基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展探索

1、 基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展探索 摘要：檔案作為人們?nèi)粘；顒?dòng)中所形成的歷史記錄，可以全面反映人類社會(huì)在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)等方面的發(fā)展演變過程。為了能夠確保對(duì)檔案記錄進(jìn)行妥善處理，最主要的就是保證檔案管理的媒介更加安全高效。關(guān)鍵詞：基層；檔案管理；數(shù)字化1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀1.1 欠缺紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)目前，關(guān)于紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)就是紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，它為紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了技術(shù)指導(dǎo)，卻沒有完善的管理規(guī)范，沒有詳細(xì)的工作流程，需要使用的表格、文檔等。不同類型的檔案需要不同的管理?xiàng)l件、管理技術(shù)，而現(xiàn)有的規(guī)范都是對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化使用國家統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這會(huì)造成紙質(zhì)檔案數(shù)字化在

2、實(shí)踐的過程中出現(xiàn)不統(tǒng)一、無章可循的情況。例如：掃描某份文件，分辨率越高，圖像越清晰，但是所占用的空間也越大。有的人認(rèn)為應(yīng)控制圖像所占的空間比例，有的人認(rèn)為圖片的清晰度才是最關(guān)鍵的，很難達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。1.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化協(xié)調(diào)困難首先，由于檔案工作涉及的部門很多，實(shí)際的工作中容易出現(xiàn)各部門分工不明確、協(xié)調(diào)困難的現(xiàn)象。其次，檔案室在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中需要與專業(yè)的技術(shù)公司或者學(xué)校進(jìn)行合作，但由于自身?xiàng)l件有限，在合作的過程中也會(huì)出現(xiàn)意見不統(tǒng)一的情況。1.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作流程銜接性差紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作流程包括領(lǐng)取編號(hào)、著錄、裱糊以及掃描等多個(gè)步驟，某一個(gè)環(huán)節(jié)銜接得不完整都會(huì)影響其他的工作流

3、程。例如：某個(gè)檔案有一頁半，掃描時(shí)會(huì)有兩頁，但是編號(hào)只有一個(gè)，這就會(huì)導(dǎo)致掃描與編號(hào)不一致，令紙質(zhì)檔案與其數(shù)字化的工作不能有效地銜接。1.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的系統(tǒng)問題有些檔案管理的系統(tǒng)沒有及時(shí)更新，導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)無法兼容、無法讀取。因此，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的系統(tǒng)需要及時(shí)升級(jí)，使用有效的轉(zhuǎn)換方法，才能解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的問題。2 檔案數(shù)字化發(fā)展的重要作用2.1 確保對(duì)歷史資料檔案得到妥善檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有效地增強(qiáng)檔案歷史資料保管的質(zhì)量水平。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各種現(xiàn)代化的資料保存技術(shù)不斷涌現(xiàn)，對(duì)傳統(tǒng)的歷史珍貴資料也能夠進(jìn)行無損保存。例如，歷史悠久具有豐富文化價(jià)值的檔案資料，主要采用

4、磁盤、光盤、錄像帶、紙質(zhì)材料管理，但是由于這些材料非常容易受潮變質(zhì)，甚至還會(huì)被老鼠等啃食，導(dǎo)致資料信息不夠完整，造成檔案管理失去意義。因此，必須要利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)，對(duì)各種紙質(zhì)檔案、錄像帶檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字化信息文件不僅可以在互聯(lián)網(wǎng)上快速傳播，而且還能夠?qū)υM(jìn)行妥善保管，而且數(shù)字資料所占的空間比較小，一般只需要一個(gè)普通的安全移動(dòng)硬盤，就能夠隨時(shí)隨地地存儲(chǔ)，使整個(gè)歷史檔案資料管理的效果得到大幅度提升。2.2 提高工作效率和檔案管理質(zhì)量檔案數(shù)字化管理能夠有效減少人工勞動(dòng)，確保數(shù)字化檔案管理更加精確。傳統(tǒng)檔案管理必須要通過人工對(duì)歷史資料進(jìn)行編撰，才能整理成冊(cè)，而通過利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠快

5、速地對(duì)檔案信息進(jìn)行查找和翻閱，能夠?qū)⒏鞣N文獻(xiàn)資料分門別類地存儲(chǔ)，提高了資料檢索的效率。將檔案資料數(shù)字化之后，能夠上傳到互聯(lián)網(wǎng)，方便用戶對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行查找，不僅省時(shí)省力，而且不受時(shí)間和空間的限制，能夠提高數(shù)據(jù)資料的利用價(jià)值，提高檔案管理的服務(wù)水平。2.3 為檔案編研工作提供充足的依據(jù)在檔案管理的過程中，管理人員能夠利用數(shù)字化管理手段，對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理，不用再對(duì)立卷工作進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，這樣就能夠極大地減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，確保檔案管理人員能夠有充足的時(shí)間和精力對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，提高檔案資源管理的整體質(zhì)量，確保文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編等工作有效開展。此外，在開展檔案管理工作時(shí)，也能夠有效解決利用方

