材料物資管理制度

1、材料物資管理制度為了進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營管理，規(guī)范財(cái)務(wù)管理模式，正確核算企業(yè)成本及盈虧， 結(jié)合公司目前財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀， 特此制定材料物資管 理的流程及制度。一、 物料采購及入庫管理流程 1、 計(jì)劃采購 1. 1 生產(chǎn)用直接原材料的采購，由技術(shù)員（總工程師）根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和 生產(chǎn)工期（或生產(chǎn)訂單）提報(bào)材料需求計(jì)劃單、，由生產(chǎn)技術(shù)部 主管審核簽字確認(rèn)后， 交庫管員， 由庫管員根據(jù)此單對(duì)所需材料庫存 情況進(jìn)行盤點(diǎn)，確定實(shí)際應(yīng)購量，交由采購員，采購員核算出應(yīng)購材 料金額，經(jīng)物流采購部主管審核簽字后， 交財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)總 監(jiān)審核簽字后，最后由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可實(shí)施采購。 1.2 生產(chǎn) 用非直接材料，含

2、：生產(chǎn)用工具，低值易耗品，機(jī)械配件，辦公用品 等由物資需求部門填寫材料需求計(jì)劃單具體辦法同 1.1 條。 1. 3突發(fā)的緊急物資采購，可以電話通知采購人員，但事后一定要補(bǔ)齊 手續(xù)。 2、材料采購原則 2.1 材料采購要做到：比質(zhì)比價(jià)，擇優(yōu)選 購。在同樣價(jià)格和質(zhì)量的情況下，就近就地，盡量降低采購成本。2.2 大宗材料訂貨采購時(shí)，采購人員必須事先向供應(yīng)商發(fā)出采購訂 單，并詳細(xì)注明：所購材料名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、交 貨時(shí)間以及和產(chǎn)品有關(guān)的信息（如顏色）等，并要求供應(yīng)商在供貨回 執(zhí)上標(biāo)明單價(jià)和金額， 貨到時(shí)如發(fā)票不能同時(shí)到要求供應(yīng)商附有供貨 清單。 3、采購貨款結(jié)算方式 3.1 材料采購分以

3、下兩種付款方式： 采用預(yù)付款方式進(jìn)行采購， 由采購人員持 采購合同 或材 料需求計(jì)劃單及供貨商提供的供貨回執(zhí)單，填寫付款申請(qǐng)單， 按付款申請(qǐng)單所列項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫齊全，經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái) 務(wù)部經(jīng)理、 總經(jīng)理審批后予以辦理付款手續(xù)， 貨到必須同時(shí)索取增值 稅發(fā)票，現(xiàn)貨后款的，待貨款付出同時(shí)，必須取得增值稅發(fā)票。 3.1.2 現(xiàn)款現(xiàn)貨的零星采購，盡量集中采購地點(diǎn)，最好能索取到增值稅 發(fā)票或正規(guī)普通發(fā)票， 不能提供各類發(fā)票的， 要索取帶有供貨商公章 的收據(jù)，并注明供應(yīng)商電話號(hào)碼，請(qǐng)款手續(xù)與預(yù)付款方式相同。 3.2 所有采購付款能從銀行付款的都必須經(jīng)過銀行辦理付款業(yè)務(wù)，盡量 減少現(xiàn)金結(jié)算量。 4、材料

4、驗(yàn)收入庫 4.1 材料到貨后，庫管員根據(jù) 材料需求計(jì)劃單或供貨清單對(duì)照驗(yàn)收，并及時(shí)通知質(zhì)檢員檢驗(yàn)， 對(duì)已購材料的數(shù)量、 質(zhì)量無異議后， 填寫入庫單（入庫單要注明： 到貨日期、供貨商名稱、材料名稱、計(jì)量單位、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、金 額等內(nèi)容。） 4.2 所有材料到貨后必須入到材料庫，一律不得直接 入到生產(chǎn)車間， 特殊情況下直接卸到車間的材料， 庫管員必須及時(shí)驗(yàn) 收，并辦理入出庫手續(xù)。 4.3 凡不符合要求的材料，保管員有權(quán)拒 收，并通知采購員退貨。 5、采購報(bào)銷 5.1 采購人員在報(bào)銷時(shí)，必須 詳細(xì)填寫費(fèi)用報(bào)銷單 （注明是沖帳、現(xiàn)付還是欠款）并附有供貨 發(fā)票或供貨清單（復(fù)印件）、入庫單、材料需求計(jì)劃

