會務(wù)管理規(guī)定(KYGLG03A)

1、武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司 wuhan kaidi green energy development & operation co.ltd 會務(wù)管理規(guī)定 （試行版試行版） ky-gl-g-03-a 版 次a/o分發(fā)號 持有人 狀 態(tài)受控 非受控 作廢 密 級秘密 機密 絕密 編制/日期 審核/日期 批準(zhǔn)/日期 2008 年 8 月 日發(fā)布 2008 年 8 月 日試行 目錄目錄 1 1 目的目的 .1 1 2 2 范圍范圍 .1 1 3 3 定義定義 .1 1 4 4 職責(zé)職責(zé) .1 1 5 5 程序程序 .2 2 5.1 會議的申請.3 5.2 會議計劃.3 5.3 會務(wù)工作.4 5.

2、4 會議分類及議事規(guī)則.4 5.5 會議決議的發(fā)布與執(zhí)行.8 5.6 會議注意事項.8 5.7 會議管理流程圖.9 6 相關(guān)文件 .9 7 記錄 .9 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 1/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 1 1 目的目的 為規(guī)范公司運行秩序，提高行政管理工作效率，研究、協(xié)調(diào)決定公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、 管理中的重大問題，確保董事會的決議和年度經(jīng)營目標(biāo)的貫徹和實現(xiàn)，保證會議決策 的嚴(yán)肅性、時效性，特制定本規(guī)定。 2 2范圍范圍 2.1 適用于公司內(nèi)部及與公司相關(guān)會議的管理。 2.2 公司董事會、遠(yuǎn)程電視電話會議不屬本規(guī)定管理范圍。 3 3

3、定義定義 本規(guī)定所指會議主要包括以下三類： 31 公司級會議：主要包括高管辦公會、生產(chǎn)經(jīng)營分析會、生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)會、全 體員工會議、政府部門或外單位在我公司召開的其他會議（如現(xiàn)場會、報告會等）及 重要客人來訪會議、公司高管臨時會議。 32 專題與專業(yè)會議：主要包括公司的技術(shù)與業(yè)務(wù)會議，如：經(jīng)營活動分析會、 燃料專題工作會、質(zhì)量分析會、安全環(huán)保工作會、質(zhì)量體系評審會、資金協(xié)調(diào)會、審 查會、研討會、招標(biāo)會、人力資源專題會及其他專題會等。 33 部門會議：主要包括各部門召開的部門例會。 4 4職責(zé)職責(zé) 41 公司級會議由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)歸口管理，負(fù)責(zé)會議的組織安排，其他相關(guān) 部門配合。 42 涉及多部

4、門參加的專題與專業(yè)會議由會議召集部門負(fù)責(zé)組織安排，總經(jīng)理工 作部協(xié)調(diào)配合。 43 部門會議由各部門負(fù)責(zé)人決定召開并負(fù)責(zé)組織，會議期間的會務(wù)問題自行解 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 2/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 決。 5 5程序程序 5 51 1 會議的申請會議的申請 5.1.1 凡需邀請公司高管領(lǐng)導(dǎo)出席會議的，應(yīng)向總經(jīng)理工作部提交擬請公司 領(lǐng)導(dǎo)名單，由總經(jīng)理工作部征求公司領(lǐng)導(dǎo)意見后，予以統(tǒng)一安排并通知公司領(lǐng)導(dǎo)到 會。 5.1.2 公司全體員工大會須報請董事長批準(zhǔn)，無特殊情況，不臨時召開全公 司性會議。 5.1.3 專題與專業(yè)會議、涉及多個

