QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的探索

1、QMS、EMS、OHSMS 三個管理體系整合的探索 -1隨著越來越多已經(jīng)獲得ISO9000 質(zhì)量體系（ QMS ）認證的組織建立和實施環(huán)境管理體系（EMS ）和職業(yè)健康安全管理體系（ OHSMS ），并申請第三方認證，許多組織每年不得不投入相當大的人力、財力、時間資源維持兩個或三個管理體系的運行和認證證書的注冊資格。自 2001 年以來，已經(jīng)有許多組織考慮對其兩個甚至三個管理體系進行部分整合，以便于簡化內(nèi)部管理，提高管理效率。本文將就 QMS、 EMS、 OHSMS 三個管理體系整合的方式方法進行探索，提供一些建議，以便于有管理體系整合意愿的組織參考。一、 QMS、EMS 、OHSMS 三個管

2、理體系整合的必要性如果組織規(guī)定對每個管理體系進行2 次/年的內(nèi)部審核，加上認證機構至少1 次 /年的監(jiān)督審核，則一年之中組織要實施九次內(nèi)外部體系審核，即使1 次/月也要占去9 個月的時間，給獲得認證的組織造成沉重的運行負擔。如果組織的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理的主管部門不同，三個管理體系各自獨立的運行和維護，則三個管理體系實施過程中許多管理工作會發(fā)生重復，例如：培訓計劃制定和實施、文件修改、發(fā)放和評審、記錄管理、法律法規(guī)收集和符合性評價、現(xiàn)場和作業(yè)管理、日常監(jiān)督檢查、緊急情況預防、不符合糾正、內(nèi)部審核、管理評審等，有時甚至相互矛盾，需要花費許多精力用于協(xié)調(diào)。如果組織具有三套獨立的 QMS 、

3、EMS、OHSMS 文件系統(tǒng)，則現(xiàn)場文件量大，文件管理難度也大，最困難的是文件管理職能不統(tǒng)一，文件管理要求不一致，使現(xiàn)場作業(yè)人員極易混淆。如果組織培養(yǎng)的內(nèi)審員也分成質(zhì)量、環(huán)境、安全衛(wèi)生各個專業(yè)，內(nèi)審員在日常管理中各司其責，缺乏溝通和交流，主管職能部門之間各自為政，缺乏合作和協(xié)調(diào)，則組織的內(nèi)部管理效率必將降低。在 2000 年之前，由于國內(nèi)OHSMS 認證尚未開始，組織同時申請GB/T19001-2000idtISO90001-2000、GB/T24001-1996idtISO14001-1996、GB/T28001-2001（OHSAS18001-1999 ）認證尚不可能。但自 2001 年開

4、始，一些已經(jīng)具有質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系認證資格的機構，具備了職業(yè)健康安全管理體系認證的資格，兩個甚至三個管理體系的一體化認證成為可能。所謂 “一體化 ”認證是指認證機構派出一個審核組，由具備質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系雙重或三重資格的國家注冊審核員組成，通過一次審核（ EMS 和 OHSMA 一般分為兩個階段現(xiàn)場審核），就能夠給組織頒發(fā)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全兩張或三張認證證書。組織采用這種認證審核方式將大大節(jié)省國際標準認證的人力、時間資源投入和資金消耗。二、 QMS、EMS 、OHSMS 三個管理體系整合的基本方法三個管理體系的整合通常需要經(jīng)過幾個步驟，要經(jīng)歷從組織整合、文件整合、作

5、業(yè)整合、到持續(xù)改進整合等。然而即使是這樣也許僅僅是兩個或三個管理體系的部分整合，真正意義上的完全整合有賴于組織有關方面經(jīng)驗的積累，以及推行管理體系整合的決心和效果。（一）組織機構與職責的整合 組織整合1、 組織機構和職責劃分的重新設置三個管理體系的整合首先要從組織內(nèi)部有關管理體系的組織機構入手。由于質(zhì)量管理體系通常沒有包含組織所有的部門，特別是與質(zhì)量管理沒有直接關系的生產(chǎn)輔助部門、后勤部門及相關現(xiàn)場，但是環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系必須是全員參與，即體系包括組織的全體員工和所有部門，因此，在進行三個管理體系整合時，需要重新考慮管理體系的組織機構設置。質(zhì)量管理體系雖然不必含蓋所有部門，但需