5、單（必 須是經(jīng)過總經(jīng)理審批過的） 交由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核， 總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理報(bào) 銷手續(xù)。 5.2 異地采購報(bào)銷要求采購人員自付款日起十五個(gè)工作日內(nèi) 必須報(bào)銷，同城采購要求采購人員自付款日起五個(gè)工作日內(nèi)必須報(bào)銷， 在規(guī)定期間內(nèi)不能按時(shí)報(bào)銷的，財(cái)務(wù)部按資金額度的 0.3%收取資金 占用費(fèi)。 5.3 材料到貨發(fā)生運(yùn)費(fèi)時(shí)，由經(jīng)手人填寫費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)驗(yàn) 收人員、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后方可報(bào)銷。 5.4 采 購票據(jù)報(bào)銷時(shí)，必須一單一請(qǐng)，即： 材料需求計(jì)劃單、發(fā)票或供 貨清單、付款申請(qǐng)單、費(fèi)用報(bào)銷單、入庫單等一一對(duì)應(yīng)，嚴(yán)禁挪用資 金。同時(shí)在粘貼發(fā)票時(shí)一定要把普通發(fā)票、增值稅發(fā)票、收據(jù)等分開 粘貼，也

6、不得把不同供應(yīng)商的票據(jù)粘貼在一起進(jìn)行報(bào)銷， 其中不能提 供發(fā)票的， 要在辦理付款手續(xù)時(shí)注明無發(fā)票字樣。 5.5 采購票據(jù)報(bào)銷 時(shí)，要在票據(jù)報(bào)銷單上標(biāo)明是沖帳還是現(xiàn)付或欠款， 當(dāng)月未付或未全 額支付的應(yīng)付款， 財(cái)務(wù)部根據(jù)采購票據(jù)及時(shí)入賬， 并保證每月同供應(yīng) 商、采購員進(jìn)行一次賬務(wù)核對(duì)，做到供應(yīng)商往來帳目清楚。二、材料 消耗及出庫管理流程、 1、材料消耗管理原則 1.1 材料消耗去向：一 是工程項(xiàng)目直接耗用、二是車間輔助生產(chǎn)領(lǐng)用、 三是售后維修（安裝） 領(lǐng)用。凡是能直接計(jì)入工程項(xiàng)目的材料直接按工程項(xiàng)目填寫 領(lǐng) 料通知單，所有消耗材料直接進(jìn)入工程項(xiàng)目成本。 不能劃清 工程項(xiàng)目的材料消耗，如車間耗用的

7、機(jī)械配件、工具等，按使用車間 填寫領(lǐng)料通知單由財(cái)務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目成本分配。 用于工程售后、 收尾維修的材料，按售后部或安裝隊(duì)填寫領(lǐng)料通知單。 1.2 材料 名稱及計(jì)量單位的統(tǒng)一。公司由財(cái)務(wù)部牽頭，由采購、車間、庫房共 同制定統(tǒng)一的材料名稱、 計(jì)量單位表， 四個(gè)部門在采購及出入庫管理 及單據(jù)填寫時(shí)同時(shí)嚴(yán)格遵循， 以確保材料庫存準(zhǔn)確， 對(duì)公司新增加項(xiàng) 目的材料，由四個(gè)部門共同確定完成。 2、塑窗車間材料出庫 2.1 車 間主任根據(jù)工程材料備料單上所列材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、顏 色等材料信息， 結(jié)合當(dāng)日生產(chǎn)進(jìn)度和任務(wù)量安排出庫， 可一次性或分 次出庫，但最多不能超過兩次。 2.2 車間的材料出庫，由車間統(tǒng)

