大型會議承辦工作手冊

1、大型會議承辦工作手冊（初稿）目 錄一、會議前組織工作準(zhǔn)備：2（一）會議的發(fā)起：2（二）會議組織和機(jī)構(gòu)：2（三）會議分工和責(zé)任：2二、會議承辦主體流程：2（一）會議前期工作：21參會客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況工作。22參會資料的準(zhǔn)備。33會議場所的考察、落實(shí)工作。34參會資料的制作落實(shí)工作。35參會物品的情況落實(shí)工作。46參會人員用車情況落實(shí)工作。47財(cái)務(wù)預(yù)算整理，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。48擬定參會客人的詳細(xì)接待、安排計(jì)劃。49會議現(xiàn)場的工作安排。410會議現(xiàn)場外工作安排。511公司人員的儀容儀表要求。6（二）會議中工作：61檢查工作。62迎接工作。63公司領(lǐng)導(dǎo)會面工作。74會場工作。75散會后工作。7（

2、三）會后工作：81送機(jī)、送站參會客戶工作安排。82賓館門口迎送參會客人的安排。83結(jié)賬工作。84聯(lián)系參會客人平安到否工作。95會后公司內(nèi)部總結(jié)會。96會后資料的整理。97制作參會人員名冊。98資料、名冊的存檔與送達(dá)。9一、會議前組織工作準(zhǔn)備：（一）會議的發(fā)起：由會議發(fā)起人在會議前七天，向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交要舉辦會議的目的、內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、要求等書面申請。（二）會議組織和機(jī)構(gòu)：由公司領(lǐng)導(dǎo)層研究確定承辦會議的組織機(jī)構(gòu)，并明確會議的主責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、組織機(jī)構(gòu)和公司參加會議的人員。會議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)：總指揮、會務(wù)內(nèi)勤組、會務(wù)外勤組、資料組。各組成員一般由會議主題相關(guān)單位派出，必要時在全公司選調(diào)，一經(jīng)明確，除特

3、殊情況，會議期間各組成員應(yīng)以會議工作為第一首要工作。（三）會議分工和責(zé)任：由總指揮組織召開會議籌備工作分工會，明確各組職責(zé)和要求，指定各組負(fù)責(zé)人（組長），各組組長召開本組分工會，把每項(xiàng)工作落實(shí)到人。二、會議承辦主體流程：（一）會議前期工作： 依照會議的整體流程對下列工作的進(jìn)行落實(shí)，每天將各個小組工作情況及時準(zhǔn)確的向會議總指揮匯報(bào)。1參會客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況落實(shí)。11參會客人的函文格式的起草、且提前五天函達(dá)給參會客人。12會議前兩天落實(shí)來參會客人情況。1.2.1來客人數(shù)。1.2.2來客身份。1.2.3來客性別。1.2.4重要客人的習(xí)俗。1.2.5來客聯(lián)系方式。1.2.6參會來客的對方協(xié)調(diào)人。按

4、照來客身份整理順序并正式報(bào)告會議總指揮。13會議前兩天落實(shí)參會來客到達(dá)機(jī)場、車站的具體情況。1.3.1乘坐飛機(jī)到達(dá)的班次、時間、人員。1.3.2乘坐火車到達(dá)的的車次、時間、人員。1.3.3乘坐班車到達(dá)的的終點(diǎn)站、時間、人員。1.3.4有無自行開車來的人員情況。按照來客到達(dá)時間整理順序并正式報(bào)告會議總指揮。14由會議總指揮指定專人負(fù)責(zé)和參會客人保持聯(lián)絡(luò)，落實(shí)路途情況且每半天匯報(bào)給總指揮，重要參會客人需及時匯報(bào)。2參會資料的準(zhǔn)備。21依據(jù)落實(shí)的來客情況，按照規(guī)定格式在會議前兩天制作好秩序冊（初稿）。22依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天起草完成開幕辭。23依據(jù)會議安排在會議前三天起草完成各會議講話。24依據(jù)