6、要在整合的管理體系組織機構圖中明確注明。整合的管理體系的職責需要重新劃分。絕大多數(shù)組織質(zhì)量管理的歸口部門與環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理的歸口部門不同，而相對來說質(zhì)量管理的職責劃分通常是比較全面的。在進行三個管理體系整合時，必須將已有的質(zhì)量、環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理職責重新整理，從管理體系整合的角度歸并組織的職責描述，尤其是應考慮將三個體系的管理職能合并到一個主管部門，以便于統(tǒng)籌管理體系運行，減少組織因多頭管理造成的低效和內(nèi)耗。三個管理體系的管理者代表最好由一人集 “三個代表 ”于一身。由于職業(yè)健康安全管理體系對于管理者代表的人選有特殊要求，即必須由高層管理人員（董事會或執(zhí)委會人員）擔任，因此，三個管理體系

7、共同的代表人選也必須出自最高管理者的副職。管理者代表的行政職位比較高，有助于統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)三個管理體系的整合工作，提高組織內(nèi)部管理的有效性。2、 內(nèi)審員雙重或三重資格培訓和多體系參與內(nèi)審員是組織內(nèi)部建立、整合、維護三個管理體系的主要力量。在三個管理體系未整合之前，組織的質(zhì)量管理內(nèi)審員與安全衛(wèi)生管理內(nèi)審員幾乎不會由同一個人兼任。但是，如果組織要實現(xiàn)兩個或三個管理體系的整合，則內(nèi)審員必須具備多重資格，能夠同時參與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的運行、維護，并承擔兩個或三個管理體系的聯(lián)合內(nèi)部審核工作，以及接受外部認證機構的一體化審核。3、 體系主管部門應配置必要的人力資源組織為了進行三個管理體系整

8、合，將設立三個體系的歸口主管部門，但該部門必須具有相應的人力資源。主管部門要負責質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的整合、運行，并組織應對外部審核，因此，需要配置懂得企業(yè)管理、質(zhì)量管理、環(huán)境管理、安全管理、衛(wèi)生管理、體系和認證管理等的有關人員，至少需要3 名具有豐富的體系管理經(jīng)驗的專職人員，維持三個管理體系的日常運行和認證資格。二） 文件化體系的整合 文件整合（1） 關于管理手冊管理手冊的主要內(nèi)容是描述有關標準要求和組織機構與職責劃分，由于ISO9001-2000標準的結構形式和條款編號，與ISO14001-1996 標準和 OHSAS-18001標準的結構形式和條款編號相差很遠，因此，要編寫三

9、個管理體系統(tǒng)一的管理手冊有一定的困難。與些相反，環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的標準無論結構、形式、條款名稱、要素編號都非常相似，完全有可能進行整合編寫，故組織通常更容易將“環(huán)境和安全管理手冊 ”合并為一冊，而另冊編寫其 “質(zhì)量手冊 ”。如果組織希望將三個管理體系的手冊合并，則通常要以ISO9001-2000 版標準為基本模式，按照 PDCA 循環(huán)的規(guī)律和標準各個條款的功能，插入環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系標準的相應要求。但是，這樣做一定要避免在“三合一 ”管理手冊的描述中缺失有關ISO14001 和 OHSAS18001 標準的有關要求。（2） 關于程序文件與 ISO9000-1994 族質(zhì)量管理

10、體系標準相比， ISO9001-2000 版標準更容易與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系進行程序文件的整合。由于經(jīng)過修訂的2000 版質(zhì)量管理體系標準，比原有 1994 版標準更加強調(diào) PDCA 循環(huán)，而其明確規(guī)定需要編寫程序文件的條款已經(jīng)減少到了 6 個，使不同性質(zhì)的組織的質(zhì)量管理具有更加廣闊的自主空間，也為與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的兼容提供了更大的可能性。根據(jù)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系三個標準的要求，可以考慮編寫一套“質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理程序文件”管理體系程序文件。也就是將三個標準中規(guī)定需要建立程序文件的條款進行整合（大約有 11 個條款），編寫出一套“三合一 ”程序文件。其中

