檔案信息化管理問題和實施原則

1、檔案信息化管理問題和實施原則 摘要隨著社會信息化進程的加快，數(shù)字化信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略性資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟中最具活力的支柱性產(chǎn)業(yè)之一，大量數(shù)字化信息資源的產(chǎn)生促使檔案信息化建設(shè)提上日程，不僅給檔案工作帶來了新的契機，而且伴隨著信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題，即檔案信息化建設(shè)。 關(guān)鍵詞檔案管理；電子文件；雙套制 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和信息化進程不斷深入，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了我們社會活動的各個方面，正在逐步改變著人們的生活和工作方式。檔案作為人類改造自然實踐活動的原始記錄，是人類社會發(fā)展進步的寶貴財富，是重要的歷史文化遺產(chǎn)

2、，它記載著人類前進的腳步，傳承著民族的優(yōu)秀文化。檔案信息化管理是社會信息化的重要組成部分。 一、數(shù)字化檔案文件的管理問題 1數(shù)字化資源的檔案化問題 數(shù)字化信息的構(gòu)成復(fù)制多樣并且存量龐大:圖像文件、電子郵件、電子報表、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。大批量的數(shù)據(jù)被無序的存儲在電腦或數(shù)字存儲器中，其中很大一部分最終因存儲空間的有限而被定期銷毀，數(shù)字媒體信息在檔案化的管理過程中基本處于隨機狀態(tài)，長此以往很可能發(fā)生重要檔案資源的毀壞和遺失，造成不可挽回的損失。(1)傳統(tǒng)類型文件管理流程的不適用。組織業(yè)務(wù)流程所產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)是檔案工作的主要工作對象，當(dāng)一個業(yè)務(wù)流程工作完成后，適時的把相關(guān)文件歸檔，形成

3、組織的過程資產(chǎn)以備查閱。為了長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性，組織機構(gòu)人員會定期從文件對形成者和社會的意義大小兩方面來判別其價值，然后把分布在各個機構(gòu)的文件按照規(guī)定的時間匯集到檔案館集中保存。紙質(zhì)文件檔案化的方法體系已經(jīng)建立，各類檔案管理工作的流程已相當(dāng)成熟和穩(wěn)定。文件的檔案化管理主要依賴于業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)的流程和規(guī)則，而相當(dāng)一部分?jǐn)?shù)字化信息，因不能納入組織的日常業(yè)務(wù)流程被排除于組織檔案化管理過程之外。“電子郵件”是伴隨網(wǎng)絡(luò)最早出現(xiàn)的電子交流工具之一，現(xiàn)今已經(jīng)成為我們在工作和生活中不可或缺的交流工具，并廣泛應(yīng)用于各級政府和企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。電子郵件的傳輸和接收協(xié)議的制定確保了郵件信息的正確發(fā)送，

4、而有關(guān)電子郵件的存儲和管理方面卻沒有成熟的規(guī)則可循，還有一個很重要的原因就是電子郵件的所屬性質(zhì)不好界定，可能涉及到個人隱私方面的法律問題，這些問題的存在導(dǎo)致電子郵件長久處于一種隨機管理狀態(tài)，更談不上實施檔案化的管理。(2)數(shù)字媒體數(shù)據(jù)的存儲問題。很多媒體資源經(jīng)數(shù)字化處理后生成為非文本型數(shù)據(jù)，而在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)定義中，認(rèn)為非文本型數(shù)據(jù)是不能夠完整地表達(dá)一個事項的，并且其信息組織方式與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，很難用結(jié)構(gòu)化的關(guān)系數(shù)據(jù)庫進行存儲和管理，不能用傳統(tǒng)的文本文件管理方式進行處理，所以大多不再歸入檔案管理。伴隨著社會信息化進程的不斷推進，電子文件的種類和數(shù)量也與日俱增，而檔案管理部門的工作重心仍停留在對

5、文本型電子文件的歸檔和收集，沒有認(rèn)識到多媒體數(shù)據(jù)和非文本型數(shù)據(jù)歸檔工作的重要性，即使要做也苦于沒有統(tǒng)一的規(guī)范和工具。數(shù)據(jù)庫文件還需不需要檔案化的管理?一直是檔案界爭論的問題，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身就是來管理和存儲相關(guān)文件的工具，數(shù)據(jù)庫文件已在數(shù)據(jù)庫中得到了妥善的管理和維護，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。早期，大部分組織都建立了支撐業(yè)務(wù)流程的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，用來管理業(yè)務(wù)處理所生成的過程數(shù)據(jù)，隨著業(yè)務(wù)流程的改進，過程數(shù)據(jù)也在不斷的更新變化，而過程數(shù)據(jù)的形成在結(jié)構(gòu)上具有連續(xù)性，這就很難將數(shù)據(jù)按文件類型簡單的分開，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不再適用。這些支撐著機構(gòu)業(yè)務(wù)運行的數(shù)據(jù)，是機構(gòu)的核心資源，絕大多數(shù)具備檔

