淺談公路工程建設(shè)檔案的全程控制

1、淺談公路工程建設(shè)檔案的全程控制 摘要： 結(jié)合多年建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，針對公路工程檔案特點，分析公路工程建設(shè)檔案管理存在的不足，研究提出公路工程建設(shè)檔案全程控制的流程和關(guān)鍵要素，并通過工程實例進行了應(yīng)用檢驗，可供同類工程檔案管理參考。 abstract： combined with years of experience in construction engineering archives management， according to the characteristics of highway engineering archives， the paper analyzes the

2、 shortage of highway project construction archives management， and puts forward the process and key elements of highway engineering construction files； through the engineering examples， it makes the the application test， providing reference for the similar engineering archives management. 關(guān)鍵詞： 公路工程；

3、項目；檔案；過程控制 key words： road engineering；project；files；process control 中圖分類號：g271 文獻標(biāo)識碼：a 文章編號：1006-4311（2013）23-0099-02 0 引言 公路工程檔案是公路工程建設(shè)過程和建設(shè)成果的歷史記錄，是公路工作得以繼承、延續(xù)、發(fā)展的重要載體，也是公路工程工作不斷更新技術(shù)、提升管理的重要依據(jù)，做好公路工程建設(shè)檔案管理工作，對公路事業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。 1 公路工程建設(shè)檔案的重要性 公路工程建設(shè)活動同步形成兩個最終產(chǎn)品，一是工程建筑物實體，二是反映該建筑物建設(shè)過程中包括質(zhì)量、進度、投資等全面情況

4、的歷史記錄，即公路工程建設(shè)檔案。重視公路工程建設(shè)檔案管理是整個公路工程建設(shè)管理最重要的工作之一，完整、真實的檔案資料是一個工程項目的歷史，是一種重要的資源，有利于對工程建設(shè)管理進行深入研究，永久追溯，為以后工程建設(shè)管理積累經(jīng)驗。 2 目前公路工程建設(shè)檔案管理存在的不足 2.1 部分從業(yè)人員法制觀念不強 部分工程項目管理人員，缺乏法制意識，法制觀念淡薄，對檔案法及公路工程建設(shè)檔案管理的相關(guān)規(guī)章和制度知之甚少，在建設(shè)工程中，沒有把檔案管理作為一項常態(tài)工作。 2.2 工程項目檔案管理涉及問題多 一是責(zé)任不落實。二是制度不健全。三是工作不協(xié)調(diào)。四是人員不穩(wěn)定。 2.3 兼職檔案人員專項業(yè)務(wù)能力不強 大

5、多數(shù)工程兼職檔案人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理專業(yè)知識，業(yè)務(wù)不熟練，工作無標(biāo)準(zhǔn)。 3 公路工程建設(shè)檔案全程控制的流程和關(guān)鍵要素 第一，工程項目上場要預(yù)先計劃。工程項目開工就要把檔案工作作為工程建設(shè)的重要組成部分列入工作程序，成立檔案工作管理工作小組并指定項目經(jīng)理為檔案工作小組組長，總工程師為常務(wù)副組長，指定文書檔案、科技檔案、聲像檔案和會計檔案兼職檔案員。并由公司檔案室根據(jù)要求制定檔案工作制度和歸檔范圍，統(tǒng)一竣工文件標(biāo)準(zhǔn)。第二，施工階段要全員參與、實施過程控制。科技文件材料是施工過程中形成、積累起來的，施工技術(shù)人員須將每個單項工程的各種文件，按專業(yè)、按類別收集，待工程竣工時，這些平時

6、積累起來的科技文件材料可用于編制竣工文件。施工階段的過程控制非常重要，它涉及到每個參加工程施工的建設(shè)者。施工項目部根據(jù)工程工期和進度計劃要做到布置施工任務(wù)的同時，布置竣工文件編制工作，做到竣工文件的形成積累與工程進度同步進行；落實公路工程檔案管理監(jiān)督責(zé)任，在工程項目建設(shè)過程中全面推行自檢、互檢、交接檢三檢制和檔案驗收移交制度，保證施工過程中不會漏掉寶貴的文件材料。第三，充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用。兼職檔案管理人員工作在施工現(xiàn)場，實時掌握工程情況和進度，便于進行檔案跟蹤管理。 第四，重點關(guān)注的幾項專項檔案文件的控制。施工中產(chǎn)生的新工藝、新技術(shù)、工程材料驗收，檢驗資料要隨時收集整理保存，及時跟蹤，