11、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的大部分要素（約 75%）可以合寫一個程序文件，包括：法律與其他要求（）、目標（指標）和管理方案（和）、培訓、意識與能力（）、協(xié)商與溝通（）、文件和資料控制（）、運行控制（）、應急準備與響應（）、記錄和記錄管理（）、審核等。不太適宜合并編寫的要素主要是：環(huán)境因素與危險源辯識、風險評價和風險控制策劃（）;監(jiān)測與績效測量與監(jiān)視（）；不符合、糾正與預防措施和事故、事件、不符合糾正和預防措施（ ）三個要素。由于運行控制（）和應急準備與響應（）本身又是由多個程序文件組成的，基本上有 30%的內(nèi)容可以合寫，因此，環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的程序文件合寫比例在 50%左右。通常質(zhì)量

12、管理體系的文件控制（）與上述文件和資料控制（）、記錄控制（ ）與上述記錄和記錄管理（）、質(zhì)量目標（）與上述目標（指標）和管理方案（和）、內(nèi)部溝通（）與上述協(xié)商與溝通（）、人力資源（6.2）與上述培訓、意識與能力（）、內(nèi)部審核（）與上述審核（）、糾正措施（ ）、預防措施（）與上述不符合、糾正與預防措施（） 8 個條款，或者說質(zhì)量管理體系中 6 個需要程序文件的條款，有 5 個可以與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的程序文件整合編寫。此外，一些質(zhì)量管理體系涉及的現(xiàn)場管理要求也可以與環(huán)境、健康、安全的現(xiàn)場管理要求合并，例如：對于材料和化學品的儲存、堆放和標識管理，對于供方和承包方的調(diào)查、評價和選擇管理，對

13、于設備和設施的管理，對于儀器和儀表的校準和維護管理，對于組織設計和過程更改的管理等等。因此，應該結合本組織的實際情況，充分考慮可行性和可操作性，在組織已有的質(zhì)量管理慣例的基礎上，最大限度地兼容環(huán)境和職業(yè)健康安全管理要求。（3） 關于第三層次文件對于第三層次文件即組織的 “作業(yè)指導書 ”或“操作規(guī)程 ”來說，由于不受必須按照要素進行描述的約束，因此完全可以將兩個或三個管理體系的現(xiàn)場操作文件按照崗位的需要進行合并編寫，從而大大減少了文件管理的工作量，也方便了作業(yè)現(xiàn)場的使用。（三）管理體系運行整合 作業(yè)整合文件整合是作業(yè)整合的基礎。由于有了文件化體系的整合，就有可能將三個管理體系的運行、維護、現(xiàn)場管

14、理活動、改進等進行合并 作業(yè)整合。（ 1） 管理策劃的協(xié)調(diào)一致無論是質(zhì)量目標、職業(yè)健康安全目標、環(huán)境目標和指標都需要定期更新。隨著組織的活動、產(chǎn)品、服務的變化、機構和職責的調(diào)整、新的法律法規(guī)頒布等情況的發(fā)生，組織需要定期或不定期地更新或修訂其過程控制方法、重要環(huán)境因素、重大風險或不可承受風險等。為了與時俱進，不斷適應市場競爭的需要，組織還需要不斷地提出更高的經(jīng)營目標，其中也包括與管理體系目標有關的內(nèi)容，例如：原輔材料消耗定額、不合格品率、重大工傷事故發(fā)生率、重大交通事故發(fā)生率、重大財產(chǎn)損失率、勞動生產(chǎn)率等，三個管理體系的整合應體現(xiàn)在管理體系策劃（方針、目標、管理對象）的協(xié)調(diào)一致，以及與組織經(jīng)營目標的協(xié)調(diào)一致。（ 2） 三個管理體系運行和維護同步實施管理體系的運行和維護通常包括：培訓、日常運行、監(jiān)視和測量、不符合糾正和預防措施、內(nèi)部審核、管理評審、文件修改、一體化監(jiān)督審核等內(nèi)容。作業(yè)整合就是將三個管理體系的上述各個過程同步實施，以簡化組織內(nèi)部管理的步驟，減少三個管理體系維護的人力、時間、資金等資源投入。（3） 持續(xù)改進共同提高持續(xù)改進是三個管理體系提出的要求，也是組織內(nèi)部管理和自我發(fā)展追求的目標。國際標準中持續(xù)改進的含義是：通過改進和強化管理體系達到提高組織各種績效的目的。因此，三個管理體系達到渾然一體就是持續(xù)改進的內(nèi)容。組織要經(jīng)過不懈的努力才可能使管理體系從合并變成兼容，從兼容變