寧波星瀚國際貿(mào)易有限公司管理制度2017試行

1、寧波星瀚國際貿(mào)易有限公司管理制度(修訂版 V.20170612)因企業(yè)發(fā)展需要和管理提升的要求，對原管理制度作如下修訂。一、崗位設(shè)置調(diào)整 增加總經(jīng)理業(yè)務(wù)助理崗位，取消原業(yè)務(wù)部門二。二、崗位職責(zé)(一)內(nèi)勤兼出納工作職責(zé)出納的主要工作職責(zé)是：1.認真執(zhí)行現(xiàn)金管理制度、費用報銷管理規(guī)定進行費用報銷；2.嚴格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額，超過部分必須及時上報財務(wù)主管，并及時送存銀行，不坐支現(xiàn)金，不用白條抵押現(xiàn)金。3.建立健全現(xiàn)金出納各種賬目，嚴格審核現(xiàn)金收付原始憑證，業(yè)務(wù)辦妥后及時編制記賬憑證；4.嚴格支票管理制度，編制支票使用手續(xù)，嚴禁開空頭支票，使用支票須經(jīng)財務(wù)主管簽字后，方可生效； 5.積極配合銀行做好對賬

2、、報賬工作。每月做好銀行余額調(diào)節(jié)表等工作。6.處理好與銀行有關(guān)的日常工作；7.每日對銀行存款及現(xiàn)金余額進行報送財務(wù)主管；8.配合財務(wù)主管做好各種賬務(wù)處理及財務(wù)對外事務(wù)。9.負責(zé)公司公章、財務(wù)章的保管工作，蓋公章必須做好登記工作；10.配合單證發(fā)放申領(lǐng)和催交核銷單，并及時準確完成核銷工作。11.配合國內(nèi)銷售的庫存產(chǎn)品收發(fā)貨和記賬等工作。11.完成總經(jīng)理或財務(wù)主管交付的其他工作。內(nèi)勤的主要工作職責(zé):1.負責(zé)公司員工的考勤記錄并及時上報。2.協(xié)助經(jīng)理接待公司客戶，電話接聽，傳真收發(fā)和快件交接等日常工作。3.負責(zé)辦公室耗材和設(shè)備的維修保養(yǎng)管理。4.負責(zé)有關(guān)行政公文的收發(fā)、登記、呈送、催辦、歸檔及文檔保

3、管等工作。5.快遞的收發(fā)登記等工作。5.領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作。(二)單證人員崗位職責(zé)1.按照業(yè)務(wù)流程，負責(zé)聯(lián)系貨代租船訂艙并確認運價。與業(yè)務(wù)員和跟單員溝通，確定工廠完貨時間，并及時與貨代聯(lián)系定艙，了解截關(guān)和開船日期，及時拿到進倉通知，督促工廠按時將貨物進倉。如是整柜出貨，在比較好拖柜的價格后，確定最終的拖柜運送方式，并通知業(yè)務(wù)員和工廠準確裝柜時間和進港箱單數(shù)據(jù)的填寫。2.對于提供的訂艙資料，如有不完整或是有疑問的地方，需及時向業(yè)務(wù)員提出，溝通并確認無誤后方可訂艙。3.定艙確認后，根據(jù)要求準備報關(guān)所需單據(jù)并寄給貨代，按照客人要求確認提單和制作客人清關(guān)所需的其他資料。4.必須憑驗貨報告作為驗貨或進倉

4、憑據(jù)。無驗貨報告放貨須由業(yè)務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理書面簽字同意。5.貨物開船以后，要催促貨代及時將正本提單寄給我司。并在收到提單后及時發(fā)一份客人單據(jù)副本給業(yè)務(wù)員（也可以讓貨代在寄出前先掃描一份給我們），以便業(yè)務(wù)員可以及時催促客戶支付貨款。6.及時上傳數(shù)據(jù)到客戶系統(tǒng)，如因延誤原因造成損失，需承擔相應(yīng)的責(zé)任。7.負責(zé)貨代開具運費發(fā)票的核對和付款工作。8.確認收到客戶所有貨款后，把全套清關(guān)用文件給業(yè)務(wù)員安排寄給客戶；如是信用證交單，在收到貨代寄出正本提單后，把全套單據(jù)交給銀行。并跟蹤貨款到賬情況。9.信用證制單和所需的文件，需要全部按照信用證的要求來操作。如有問題，應(yīng)在收到國外開立信用證三天之內(nèi)反饋給業(yè)務(wù)員，

