秘書(shū)檔案管理

1、第八章第八章 檔案利用服務(wù)與統(tǒng)計(jì)檔案利用服務(wù)與統(tǒng)計(jì) 檔案利用工作檔案利用工作 1、檔案提供利用工作的含義、檔案提供利用工作的含義 檔案提供利用工作，亦稱檔案利用服務(wù)， 是檔案保管部門(mén)以所收藏的檔案為依據(jù)， 通過(guò)一定的方式與方法，直接提供檔案信 息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。 2、檔案提供利用工作的基本要求、檔案提供利用工作的基本要求 檔案館（室）應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造基本 的條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便，主動(dòng)開(kāi)展 檔案的利用活動(dòng)，及時(shí)掌握和分析檔案的 利用效果。 3、指導(dǎo)思想指導(dǎo)思想 檔案利用工作的指導(dǎo)思想是，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、 有效地為檔案用戶服務(wù)。 （1）全面：提供本館室藏中檔案信息，同

2、時(shí)推薦其他館室 檔案線索； （2）及時(shí)：建立科學(xué)的檢索體系，熟悉檔案內(nèi)容與成分， 及時(shí)滿足用戶需求； （3）準(zhǔn)確：要準(zhǔn)確地分析和把握檔案用戶的利用需求； （4）有效：積極主動(dòng)地為用戶查找檔案與資料，努力提高 服務(wù)工作的質(zhì)量；大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，建立完善的檢 索系統(tǒng)，編輯出版各種檔案史料，提高檔案服務(wù)人員思想 業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷增強(qiáng)為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的能力，主 動(dòng)地有效地為利用者服務(wù)。 4、意義意義 （1）提供利用是檔案工作的根本目的； （2）利用工作對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決 定性影響。 檔案利用的方式方法檔案利用的方式方法 一是提供檔案原件服務(wù)，指根據(jù)檔案用戶 的利用需求，直接提供檔案原件給

3、用戶查 詢。 二是提供檔案復(fù)制品服務(wù)，指為了保護(hù)檔 案原件，制作各種檔案復(fù)制件，以代替原 件提供利用。 三是提供檔案信息加工品服務(wù)，指根據(jù)檔 案內(nèi)容綜合編寫(xiě)參考資料提供服務(wù)。 檔案利用服務(wù)的實(shí)施途徑主要有以下幾種檔案利用服務(wù)的實(shí)施途徑主要有以下幾種： 閱覽；外借；展覽；制發(fā)檔案證明；制發(fā) 檔案復(fù)本；檔案目錄信息服務(wù)；檔案咨詢 服務(wù)。 按照現(xiàn)行法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，可以 向公眾開(kāi)放的文件和檔案包括三部分： 一是“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng) 自形成之日起滿30年向社會(huì)開(kāi)放。” 二是“國(guó)家檔案館保管的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技 術(shù)、文化等類檔案，可以隨時(shí)向社會(huì)開(kāi) 放。” 三是已公開(kāi)和可公開(kāi)的現(xiàn)行文件，應(yīng)免

4、費(fèi) 向公眾開(kāi)放，這是政府信息公開(kāi)的要求。 檔案開(kāi)放檔案開(kāi)放 1、開(kāi)放檔案的含義 開(kāi)放檔案就是將一般可以公開(kāi)的和保 密期滿的檔案，解除封閉，向社會(huì)開(kāi)放， 允許檔案用戶在履行簡(jiǎn)便的手續(xù)后，即可 通過(guò)一定的方式，進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。 具體含義： （1）確立了開(kāi)放檔案的范圍：即一般可以公 開(kāi)的檔案、文件和已滿一定保密期限的檔案文件， 均應(yīng)向社會(huì)開(kāi)放； （2）明確了開(kāi)放檔案的用戶對(duì)象：即向社會(huì) 開(kāi)放，向一般公眾開(kāi)放； （3）簡(jiǎn)化利用手續(xù)是開(kāi)放檔案的基本特征之 一。 1987年頒布的中華人民共和國(guó)檔案法 第十九條規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案， 一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開(kāi)放。 經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類