8、計(jì)員 統(tǒng)一填寫領(lǐng)料通知單，經(jīng)車間主任簽字確認(rèn)后，通知庫管員進(jìn)行 備料，一般正常的生產(chǎn)用料需于前一天晚上提領(lǐng)料通知單，庫管 根據(jù)領(lǐng)料通知單進(jìn)行備料，并提前填寫出庫單。每天早 7 點(diǎn) 至 8 點(diǎn)或下午 1 點(diǎn)至 2 點(diǎn)集中付料，并要求領(lǐng)料人在出庫單上簽 字確認(rèn)，其他時(shí)間無特殊情況一律不予受理領(lǐng)料。 2.3 統(tǒng)計(jì)員填寫領(lǐng) 料通知單需注明工程項(xiàng)目、棟號(hào)、生產(chǎn)任務(wù)單流水號(hào)及具體的材料 名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位、顏色等材料信息。同時(shí)必須與工程 材料備料單對(duì)應(yīng)，一單一填，不得將幾單加到一起填寫在一張領(lǐng) 料通知單上。領(lǐng)料通知單一式三份，一聯(lián)車間，二聯(lián)庫管，三 聯(lián)交財(cái)務(wù)。庫管員根據(jù)領(lǐng)料通知單填寫出庫單一式兩份

9、，一 份庫管，一份連同 領(lǐng)料通知單財(cái)務(wù)聯(lián)一起于次日交財(cái)務(wù)進(jìn)行核算 用。出庫單填寫及要求與領(lǐng)料通知單一樣。 3、玻璃車間材 料出庫 3.1 因玻璃車間原材料無法入庫存放的特殊性， 所以材料可以 直接出到現(xiàn)場，但材料到貨時(shí)必須經(jīng)過庫管驗(yàn)收核對(duì)無誤辦理入庫、 出庫手續(xù)， 庫管與車間主任同時(shí)簽字確認(rèn)， 嚴(yán)禁過后再補(bǔ)驗(yàn)收手續(xù)的 現(xiàn)象發(fā)生。 4 車間輔助生產(chǎn)材料出庫。 4.1 輔助生產(chǎn)材料，包括設(shè)備 配件、維修工具、一次性消耗品等， 按使用車間填寫領(lǐng)料通知單 ， 經(jīng)車間主任簽字確認(rèn)后，可直接到庫房進(jìn)行出庫，能夠以舊換新的， 如工具、配件等，屬正常損耗的，庫管員可直接出庫， 屬人為損壞的， 必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后

10、方可出庫，一次性消耗品，可依據(jù)歷史記錄（如過 去半年耗用平均數(shù)）（估計(jì)消耗時(shí)間）限量使用。 5、售后維修（安 裝）材料出庫 5.1 售后維修（安裝）應(yīng)根據(jù)各工程實(shí)際情況提前一 周做好下周的維修（安裝）計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃一次性提供所需維修材料， 填寫維修領(lǐng)料通知單，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，此單據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián) 售后（安裝）留查，二聯(lián)給庫房， 庫管員按此單備料， 當(dāng)材料不足時(shí)， 向物流采購部提材料需求計(jì)劃單，三聯(lián)交財(cái)務(wù)。 5.2 維修安裝 人員憑審批后的維修領(lǐng)料通知單可以一次性領(lǐng)料，也可分次領(lǐng)料， 庫管員根據(jù)領(lǐng)料的實(shí)際情況， 填寫出庫單 ，進(jìn)行付料。出庫單 應(yīng)詳細(xì)地填寫工程名稱、棟號(hào)及材料信息，此單據(jù)一式四份

