公司來訪接待流程.doc

1、來訪接待流程及標(biāo)準(zhǔn) 一、目的 為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，本著 “熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理 ”的原則。 二、適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門因業(yè)務(wù)發(fā)生的各種接待工作。 三、管理 行政部為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，首先填寫來訪接待通知單報(bào)總經(jīng)理審批，行政部備案，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政部協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前 2 天告知行政部。 四、計(jì)劃與準(zhǔn)備 1、在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時(shí)，對(duì)來賓接

2、待，應(yīng)了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、行政部根據(jù)來賓情況按計(jì)劃通知公司相關(guān)部門，通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。 3、如有需要行政部根據(jù)情況配合安排來賓游覽、購物、娛樂等其他項(xiàng)目。 4、因特殊會(huì)議需要，行政部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備安排會(huì)場(chǎng)花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、電子屏、集團(tuán)相關(guān) ppt，安排攝影攝像等。 5、根據(jù)接待要求，行政部安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從行政部和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。 6、行政部根據(jù)情況提前購買車票及機(jī)票。

3、 五、接待標(biāo)準(zhǔn)： 陪同人員：總經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理 1、迎接：由相關(guān)部門經(jīng)理到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)來賓。 2、參觀：副總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由主接待人員沿途介紹公司基本情況以及遠(yuǎn)景規(guī)劃，到達(dá)項(xiàng)目地后詳細(xì)介紹項(xiàng)目相關(guān)信息。 3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店。5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：行政部根據(jù)情況預(yù)定酒店。 6 、行政部根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。 六、接待禮儀 1、儀表：面容清潔，衣著得體。 2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。 3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。

4、 4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。 5、迎接來賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候與公司門口、電梯口或前臺(tái)，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序。 6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說 “這邊請(qǐng) ”。 8、進(jìn)電梯時(shí)：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。 9、座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。 10、送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。 七、注意事項(xiàng) 接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要

5、熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說明。 八、信息反饋 接待結(jié)束，主接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對(duì)公司有價(jià)值的信息交有總經(jīng)理室。 九、附則 1、本制度由行政部制定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，修改時(shí)亦同。 2、本制度未盡事宜由行政部負(fù)責(zé)解釋并修訂。 3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。關(guān)于 來訪接待流程附件一、來賓 接待準(zhǔn)備及過程 簡明流程 - 總經(jīng)理審批、行政部備案 來訪接待通知單 了解來賓信息及來訪需求 來賓接機(jī) / 車 / 船 來賓進(jìn)公司接待參觀 / 學(xué)習(xí) / 業(yè)務(wù)工作食宿安排、其他安排 信息匯總上交 接

6、待結(jié)束，送別來賓 二、商務(wù)接待中的座次安排（圖） （一）、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排 1、主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。2 、主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中， 2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中， 2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。（三）、合影座次安排與主席臺(tái)安排相同。附：會(huì)議座位安排長條桌注：集團(tuán)主席位， A 為公司員工從左到右依次職位高低， B 為來訪嘉賓。獎(jiǎng)品名稱： 500 萬 U 豆體驗(yàn)卡卡號(hào)： 50Dd4fea7001 evera

7、ge D、 stain、 The words below equals to one another except（ ） .A 、 the high season B、the busy season C、 the peak season D. the offseasonA、熱辣的B 、菜系 C 、苦干的 D 、大堂吧10、 The wordA 、確認(rèn)B、算賬C 、結(jié)賬D、算錯(cuò)賬11、C、聚會(huì)D、黨員12、“PC”is short for（）A、 potato chips B、 portable computer C、personal computer D、 both B and C13、 wh

8、at should the reservation clerk says first when he/she answers the phone?Au?B、 welcome to our hotel.C、 please come to our hotelD、 please14、 The objects below are needed in Recreatio bootB boothC buffetDbeverage一、多選題： （每題 2 分，共 20 分。多選、少選、漏選均不得分）1、 What should be prepared for a private secretary ?（）A、 yogaB、 PCC、 copierD、 printer2、 In what ways can the guests make a reservation ?A、 talking by personB、 by phoneC、 by mail3、 Which can be ordered in a restaurant of a hotel?A、 special