5、檔案向社會(huì) 開(kāi)放的期限，可以少于30年，涉及國(guó)家安 全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的 檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于30年?！?2、開(kāi)放檔案的原則 （1）開(kāi)放檔案應(yīng)遵循合法原則 （2）開(kāi)放檔案應(yīng)遵循主動(dòng)原則 （3）開(kāi)放檔案應(yīng)遵循及時(shí)的原則 （4）開(kāi)放檔案應(yīng)遵循易用的原則 3、開(kāi)放檔案的意義 （1）開(kāi)放檔案是社會(huì)文明程度的體現(xiàn)； （2）開(kāi)放檔案有利于促進(jìn)檔案館事業(yè)的 發(fā)展。 4、開(kāi)放檔案的要求和措施 （1）正確處理檔案開(kāi)放與控制的關(guān)系，明確開(kāi)放 檔案的具體范圍； （2）做好基礎(chǔ)工作，為開(kāi)放檔案創(chuàng)造必要條件； （3）建立和健全開(kāi)放檔案的利用管理制度； （4）通過(guò)多種形式加強(qiáng)開(kāi)放檔案的利用服務(wù)工

6、作； （5）做好開(kāi)放檔案的公布工作； （6）加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。 檔案統(tǒng)計(jì)工作檔案統(tǒng)計(jì)工作 1、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容 檔案統(tǒng)計(jì)工作檔案統(tǒng)計(jì)工作就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì) 技術(shù)和方法，通過(guò)表冊(cè)和數(shù)字的形式描述 和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)， 揭示檔案和檔案工作量變過(guò)程的一項(xiàng)業(yè)務(wù) 環(huán)節(jié)。它是了解、認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作總 體情況的重要手段，同時(shí)也是對(duì)檔案工作 進(jìn)行宏觀控制、監(jiān)督的有效手段。 其內(nèi)容包括檔案的進(jìn)出、整理、鑒定、保 管數(shù)量和狀況的登記，檔案檢索工具、編 研資料、提供利用的登記以及檔案構(gòu)成、 利用效果、機(jī)構(gòu)人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和 其他專門(mén)統(tǒng)計(jì)?？偠灾?，檔案統(tǒng)計(jì)

7、工作 包括對(duì)檔案實(shí)體及管理狀況的統(tǒng)計(jì)和對(duì)檔 案事業(yè)組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)兩部分。 2、檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義 （1）檔案統(tǒng)計(jì)工作是進(jìn)一步做好檔案實(shí)體管 理工作的重要依據(jù)。 （2）檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重 要基礎(chǔ)工作； （3）檔案統(tǒng)計(jì)工作可以為制定檔案工作的方 針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依 據(jù)。 檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求 1、要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性、客觀性 和科學(xué)性，這是對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作首要要求。 檔案統(tǒng)計(jì)自1984年起已納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社 會(huì)發(fā)展計(jì)劃的國(guó)家統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，因此， 檔案統(tǒng)計(jì)必須依據(jù)統(tǒng)計(jì)法規(guī)，如實(shí)地提供 統(tǒng)計(jì)檔案資料，不得虛、瞞、拒報(bào)，不得 偽造和篡改。 2、檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)當(dāng)遵循全國(guó)統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn) 代化建設(shè)的要求，逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系 完整、統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作科 學(xué)化、統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化、統(tǒng)計(jì)計(jì)算和 數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化、統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。 3、充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的服務(wù)和監(jiān)督作用。 檔案統(tǒng)計(jì)要為多方面研究工作和各級(jí)決策 工作提供耳目、參謀、咨詢等作用。 檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟與方法檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟與方法 檔案統(tǒng)計(jì)工作由統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)資料 的歸納整理和統(tǒng)計(jì)資料的分析報(bào)告三個(gè)基 本階段組成。 檔案室的統(tǒng)計(jì)工作主要通過(guò)一下一些形式： （1）卷內(nèi)（文件）目錄：可以用來(lái)登記和統(tǒng) 計(jì)單份文件的數(shù)