大型會議承辦工作手冊

1、大型會議承辦工作手冊（初稿）目 錄一、會議前組織工作準備：2（一）會議的發(fā)起：2（二）會議組織和機構：2（三）會議分工和責任：2二、會議承辦主體流程：2（一）會議前期工作：21參會客人的聯(lián)系、函達及情況工作。22參會資料的準備。33會議場所的考察、落實工作。34參會資料的制作落實工作。35參會物品的情況落實工作。46參會人員用車情況落實工作。47財務預算整理，報公司領導審批。48擬定參會客人的詳細接待、安排計劃。49會議現(xiàn)場的工作安排。410會議現(xiàn)場外工作安排。511公司人員的儀容儀表要求。6（二）會議中工作：61檢查工作。62迎接工作。63公司領導會面工作。74會場工作。75散會后工作。7（

2、三）會后工作：81送機、送站參會客戶工作安排。82賓館門口迎送參會客人的安排。83結賬工作。84聯(lián)系參會客人平安到否工作。95會后公司內(nèi)部總結會。96會后資料的整理。97制作參會人員名冊。98資料、名冊的存檔與送達。9一、會議前組織工作準備：（一）會議的發(fā)起：由會議發(fā)起人在會議前七天，向公司主管領導提交要舉辦會議的目的、內(nèi)容、時間、地點、要求等書面申請。（二）會議組織和機構：由公司領導層研究確定承辦會議的組織機構，并明確會議的主責領導、組織機構和公司參加會議的人員。會議組織機構一般設：總指揮、會務內(nèi)勤組、會務外勤組、資料組。各組成員一般由會議主題相關單位派出，必要時在全公司選調(diào)，一經(jīng)明確，除特

3、殊情況，會議期間各組成員應以會議工作為第一首要工作。（三）會議分工和責任：由總指揮組織召開會議籌備工作分工會，明確各組職責和要求，指定各組負責人（組長），各組組長召開本組分工會，把每項工作落實到人。二、會議承辦主體流程：（一）會議前期工作： 依照會議的整體流程對下列工作的進行落實，每天將各個小組工作情況及時準確的向會議總指揮匯報。1參會客人的聯(lián)系、函達及情況落實。11參會客人的函文格式的起草、且提前五天函達給參會客人。12會議前兩天落實來參會客人情況。1.2.1來客人數(shù)。1.2.2來客身份。1.2.3來客性別。1.2.4重要客人的習俗。1.2.5來客聯(lián)系方式。1.2.6參會來客的對方協(xié)調(diào)人。按

4、照來客身份整理順序并正式報告會議總指揮。13會議前兩天落實參會來客到達機場、車站的具體情況。1.3.1乘坐飛機到達的班次、時間、人員。1.3.2乘坐火車到達的的車次、時間、人員。1.3.3乘坐班車到達的的終點站、時間、人員。1.3.4有無自行開車來的人員情況。按照來客到達時間整理順序并正式報告會議總指揮。14由會議總指揮指定專人負責和參會客人保持聯(lián)絡，落實路途情況且每半天匯報給總指揮，重要參會客人需及時匯報。2參會資料的準備。21依據(jù)落實的來客情況，按照規(guī)定格式在會議前兩天制作好秩序冊（初稿）。22依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天起草完成開幕辭。23依據(jù)會議安排在會議前三天起草完成各會議講話。24依據(jù)

5、會議內(nèi)容安排在會議前三天制作完成會議演示資料。25依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天準備完成產(chǎn)品相關資料（經(jīng)內(nèi)審、簽署）。26由會議總指揮組織人員對上述材料進行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)后，送公司相關領導、部門審定。27由會議資料組在規(guī)定的時間內(nèi)完成上述定稿資料的統(tǒng)一制作。3會議場所的考察、落實，并作出預算報告。31依據(jù)會議規(guī)模要求，對預選的賓館入住條件進行考察，并在會議前三天書面匯報會議總指揮。32依據(jù) 會議要求，對預選的會議場地進行考察，并在會議前三天書面匯報會議總指揮。33在考察預選的賓館和預選的會議場地進行考察時對其服務情況進行落實。34在考察預選的賓館和預選的會議場地進行考察時對其周圍環(huán)境進行考察。35在考察

6、預選的賓館和預選的會議場地進行考察時對交通情況進行考察。4參會資料的制作落實，并作出預算報告。 依據(jù)貨比三家原則在會議前三天書面匯報：41資料制作周期。42資料制作樣式。43資料制作費用。5參會物品的情況落實，并作出預算報告。 依據(jù)貨比三家原則在會議前三天書面匯報：51制作橫幅樣式、費用、時間。52酒水、飲料等價格。53參會客人禮品的樣式、價格。54會議用品（文件袋、筆、軟皮本）樣式、價格。55相應的發(fā)票情況。6參會人員用車情況落實，并作出費用報告。 依照會議的日程安排，在會議前三天書面匯報：61車型、車況。62租用費用。7進行財務預算整理，并報公司領導審批。71由會議總指揮組織、評定各匯報的