5、會議內(nèi)容安排在會議前三天制作完成會議演示資料。25依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天準(zhǔn)備完成產(chǎn)品相關(guān)資料（經(jīng)內(nèi)審、簽署）。26由會議總指揮組織人員對上述材料進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)后，送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門審定。27由會議資料組在規(guī)定的時間內(nèi)完成上述定稿資料的統(tǒng)一制作。3會議場所的考察、落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。31依據(jù)會議規(guī)模要求，對預(yù)選的賓館入住條件進(jìn)行考察，并在會議前三天書面匯報(bào)會議總指揮。32依據(jù) 會議要求，對預(yù)選的會議場地進(jìn)行考察，并在會議前三天書面匯報(bào)會議總指揮。33在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進(jìn)行考察時對其服務(wù)情況進(jìn)行落實(shí)。34在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進(jìn)行考察時對其周圍環(huán)境進(jìn)行考察。35在考察

6、預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進(jìn)行考察時對交通情況進(jìn)行考察。4參會資料的制作落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。 依據(jù)貨比三家原則在會議前三天書面匯報(bào)：41資料制作周期。42資料制作樣式。43資料制作費(fèi)用。5參會物品的情況落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。 依據(jù)貨比三家原則在會議前三天書面匯報(bào)：51制作橫幅樣式、費(fèi)用、時間。52酒水、飲料等價格。53參會客人禮品的樣式、價格。54會議用品（文件袋、筆、軟皮本）樣式、價格。55相應(yīng)的發(fā)票情況。6參會人員用車情況落實(shí)，并作出費(fèi)用報(bào)告。 依照會議的日程安排，在會議前三天書面匯報(bào)：61車型、車況。62租用費(fèi)用。7進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。71由會議總指揮組織、評定各匯報(bào)的

7、情況。72由會議總指揮指定會議財(cái)務(wù)專人，對評定下來的情況進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理。73在會議前三天報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。74在公司領(lǐng)導(dǎo)評審?fù)ㄟ^后，由指定的專人和財(cái)務(wù)部協(xié)商及時領(lǐng)出會議?？?。75由會議總指揮制定會議財(cái)務(wù)用款制度。8擬定參會客人的詳細(xì)接待、安排計(jì)劃。 在會議前兩日，由會議總指揮組織會議，依照時間順序?qū)ο旅婀ぷ鬟M(jìn)行詳細(xì)計(jì)劃：81參會客人及陪同人員住宿安排。82參會客人餐飲安排。83參會客人行程安排。84會議結(jié)束后活動安排。85會議前、中、后陪同人員的安排。86參會客人的接站工作安排。87會議期間與客人協(xié)調(diào)工作。88突發(fā)事件應(yīng)急處理工作、人員。9會議現(xiàn)場的工作安排。 在會議前一日對下面工作完成，由會

8、場工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并將結(jié)果及時匯總匯報(bào)給總指揮。91參會客人、陪同人員、工作人員房間。9.1.1所有房間內(nèi)情況的落實(shí)。9.1.2所有房間鑰匙統(tǒng)一領(lǐng)取，并做出相應(yīng)標(biāo)示。9.1.3制作好房間人員入住空表格。9.1.4會議秩序冊的送到參會客戶房間。9.1.5水果、鮮花的送到參會客戶房間。92會場的布置，會場內(nèi)設(shè)備的調(diào)試。9.2.1會場內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理。9.2.2會場內(nèi)橫幅的懸掛整齊，標(biāo)示粘貼牢固。9.2.3會場內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無誤。9.2.4會場內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無誤。（保密會議不能用無線麥克風(fēng)）9.2.5會議講演用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無誤。9.2.6會場內(nèi)燈光、開關(guān)、電源及插板的落

9、實(shí)。9.2.7會場用打印機(jī)和紙張落實(shí)，聯(lián)機(jī)調(diào)試無誤。9.2.8會議現(xiàn)場錄音設(shè)備或器材的落實(shí)，且調(diào)試無誤。9.2.9會議場所各指引標(biāo)示的落實(shí)；93會議所有物品、資料的到場、分裝整理。9.3.1會議所有物品指定規(guī)放位置。9.3.2會議用各物品及時購買，分裝整理好。9.3.3會議用所有資料進(jìn)行標(biāo)示、并蓋好圖章；9.3.4會議用的物品（文件袋、筆、軟皮本）檢查無誤分裝入袋。9.3.5會議用產(chǎn)品資料分裝入袋，并做好發(fā)放人員編號表格。94參會客人的桌牌、會議牌制作。9.4.1由會議總指揮對參會客人座次進(jìn)行排定。9.4.2核實(shí)所有桌牌名字無誤，并按照規(guī)定擺放整齊。9.4.3依照參會人員數(shù)量制作相應(yīng)會議牌。（