5、部門負(fù)責(zé)人參加的其它各種會議，須報請 分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5 52 2 會議計劃會議計劃 5.2.1 公司提倡會議的計劃性，各項公司級工作例會按規(guī)定時間召開，如遇 特殊情況需調(diào)整，須經(jīng)過會議主持人批準(zhǔn)，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)提前半天通知與會人 員。 5.2.2 總經(jīng)理工作部已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新 會議的，召集單位應(yīng)提前一天報請總經(jīng)理工作部調(diào)整會議計劃。各種臨時性會議須 由承辦部門負(fù)責(zé)提前半天通知與會人員。 5.2.3 對于準(zhǔn)備不充分、非緊急的臨時性、重復(fù)性或目的不明確的會議，總 經(jīng)理工作部有權(quán)拒絕安排。 5.2.4 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相近的多個會議，總經(jīng)理工作部

6、有權(quán)合并安排。 5.2.5 部門會議、臨時性會議必須服從公司統(tǒng)一安排，不應(yīng)該安排與公司例 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 3/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 會同期召開。 5 53 3 會務(wù)工作會務(wù)工作 5.3.1 為保證公司辦公會議的質(zhì)量，公司執(zhí)行會議議題申報制度，制發(fā)辦公會 議議題申報表?？偨?jīng)理工作部對公司辦公會議的議題每個季度匯總一次，根據(jù)提議人 提出議題的數(shù)量和質(zhì)量作為其考核的指標(biāo)之一。 5.3.2 公司級會議由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)組織會務(wù)工作。包括擬定會議議程、發(fā) 送會議通知、準(zhǔn)備會議資料，落實會務(wù)人員、布置會場等，解決會議所需的鮮花、茶

7、水、茶具、飲料、水果、橫幅、投影及攝影設(shè)備、紀(jì)念品等，安排攝影人員，安排酒 店、食宿、交通車輛等。 5.3.3 涉及多部門參加的專題與專業(yè)性會議，會議召集部門應(yīng)至少提前一天向總 經(jīng)理工作部申請會議室和配套設(shè)施，并負(fù)責(zé)擬定會議議程、發(fā)送會議通知、準(zhǔn)備會議 資料，落實會務(wù)人員、布置會場等。 5.3.4 列入公司級會議討論的議題，涉及部門應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，就決策的 議題背景，多個決策方案及其利弊分析、相關(guān)部門意見等，提交必要資料。部門級會 議或其它類型會議，相關(guān)部門也要提前做好資料準(zhǔn)備工作。 5.3.5 全公司業(yè)務(wù)性會議，會務(wù)工作由主辦部門負(fù)責(zé)，必要時，可由總經(jīng)理工作 部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)；全公司綜合性會

8、議，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)組織會務(wù)工作。 5 54 4 會議分類及議事規(guī)則會議分類及議事規(guī)則 5.4.15.4.1 高管辦公會高管辦公會 5.4.1.1 會議召開時間：高管辦公會原則上每周召開一次，于每周一下午 14:00 召開，特殊情況可推遲或改期。對于緊急問題，可臨時召開高管辦公會。 5.4.1.2 會議參加人員：高管辦公會由董事長、總經(jīng)理或其授權(quán)委托人主持， 公司董事、副總經(jīng)理、總工程師以及與議題有關(guān)的部門負(fù)責(zé)人參加會議。 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 4/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.4.1.3 會議主要內(nèi)容： a） 討論研究公司組織

9、機構(gòu)設(shè)置，人員聘用和任免等事宜。 b) 討論研究公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、資金使用計劃、資金的安排及調(diào)整。 c) 研究職工獎懲等方面的事宜。 d) 聽取副總經(jīng)理對分管工作的匯報，互通信息，協(xié)調(diào)工作。 e) 研究、協(xié)調(diào)、決定各生物質(zhì)電廠和公司職能管理部門請示公司解決的重要事 項。 f) 高管辦公會可根據(jù)公司的工作需要，確定提交董事會討論的議題。 5.4.1.4 會議籌備及落實 a） 高管辦公會的議題由各部門在每周五前向分管領(lǐng)導(dǎo)提出，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé) 向 公司各分管領(lǐng)導(dǎo)征集議題，并報會議主持人確定后，由總經(jīng)理工作部提前一天將會議 時間、地點、參加人員、議題通知與會人員。 b） 高管辦公會由機要秘書記錄