5、讓業(yè)務(wù)員及時與客戶溝通，并做出正確的判斷。10.出貨后及時向貨代索取報關(guān)單、場站收據(jù)等單據(jù)，交給財務(wù)部，以便于退稅。同時，負責(zé)退稅單據(jù)的備案整理工作（出口貨物明細表，收購合同，提單復(fù)印件，場站收據(jù)復(fù)印件等），并將上述單證交給財務(wù)部門。11.做好工作臺賬，做好相應(yīng)資料的備份和存檔。12.負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作。（三）外貿(mào)業(yè)務(wù)主管的工作職責(zé)1.依照公司分配的銷售目標，制定外貿(mào)部門的銷售預(yù)測、指標分解及銷售計劃，確保完成部門的銷售任務(wù)。制定每個月開發(fā)新客戶的數(shù)量指標，并跟蹤該指標的完成情況。2.確認外銷合同和下達采購訂單，監(jiān)督訂單流程，保證訂單的順利完成和安全收匯，負責(zé)售后問題的處理。3.主導(dǎo)外

6、貿(mào)部門重點客戶訂單操作，及督促下屬按規(guī)定處理客戶訂單（報價單，合同，任務(wù)單，出運單等），確保重點客戶訂單操作順暢及所有訂單處理無差錯。4.依照公司財務(wù)政策，合同條款和出口信保相關(guān)規(guī)定，負責(zé)及監(jiān)督部門成員及時催收貨款，確保貨款安全及時回收。5.依據(jù)市場信息，參與及協(xié)助部門成員與潛在及現(xiàn)有重點客戶談判，跟蹤落實后續(xù)訂單操作，做好訂單銜接，確保重點客戶成功率和簽約客戶滿意率。6.依照業(yè)務(wù)團隊能力現(xiàn)狀，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定部門培訓(xùn)計劃，并落實培訓(xùn)的開展，提升團隊業(yè)務(wù)能力，促進業(yè)務(wù)增長。7.每周一舉行外貿(mào)部門例會及時推進例會上的事項順利及時完成。8.負責(zé)對下屬員工的培訓(xùn)、業(yè)績考核和評定。9.積極及時與客戶溝通，

7、開發(fā)客戶資源和產(chǎn)品，并跟蹤落實各個部門的完成情況，確定完成時間。10.展會規(guī)劃以及布置安排，參加并整理參加展會的信息報表，了解市場行情和客戶狀況。11.開拓及維護海外市場，掌握行業(yè)信息，洞察行業(yè)發(fā)展趨向。12.樣品室產(chǎn)品的整理和調(diào)整。13.配合總經(jīng)理完成其他工作。（四）外貿(mào)跟單及驗貨崗位職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行公司跟單操作規(guī)定和實施細則，努力提高自身業(yè)務(wù)水平。2.根據(jù)采購訂單要求，確認相應(yīng)的原輔材料，并安排工廠準時完成產(chǎn)品生產(chǎn)，督促工廠按照合同規(guī)定保質(zhì)保量準時出貨。3.跟蹤訂單生產(chǎn)進程，及時向主管反饋訂單生產(chǎn)中的任何異常問題。做好訂單臺賬，方便信息共享和查詢，提高工作效率。4.收集工廠和樣品等信息

8、，對公司采購策略、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整改進，對新產(chǎn)品開發(fā)提出參考意見。5.接到驗貨通知，先了解所驗內(nèi)容；數(shù)量、客人對品質(zhì)的要求（如無可讓該廠提供相關(guān)資料），產(chǎn)品的基本情況。6.出貨前須與工廠確認，并讓工廠提前準備相關(guān)驗貨工具，（可以避免到達工廠后浪費不必要的時間）。7.到達工廠后首先清點數(shù)量要與訂單相符，一般驗貨按照AQL二級標準抽樣（客人自定標準除外），取樣時要平均，其次核對外箱資料、條碼、嘜頭、印刷字體清晰、內(nèi)容正確、產(chǎn)品要與資料相符，再次對產(chǎn)品的外觀、尺寸、性能、包裝進行檢驗。并對不良現(xiàn)象做記錄，產(chǎn)品不良也要做出標示（方便最后確認）。8.整個驗貨場地要整潔、擺放有序。9.產(chǎn)品檢驗完后針對此貨物做