6、式、利用方法與社會(huì)利用需求之間存在的矛盾，提高檔案資源利用的效率。充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠保證檔案管理的總體質(zhì)量和管理效果，確保檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。3 基層檔案室檔案數(shù)字化的實(shí)踐一些單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為管理檔案是一份簡單的工作，檔案管理工作不需要太多的人力、物力以及財(cái)力，忽視了這項(xiàng)工作的重要性，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理工作不能繼續(xù)發(fā)展。某些大規(guī)模的單位檔案管理部門卻只有幾個(gè)人，無法保證數(shù)字化工作按時(shí)完成。對(duì)于這種情況，首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門的重視，使其改變以往的觀念，對(duì)管理檔案的工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，增加一些工作需要的設(shè)備，使紙質(zhì)檔案數(shù)字化能夠快速進(jìn)行。同時(shí)，也要考慮基層檔案工作的實(shí)際情況，數(shù)字化工作

7、不宜一刀切。對(duì)一些利用率較少的檔案依然采取紙質(zhì)的方式保存檔案，將一些利用價(jià)值較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化保存，這樣既可以提高檔案的利用率，也減少了人力財(cái)力以及物力的損耗。3.1 加強(qiáng)基層檔案室數(shù)字化管理，確?；鶎訖n案室信息共享基層檔案室建設(shè)，必須要積極加強(qiáng)數(shù)字化管理的宣傳與推廣，讓廣大基層檔案室管理人員能夠正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化建設(shè)的必要性；同時(shí)，還要提高基層檔案室數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，確保基層檔案室共享機(jī)制順利實(shí)現(xiàn)，提高基層檔案室數(shù)字化利用的整體效率。3.2 加大資金投入力度，確保數(shù)字化建設(shè)水平切實(shí)有效地宣傳，能夠幫助部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的重要性，從而積極加強(qiáng)對(duì)管理工作的有效支持，確保管理工作順

8、利開展；加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的資金投入力度，吸引社會(huì)資金參與基層檔案室數(shù)字化建設(shè)，能夠確保資金充足。3.3 培養(yǎng)檔案管理數(shù)字化人才，加強(qiáng)管理人員的思想教育在加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，讓這些管理人員既能夠掌握專業(yè)的管理知識(shí)，又能夠擁有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。3.4 統(tǒng)一管理軟件，加強(qiáng)軟件的維護(hù)與管理為了盡可能減少軟件包容性不足問題的出現(xiàn)，基層檔案室數(shù)字化建設(shè)必須要建立統(tǒng)一的管理軟件，確保資料能夠?qū)崿F(xiàn)共享；在軟件維護(hù)和數(shù)據(jù)備份的過程中，也要對(duì)軟件進(jìn)行定期維護(hù)，確保管理軟件安全穩(wěn)定運(yùn)行。4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)注意的幾個(gè)環(huán)節(jié)首先，紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要統(tǒng)一的、全面的、科學(xué)的技術(shù)規(guī)范來為工

9、作流程做指引。要制定出適合本單位檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)規(guī)范，各個(gè)檔案部門也要根據(jù)自身的工作需要，制定符合自身工作特點(diǎn)的工作流程，明確各自的工作與職責(zé)，才能使紙質(zhì)檔案數(shù)字化有序地進(jìn)行。其次，紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要的設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)都離不開資金的支持。因此，要加大資金投入，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的順利開展提供軟件以及硬件上的支持，例如工作站、服務(wù)器、掃描儀、彩色打印機(jī)等。結(jié)束語：綜上所述，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息的管理也迎來了新的挑戰(zhàn)。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)作為順應(yīng)時(shí)代的新舉措，不僅能夠提高檔案管理員的工作效率，同時(shí)也能提高檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平以及管理水平，通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化這一信息技術(shù)，為檔案工作以及社會(huì)精神文明建設(shè)做貢獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)1景燕敏.數(shù)字化背景下高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)j.電子技術(shù)與軟件工程，2019 (10) :18.2李月娥，周曉林.高校紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)掛接模式探索以中國礦業(yè)大學(xué)檔案館為例j.檔案與建設(shè)，2019 (05) :5154.3魏曉琳.數(shù)字檔案館建設(shè)研究以