淺析信息時代高職院校檔案管理工作

1、淺析信息時代高職院校檔案管理工作 摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高職院校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，同時也給高校檔案管理工作人員提出了新要求。本文通過對當(dāng)前高職院校管理的現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，對目前檔案工作中存在的問題進(jìn)行查找，同時做出相應(yīng)的研究和分析，進(jìn)而為高職院校的檔案管理工作提供參考依據(jù)。 關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化管理 高職院校 隨著國家大力發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，教育改革的深入，對于高職院校來說，學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)每年都會出現(xiàn)大量錄入、遷出等變動，檔案數(shù)量隨之也增長非?？欤?檔案的變動、更新、維護(hù)，確實(shí)是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。如何對高職院校的檔案信息資源進(jìn)行高效的管理？如何實(shí)現(xiàn)高

2、職院校檔案信息化建設(shè)？我認(rèn)為計算機(jī)化的現(xiàn)代檔案管理是大勢所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理，以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，使每個學(xué)生和教職工的檔案更健全、更完善。 1 高職院校檔案管理目前的現(xiàn)狀 1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、滯后現(xiàn)象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應(yīng)的重視，同時對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識。在這些高職院?？磥?，學(xué)生數(shù)量，以及由學(xué)生產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益才是第一位的，在他們的意識形態(tài)中根本沒有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會對學(xué)院的長遠(yuǎn)發(fā)展起到任何的影響，進(jìn)而在一定程度上忽略了檔案管理工

3、作。這種認(rèn)識主要體現(xiàn)在學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)方面，同時在學(xué)校的有些教職員工身上也有所體現(xiàn)。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過程中，對檔案管理工作具有比較強(qiáng)的意識，這些員工對檔案管理工作都有明確的認(rèn)識。因?yàn)闄n案管理工作是一項(xiàng)具有內(nèi)部性和保密性的工作，同時也是默默無聞的工作，根本沒有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認(rèn)為，檔案管理員的工作就是進(jìn)行檔案管理，而與自己沒有任何關(guān)系；有的同志對檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實(shí)際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學(xué)校的教師隊(duì)伍中有相當(dāng)一部分人對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識。 1.2 檔案管理機(jī)制和方法比較落后

4、。學(xué)院的檔案分為：干部人事檔案、文書檔案、科技檔案、財會檔案等幾大類。按理說這些檔案應(yīng)該統(tǒng)一歸到一起管理，但目前學(xué)校，都沒有理順關(guān)系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個教師的人事檔案要在組織部門或人事部門或辦公室去查詢；查這個教師的教學(xué)情況、教學(xué)獎懲的材料，又要在教務(wù)處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實(shí)性。檔案材料形式單一，未實(shí)現(xiàn)電子文檔的方式存儲文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質(zhì)處理階段，根本不具備進(jìn)行現(xiàn)代化管理的設(shè)備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實(shí)現(xiàn)。 1.3 高職院

5、校檔案管理工作量大。對于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業(yè)、就業(yè)或繼續(xù)深造、新教師入校參加工作，教職工的調(diào)出等一系列的學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動、變化呈現(xiàn)出數(shù)量大、變動比較頻繁，以及跨區(qū)域調(diào)動等，另外，對檔案進(jìn)行維護(hù)、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財力等。 1.4 有待實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化、現(xiàn)代化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)得到推廣和使用，在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)的以紙為載體的檔案管理將會受到嚴(yán)重的沖擊。電子化檔案管理已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，其在檔案管理中的優(yōu)勢還沒有得到充分的展示。當(dāng)前學(xué)校檔案管理依然是紙質(zhì)檔案作為保存的主流，書寫速度慢，工作量大，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和

6、收集時間。在高校數(shù)據(jù)庫中，如果現(xiàn)代化設(shè)備和電子信息技術(shù)沒有應(yīng)用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當(dāng)前，對檔案進(jìn)行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對于自動化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒有真正發(fā)揮計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。 2 檔案管理工作建設(shè)中的對策 2.1 對檔案工作加強(qiáng)管理，強(qiáng)化教職工的檔案意識。通常情況下，高職院校要建立規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度對檔案館進(jìn)行管理，進(jìn)而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據(jù)可查，進(jìn)而使檔案工作為學(xué)院發(fā)展提供服務(wù)。因此，領(lǐng)導(dǎo)要不斷更新觀念，提高建設(shè)檔案的意識，

7、對學(xué)院的各項(xiàng)工作通過檔案資料進(jìn)行處理和規(guī)劃，進(jìn)而為檔案工作奠定基礎(chǔ)；在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進(jìn)而使檔案管理工作落到實(shí)處，從領(lǐng)導(dǎo)干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時俱進(jìn)，對檔案管理工作進(jìn)行改革，進(jìn)而滿足社會發(fā)展的需要。最大限度地爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的支持，真正意識到檔案工作的重要性，同時將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進(jìn)行同時布置，同時檢查，同時驗(yàn)收。另外，要不斷鞏固和強(qiáng)化教職工的檔案管理意識，從思想和行動兩個方面，讓他們真正意識到檔案管理工作對學(xué)院和個人的發(fā)展都具有非常重要的作用，進(jìn)而在實(shí)際行動中，主動配合檔案部門的各項(xiàng)工作，積極的參與到學(xué)院

8、檔案建設(shè)中去。 2.2 建立和完善規(guī)章制度，對檔案工作進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理，同時不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。通常情況下，建立健全規(guī)章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，對于檔案管理工作來說，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進(jìn)行管理，那么就會出現(xiàn)無章可循、無所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如檔案庫房管理制度、檔案保密制度、檔案利用制度等一系列規(guī)章制度，對各類檔案進(jìn)行及時歸檔處理，實(shí)施檔案管理細(xì)則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進(jìn)而為檔案資料的長期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理提供制度保證。管理人員素質(zhì)的高低關(guān)

9、系到檔案管理質(zhì)量的高低，所以管理人員首先應(yīng)具備優(yōu)良的思想政治品質(zhì)、樂于奉獻(xiàn)、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業(yè)務(wù)、有豐富的專業(yè)知識、扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識、豐富的現(xiàn)代檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以及使用計算機(jī)的能力等。學(xué)院通過不定期的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專業(yè)的技術(shù)管理知識、健全現(xiàn)代管理手段，不斷提高學(xué)院的檔案管理水平。 2.3 計算機(jī)實(shí)現(xiàn)電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學(xué)院應(yīng)把檔案工作需要的經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設(shè)同步，為檔案機(jī)構(gòu)添置必要的現(xiàn)代化設(shè)備，以便開展工作。原來的手寫、紙質(zhì)的檔案管理、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計

10、、存儲都需要耗費(fèi)大量人力，而且還容易疏漏出錯。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應(yīng)的也提高了工作效率。 2.4 檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、現(xiàn)代化是必然趨勢。管理人員必須努力學(xué)習(xí)微機(jī)使用、管理知識，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的建設(shè)。目前計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，形成了一個信息化的社會，這不僅提高了辦事效率，也為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱、對于距離較遠(yuǎn)的跨省市區(qū)的單位共享或調(diào)度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現(xiàn)代化信息手

11、段，高效的辦公自動化軟件的應(yīng)用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，從而實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。而電子文檔的存儲方式多種多樣，如光盤、u盤、移動硬盤等環(huán)保、存儲量大、儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性和可靠性。 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對檔案信息進(jìn)行電子化、現(xiàn)代化管理，在一定程度上為數(shù)據(jù)量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)管理知識、完善現(xiàn)代化管理手段、增強(qiáng)創(chuàng)新意識，才能使學(xué)院檔案管理工作邁上新臺階。 參