9、出檢驗報告，并讓負責(zé)人簽字確認。如不良現(xiàn)象已達到退貨標準，也同樣寫報告并簽字，不良現(xiàn)象要拍照留底帶回公司反饋上級裁決。驗貨結(jié)果當天必須先電話通知業(yè)務(wù)主管，并當天以郵件形式發(fā)給主管。產(chǎn)品圖片可以次日再發(fā)郵件。（驗貨報告模板見附件）。10.驗貨完畢必須在手機釘釘上拍照并簽到。11.完成公司交付的其他工作。（五）總經(jīng)理業(yè)務(wù)助理崗位1.負責(zé)處理總經(jīng)理的相關(guān)業(yè)務(wù)，確認外銷合同和下達采購訂單，監(jiān)督訂單流程，保證訂單的順利完成和安全收匯，負責(zé)售后問題的處理。2.及時回復(fù)客戶的郵件，在總經(jīng)理的授權(quán)下，處理業(yè)務(wù)相關(guān)的各類事項。3.依照公司財務(wù)政策，合同條款和出口信保相關(guān)規(guī)定，負責(zé)及時向客戶催收貨款，確保貨款安全

10、及時回收。4.與潛在及現(xiàn)有客戶談判，跟蹤落實后續(xù)訂單操作，做好訂單銜接，確保客戶成功率和簽約客戶滿意率。5.積極及時與客戶溝通，開發(fā)客戶資源和產(chǎn)品。6.在總經(jīng)理指導(dǎo)下參加相應(yīng)展會，并整理展會的信息，了解市場行情和發(fā)展狀況，為工資決策提供支持。7.開拓及維護海外市場，掌握行業(yè)信息和行業(yè)發(fā)展趨向。8.負責(zé)樣品室產(chǎn)品的收集和整理。9.負責(zé)客戶的接待工作。10.配合總經(jīng)理完成其他工作。（六）電子商務(wù)主管崗位職責(zé)在總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)電子商務(wù)和內(nèi)銷業(yè)務(wù)工作。1.規(guī)劃和建議公司的電子商務(wù)和內(nèi)銷業(yè)務(wù)的產(chǎn)品、渠道和運營工作。2.負責(zé)公司天貓，JD和其他店鋪的建設(shè)、維護和更新，以及產(chǎn)品的管理和上下架、主頁和

11、詳情頁的制作等工作。優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)店鋪的形象布局，提升店鋪的品牌形象。3.做好網(wǎng)絡(luò)推廣營銷計劃及方案，提高品牌的網(wǎng)絡(luò)排名及知名度。4.負責(zé)產(chǎn)品的進出倉工作，準時安排訂單的發(fā)貨工作，及時匯總并遞交財務(wù)。5.按照財務(wù)要求，定期（一個月）做好庫存產(chǎn)品盤查工作，并及時提供報表。6.了解不同渠道的產(chǎn)品動態(tài)和競爭對手情報，為公司決策提供依據(jù)。7.按照公司需要，提供各類平面設(shè)計方案和日常圖片處理工作。8.處理各種客戶投訴和咨詢工作。9.電子商務(wù)的渠道開發(fā)工作，負責(zé)渠道代理商的開發(fā)和維護。10.完成公司確定的電商銷售目標，并穩(wěn)步增加。11.負責(zé)店鋪品牌、專題促銷及營銷策劃。12.完成公司安排的其他工作。三、健全工作

12、記錄本及周會制度1.每位員工在工作記錄本上，按照周計劃和月計劃，詳細記錄每天工作內(nèi)容和計劃完成情況，作為績效考核的重要依據(jù)。2.每周一上午10：00召開周例會，如有特殊安排，可以改期。內(nèi)容如下2.1各業(yè)務(wù)主管擬定月度和周工作計劃；匯報各部門工作，上周工作總結(jié)和工作建議。對工作中的差錯和存在的問題做出剖析，并提出改進建議。2.2員工匯報上周工作內(nèi)容。按照上周計劃和月度計劃，每位員工要客觀進行工作檢查，跟蹤計劃完成進度和存在的問題。2.3各員工按照工作目標，制定本周或本月的工作計劃，并記錄在工作本。2.4 各主管對員工的計劃進行補充或修正，并提出具體的目標要求。2.5各主管對部門員工的上周工作進行

13、點評，并結(jié)合員工工作筆記給予考核評議并記錄。2.5.1 周考評內(nèi)容可包括工作態(tài)度，工作內(nèi)容，工作成績，存在問題，合理化建議等方面，作為績效考核依據(jù)。3.周例會后工作筆記由各主管審核后交總經(jīng)理進行評閱。四、績效考核自2017年7月1日起，取消原季度獎金發(fā)放辦法，按照績效考核結(jié)合公司經(jīng)營業(yè)績發(fā)放季度獎金。（一）績效考核1.作為晉級、解雇和調(diào)整崗位依據(jù)，著重在能力、能力發(fā)揮和工作表現(xiàn)上進行考核。2.作為確定季度獎金和年終獎金的依據(jù)。3.作為潛能開發(fā)和教育培訓(xùn)依據(jù)。4.作為調(diào)整人事政策、激勵措施的依據(jù)。（二）考核原則1.公司正式聘用員工均應(yīng)進行考核，不同級別員工考核要求和重點不同。2.考核的依據(jù)是公司

