商場(chǎng)物資倉(cāng)庫(kù)管理方案物資臺(tái)賬、進(jìn)出庫(kù)、庫(kù)存管理規(guī)定

1、分此部分為“版頭”關(guān)于長(zhǎng)沙岳麓商場(chǎng)倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)范各部門：為強(qiáng)化各部門之間的有效配合，規(guī)范商場(chǎng)出入庫(kù)管理工作，辦公室制定推行倉(cāng)庫(kù)管理工作方案，具體如下：一、物資的分類為規(guī)范管理，現(xiàn)將倉(cāng)管管理的物資分為五大類：1、辦公室采購(gòu)內(nèi)部物資：主要是由辦公室采購(gòu)物品、業(yè)務(wù)招待煙酒、辦公用品耗材、員工福利等物料，分類登記臺(tái)賬。2、各部門采購(gòu)物資：主要是由各部門采購(gòu)的日常所需物資。3、企劃物料：包含采購(gòu)月結(jié)的日常物料，也包含采購(gòu)第三方的活動(dòng)物料。4、活動(dòng)禮品：活動(dòng)發(fā)放的禮品。5、物業(yè)物料：主要是針對(duì)物業(yè)部采購(gòu)的物業(yè)物料，以及安全部部分物料。二、出入庫(kù)臺(tái)賬管理將臺(tái)賬和入庫(kù)單相結(jié)合，登記出入庫(kù)臺(tái)賬：1、辦公室采購(gòu)：主

2、要是由辦公室采購(gòu)的物資，分辦公室采購(gòu)等，重要部分單獨(dú)設(shè)置分類臺(tái)賬。（1）分類臺(tái)賬-日常辦公室采購(gòu)，包含茶歇、員工福利等采購(gòu)發(fā)生的費(fèi)用臺(tái)賬，按月登記，按年度歸檔。（2）分類臺(tái)賬-員工福利臺(tái)賬，含有瓶裝水和工號(hào)牌、領(lǐng)帶絲巾等的領(lǐng)用臺(tái)賬。 （3）分類臺(tái)賬-業(yè)務(wù)招待煙酒：實(shí)時(shí)登記的領(lǐng)用臺(tái)賬，按月登記，按年度歸檔。（4）分類臺(tái)賬-員工食堂餐卡：包括員工領(lǐng)用餐卡臺(tái)賬和與食堂對(duì)賬兩個(gè)部分。按月統(tǒng)計(jì)領(lǐng)用和統(tǒng)計(jì)費(fèi)用發(fā)生情況。（5）分類臺(tái)賬-固定資產(chǎn)管理：每季度盤點(diǎn)。（6）分類臺(tái)賬-辦公用品和耗材：包括線上和線下辦公用品采購(gòu)，以及耗材三個(gè)部分。辦公用品分線上采購(gòu)和線下采購(gòu)兩個(gè)部分。（應(yīng)商單獨(dú)立項(xiàng)管理,比如從瀾源采

3、購(gòu)的有涉及各部門的采購(gòu)，再劃分到各部門采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)和耗材中，避免混亂。）（7）分類臺(tái)賬-工裝臺(tái)賬：包含工裝的制作和領(lǐng)用。 2、各部門采購(gòu)：主要是按月登記各部門采購(gòu)物資所發(fā)生費(fèi)用和領(lǐng)用情況。 3、企劃物料：包含采購(gòu)月結(jié)的日常物料，也包含采購(gòu)活動(dòng)發(fā)生的物料的費(fèi)用和領(lǐng)用情況。 4、活動(dòng)禮品：包含禮品的入庫(kù)和出庫(kù)兩個(gè)部分，分別登記入庫(kù)、出庫(kù)和退庫(kù)等情況。 5、物業(yè)物料：主要是針對(duì)物業(yè)部采購(gòu)的物業(yè)物料，含安全部部分物資等。 三、入庫(kù)管理 1、庫(kù)管員與財(cái)務(wù)人員、需求部門三方聯(lián)合驗(yàn)收（核對(duì)物資品牌、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量，必須確保入庫(kù)單與實(shí)際入庫(kù)物資一致）后，入庫(kù)單（多聯(lián)）上三方簽字；使用統(tǒng)一的入庫(kù)單，供貨