10、并立卷歸檔，同時整理會議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理工作 部部長審核后交會議主持人簽發(fā)。 c） 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)把會議紀(jì)要報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，下發(fā)有關(guān)部門，有關(guān)部門根據(jù) 會議紀(jì)要貫徹落實。 d） 為保證高管辦公會決議落實執(zhí)行，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)督辦，必要時填寫 “督查督辦通知單” ，并及時將督辦結(jié)果報告董事長和總經(jīng)理，具體執(zhí)行行政事務(wù)管 理工作規(guī)定 。 5.4.1.5 有關(guān)規(guī)定 a) 召開會議前必須做好準(zhǔn)備工作，需要提交會議研究的議題，主管部門應(yīng)事先 提出主導(dǎo)性意見，只有議題而沒有主導(dǎo)性方案的，一般不予研究。 b) 一般情況下，不得個人接受及處理需要集體研究決定的議題，凡屬分管領(lǐng)導(dǎo)、 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o

11、 頁次： 5/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 職能部門職責(zé)范圍內(nèi)能解決的問題，或經(jīng)個別研究能處理的問題不得列入高管辦公會 議。 5.4.25.4.2 生產(chǎn)經(jīng)營分析會生產(chǎn)經(jīng)營分析會 5.4.2.1 會議目的：研究討論公司生產(chǎn)經(jīng)營工作；貫徹落實公司董事會、高層管 理辦公會會議精神；通報公司生產(chǎn)經(jīng)營形勢，部署生產(chǎn)經(jīng)營工作；討論生產(chǎn)經(jīng)營工作 中需要通過會議決定的其他重要事項。 5.4.2.2 會議召開時間：生產(chǎn)經(jīng)營工作會原則上每月召開 1 次，于每月最后一周 星期三下午 14：00 召開。 5.4.2.3 會議參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各職能部門負(fù)

12、責(zé)人，部 門骨干成員根據(jù)需要參加會議。 5.4.2.4 生產(chǎn)經(jīng)營分析會由總經(jīng)理或其授權(quán)委托人主持。 5.4.2.5 會議主要內(nèi)容： a) 傳達公司高管辦公會議精神和部署的工作。 b) 檢查各部門上次會議決議的落實情況。 c) 各部門總結(jié)上月工作，并提出下月工作計劃。 d) 協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的重要問題。 5.4.2.6 生產(chǎn)經(jīng)營會的會議議題由主持人確定或由各部門根據(jù)工作需要申報。 各部門于每月最后一周的星期四將生產(chǎn)經(jīng)營分析會會議議題申請單 （見附表）及本 月工作總結(jié)、下月工作計劃提交總經(jīng)理工作部匯總。會議議題呈交總經(jīng)理審批后，由 總經(jīng)理工作部在會前將會議資料下發(fā)給參會人員。 5.4.2.

13、7 生產(chǎn)經(jīng)營分析會由總經(jīng)理工作部綜合文書記錄并立卷歸檔，會議有重 要安排部署和決定的，起草會議紀(jì)要。會議紀(jì)要由會議主持人簽發(fā)，會議決議由分管 領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織實施，相關(guān)部門或工作任務(wù)責(zé)任人貫徹落實。會議紀(jì)要報送公司董事。 5.4.2.8 為保證生產(chǎn)經(jīng)營分析會會議決議的執(zhí)行，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)督辦， 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 6/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 并及時將督辦結(jié)果報告總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)。 5.4.35.4.3 生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)會生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)會 5.4.3.1 會議目的:該會議是對每個生物質(zhì)電廠的質(zhì)量、安全、成本費用等進行 管理，協(xié)調(diào)公司各