6、案價值，但又不能夠按照紙質(zhì)檔案管理辦法來進行整理和保存，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也只是對相關(guān)數(shù)據(jù)進行簡單拷貝或以備份數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)，并不能進行深層次的整理和分析，不能很好的發(fā)揮其組織過程資產(chǎn)的作用。(3)網(wǎng)頁格式的文件篩選與存儲問題?，F(xiàn)今各類組織機構(gòu)都建設(shè)了自己的網(wǎng)絡(luò)平臺，大量的數(shù)據(jù)以網(wǎng)頁的形式存在于流動的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，而這些信息中有很大一部分是與組織日常工作相關(guān)聯(lián)的，是組織工作過程的組成部分，應(yīng)整理和保存，但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容繁雜、重復(fù)率高，而且存在量巨大，很多組織機構(gòu)都不對其作檔案化處置，只是在需要的時候再進行檢索和使用。這種處置方式很可能因為網(wǎng)頁的不斷更新而造成檔案信息的缺失。 2電子文

7、件的存儲管理問題 電子文件就是以數(shù)字化方式記錄的文件。電子文件因其多樣的數(shù)據(jù)格式和海量數(shù)據(jù)內(nèi)容倍受檔案界的關(guān)注，電子文件的檔案化主要涉及三個問題:(1)電子文件的類型劃分問題。數(shù)字化信息的編碼格式復(fù)雜多樣，導(dǎo)致讀取和存儲過程迥異，有些數(shù)據(jù)還需要專門的讀寫工具才可以獲取，如何將電子文件有效合理的歸類管理，是需要長時間的分析和實踐才能完成的工作。(2)電子文件的證據(jù)效力。如何證明以數(shù)字方式所記錄信息的真實性，誰可以證明?(3)信息數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)問題。信息的數(shù)字化是利用計算機技術(shù)實現(xiàn)的，但首先要借助相應(yīng)的信息技術(shù)設(shè)備對原始信息進行收集、處理、傳輸和存儲，這樣的工作模式導(dǎo)致了數(shù)字化信息的設(shè)備相關(guān)性，

8、特定的信息數(shù)字化過程與硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)緊密相關(guān)。包括中國在內(nèi)的很多國家都作了相當(dāng)多的研究和嘗試來解決上述問題。首要的基礎(chǔ)工作是制定系統(tǒng)無關(guān)性的電子文件管理規(guī)范，還要制定與之相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國檔案管理層已制定了許多數(shù)字化規(guī)范，2005年國家檔案局發(fā)布了關(guān)于紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，該標(biāo)準(zhǔn)的出臺規(guī)范了檔案信息的數(shù)字化過程。通過制定文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計、文件管理等方面的國家標(biāo)準(zhǔn)，并規(guī)范相關(guān)實施程序標(biāo)準(zhǔn)，有效解決了電子文件歸類和管理問題。針對數(shù)字檔案長久保存問題，研究和開發(fā)系統(tǒng)化的保管方式是下一個階段檔案管理的新課題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各類管理

9、系統(tǒng)已成為人們?nèi)粘９ぷ髦胁豢苫蛉钡墓ぞ撸S之也生成了大量各種類型的數(shù)字化信息，若不進行科學(xué)有效的管理，久而久之就會出現(xiàn)“信息孤島”問題，導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)信息單元不能自動地實現(xiàn)信息共享與交換，成為垃圾數(shù)據(jù)。 二、雙軌制與雙套制問題 目前的電子文件無論從法律保障還是從安全性角度而言，還不能完全取代紙質(zhì)文件，人們依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴和對電子文件的不確信感，紙質(zhì)文件和電子文件不可避免地在一段時間內(nèi)相依共存。隨著信息系統(tǒng)在各類機構(gòu)的業(yè)務(wù)管理中比例不斷提高，文件的檔案化管理也將會從雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但這也是一個需要長期改進的過程，逐漸消除人們腦海中固有的檔案思維。組織業(yè)務(wù)