4、商的送貨單作為入庫(kù)單的附件； 2、采購(gòu)需求部門提供采購(gòu)訂單給至庫(kù)管員，庫(kù)管員依據(jù)采購(gòu)訂單發(fā)起物資線上收貨申請(qǐng)流程，應(yīng)付督導(dǎo)審核通過流程后，庫(kù)管員打印線上入庫(kù)單歸檔；3、收貨流程中附件上傳三方簽字的入庫(kù)單；如果采購(gòu)訂單多個(gè)和入庫(kù)單無法一一匹配，需PDF上傳這一批次的入庫(kù)單作為附件；4、需求部門提供采購(gòu)訂單后，庫(kù)管員依據(jù)聯(lián)合簽字的入庫(kù)單8小時(shí)內(nèi)完成OA收貨申請(qǐng)流程動(dòng)作, 應(yīng)付督導(dǎo)在24小時(shí)（月末賬期關(guān)閉期間除外）內(nèi)復(fù)核驗(yàn)收單上的明細(xì)完成OA系統(tǒng)內(nèi)的審核動(dòng)作。 5、拍照存檔：采購(gòu)物資需以照片存檔，尤其是企劃的日常物料和活動(dòng)物料、還有項(xiàng)目和工程性驗(yàn)收。電子檔存檔名稱應(yīng)有標(biāo)注時(shí)間、活動(dòng)名稱或供應(yīng)商名稱等

5、信息存檔備查。這項(xiàng)工作在管理中，因?yàn)樯婕敖痤~大、入庫(kù)難度大，經(jīng)常被要求提供審批依據(jù)。6、活動(dòng)物料管理：每次活動(dòng)物料入庫(kù)要求對(duì)方提供蓋章的物料清單、核對(duì)后經(jīng)需求部門、庫(kù)管員和財(cái)務(wù)部三方驗(yàn)收入庫(kù)。7、禮品管理：以實(shí)際發(fā)生為基礎(chǔ)入庫(kù)，需求部門提供采購(gòu)訂單，現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)禮品名牌、質(zhì)量、數(shù)量是否符合要求，經(jīng)需求部門、庫(kù)管員和財(cái)務(wù)部三方確認(rèn)驗(yàn)收后入庫(kù)，庫(kù)管員以入庫(kù)單為依據(jù)發(fā)起入庫(kù)流程。8、物業(yè)物料：以實(shí)際發(fā)生為基礎(chǔ)入庫(kù)，需求部門提供采購(gòu)訂單，現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)物料名牌、質(zhì)量、數(shù)量是否符合要求，經(jīng)需求部門、庫(kù)管員和財(cái)務(wù)部三方確認(rèn)驗(yàn)收后入庫(kù)，庫(kù)管員以入庫(kù)單為依據(jù)發(fā)起入庫(kù)流程9、項(xiàng)目和工程驗(yàn)收：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)驗(yàn)收，物業(yè)部提供驗(yàn)