14、職能部門與生物質(zhì)電廠之間的問題，明確解決問題的辦法和措施， 保障各生物質(zhì)電廠正常高效運營。 5.4.3.2 會議召開時間：根據(jù)實際工作需要，原則上每兩周召開一次。 5.4.3.3 會議參加人員：副總經(jīng)理、總工程師、各職能部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)生物 質(zhì)電廠經(jīng)理（可通過視頻會議參加） 。會議由生產(chǎn)技術(shù)部部長主持召開。 5.4.3.4 會議議程及內(nèi)容： a) 由生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)匯報各地生物質(zhì)電廠的生產(chǎn)進程概況，重點為各生物質(zhì)電 廠的生產(chǎn)計劃完成情況、資源需求計劃、存在的主要問題及解決對策，并通報上次會 議的督辦結(jié)果。 b) 相關(guān)部門解答生產(chǎn)技術(shù)部匯總收集各生物質(zhì)電廠提出的有關(guān)問題，提出本部 門的意見、解決辦

15、法和措施，并做好后續(xù)工作安排。 c) 相關(guān)生物質(zhì)電廠經(jīng)理匯報需公司協(xié)調(diào)解決的重要事項。 d) 聽取相關(guān)部門匯報及督辦結(jié)果后，公司副總經(jīng)理就會上提出的緊急或重要問 題進行決策，并對下階段生物質(zhì)電廠的生產(chǎn)運營提出要求。 5.4.3.5 生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)組織會議并安排專人記錄，會議紀(jì)要應(yīng)寫明會上討論 的問題、決議和行動計劃。會議紀(jì)要由會議主持人簽發(fā)，會議決議由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組 織實施，相關(guān)部門或工作任務(wù)責(zé)任人貫徹落實。 5.4.3.6 會議重點必須明確，強調(diào)工作的相互協(xié)調(diào)和溝通。對于通過部門間協(xié) 調(diào)可以解決的問題，要求各生物質(zhì)電廠廠長、公司各部門負(fù)責(zé)人在溝通和協(xié)調(diào)中解決， 毋須在會議上提出。 會務(wù)管理規(guī)

16、定 版次： a/o 頁次： 7/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.4.3.7 為保證生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)會會議決議的執(zhí)行，由生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)督辦，并 及時將督辦結(jié)果報告公司總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)，并在下一次生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)會上通報執(zhí)行 情況。 5.4.45.4.4 專題與專業(yè)會議專題與專業(yè)會議 5.4.4.1專題與專業(yè)會議由各分管領(lǐng)導(dǎo)主持，參加會議人員根據(jù)工作需要由分 管領(lǐng)導(dǎo)確定。 5.4.4.2 專題與專業(yè)會議根據(jù)工作需要，確定會議專題，各有關(guān)部門負(fù)責(zé)提出議 題，不定期召開。 5.4.4.3 專題與專業(yè)會議要有專人記錄并立卷歸檔。必要時可形成會議紀(jì)要，由 會議主持人簽

17、發(fā)。 5.4.55.4.5 部門工作會議部門工作會議 各部門根據(jù)工作情況，每月至少召開 1 次部門工作會議，總結(jié)部署工作，并做好 相應(yīng)的記錄。 5.55.5 會議決議的發(fā)布和執(zhí)行會議決議的發(fā)布和執(zhí)行 5.5.1 會議應(yīng)安排專人做好記錄，如有必要，會后會議記錄人員須在 24 小時之 內(nèi)及時整理寫出會議紀(jì)要，經(jīng)主持會議的董事長、總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審簽后，由 會議主辦部門派專人送達各位參加人員和相關(guān)部門，并且請收件人員簽收。 5.5.2 會議結(jié)束后如有必要，除有特殊要求的資料由主辦部門各自存檔外，其余 部分包括會議記錄及紀(jì)要均由總經(jīng)理工作部整理、立卷、保存存檔。 5.5.3 公司級會議決議的貫徹執(zhí)

18、行情況由總經(jīng)理工作部門負(fù)責(zé)檢查和督促，總經(jīng) 理工作部需向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報、反饋決議執(zhí)行情況，具體執(zhí)行行政事務(wù)管理工作規(guī)定 。 部門級會議及其它類型會議的決議督查工作人員根據(jù)會議安排確定。 5.65.6 會議注意事項會議注意事項 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 8/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.6.1 為保證公司各類會議高效、務(wù)實的召開，參加會議的人員應(yīng)準(zhǔn)時到會， 并履行會議簽到手續(xù)。與會人員因故不能出席或不能按時到會的，應(yīng)于會前向會議主 持人或會議主辦部門負(fù)責(zé)人請假，并說明原因，委派相關(guān)人員參加會議。 5.6.2 與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會場紀(jì)律，未

