信息化技術(shù)中工會企事業(yè)合同管理論文

1、信息化技術(shù)中工會企事業(yè)合同管理論文 一、傳統(tǒng)的合同管理中存在的問題 （一）缺乏嚴謹規(guī)范的合同監(jiān)管流程。 歷史上一些工會企事業(yè)單位的文本合同在簽訂過程中存在一定程度的隨意性，有些單位的合同簽訂缺乏充分的市場論證，有的單位從自身小團體利益出發(fā)，忽略了工會的全局利益和工會資產(chǎn)的綜合效益。由于合同管理各自為政、缺少必要的監(jiān)管和審批流程，造成合同管理無序，執(zhí)行的效率較低，甚至有些不規(guī)范、不公平的合同被延續(xù)數(shù)年也無法更正。 （二）無法對合同實施有效動態(tài)管理。 傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同，主管工會只能通過備案的形式進行監(jiān)控，容易造成疏漏，也無法實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)管。另外，由于采用手工管理，不同單位的數(shù)據(jù)格式也不統(tǒng)一，合同采集的

2、及時性也有所欠缺，主管工會無法準確、及時、有效地進入監(jiān)管狀態(tài)，對于領(lǐng)導(dǎo)的及時準確決策造成一定的影響。 （三）合同執(zhí)行進度缺少有效監(jiān)管。 歷史上由于工會企事業(yè)缺少系統(tǒng)規(guī)范的合同監(jiān)管流程，合同的類別和參與人員多，合同履行進度的控制基本靠一對一的登記管理，極易造成管控脫節(jié)，也很難滿足單位發(fā)展需要，主管工會想要全局或全程了解合同情況時存在不同程度的不便或偏差，財務(wù)的收付款依據(jù)及進度也無法及時反饋到合同監(jiān)管部門，增加了單位的財務(wù)風險。另外，傳統(tǒng)的合同管理缺少對合同進度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警，不能準確地預(yù)測近期應(yīng)出現(xiàn)的收支項目，不能幫助單位進行財務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，不利于幫助企事業(yè)單位更好地進行資金運作。

3、 二、推行工會企事業(yè)單位的合同信息化建設(shè) 基于傳統(tǒng)的合同管理存在的諸多不足，北京市總工會及其下屬企事業(yè)單位引進了nc綜合管理平臺，實現(xiàn)了合同管理的信息化。其能夠?qū)崿F(xiàn)的合同管理功能主要包括：合同信息管理、合同會簽管理、合同變更管理、合同附件管理、合同收付款管理、合同進度管理、統(tǒng)計分析管理、客商管理、合同預(yù)警等。在具體的操作過程中合同管理信息化的優(yōu)勢日益顯現(xiàn)： （一）規(guī)范了合同審批流程，提高了工作效率。 nc綜合管理平臺可以根據(jù)具體業(yè)務(wù)設(shè)置規(guī)范化的合同審批流程，同時對于有特殊要求的合同審批能及時靈活的調(diào)整流程，實現(xiàn)標準化管理和個性化管理的有機結(jié)合。審批流程中能詳細記錄各個環(huán)節(jié)對合同文本提出的修改意

4、見，便于合同提交單位對合同進行修改，更便于主管工會適時提出指導(dǎo)意見。通過nc綜合管理平臺進行合同網(wǎng)上會簽，不僅時效性強，而且對審批情況能夠?qū)崟r跟蹤和督促。此外，除了單位內(nèi)部的合同審批，對于需要提交上級單位審批的合同也可以直接通過信息系統(tǒng)在線審批，節(jié)約了人力物力以及時間成本，大大提高了工作效率。 （二）實現(xiàn)了合同的全面跟蹤和動態(tài)監(jiān)管。 合同管理應(yīng)是一個動態(tài)的進程，nc綜合管理平臺需要錄入合同的基本信息、合同變更信息以及相關(guān)附件等，采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變工會企事業(yè)單位合同信息分布比較散亂的現(xiàn)狀。合同管理信息化實現(xiàn)了以合同為主題的相關(guān)數(shù)據(jù)的存儲和關(guān)聯(lián)，同時，系統(tǒng)提供自定義字段功能，能夠為

5、業(yè)務(wù)部門和監(jiān)管部門提供方便高效的數(shù)據(jù)檢索功能，實現(xiàn)合同執(zhí)行的全程跟蹤和動態(tài)監(jiān)管，為企事業(yè)單位實現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供了一個良好的平臺支撐。此外，合同報表管理的靈活定義，也為管理部門的統(tǒng)計分析提供了強大的技術(shù)支持。 （三）健全了合同的預(yù)警機制。 nc綜合管理平臺的合同管理預(yù)警包括合同生效日期的預(yù)警與收付款預(yù)警。我們在信息化管理系統(tǒng)中，通過合同管理模塊與財務(wù)總賬相關(guān)聯(lián)的方式，健全了合同的收付款預(yù)警機制。也就是說對任何一份合同，在收付款到期日之前，系統(tǒng)會有自動提示，到期日后，對未如期履約的項目，系統(tǒng)會有預(yù)警，并提示及時進行干預(yù)和管控，相對于文本形式的合同管理方式而言，它具有很大的便捷、及時和督導(dǎo)優(yōu)勢，預(yù)警平臺協(xié)助合同管理人員更輕松地應(yīng)對日常管理事務(wù)，大大降低了合同執(zhí)行的風險，實現(xiàn)了合同對業(yè)務(wù)的監(jiān)督控制，保證了企事業(yè)單位經(jīng)營目標的實現(xiàn)。 三、結(jié)束語 自2014年初北京市總工會及其下屬企事業(yè)單位啟用nc綜合管理平臺以來，信息化水平邁上了一個新的臺階。合同的信息化管理打破了以往傳統(tǒng)合同管理的各種界限，保證了合同會簽的時效性、合同執(zhí)行的可控性，規(guī)范了對合同整體情況的查詢和統(tǒng)