14、的各項制度，員工的崗位職責(zé)及完成工作目標。(三) 考核內(nèi)容及方式1.綜合能力考核，包括個人素質(zhì)，工作態(tài)度，專業(yè)知識和工作能力等。2.工作任務(wù)和業(yè)績考核。3.考勤及獎懲情況（由行政部按照公司內(nèi)部管理條例執(zhí)行考核）。4.由主管領(lǐng)導(dǎo)對下屬員工按月度進行考核。（四）員工績效考核程序1.每月第一周例會，各部門編寫當月工作計劃，并分派到各員工。2.每個月25日行政部門發(fā)放考核表給各位員工。3.各員工在按照工作計劃編寫業(yè)績考核表日常工作類、階段工作類及其它類（其它類屬領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作任務(wù)）及自我評價和工作業(yè)績等內(nèi)容后，簽字后交由各主管考核。4.各部門主管在次月2日前（如遇節(jié)假日則順延至下一工作日）把上月度

15、考核結(jié)果上交總經(jīng)理。行政部門提供上月考勤記錄單，匯總考核總分后把考核結(jié)果公布。5.出納文書崗位由財務(wù)部經(jīng)理考核；單證崗位、采購跟單崗位由業(yè)務(wù)部經(jīng)理考核；其他人員由總經(jīng)理考核。(五)計分說明1.個人素質(zhì)、工作態(tài)度，專業(yè)知識和工作能力等的綜合素質(zhì)占綜合績效考評分的30%。崗位工作績效考核占45%。出勤考核占10%，工作記錄考核占15%。四者加權(quán)之和為最終的考評得分。2.綜合素質(zhì)考核，崗位工作績效考核以百分比打分累計，由直接主管考核；工作記錄按照每周考評，由總經(jīng)理給予考核。3.1考勤計分：當月事假1天扣1分，缺卡或者5分鐘以上遲到，公出未簽到按照一天1分，以此類推。3.2曠工一天或以上的，一次性扣除

16、10分。3.3沒有按期上交工作記錄本，每逾期一天扣1分。3.4工作中有重大差錯，按照造成的損失大小扣減總考評分1-10分。有差錯不主動上報，加倍減分。3.5其他獎懲計分。鼓勵合理化建議，意見和建議如被公司采納，加分10分；4.季度綜合績效考核得分為3個月的平均分。5.評分標準：優(yōu)85分（含）以上，良84-65分（含），合格65-60）分（含），不合格60（含）分以下。6、有下列情形之一者，不得評為優(yōu)等；6.1當季曾受記過以上處分者。6.2當季曾曠工者。6.3當季病事假五天以上者。6.4其他嚴重違反公司規(guī)章制度的。（六）季度考核獎金1.財務(wù)部根據(jù)當季度的經(jīng)營業(yè)績，按照比例提出平均獎金，各員工按照

17、崗位系數(shù)作為獎金發(fā)放值。季度考核成績?yōu)楫敿径让總€月的平均分。季度考核為優(yōu)秀的發(fā)放全額季度績效考核獎金；考核為良的按照85%發(fā)季度獎金，考核不合格者無季度績效考核獎金。2.崗位系數(shù)暫定如下單證 1.10財務(wù)兼出納 1.00跟單和單證1.20電商主管 1.20 業(yè)務(wù)助理1.30各部門主管：暫不按績效考核執(zhí)行3.年度績效季度獎金總經(jīng)理根據(jù)員工在公司的年度考核和工作表現(xiàn)，按照個人業(yè)績以紅包的形式發(fā)給。對于采取績效獎勵的崗位，績效考核成績年度在優(yōu)秀以上，發(fā)放全額績效。在良以上，按照85%核發(fā)。不及格的取消發(fā)放資格，并作調(diào)崗處理。4.減少差錯，如果由于操作失誤引起公司的損失，根據(jù)責(zé)任情況，責(zé)任人需承擔最多20%的損失。5.為了鼓勵開發(fā)新產(chǎn)品和新項目，工廠開發(fā)人員按照新訂單給予500人民幣/款(貨號)的開發(fā)獎金。5.1實施辦法，跟單采購人員在每個月的工作績