7、情況。72由會議總指揮指定會議財務專人，對評定下來的情況進行財務預算整理。73在會議前三天報公司領導審批。74在公司領導評審通過后，由指定的專人和財務部協(xié)商及時領出會議?？睢?5由會議總指揮制定會議財務用款制度。8擬定參會客人的詳細接待、安排計劃。 在會議前兩日，由會議總指揮組織會議，依照時間順序對下面工作進行詳細計劃：81參會客人及陪同人員住宿安排。82參會客人餐飲安排。83參會客人行程安排。84會議結束后活動安排。85會議前、中、后陪同人員的安排。86參會客人的接站工作安排。87會議期間與客人協(xié)調(diào)工作。88突發(fā)事件應急處理工作、人員。9會議現(xiàn)場的工作安排。 在會議前一日對下面工作完成，由會

8、場工作負責人進行檢查。并將結果及時匯總匯報給總指揮。91參會客人、陪同人員、工作人員房間。9.1.1所有房間內(nèi)情況的落實。9.1.2所有房間鑰匙統(tǒng)一領取，并做出相應標示。9.1.3制作好房間人員入住空表格。9.1.4會議秩序冊的送到參會客戶房間。9.1.5水果、鮮花的送到參會客戶房間。92會場的布置，會場內(nèi)設備的調(diào)試。9.2.1會場內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理。9.2.2會場內(nèi)橫幅的懸掛整齊，標示粘貼牢固。9.2.3會場內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無誤。9.2.4會場內(nèi)所有麥克風、音響調(diào)試無誤。（保密會議不能用無線麥克風）9.2.5會議講演用電腦和資料聯(lián)機調(diào)試無誤。9.2.6會場內(nèi)燈光、開關、電源及插板的落

9、實。9.2.7會場用打印機和紙張落實，聯(lián)機調(diào)試無誤。9.2.8會議現(xiàn)場錄音設備或器材的落實，且調(diào)試無誤。9.2.9會議場所各指引標示的落實；93會議所有物品、資料的到場、分裝整理。9.3.1會議所有物品指定規(guī)放位置。9.3.2會議用各物品及時購買，分裝整理好。9.3.3會議用所有資料進行標示、并蓋好圖章；9.3.4會議用的物品（文件袋、筆、軟皮本）檢查無誤分裝入袋。9.3.5會議用產(chǎn)品資料分裝入袋，并做好發(fā)放人員編號表格。94參會客人的桌牌、會議牌制作。9.4.1由會議總指揮對參會客人座次進行排定。9.4.2核實所有桌牌名字無誤，并按照規(guī)定擺放整齊。9.4.3依照參會人員數(shù)量制作相應會議牌。（

10、藍底黑字無人員姓名）9.4.4按照公司會議人員制作相應會議牌。（黃底黑字有人員姓名）95會議過程的攝影、照相安排。9.5.1人員的確定。9.5.2各重要時刻的攝影、照相確定。9.5.3合影留念的場地確認。96會議用車的安排。9.6.1確定好參會客人車輛到場時間。9.6.2確定好參會客人車輛行走路線。9.6.3確認好接機、接站車輛、時間、人員。10會議現(xiàn)場外工作安排。 在會議前一日對下面工作完成，并由外場工作負責人進行檢查。并將結果及時匯總匯報給總指揮。101試驗設備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場的布置工作。102參觀期間路線制定、講解人員、試驗人員準備工作。103會議用各物品的采購工作。104公司人

11、員、設備、資料和物品的運送到會議現(xiàn)場。105會議期間天氣情況及物品的準備。106藥品準備。107會議期間道路通行情況。11公司人員的儀容儀表要求。（二）會議中工作： 會議期間每天晚上各會議小組組長將情況向會議總指揮進行匯報，并按照會議總指揮要求做出第2天工作安排。1檢查工作。 由會場工作組組長隨時對下面工作進行檢查，并根據(jù)情況及時安排：11公司人員、設備、資料和物品的情況。12會議用水果、酒水、物品、禮品的購買、分裝、整理情況。13會議室情況。1.3.1會議用煙、煙灰缸、打火機的落實，并在會議前30分鐘擺放到位。1.3.2會議用礦泉水的落實，并在會議前30分鐘擺放到位。1.3.3會議用茶水、茶

12、杯的落實，并在會議前30分鐘準備好。14會議用車、攝影、照相人員的落實和通知情況。15參會客人的接機、接站工作安排情況。2迎接工作。21接機、接站參會客戶工作安排。 2.1.1將參會客戶的到機場、火車站進行時間排序。 2.1.2落實好接客的司機和車輛。 2.1.3定好到達賓館門口迎接的準確時間。22賓館門口迎接參會客人的安排。 2.2.1由司機將接到客人的情況及時通知會議總指揮。2.2.2由總指揮根據(jù)參會客人到達賓館時間，指定負責人安排公司人員在門口迎接。2.2.3負責人對公司人員進行分工安排，指定主要迎接客人人員、門口服務人員，登記服務人員。2.2.4負責人隨時保持與會議總指揮的聯(lián)系，在得知