6、收依據(jù)和驗(yàn)收方案，由物業(yè)部、施工方、財(cái)務(wù)部和庫(kù)管員四方驗(yàn)收入庫(kù)。要求依據(jù)是可量化的數(shù)據(jù)，驗(yàn)收后保留簽字的驗(yàn)收單等電子檔存檔備查。10、緊急采購(gòu)：有緊急需求要求采購(gòu)的，要求需求部門提交簽批完成的緊急采購(gòu)申請(qǐng)單，需求部門、庫(kù)管員和財(cái)務(wù)三方驗(yàn)收入庫(kù)。四、出庫(kù)管理1、需求部門需按要求提交領(lǐng)用申請(qǐng)表：包含業(yè)務(wù)招待煙酒申請(qǐng)表、臨時(shí)餐卡領(lǐng)用申請(qǐng)表等，超限度申請(qǐng)需提交的財(cái)務(wù)經(jīng)理和商總的簽批的文字說明。2、入庫(kù)即領(lǐng)用說明：針對(duì)無需庫(kù)存的物料。包含辦公室和各部門采購(gòu)的辦公耗材、會(huì)務(wù)茶歇、物業(yè)物料和企劃物料等。涉及到線上領(lǐng)用的，需自行補(bǔ)充線上領(lǐng)用流程。3、禮品出庫(kù)：需求部門按要求走物資領(lǐng)用流程后領(lǐng)用出庫(kù)。促銷活動(dòng)前

7、無法確定實(shí)際領(lǐng)用的出庫(kù)處理：填寫線下物料出庫(kù)單，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理三方確認(rèn)簽字，將所需物料線下出庫(kù)。（待活動(dòng)結(jié)束后按照實(shí)際使用物資數(shù)量發(fā)起領(lǐng)用流程，剩余物資辦理退庫(kù)手續(xù)。）4、業(yè)務(wù)招待煙酒管理：業(yè)務(wù)招待煙有日常配額，超出部分的業(yè)務(wù)招待煙和酒須有簽批完整的領(lǐng)用申請(qǐng)表才能領(lǐng)用。5、員工食堂：按要求發(fā)放員工餐卡，按每周五個(gè)工作日發(fā)放，遇到加班和臨時(shí)領(lǐng)用的，需提交簽批完整的餐卡領(lǐng)用申請(qǐng)表領(lǐng)用。6、庫(kù)管員依據(jù)OA物資領(lǐng)用申請(qǐng)流程單出庫(kù)，確保實(shí)際出庫(kù)物資與該流程一致；7、庫(kù)管員打印已通過的物資領(lǐng)用申請(qǐng)流程單歸檔，作為物資出庫(kù)支持文件；8、庫(kù)管員在物資發(fā)生變動(dòng)后的12小時(shí)內(nèi)完成相關(guān)物資登記的

8、動(dòng)態(tài)登記工作；9、其它：瓶裝水、工號(hào)牌等物料根據(jù)實(shí)際需要不定時(shí)采購(gòu)，并登記領(lǐng)用表。五、退庫(kù)管理1、促銷活動(dòng)結(jié)束后，庫(kù)管員、物資領(lǐng)用負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)人員一起對(duì)實(shí)際使用物資與物資臺(tái)賬核對(duì)，清點(diǎn)剩余物資，確保無誤后，按照實(shí)際剩余數(shù)量填寫物資退庫(kù)申請(qǐng)單、經(jīng)三方確認(rèn)，簽字，作為退庫(kù)支持文件；2、倉(cāng)管發(fā)起OA退貨申請(qǐng)流程：退庫(kù)部門提交退庫(kù)申請(qǐng)單，說明退庫(kù)原因，庫(kù)管員憑退庫(kù)申請(qǐng)單發(fā)起退庫(kù)申請(qǐng)。3、應(yīng)付督導(dǎo)審批通過后，庫(kù)管員打印線上退庫(kù)申請(qǐng)流程單歸檔；六、庫(kù)存管理1、庫(kù)存物資管理：倉(cāng)庫(kù)管理登記的物資數(shù)量、余額必須確保與OA系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)量、余額相符。2、物資動(dòng)態(tài)管理：庫(kù)存物資的實(shí)際出入庫(kù)須于OA系統(tǒng)出入庫(kù)操作金額數(shù)量一致；七、固定資產(chǎn)管理1、財(cái)務(wù)部和庫(kù)管員根據(jù)集團(tuán)文件要求每季