溝通方式的一種，日常的溝通不要完全依賴郵件。4重要緊急事項(xiàng)，發(fā)送郵件后需用電話等方式確認(rèn)郵件是否收到。5 郵件附件的總?cè)萘繎?yīng)盡可能少于5M,如附件較大，應(yīng)壓縮后發(fā)送。6無保留價(jià)值的郵