11、，一聯(lián)庫 管、二聯(lián)財(cái)務(wù)、三聯(lián)工地、四聯(lián)門衛(wèi)。 6、異常情況材料出庫 6.1 車 間所有材料均應(yīng)按照工程材料備料單上的數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行出庫， 其超出部分，庫房原則上不予付料，特殊情況需要出庫的，必須有領(lǐng) 導(dǎo)審批手續(xù)方可出庫。 6.2 車間在加工過程中因人為、機(jī)器、操作不 當(dāng)?shù)仍蛟斐刹牧蠐p失及報(bào)廢時(shí)， 相關(guān)人員應(yīng)在第一時(shí)間上報(bào)， 車間 主任應(yīng)在第一時(shí)間查明原因， 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后， 補(bǔ)填領(lǐng)料通知單 并在領(lǐng)料通知單上注明補(bǔ)領(lǐng)字樣，否則一律不得私自出庫。三、 產(chǎn)成品入庫、出庫管理流程 1、產(chǎn)成品入庫 1.1 產(chǎn)成品出入庫需由成 品庫管員填制成品入出庫統(tǒng)計(jì)表，即根據(jù)技術(shù)部確認(rèn)、質(zhì)量監(jiān)督 部、領(lǐng)導(dǎo)審核的每

12、一個(gè)工程項(xiàng)目的產(chǎn)成品預(yù)算填寫表中的成品計(jì)劃量， 然后根據(jù)每一個(gè)工程項(xiàng)目的產(chǎn)成品出庫通知單填寫表中成品實(shí)際出 庫量，計(jì)劃與實(shí)際對(duì)比。 2 、產(chǎn)成品出庫管理流程 2.1 門窗成品 出庫 沒有特殊情況和領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，門窗成品必須按照標(biāo) 準(zhǔn)（包括扇、五金等配齊）出庫。 成品出庫前，必須由質(zhì)檢 員進(jìn)行檢驗(yàn)，無檢驗(yàn)、不合格的或半成品，一律不準(zhǔn)出庫。 特殊情況下出庫的， 車間統(tǒng)計(jì)員要做好詳實(shí)記錄， 包括缺失的部件及 產(chǎn)品自然信息。 車間成品出庫，由車間統(tǒng)計(jì)員提前清點(diǎn)數(shù)量、 規(guī)格，并通知質(zhì)檢員進(jìn)行檢測，確定沒有問題的情況下，由統(tǒng)計(jì)員填 寫產(chǎn)成品出庫通知單，此單據(jù)一式五份，車間一聯(lián)，庫管二聯(lián)， 財(cái)務(wù)三聯(lián)，工程四

13、聯(lián)，五聯(lián)門衛(wèi)。 出庫的有關(guān)單據(jù)規(guī)范及流 程：成品庫管員根據(jù)技術(shù)部提供的產(chǎn)成品信息，對(duì)產(chǎn)成品出庫通知 單所列產(chǎn)成品規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行現(xiàn)場盤點(diǎn)，準(zhǔn)確無誤后簽字確認(rèn)，之 后由司機(jī)對(duì)數(shù)量進(jìn)行實(shí)點(diǎn)并簽字確認(rèn)，一聯(lián)存根車間，二聯(lián)庫管，三 聯(lián)、四聯(lián)隨車攜帶，成品運(yùn)輸?shù)浆F(xiàn)場后，交安裝隊(duì)進(jìn)行驗(yàn)收，準(zhǔn)確無 誤后簽字確認(rèn)，四聯(lián)工程現(xiàn)場負(fù)責(zé)人留存，三聯(lián)由司機(jī)返給庫管員， 庫管員根據(jù)回執(zhí)三聯(lián)重新復(fù)核，準(zhǔn)確無誤后填寫出庫單，并及時(shí) 填寫成品入出庫統(tǒng)計(jì)表，并把產(chǎn)成品出庫通知單三聯(lián)于成品 出庫后次日上班時(shí)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)， 此單據(jù)的第五聯(lián)為出門證， 車輛出門時(shí) 交門衛(wèi)查驗(yàn)，無此出門證或出門證簽字不全（車間主任、庫管員同時(shí) 簽字），門衛(wèi)有