13、客人到達賓館前十五分鐘通知公司人員到門口等侯，并準備好迎客的工作。2.2.5準備好客人房間鑰匙；房間人員入住表格；各車輛內(nèi)的客人情況落實工作。2.2.6司機將車開到賓館門口，由門口服務人員將車門拉開并站立一旁?？腿讼萝嚂r，主要迎送人員上前迎接問候，并引領客人到登記服務人員處。2.2.7由登記服務人員進行來客身份確認，發(fā)放房間鑰匙，并引領客人到房間。23與對方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實到客情況。2.3.1實到參會人數(shù)。2.3.2參會來客情況。2.3.3參會客人身體狀況。2.3.4參會客人有無其它要求。3公司領導會面工作。31公司領導與參會客人的會面安排。32參會客人入住后走訪、交流工作。4會場工作。4

14、1會議資料的到位檢查。 4.1.1會議演示資料。4.1.2產(chǎn)品資料。4.1.3秩序冊中會議議程表。4.1.4各發(fā)言辭稿。4.1.5投影指示激光筆。42會議現(xiàn)場秩序及人員工作的安排。4.2.1會議現(xiàn)場總調(diào)度的人員指定。4.2.2會議主持人的安排。4.2.3會議發(fā)言人及順序安排。4.2.4會議答辯人員及順序的安排。4.2.5會議現(xiàn)場服務人員的安排。43會議場外人員工作的安排。 4.3.1會議用水的準備。 4.3.2會議用物品的準備。 4.3.3與會場服務人員溝通、協(xié)調(diào)工作。 4.3.4會場內(nèi)交待的任務。 4.3.5其它偶發(fā)事件。44資料協(xié)助人員的安排。 4.4.1投影資料的協(xié)助。 4.4.2文件修

15、改及打印工作協(xié)助。45會議全程記錄人員的安排。 4.5.1會議現(xiàn)場的文字書記人員。 4.5.2會議現(xiàn)場的錄音記錄人員。46會議全程攝影、照相人員安排。5散會后工作。51參會客人就餐的準備、安排。5.1.1依照會議前制定的會餐安排對就餐地點進行落實。5.1.2對菜單進行落實。5.1.3就餐客人座位、排序的落實。5.1.4在會議結束前30分鐘與就餐部門聯(lián)系確認情況。5.1.5在會議結束前10分鐘確認涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到位。52安排落實引領客人到餐廳的人員。53引領客人到餐廳。54與對方協(xié)調(diào)人員進行溝通確認。5.4.1參會客人返程時間、方式。5.4.2參會客人其它要求。 55餐后休息安排。5

16、6其它安排。 5.6.1參會客人返程票務的落實。5.6.2參會客人是否有旅游活動及安排。5.6.3晚餐及晚上活動的安排。（三）會后工作：1送機、送站參會客戶工作安排。1.1將參會客戶的去機場、火車站地進行時間排序。1.2將離開的客人進行合理安排，并落實好送客的司機和車輛。1.3定好到達賓館門口迎等的準確時間。2賓館門口迎送參會客人的安排。2.1由總指揮根據(jù)參會客人離開時間安排公司人員在門口迎送，指定負責人。2.2負責人對人員進行分工安排，指定主要迎送客人人員、門口服務人員，門外服務人員。2.3負責人在客人離開前十分鐘通知公司所有送別人員到門口等侯，并準備好送客的禮物。2.4客人下來時，由主要迎

17、送人員上前迎接，其它人員面帶微笑，由門口的迎送人員拉開門等候，司機將車開到門口，由門外人員將車門拉開等候。2.5當客人到門口時，所有人員齊聲說“歡迎再來！”，當客人坐上車后集體揮手道別。3結賬工作。3.1由會議財務專人對會議期間的費用進行記賬。3.2在客人離開房間前對房卡、其它費用進行核實。3.3和賓館、餐館等的人員進行對賬。3.4結清費用并審核票面。4聯(lián)系參會客人平安到否工作。4.1對參加會議的客人進行分類，并細分落實到每個和客戶聯(lián)系的人員。4.2根據(jù)客戶離開的時間，乘坐的交通工具。在參會客戶到達目的地1個小時內(nèi)進行電話聯(lián)系確認平安與否。4.3將聯(lián)系結果及時向會議總指揮匯報。5會后公司內(nèi)部總結會。5.1由會議總指揮指定時間對會議的情況組織開總結會。5.2由會議總指揮主持，邀請公司領導出席。5.3由會議總指揮對會議情況進行書面匯報。5.4由會議記錄人對會議中參會客人提出的問題進行書面匯報。5.5各小組負責人書面匯報本小組在會議期間