10、藍(lán)底黑字無人員姓名）9.4.4按照公司會議人員制作相應(yīng)會議牌。（黃底黑字有人員姓名）95會議過程的攝影、照相安排。9.5.1人員的確定。9.5.2各重要時刻的攝影、照相確定。9.5.3合影留念的場地確認(rèn)。96會議用車的安排。9.6.1確定好參會客人車輛到場時間。9.6.2確定好參會客人車輛行走路線。9.6.3確認(rèn)好接機(jī)、接站車輛、時間、人員。10會議現(xiàn)場外工作安排。 在會議前一日對下面工作完成，并由外場工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并將結(jié)果及時匯總匯報(bào)給總指揮。101試驗(yàn)設(shè)備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場的布置工作。102參觀期間路線制定、講解人員、試驗(yàn)人員準(zhǔn)備工作。103會議用各物品的采購工作。104公司人

11、員、設(shè)備、資料和物品的運(yùn)送到會議現(xiàn)場。105會議期間天氣情況及物品的準(zhǔn)備。106藥品準(zhǔn)備。107會議期間道路通行情況。11公司人員的儀容儀表要求。（二）會議中工作： 會議期間每天晚上各會議小組組長將情況向會議總指揮進(jìn)行匯報(bào)，并按照會議總指揮要求做出第2天工作安排。1檢查工作。 由會場工作組組長隨時對下面工作進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時安排：11公司人員、設(shè)備、資料和物品的情況。12會議用水果、酒水、物品、禮品的購買、分裝、整理情況。13會議室情況。1.3.1會議用煙、煙灰缸、打火機(jī)的落實(shí)，并在會議前30分鐘擺放到位。1.3.2會議用礦泉水的落實(shí)，并在會議前30分鐘擺放到位。1.3.3會議用茶水、茶

12、杯的落實(shí)，并在會議前30分鐘準(zhǔn)備好。14會議用車、攝影、照相人員的落實(shí)和通知情況。15參會客人的接機(jī)、接站工作安排情況。2迎接工作。21接機(jī)、接站參會客戶工作安排。 2.1.1將參會客戶的到機(jī)場、火車站進(jìn)行時間排序。 2.1.2落實(shí)好接客的司機(jī)和車輛。 2.1.3定好到達(dá)賓館門口迎接的準(zhǔn)確時間。22賓館門口迎接參會客人的安排。 2.2.1由司機(jī)將接到客人的情況及時通知會議總指揮。2.2.2由總指揮根據(jù)參會客人到達(dá)賓館時間，指定負(fù)責(zé)人安排公司人員在門口迎接。2.2.3負(fù)責(zé)人對公司人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎接客人人員、門口服務(wù)人員，登記服務(wù)人員。2.2.4負(fù)責(zé)人隨時保持與會議總指揮的聯(lián)系，在得知

13、客人到達(dá)賓館前十五分鐘通知公司人員到門口等侯，并準(zhǔn)備好迎客的工作。2.2.5準(zhǔn)備好客人房間鑰匙；房間人員入住表格；各車輛內(nèi)的客人情況落實(shí)工作。2.2.6司機(jī)將車開到賓館門口，由門口服務(wù)人員將車門拉開并站立一旁。客人下車時，主要迎送人員上前迎接問候，并引領(lǐng)客人到登記服務(wù)人員處。2.2.7由登記服務(wù)人員進(jìn)行來客身份確認(rèn)，發(fā)放房間鑰匙，并引領(lǐng)客人到房間。23與對方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實(shí)到客情況。2.3.1實(shí)到參會人數(shù)。2.3.2參會來客情況。2.3.3參會客人身體狀況。2.3.4參會客人有無其它要求。3公司領(lǐng)導(dǎo)會面工作。31公司領(lǐng)導(dǎo)與參會客人的會面安排。32參會客人入住后走訪、交流工作。4會場工作。4