14、權(quán)不予放行。 2.2 玻璃成品出庫 成品出庫 前，必須由質(zhì)檢員進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)質(zhì)量不合格，包括外觀不干凈的一律 不準(zhǔn)出庫。 成品出庫前，由玻璃車間主任提前統(tǒng)計(jì)好型號(hào)、 規(guī)格、數(shù)量，詳實(shí)填好成品出庫通知單，具體手續(xù)及流程按門窗 成品出庫辦理。 2.3 隨成品一起的輔料出庫 輔料出庫應(yīng)與 成品出庫嚴(yán)格分開，輔料出庫真接由庫管員填寫出庫單。 2.3. 2 庫管員應(yīng)嚴(yán)格按照工程材料備料單上輔助材料的名稱、規(guī)格、 數(shù)量進(jìn)行出庫， 出庫單應(yīng)詳細(xì)地填寫工程名稱、棟號(hào)、生產(chǎn)任務(wù) 單流水號(hào)及材料信息，此單據(jù)一式四份，一聯(lián)庫管、二聯(lián)財(cái)務(wù)、三聯(lián) 工地、四聯(lián)為門衛(wèi)。 出庫的有關(guān)單據(jù)規(guī)范及流程：庫管員準(zhǔn) 確地填好出庫單，并

15、按單付料，由司機(jī)對(duì)材料進(jìn)行實(shí)點(diǎn)并簽字確 認(rèn)，并把二聯(lián)、三聯(lián)隨貨攜帶，材料到現(xiàn)場后由工地按單驗(yàn)收，簽字 確認(rèn)后，三聯(lián)現(xiàn)場負(fù)責(zé)人留存，把二聯(lián)交司機(jī)返回給庫管員，庫管員 在材料發(fā)出后的次日上班時(shí)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)， 四聯(lián)為出門證， 車輛出門時(shí)交 門衛(wèi)查驗(yàn)，無此出門證或出門證無簽字（庫管員簽字），門衛(wèi)有權(quán)不 予放行。 輔助材料的消耗，如密封膠、發(fā)泡膠等可計(jì)量的， 使用后必須把空桶如數(shù)返回， 返回的空桶庫管員要詳細(xì)登記數(shù)量、 工 程棟號(hào)、安裝隊(duì)等，要與該棟號(hào)實(shí)際出庫量進(jìn)行核對(duì)， 做到準(zhǔn)確無誤。 四、 工地返庫 1、門窗車間返庫 1.1 工地返庫時(shí)，由工程現(xiàn)場負(fù)責(zé) 人填寫工地物品返庫單，詳細(xì)地列明工程項(xiàng)目、棟號(hào)、規(guī)格及返 庫原因，之后由司機(jī)對(duì)物品進(jìn)行實(shí)點(diǎn)并簽字確認(rèn)，此單據(jù)一式三份， 一聯(lián)存根工地留存， 二聯(lián)交庫房、三聯(lián)交財(cái)務(wù)、如是成品四聯(lián)交車間。1.2 返庫的有關(guān)單據(jù)規(guī)范及流程：物品隨車返回后，司機(jī)要通知庫房 進(jìn)行驗(yàn)收，如果返回的是材料及輔件等，庫管員驗(yàn)收后，一定要辦理 退庫手續(xù)，即紅字退庫；如果返回的是成品，即殘廢破損或重新需要 改制，庫管員驗(yàn)收后，一定要返到車間，并由車間進(jìn)行二次驗(yàn)收，待 二次出庫時(shí)由車間按上述成品出庫手續(xù)辦理。 2 、玻璃車間返庫 2.1 具體返庫手續(xù)，按塑窗車間返庫手續(xù)