ERP中的財(cái)務(wù)會計(jì)集成

1、財(cái)務(wù)會計(jì)集成財(cái)務(wù)四大基礎(chǔ)模塊erp系統(tǒng)是分模塊的，在財(cái)務(wù)會計(jì)領(lǐng)域，一般總會有如下的4大模塊：總帳，應(yīng)收帳款，應(yīng)付帳款和固定資產(chǎn)。如圖一所示，這四個(gè)模塊本身是相互集成的（圖中以連接模塊的線條代表模塊間的集成），比如當(dāng)用戶對應(yīng)收，應(yīng)付和資產(chǎn)三個(gè)明細(xì)分類帳進(jìn)行操作時(shí)，系統(tǒng)會自動(dòng)更新總分類帳中的數(shù)據(jù)。這四大基礎(chǔ)模塊可以構(gòu)成一個(gè)獨(dú)立的會計(jì)軟件 它具有和其他會計(jì)軟件一樣的特征：帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的。所謂業(yè)務(wù)處理是指企業(yè)日常運(yùn)作的具體業(yè)務(wù)，比如根據(jù)銷售定單和定單履行情況開出銷售發(fā)票；根據(jù)采購定單和收貨情況校驗(yàn)收到的發(fā)票；以及所有的庫存收發(fā)業(yè)務(wù)等等。而所謂帳務(wù)處理是指財(cái)務(wù)人員根據(jù)原始憑證（包括外部的，如

2、發(fā)票，和內(nèi)部的，如入庫單）編制會計(jì)分錄，在系統(tǒng)中記錄下來。對于一般會計(jì)軟件而言帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的，它們之間是通過單據(jù)在企業(yè)內(nèi)部其他部門和財(cái)務(wù)部門間的傳遞和核對完成的，同時(shí)財(cái)務(wù)人員需要利用專業(yè)知識分析業(yè)務(wù)和編制分錄。同時(shí)除了最基礎(chǔ)的借貸，科目和金額以外，財(cái)務(wù)人員可能還需要手工錄入一些附加信息，以利于日后做一些簡單的匯總分析，這些附加信息是以憑證輸入時(shí)的附加字段體現(xiàn)的。圖一右下角紅色的粗箭頭代表了這種分開處理的過程。雖然大方向上是一致的，但是不同的軟件之間在功能上還是會有很大的差別的，圖一中列舉了一些這四大基礎(chǔ)模塊的功能。模塊外部的紅色箭頭是需要手工輸入的功能，模塊內(nèi)部的則是系統(tǒng)可以自動(dòng)完

3、成的功能。事實(shí)上有些功能已經(jīng)體現(xiàn)了erp業(yè)務(wù)處理和帳務(wù)處理統(tǒng)一的特征，比如圖一中的紅圈所示的自動(dòng)付款功能。我們將在下一章中集中介紹這四大模塊的基本功能。集成下的財(cái)務(wù)會計(jì)如果erp的財(cái)務(wù)會計(jì)模塊僅僅是一般會計(jì)軟件的功能延伸和加強(qiáng)，那它不會在最近的10年間對全球企業(yè)的財(cái)務(wù)實(shí)踐帶來如此巨大的變革。而erp本身的集成性，決定了它的財(cái)務(wù)會計(jì)模塊完全融入到了企業(yè)整體的流程中，圖二描述了在集成環(huán)境下的財(cái)務(wù)會計(jì)模塊。在物流領(lǐng)域有四個(gè)基本的模塊：銷售，生產(chǎn)，采購和庫存管理，企業(yè)物流管理的流程和功能不是本文所要討論的內(nèi)容，圖二中我們大致例舉了一些物流模塊的基本功能（在圖中各模塊內(nèi)部）。在下面我們要著重介紹的是物流

4、模塊和財(cái)務(wù)會計(jì)的集成關(guān)系，本章主要介紹以下7個(gè)集成點(diǎn)：銷售開票，銷售發(fā)貨，采購收貨，發(fā)票校驗(yàn)，其他收發(fā)貨，盤點(diǎn)和估價(jià)。銷售開票銷售開票的過程其實(shí)是在erp系統(tǒng)中生成一帳開票憑證（billing documents）。發(fā)票，形式發(fā)票，紅字發(fā)票和貸項(xiàng)憑證都是不同類型的開票憑證。我們通常提到的發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）是根據(jù)系統(tǒng)中的開票憑證套打出來的實(shí)物憑證。在下文中如果不特別指明實(shí)物發(fā)票，那“發(fā)票”都是指系統(tǒng)中保存的開票憑證。erp系統(tǒng)是集成的，而銷售開票又是銷售流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。因此發(fā)票在系統(tǒng)中不是孤立的，它一般是參照先行的其他憑證（如銷售定單或發(fā)貨單）建立的，系統(tǒng)會根據(jù)一定的規(guī)則自動(dòng)