10、規(guī)程的改進速度還沒有完全跟上信息化的進程，是造成雙套制普遍存在的根本原因。還有就是缺乏對電子文件長久保存和長期可用等問題的認(rèn)識，不能很好的掌握與電子文件相關(guān)的技術(shù)手段。其次的原因是國內(nèi)的各級各類檔案館將大量地紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案。檔案數(shù)字化以后就可以輕松實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，為需求者提供足不出戶的檔案查詢服務(wù)，但如果只是無選擇無限度地對檔案進行初步的電子化，而不再進行更深層次的數(shù)據(jù)挖掘和整理，這樣的結(jié)果只會帶來大量人力和物力的浪費，失去創(chuàng)建數(shù)字化檔案館的真正意義。雖然信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進程中都把“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)，但檔案的雙套制管理還將存在很長的時期，只有當(dāng)人們的生活和

11、工作活動方式及各類組織的業(yè)務(wù)流程真正的信息化以后，才能實現(xiàn)真正意義上的單軌制。 三、檔案信息數(shù)字化的原則和要求 為確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，檔案數(shù)字化工作必須遵循“使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求”這一基本原則，在此原則的基礎(chǔ)上遵守以下要求。 1標(biāo)準(zhǔn)化要求 檔案信息數(shù)字化以后必須要具備可用性，而標(biāo)準(zhǔn)化的制定正是為了滿足這個要求。標(biāo)準(zhǔn)要求:“所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的文件格式、技術(shù)模式和工作標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)字化，在沒有特殊要求的前提下盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)”，只有標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上開展檔案信息數(shù)字化，才能確保數(shù)字檔案信息的通用性。數(shù)字檔

12、案信息的存儲與傳遞必須依照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的制定，首先有利于檔案內(nèi)容的長久保存并節(jié)約管理成本，其次避免了在利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供高效的檔案檢索服務(wù)時，因系統(tǒng)平臺和存儲格式的不同造成降低信息存儲與傳輸?shù)男适录l(fā)生。2005年國家檔案局制定并發(fā)布了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，成為了我國檔案信息數(shù)字化工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其他媒體檔案如:照片、錄音、錄像和縮微影像檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)也在逐步制定之中。 2安全性要求 “安全”是開展檔案信息數(shù)字化工作之前必須考慮的問題。安全要求有兩層含義:(1)檔案原件的安全對原始檔案進行掃描和攝錄是檔案數(shù)字化工作的必要步驟，為了保證這項工作的順利進行，就必須做好檔

13、案原件的拆卷和搬移等準(zhǔn)備工作。對檔案進行數(shù)字化處理是為了以另外的方式更好的長久保存檔案，并不能替代原始檔案存在的價值，所以必須在保證檔案原件完好性的前提下進行檔案數(shù)字化處理工作，避免造成檔案原件內(nèi)外部特征的損壞。對于歷史久遠(yuǎn)且具有文物或史料價值的檔案，遵守這一點尤為重要，因為一旦發(fā)生損壞或丟失可能就沒有了挽回的余地。為了確保原始檔案的安全性，在開始數(shù)字化處理工作前必須合理設(shè)計工作流程，工作中嚴(yán)格按照操作規(guī)程執(zhí)行，把數(shù)字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，確保數(shù)字化工作安全有序地開展。(2)檔案信息的保密性我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求“紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定”“對所要進行

14、數(shù)字化的對象要按照一定的原則和方法進行確認(rèn)”。進行數(shù)字化處理的檔案一般都是開放性文件，保密級別很低，但這只是針對一定的范圍而言，超出了界定的范圍則可能涉及到檔案保密性問題。因技術(shù)和專業(yè)人員等方面的原因，檔案數(shù)字化工程需要外部人員參與或直接指定專業(yè)的數(shù)字化化處理公司承擔(dān)，這就必須要對參與數(shù)字化工作的公司和相關(guān)人員進行嚴(yán)格的安全保密教育，在簽訂安全保密協(xié)議的前提下嚴(yán)格限定其操作權(quán)限，管控每一個工作流程，確保保密工作的認(rèn)真履行。對于內(nèi)容涉密級別較高或有非常嚴(yán)格使用權(quán)限的檔案文件，應(yīng)指定持有相應(yīng)保密資質(zhì)級別的專業(yè)公司采用特殊設(shè)備進行數(shù)字化。 3原真性要求 檔案信息的數(shù)字化處理工作必須以保持信息內(nèi)容的原