7、保證準(zhǔn)確，特別注意及時將業(yè)主和設(shè)計單位的工程通知單歸入同一套圖號的圖中，對變更文件和變更圖紙要及時跟蹤歸檔，確保檔案的準(zhǔn)確性。 4 公路工程建設(shè)檔案的全程控制實例 北京市密云縣東部山區(qū)的京承高速公路（三期）工程由我公司承建，我們把該工程項目作為公路工程建設(shè)竣工檔案全程控制的試點，主要做法是： 第一，項目啟動會上布置檔案工作。公司在接到中標(biāo)通知書后，組織機關(guān)各部門負責(zé)人及檔案室人員一起參加新項目啟動工作會，會上指定項目總工程師負責(zé)竣工文件的過程管理和最終移交任務(wù)，要求項目部成立檔案管理工作小組并須將各分類檔案兼職管理人員報公司檔案室，明確檔案工作的依據(jù)是中國鐵道建筑總公司檔案管理辦法和建筑工程資

8、料管理規(guī)程。第二，項目建設(shè)過程中進行重點指導(dǎo)。在項目建設(shè)過程中我們對項目部的文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案的兼職管理人員進行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，公司專職檔案人員定期到項目部檢查指導(dǎo)，上述舉措提高了項目部檔案兼職人員的業(yè)務(wù)水平。要求兼職檔案管理人員采取階段歸檔和隨時歸檔相結(jié)合的方式開展工作。 歷經(jīng)二年多的實踐和控制，京承高速公路（三期）竣工后檔案資料及時完整移交北京市城建檔案館，受到甲方的好評；京承高速公路（三期）工程清水河2號橋工程獲2010年度國家優(yōu)質(zhì)工程獎，該工程歸檔完整、內(nèi)容齊全，為申報獎項提供了翔實技術(shù)資料；由于施工中注意收集采用的新技術(shù)、新工藝和特殊地質(zhì)等方面科技攻關(guān)的材料并及時保存

9、臨時歸檔，竣工后工程技術(shù)人員根據(jù)當(dāng)時的歸檔材料整理的科研成果斜拉三角掛籃懸臂澆筑預(yù)應(yīng)力混泥土連續(xù)梁施工技術(shù)獲集團公司論文一等獎并獲國家專利。該公路工程項目成績斐然，與本項目工程檔案資料齊全密切相關(guān)，我們檔案室的工作得到了項目部的認可和公司領(lǐng)導(dǎo)的好評，并在公司項目管理中普及推廣。 5 今后的設(shè)想 完善機制建設(shè)。有計劃地培訓(xùn)檔案管理專兼職人員，以適應(yīng)本單位、本機構(gòu)的檔案管理工作需要；健全檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，結(jié)合本單位實際，制定和完善公路工程檔案管理的專項規(guī)章制度，以及檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制。 編制文件材料立卷歸檔技術(shù)規(guī)范。結(jié)合本單位主營業(yè)務(wù)的類型，根據(jù)不同建筑工程檔案的特點

10、，編制詳細的、可操作的文件材料形成、積累、整理、歸檔、檢驗、交接等技術(shù)規(guī)范，確保符合國家和行業(yè)規(guī)范要求。 強化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。工程檔案的產(chǎn)生源于工程建設(shè)過程中的每一項工作、每一位職員的工作。一方面，要落實檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制和崗位責(zé)任制，將各單位檔案管理工作落到實處，使之高效運轉(zhuǎn)；另一方面，要嚴(yán)肅對檔案工作中的違法、違規(guī)行為的責(zé)任追究，特別要按檔案法中法律責(zé)任條款規(guī)定來約束責(zé)任行為。 建立嚴(yán)明的獎懲辦法。要在建筑工程有關(guān)合同中訂立檔案管理條款，加強檔案的合同管理，工程合同有“計劃”的功能和“工程法律”的功能，在工程合同中增加訂立有關(guān)工程檔案管理條款，實行獎懲制度，使建筑工程檔案管理做到“有法可依”，這也是規(guī)范檔案管理，提高質(zhì)量水平的客觀要求。 建立協(xié)作機制。平時要作好工程文件材料的立卷工作，及時檢查、發(fā)現(xiàn)問題、并解決問題，及時收回、歸檔工程建設(shè)資料，竣工資料編制工作必須從工程建設(shè)一開始就給予足夠重視，原始資料的收集、整理要與工程同步進行。要通過有效的協(xié)作，解決檔案工作中的具體問題，使公司的部門之間、項目建設(shè)單位之間、項目施工各階段之間、檔案工作各環(huán)節(jié)之間協(xié)調(diào)運作，提高建筑工程檔案工作的質(zhì)量和效率。 加強信息化建設(shè)。當(dāng)務(wù)之急是研