19、請假或無正當(dāng)理由不得中途離會，不 得在會場討論與會議無關(guān)的話題、接聽通訊工具。所有通訊工具必須調(diào)整在振動狀態(tài)。 5.6.3 與會人員應(yīng)圍繞會議議題積極發(fā)言，發(fā)言應(yīng)簡明扼要，實事求是，個人 發(fā)言不超過 2 分鐘，匯報工作不超過 5 分鐘。為避免會議過多或重復(fù)，公司正常性的 會議一律納入例會，原則上按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。除特殊情況外， 不再另行通知。 5 57 7 會議管理流程圖會議管理流程圖 5.7.1 高管辦公會會議管理流程圖 5.7.2 生產(chǎn)經(jīng)營會會議管理流程圖 6 6相關(guān)文件相關(guān)文件 a) 行政事務(wù)管理規(guī)定 7 7 記錄記錄 7.1 高管辦公會議題申請單（ky-gl-g-0

20、3-a-01） 7.2 工作會議題申請單（ky-gl-g-03-a-02） 7.3 會議議題批準(zhǔn)單（ky-gl-g-03-a-03） 7.4 會議申請單（ky-gl-g-03-a-04） 7.5 會議通知單（ky-gl-g-03-a-05） 7.6 會議簽到表（ky-gl-g-03-a-06） 7.7 會議記錄表（ky-gl-g-03-a-07） 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 9/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.7.1 高管辦公會會議管理流程圖： 檔案室董事長會議主持人總經(jīng)理工作部公司高管公司各部門 會議通知 搜集資料 會議準(zhǔn)備 會議召開

21、會議紀(jì)要 發(fā)文 審核 審查 督辦 簽收 資料 簽收 執(zhí)行 存檔編號存檔 反饋 總結(jié) 開始 征集議題 審核 簽發(fā) 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 10/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.7.3 生產(chǎn)經(jīng)營分析會會議管理流程圖： 檔案室會議主持人總經(jīng)理工作部會議參加方 結(jié)束 存檔 會議通知 搜集資料 會議準(zhǔn)備 會議召開 會議紀(jì)要 發(fā)文 簽發(fā) 督辦 簽收 資料 簽收 執(zhí)行 存檔編號存檔 開始 征集議題審核 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 11/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 審查反饋總結(jié) 結(jié)束 存檔 會務(wù)

22、管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 12/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 高管辦公會會議議題申請單高管辦公會會議議題申請單 申請人申請人表格編號表格編號 申請日期申請日期記錄編號記錄編號 申請議題申請議題 備備 注注 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 13/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 工作會議題申請單工作會議題申請單 表格編號表格編號 申請部門申請部門 記錄編號記錄編號 申請議題申請議題 分管領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo) 審批意見審批意見 簽字簽字/日期：日期： 總經(jīng)理工總經(jīng)理工 作部建議作部建議 簽字簽字/日期：日期：

23、 總經(jīng)理總經(jīng)理 批準(zhǔn)意見批準(zhǔn)意見 簽字簽字/日期：日期： 備備 注注 1 能夠通過分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商處理或分管領(lǐng)導(dǎo)已有明確批示的，請不要申報； 2 議題請盡量精簡，一般不要超過 3 個； 3 需召開專題會議討論解決的問題，請另行申報； 4 為保證會議效率，請各部門提前準(zhǔn)備與會資料； 會務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 14/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 會議議題批準(zhǔn)單會議議題批準(zhǔn)單 表格編號表格編號 會議類型會議類型 記錄編號記錄編號 議題內(nèi)容： 審批意見（同意請 打“” ） 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 議議 題題 20