15、真性為前提。數(shù)字化處理只是改變了檔案信息的存在形式，是以另外一種更能長久保存檔案內(nèi)容的形式備份了檔案原件。“忠于檔案原文”是檔案數(shù)字化工作的首要原則，數(shù)字化處理后的檔案信息要與原載體上的信息內(nèi)容保持一致，若信息內(nèi)容大量的缺失或改變，對檔案進行的數(shù)字化工作也就沒有了意義，所以，應(yīng)在檔案信息數(shù)字化處理的每個環(huán)節(jié)中，都要嚴(yán)格把控原真性的原則，最大限度地呈現(xiàn)檔案信息的原始特征。在實際操作中，為了保證信息內(nèi)容的原真性，必須要對信息生成的文件格式、文件大小和系統(tǒng)處理速度等方面進行測試，采用最佳的配置方案。雖然在文件格式的選取和技術(shù)參數(shù)的設(shè)定等方面都進行了驗證，也嚴(yán)格遵照處理規(guī)程的執(zhí)行操作，但由于原始檔案的

16、某些特性和處理技術(shù)的限制，在某種程度上的信息失真是不可避免的。研發(fā)先進的設(shè)備，采用更加科學(xué)合理的技術(shù)方案，把信息失真度控制在允許的范圍內(nèi)是檔案數(shù)字化工作的終極目標(biāo)。在檔案數(shù)字化處理過程中，要保持檔案的原始面貌，不要對檔案所呈現(xiàn)的內(nèi)容作額外處理。例如，一個圖像文件只要它是原件信息的真實反映，就不能因其有瑕疵而利用圖像處理軟件對其進行“修正”。又如音頻和動態(tài)視頻文件，由于模擬信號精度較低，其聲、像常常伴有背景噪音，我們在對其數(shù)字化后不可人為地使用降噪音技術(shù)進行額外處理。但是，為避免數(shù)字化后的檔案信息被改動，采用數(shù)字水印等技術(shù)對其進行“防篡改”處理則是被允許的，這種處理不但不會改變檔案的內(nèi)容，相反對

17、數(shù)字化檔案信息的真實性起到了“固化”作用。 4實效性要求 檔案數(shù)字化工作耗時耗財，而且工作對象繁雜并數(shù)量巨大，因此在工作中必須強調(diào)效率和實用性。在進行檔案數(shù)字化工作前，應(yīng)當(dāng)從工作流程、生成文件格式、信息存儲模式和加工系統(tǒng)等多方面充分研究，選擇最佳的檔案數(shù)字化方案。在實際工作中，技術(shù)方案的選擇往往決定著整個數(shù)字化工程的成敗，而高效可靠的數(shù)字化處理系統(tǒng)是工程順利進行的保障。高效的數(shù)字化處理系統(tǒng)由硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、工作流程和人員的合理配置組成，而其工作的效率與設(shè)備投入并不完全成正比，所以一味追求高配置的硬件設(shè)備，而不考慮人員的配置和使用等管理問題，最終導(dǎo)致設(shè)備使用效率低下，造成時間和資金的浪費。檔

18、案的數(shù)字化工作需要大量的資金支持，所以在進行此項工作之前必須認(rèn)真分析效益成本比，充分確認(rèn)其必要性。對檔案進行數(shù)字化處理的最終目的只有兩個:(1)更加長久的保存珍貴易損檔案而構(gòu)建數(shù)字化復(fù)本。(2)提供檔案網(wǎng)絡(luò)檢索功能而數(shù)字化。深入分析可以看到，無論出于何種目的的檔案數(shù)字化都只需要進行有限范圍的工作。數(shù)字化檔案的構(gòu)建并不是原有紙質(zhì)檔案的簡單復(fù)制，而是為了更好地利用各種電子設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)更加多樣和便捷的檔案應(yīng)用服務(wù)。保證全網(wǎng)檔案信息資源的全面和充足的前提下，各檔案館在選定數(shù)字化檔案時，要加強協(xié)作，強化專題特色，側(cè)重將具有自身特色和社會利用價值高的檔案首先轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，從而實現(xiàn)整體上的互補，減少重復(fù)勞動，避免網(wǎng)上數(shù)字化檔案信息的冗余與浪費?；ヂ?lián)網(wǎng)為我們提供了超越時空的廣闊環(huán)境，原有的時空阻隔被完全打通，網(wǎng)絡(luò)用戶可以有條件的使用存儲在網(wǎng)絡(luò)任一節(jié)點上的數(shù)字化檔案信息