14、1會議資料的到位檢查。 4.1.1會議演示資料。4.1.2產(chǎn)品資料。4.1.3秩序冊中會議議程表。4.1.4各發(fā)言辭稿。4.1.5投影指示激光筆。42會議現(xiàn)場秩序及人員工作的安排。4.2.1會議現(xiàn)場總調(diào)度的人員指定。4.2.2會議主持人的安排。4.2.3會議發(fā)言人及順序安排。4.2.4會議答辯人員及順序的安排。4.2.5會議現(xiàn)場服務(wù)人員的安排。43會議場外人員工作的安排。 4.3.1會議用水的準(zhǔn)備。 4.3.2會議用物品的準(zhǔn)備。 4.3.3與會場服務(wù)人員溝通、協(xié)調(diào)工作。 4.3.4會場內(nèi)交待的任務(wù)。 4.3.5其它偶發(fā)事件。44資料協(xié)助人員的安排。 4.4.1投影資料的協(xié)助。 4.4.2文件修

15、改及打印工作協(xié)助。45會議全程記錄人員的安排。 4.5.1會議現(xiàn)場的文字書記人員。 4.5.2會議現(xiàn)場的錄音記錄人員。46會議全程攝影、照相人員安排。5散會后工作。51參會客人就餐的準(zhǔn)備、安排。5.1.1依照會議前制定的會餐安排對就餐地點(diǎn)進(jìn)行落實(shí)。5.1.2對菜單進(jìn)行落實(shí)。5.1.3就餐客人座位、排序的落實(shí)。5.1.4在會議結(jié)束前30分鐘與就餐部門聯(lián)系確認(rèn)情況。5.1.5在會議結(jié)束前10分鐘確認(rèn)涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到位。52安排落實(shí)引領(lǐng)客人到餐廳的人員。53引領(lǐng)客人到餐廳。54與對方協(xié)調(diào)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)。5.4.1參會客人返程時間、方式。5.4.2參會客人其它要求。 55餐后休息安排。5

16、6其它安排。 5.6.1參會客人返程票務(wù)的落實(shí)。5.6.2參會客人是否有旅游活動及安排。5.6.3晚餐及晚上活動的安排。（三）會后工作：1送機(jī)、送站參會客戶工作安排。1.1將參會客戶的去機(jī)場、火車站地進(jìn)行時間排序。1.2將離開的客人進(jìn)行合理安排，并落實(shí)好送客的司機(jī)和車輛。1.3定好到達(dá)賓館門口迎等的準(zhǔn)確時間。2賓館門口迎送參會客人的安排。2.1由總指揮根據(jù)參會客人離開時間安排公司人員在門口迎送，指定負(fù)責(zé)人。2.2負(fù)責(zé)人對人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎送客人人員、門口服務(wù)人員，門外服務(wù)人員。2.3負(fù)責(zé)人在客人離開前十分鐘通知公司所有送別人員到門口等侯，并準(zhǔn)備好送客的禮物。2.4客人下來時，由主要迎

17、送人員上前迎接，其它人員面帶微笑，由門口的迎送人員拉開門等候，司機(jī)將車開到門口，由門外人員將車門拉開等候。2.5當(dāng)客人到門口時，所有人員齊聲說“歡迎再來！”，當(dāng)客人坐上車后集體揮手道別。3結(jié)賬工作。3.1由會議財(cái)務(wù)專人對會議期間的費(fèi)用進(jìn)行記賬。3.2在客人離開房間前對房卡、其它費(fèi)用進(jìn)行核實(shí)。3.3和賓館、餐館等的人員進(jìn)行對賬。3.4結(jié)清費(fèi)用并審核票面。4聯(lián)系參會客人平安到否工作。4.1對參加會議的客人進(jìn)行分類，并細(xì)分落實(shí)到每個和客戶聯(lián)系的人員。4.2根據(jù)客戶離開的時間，乘坐的交通工具。在參會客戶到達(dá)目的地1個小時內(nèi)進(jìn)行電話聯(lián)系確認(rèn)平安與否。4.3將聯(lián)系結(jié)果及時向會議總指揮匯報(bào)。5會后公司內(nèi)部總結(jié)會。5.1由會議總指揮指定時間對會議的情況組織開總結(jié)會。5.2由會議總指揮主持，邀請公司領(lǐng)導(dǎo)出席。5.3由會議總指揮對會議情況進(jìn)行書面匯報(bào)。5.4由會議記錄人對會議中參會客人提出的問題進(jìn)行書面匯報(bào)。5.5各小組負(fù)責(zé)人書面匯報(bào)本小組在會議期間