企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

1、企 業(yè) 檔 案 管 理 的 信 息 化 建 設(shè)中交上海航道局 何鼎群檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能 力的必然選擇。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是檔案工 作的重中之重，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重 要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。信息化時代，企業(yè)為提高自身在市場上的競爭 力，都在根據(jù)單位自身的特點，加快信息化建設(shè)的步 伐。近年來檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建 設(shè)，努力使檔案工作與社會發(fā)展同步。日益豐富的 工作實踐表明，檔案管理采用電子化流轉(zhuǎn)方式，是檔 案管理發(fā)展的趨勢，是提高工作效率的有效手段。 建立檔案信息系統(tǒng)的目的是將檔案管理工作流程優(yōu) 化

2、后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計算 機(jī)工作流程，來支持、執(zhí)行檔案管理的業(yè)務(wù)活動。已 投入運行的、承擔(dān)單位職能和業(yè)務(wù)活動的各種信息 管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了單位信息化建設(shè)的成果。一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題近年來，我國企業(yè)的檔案事業(yè)取得了長足的進(jìn) 步，檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量逐日增多， 檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng) 檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯：1.檔案編目流程繁瑣低效，整理時間冗長傳統(tǒng)方式下，檔案收集后，先進(jìn)行分類、排序、裝 訂、編號，然后手工錄入檔案目錄，并將目錄連同檔 案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費大量勞 動和時間，導(dǎo)致較多檔案歸檔后被長期堆

3、放、得不到 及時整理。此外，檔案編目等工作都是簡單、重復(fù)性 勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。2.檔案查閱耗時長雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過 程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯 誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序。隨著檔案種類與規(guī)模越來越龐大，按傳統(tǒng)方式查找某一檔案時，查找和閱覽都比較繁瑣，一旦檔案 存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就 好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。3.檔案統(tǒng)計工作難以開展，歷史遺留問題較難 解決由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案 盒內(nèi)，每個檔案盒內(nèi)存放的檔案數(shù)量均不相同，因此在盤點、統(tǒng)計檔案時工作量龐大。如

4、果檔案人員相 對不穩(wěn)定，在過去的統(tǒng)計中，哪怕只有一次錯誤，就 會導(dǎo)致后來者一直錯下去，歷史遺留問題得不到解 決。4.檔案鑒定工作滯后保管期限是檔案價值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一，超 過保管期限的檔案是沒有價值的，需要按時銷毀，以 減少對檔案庫房資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理 模式下，檔案管理人員對檔案的儲存時間信息掌握 不準(zhǔn)確，使得過期檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理，很多 已過保管期限的檔案仍然儲存在密集架上，形成大 量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的具體措施國家把信息化建設(shè)列為檔案管理的戰(zhàn)略重點之 一，明確了檔案信息化管理的主要任務(wù)。其主要內(nèi) 容有：制定檔案信息化管

5、理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣 檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管 理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保 證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī) 范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入 國家信息網(wǎng)。實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資 源共享化、服務(wù)對象與需求的擴(kuò)大化。1.加強(qiáng)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機(jī)運算速度快、精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)，在文件的管理上，可運用計算機(jī)進(jìn)行文件的 起草、發(fā)送、接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng) 銷毀的檔案等歸檔、利用和管理工作；在檔案管理 上，可運用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、

6、編制檢索 工具、內(nèi)容介紹等等。計算機(jī)還可用于庫房的管理 以及特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案 的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。因此要 配備較好的計算機(jī)及數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高各類檔 案館、檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提 高檔案信息化水平。同時要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，使 各項工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。2.加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)一是檔案的電子化。所謂檔案信息電子化，就 是以紙質(zhì)或機(jī)讀形式的館藏檔案為主要對象，用計 算機(jī)對檔案進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之 轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次檔案信息供人們利用 的過程。當(dāng)前的檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏 通用性，并且有的軟件系統(tǒng)

7、只適用于文件管理，有的 管理系統(tǒng)只可用于檔案信息管理，不能真正實現(xiàn)文 檔一體化。由于不能互通，就不能利用電腦完成信 息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約 了檔案信息電子化的進(jìn)程。所以要努力建立一個融 合辦公自動化、檔案管理為一體的軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)電 子文檔資料的歸檔工作，利用計算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì) 檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。二是檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。我國目前的檔案管 理信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī) 范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信 息資源共享的要求，因此需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫 建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案目錄的 輸入、保存。3.

