花城小區(qū)檔案管理辦法

1、本文格式為word版，下載可任意編輯花城小區(qū)檔案管理辦法 花城小區(qū)檔案管理辦法 1建筑物檔案的管理： 物業(yè)檔案：是在工程建設(shè)及管理、服務(wù)過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的有關(guān)圖紙、圖表、文字、照片、影像、錄音等文件材料的總稱。它是工程的重要資產(chǎn)；是歷史的原始的真實記錄；是物業(yè)管理服務(wù)的重要依據(jù)。建立物業(yè)檔案，是物業(yè)管理單位實現(xiàn)物業(yè)規(guī)范化和現(xiàn)代化管理的手段，是提高綜合管理能力的基礎(chǔ)。物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物檔案、業(yè)主及住用戶檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財務(wù)會計檔案等。 建立檔案管理制度：按照社會檔案行政管理的要求和質(zhì)量管理體系文件標準，建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管

2、理工作的準則和依據(jù)，物業(yè)檔案管理制度主要有：對機構(gòu)部門管理人員職責的規(guī)定；對管理工作程序的規(guī)定；對檔案相關(guān)責任部門的規(guī)定；對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標準；對違反制度的處罰規(guī)定等。 確定檔案的內(nèi)容 建筑物原始檔案：建筑物原始檔案是指物業(yè)管理單位在接管物業(yè)管理時，從發(fā)展商手中接收的在工程建設(shè)施工過程中形成的工程檔案，主要指竣工驗收資料、房屋單體竣工圖，具體內(nèi)容請見下表： 序號資料名稱移交單位移交人接收單位接收人資料編號 一產(chǎn)權(quán)資料 1項目批準文件 2用地批準文件 3建筑執(zhí)照 二技術(shù)資料 1竣工圖-總平面圖 2建筑圖-建筑圖 3結(jié)構(gòu)圖-結(jié)構(gòu)圖 4附屬工程及隱蔽管的全套圖紙

3、5地質(zhì)勘察報告 6工程預決算分項單 7圖紙會審記錄 8工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄） 9隱蔽工程驗收記錄 10沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖 三竣工驗收證明書 1太倉市基建工程竣工驗收書 2太倉市建筑消防驗收合格證 3電話工程竣工驗收證書 4鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書 5新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書 6水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗合格證書 7砂漿、混凝土試塊試壓報告 8供水、供暖管道的試壓報告 9如需物業(yè)公司臨時代管的設(shè)備，開發(fā)商還需提供：水泵、配電柜變壓器、住戶對講系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)等設(shè)備的訂購合同、驗收證書、產(chǎn)品證書、產(chǎn)品說明書、竣工圖紙等 四房屋使用

4、資料 1房屋產(chǎn)權(quán)資料 各用戶業(yè)主名單、地址、電話清單 建筑面積計算書 五供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時代管的，竣工驗收后加辦以下協(xié)議及證書（太倉市各部門頒發(fā)的常規(guī)證書） 1供用電協(xié)議書 2用電許可證 3委托銀行代收電費合同書 4變壓器報停申請表 5用水申請審批表 6月供水計劃報告單 建筑物維護、改造檔案：建筑物維護、改造檔案是物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對所管物業(yè)建筑本體（或稱物業(yè)公共設(shè)施及公共部分）進行維護、改造的有關(guān)資料： a)維護改造申請表及批準文件 b)維護改造工程施工許可證 c)維護改造方案 d)維護改造工程合同 e)維護改造工程預算書及批準文件 f)維護改造工程施工技術(shù)文件(按城建

5、檔案管理部門制定的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行) g)維護改造工程驗收證明書 h)維護改造工程結(jié)算(核算)表 i)各設(shè)備及工程使用維護說明書 j)各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有) k)維護改造工程施工設(shè)計圖及竣工圖 用戶裝修、改造工程檔案： 用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料，一般內(nèi)容如下。 a)裝修、改造申請表及審查意見 b)裝修設(shè)計圖 c)裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料 d)完工后的驗收意見 檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交：檔案的收集、接收、整理和移交是檔案管理工作的基礎(chǔ)。物業(yè)管理檔案員應(yīng)從項目接管開始便收集應(yīng)歸檔的各類文件

6、資料并進行驗收、整理、組織移交等工作，確保檔案材料完整、真實、規(guī)范和及時歸檔。檔案的收集、接收工作應(yīng)嚴格按照歸檔內(nèi)容的規(guī)定進行，對于缺項少件要有明確的記錄，并提出追繳和補制的要求。對所收集、接收的檔案要嚴格核實材料的真實性，原始性；對于檔案中規(guī)定為復印件的材料接受時應(yīng)嚴格與原始材料核對，核實后的材料應(yīng)有明確的注明。根據(jù)檔案材料渠道眾多的情況，按以下的職責分工負責收集、接收： （a）工程技術(shù)主管負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料； （b）安保主管負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等； （c）辦公文員負責收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動檔案； （d）其他檔

7、案資料和維修、巡視、運行及服務(wù)活動記錄分別由各職能單位負責收集。 收集來的上述檔案資料應(yīng)及時送交檔案室（根據(jù)不同情況制定各種資料送交的時間，但每周應(yīng)確定一天為各部門與檔案室移交檔案的時間）。對于收集、接收上來的檔案，檔案室應(yīng)進行驗定、簽收并進行整理、分類、編目及著錄。其用紙（或載體）、用墨、記錄書寫的字體和符號均應(yīng)符合國家及太倉市檔案行政管理部門制定的規(guī)定和標準。 （4）業(yè)主與住用戶檔案的管理 建立檔案管理制度：按照社會檔案行政管理的要求和質(zhì)量體系文件標準，建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準則和依據(jù)，主要有：對檔案管理機構(gòu)和責任部門的規(guī)定，對機構(gòu)部門管理人員職責的規(guī)定；對

8、管理工作程序的規(guī)定；對檔案相關(guān)責任部門的規(guī)定；對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標準；對違反制度的處罰規(guī)定等。 業(yè)主及住用戶檔案的內(nèi)容：業(yè)主及住用戶檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要，收集掌握的有關(guān)各業(yè)主及住用戶的文件材料和信息，主要包括： (a)業(yè)主登記表 (b)業(yè)主身份證、暫住證（復印件） (c)業(yè)主家庭成員登記表 (d)買房合同及公證書（復印件） (e)房屋使用、管理、維修公約 (f)業(yè)主物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明書（復印件） (g)租賃合同及公證書（復印件） (h)租住人員登記表 (i)業(yè)主物業(yè)面積查丈書（復印件） (j)其他需要業(yè)主及住用戶提供的材料 檔案的電腦化管理 a信息采集： 類