建設(shè)項目檔案管理機制探討

1、建設(shè)項目檔案管理機制探討 國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會印發(fā)的重大建設(shè)項目檔案驗收辦法和浙江省、杭州市江干區(qū)出臺的浙江省重點建設(shè)項目檔案專項驗收評分標(biāo)準(zhǔn)杭州市江干區(qū)政府投資項目檔案驗收辦法，對項目檔案的組織管理，項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況以及項目檔案的安全管理等（以下簡稱“三驗”）作了明確規(guī)定。筆者所在的杭州江干區(qū)城市建設(shè)綜合開發(fā)有限公司作為江干區(qū)政府直屬的國有建設(shè)單位，主要承擔(dān)區(qū)域性的專項綜合開發(fā)項目。公司自2003年成立以來，已完成22個工程項目、17個拆遷項目的項目檔案管理任務(wù)，所有項目檔案均按國家和省市區(qū)建設(shè)項目驗收標(biāo)準(zhǔn)順利通過驗收。在實踐中，公司實施了以“三驗”為指引的建設(shè)項目

2、檔案管理機制，取得了很多有益的工作經(jīng)驗。 1組織強檔，健全建設(shè)項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機制 領(lǐng)導(dǎo)重視是根本，公司領(lǐng)導(dǎo)強調(diào)“項目檔案工作要與工程項目建設(shè)同步進(jìn)行”，公司要求各部（室）高度重視建設(shè)項目檔案工作，明確具體的分管領(lǐng)導(dǎo)，并成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，各部（室）負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，直接負(fù)責(zé)檔案工作的決策、計劃、監(jiān)督和檢查考核工作。為確保檔案工作順利開展，公司配足配齊了檔案管理所必備的設(shè)施設(shè)備，建立健全了各項檔案管理規(guī)章制度。同時把建設(shè)工程檔案管理納入工程質(zhì)量責(zé)任終身制，各參建單位在簽訂“工程質(zhì)量責(zé)任承諾書”時都列有工程檔案編制、移交和保管的承諾內(nèi)容。公司還將檔案工作與各部（室）經(jīng)濟責(zé)任制考核

3、掛鉤，把各參建單位對工程項目檔案管理重視程度列為建設(shè)市場責(zé)任主體信用管理，切實加強對項目檔案的管理，形成了行之有效的管理機制。 2合同控檔，完善建設(shè)項目檔案全程管理機制 項目建設(shè)涉及發(fā)改、建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位，項目檔案工作更是千頭萬緒。在各部（室）配合下，公司規(guī)定在簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同、協(xié)議時，設(shè)立專門條款，明確各有關(guān)責(zé)任。尤其注重對歸檔范圍、項目檔案套數(shù)（電子文件載體）、移交時間、質(zhì)量等提出具體要求，以及按照有關(guān)規(guī)范完成各自職責(zé)范圍或合同、協(xié)議規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件的預(yù)整理工作。公司強調(diào)事中控制，切實抓住工程建設(shè)的幾個重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交

4、工驗收階段等，檢查工程原始材料是否真實、齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，以及質(zhì)量是否規(guī)范。關(guān)于事后控制，本公司實行履約保證金制度，為確?？⒐n案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，一般按工程總投資3%5%的比例從參建單位工程款中扣繳預(yù)留，待竣工文件收集齊全、編制完畢并經(jīng)業(yè)主單位檔案部門驗收合格方予返還。此外，公司將檔案移交納入工程結(jié)算中，工程完工后，沒有檔案部門的檔案移交簽證手續(xù)不予結(jié)算、不得評優(yōu)。通過合同管控，確保檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率達(dá)到驗收要求。 3部門重檔，建立項目檔案管理聯(lián)動機制 要使項目檔案工作順利推進(jìn)，需要相關(guān)部門形成聯(lián)動機制，齊抓共管，共同推動項目檔案健康發(fā)展。一是公司檔案部門積極主動加強與各部（室

5、）的聯(lián)系與溝通，主動作為、形成合力，全面推進(jìn)工作開展。二是項目參與人員了解檔案資料管理要求，公司所有成員關(guān)心文件材料形成、積累、歸檔的全部過程。三是對項目參與單位加強教育，提高相關(guān)工作人員的檔案意識，保證建設(shè)項目前期準(zhǔn)備、規(guī)劃設(shè)計、項目實施、竣工驗收和工程移交管護等各個環(huán)節(jié)的檔案收集工作按照要求進(jìn)行，并對所收集的文件材料進(jìn)行分類、匯總、歸檔。 4方便用檔，形成收管用良性循環(huán)機制 公司采取多種方式，方便各部（室）用檔，公司上下形成了文檔收、管、用的良性循環(huán)機制。一是開展閱覽服務(wù)。公司檔案部門設(shè)置檔案資料閱覽室，向公司內(nèi)部各單位、部門提供檔案資料查閱服務(wù)。二是開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。建立文檔信息系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦文和文檔流轉(zhuǎn)、借閱等功能。三是開展編研服務(wù)。為更好地為各項管理工作服務(wù)，檔案部門利用信息資源按專業(yè)、時間、專題開發(fā)二次文獻(xiàn)，形成年鑒、大事記、建設(shè)項目介紹等多種參考資料，積極滿足多方利用需求。四是開展咨詢服務(wù)。檔案人員根據(jù)利用者的要求，以現(xiàn)行文件和項目檔案為依據(jù)，提供檔案咨詢服務(wù)。便捷高效的檔案服務(wù)，使公司內(nèi)外各部門、各單位樂于移交項目檔案，自覺支持和關(guān)心檔案安全，真正形成了收得起來、管得