8、加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)從目前看，許多檔案部門都缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人 才，檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔 案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè) 備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息化了。 現(xiàn)代檔案人員既要有深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，又要 懂信息化建設(shè)，從而探索更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方 法。因此必須通過各種途徑，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的 培訓(xùn)，提高其信息化管理水平。三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該注意的問題建立以計算機(jī)技術(shù)為主要手段的檔案管理信息系統(tǒng)，已經(jīng)成為我國檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)前，我國已將電子政務(wù)建設(shè)作為國家信息化 的重點，這必然推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的進(jìn)程。 但是我們也必須

9、清楚的認(rèn)識到，檔案管理信息化是 一個系統(tǒng)工程，它是檔案管理工作方式不斷創(chuàng)新的 過程，不可能一蹴而就。多年來系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的實 踐告訴我們，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的前途光明，但 道路是曲折的。在建設(shè)過程中，也出現(xiàn)了一些事與 愿違的耗資工程，造成了很大的經(jīng)濟(jì)損失。所以，我 們應(yīng)該總結(jié)工作中的失誤，積極地推進(jìn)檔案管理信 息化進(jìn)程穩(wěn)步發(fā)展。筆者認(rèn)為，在檔案管理信息化 的建設(shè)過程中，要注意以下兩個問題。1.系統(tǒng)開發(fā)過程中用戶參與程度低由于檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)一般都是由專業(yè)人員 承擔(dān)，所以在現(xiàn)實中，往往存在用戶的需求和系統(tǒng)開 發(fā)人員的設(shè)計脫節(jié)的情況。加之各自在專業(yè)領(lǐng)域的 差異，使得雙方協(xié)調(diào)起來比較困難，這就直接

10、影響了 信息系統(tǒng)功能的實現(xiàn)和發(fā)揮，甚至有可能導(dǎo)致信息 系統(tǒng)工程的失敗，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，企業(yè) 本身必須作為檔案管理信息系統(tǒng)主要建設(shè)者的一 員，在系統(tǒng)建設(shè)的各個階段直接參與，盡可能地和開 發(fā)者溝通思想，及時反饋自己的意見，爭取和系統(tǒng)開 發(fā)者達(dá)成共識，以提高信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率和實 用性。2.缺乏科學(xué)、有效的系統(tǒng)規(guī)劃檔案部門作為信息服務(wù)部門，為適應(yīng)時代發(fā)展 要求，其結(jié)構(gòu)和活動內(nèi)容日趨復(fù)雜。實現(xiàn)檔案管理 信息化需要經(jīng)過長期的努力，因而必須對檔案管理 信息系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，根據(jù)部門的目標(biāo)和發(fā)展 戰(zhàn)略以及檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的客觀規(guī)律，并考 慮到部門面臨的內(nèi)外部環(huán)境，科學(xué)地制定管理信息 系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略和總體方案，合理安排系統(tǒng)建設(shè)的 進(jìn)程。如果沒有一個合理、科學(xué)的開發(fā)計劃，就容易 導(dǎo)致整個系統(tǒng)建設(shè)的失敗。參考文獻(xiàn)：1.郭志敏.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題2.鄭柏杰，李志仁.檔案管理信息系統(tǒng)3.劉麗杰.檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)(責(zé)任編輯潘欣)46機(jī)電兵船檔案2010 年第 2 期file:/d|/我的資料/desktop/新建文本文appliance error (configuration_error)your request could