5、的復(fù)制這些先行憑證的信息，從而使得開票的過程盡可能得簡單，也防止了錯(cuò)誤的產(chǎn)生。發(fā)票的結(jié)構(gòu)發(fā)票由一個(gè)發(fā)票抬頭和多條行項(xiàng)目構(gòu)成。在發(fā)票抬頭系統(tǒng)保存了關(guān)于整張發(fā)票的信息，比如付款方（客戶），開票日期，整張發(fā)票的凈金額，幣種，付款條款，國際貿(mào)易條件，售達(dá)方（有時(shí)候付款方和售達(dá)方是不同的），價(jià)格條款（比如針對整張發(fā)票的折扣）。行項(xiàng)目中保存了僅對該行有用的信息，比如 商品，數(shù)量，該行凈金額，重量和體積，參照憑證的編號（比如，該發(fā)票針對的發(fā)貨單號），價(jià)格條款（比如貨款，運(yùn)費(fèi)，折扣，增值稅等等）?？梢园l(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的發(fā)票所保存的信息大大超過了實(shí)物發(fā)票所需要的，在套打?qū)嵨锇l(fā)票時(shí)，系統(tǒng)會根據(jù)各國家和企業(yè)的規(guī)定選取相關(guān)

6、的信息，按規(guī)定的格式打印出來。開票方式從參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票，系統(tǒng)提供了如下一些可能的方法：1.只要某些數(shù)據(jù)吻合，你可以合并多張不同的憑證（銷售定單和/或發(fā)貨單）的全部或一部分，開出一張發(fā)票。前提條件是：首先，需要從這些參考憑證中復(fù)制的的發(fā)票抬頭數(shù)據(jù)在這些憑證中都是一致的。其次，拆分開票的條件不成立。比如在處理到期的開票清單時(shí)，系統(tǒng)會合并那些具有相同的客戶編號，銷售組織和開票類型的參照憑證，如果上述的前提條件都滿足，系統(tǒng)將開出一張發(fā)票。2.如果你希望在某些情況下發(fā)票是分開的，比如希望同一張交貨單上的很多商品按不同的商品組分開開票，那么可以通過定義拆分開票規(guī)則來實(shí)現(xiàn)。3.當(dāng)然你也可以

7、針對每張銷售憑證開一張發(fā)票，比如每張發(fā)貨單一張發(fā)票。在具體執(zhí)行開票時(shí)，系統(tǒng)提供了如下方法：1.定單或發(fā)貨單個(gè)別開票。我們可以針對整張定單，個(gè)別行項(xiàng)目或行項(xiàng)目的部分?jǐn)?shù)量進(jìn)行個(gè)別開票。2.手工處理到期開票清單。我們可以使用到期開票清單來處理開票，在這種情況下財(cái)務(wù)人員不需要針對某張銷售定單或發(fā)貨單單獨(dú)開票。我們只需要輸入選擇條件，系統(tǒng)會自動(dòng)挑選那些符合條件的定單或發(fā)貨單，生成到期開票清單。經(jīng)過手工編輯和模擬后就可以實(shí)際開票了。3.后臺自動(dòng)處理到期開票清單。為了減少處理時(shí)間和人力，可以將到期開票清單的處理安排在系統(tǒng)后臺完成，比如每天下午4點(diǎn)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。財(cái)務(wù)會計(jì)過帳當(dāng)開票這一業(yè)務(wù)處理在系統(tǒng)中完成后，

8、通過erp系統(tǒng)的集成功能，在財(cái)務(wù)會計(jì)模塊會自動(dòng)生成相應(yīng)的會計(jì)分錄。圖二中“開票”標(biāo)簽所指的箭頭就代表了這種自動(dòng)過帳。但是為了增強(qiáng)靈活性，也可以對于某些類型的開票憑證自動(dòng)凍結(jié)過帳，這樣在流程設(shè)計(jì)時(shí)在正式過帳前可以加入控制點(diǎn)。而當(dāng)控制完成后，過帳也僅僅是一個(gè)按鈕的工作了。對于會計(jì)科目，系統(tǒng)是綜合4個(gè)數(shù)據(jù)自動(dòng)判斷的，它們分別是銷售組織，客戶組，商品組和價(jià)格條款。這樣系統(tǒng)可以自動(dòng)將貨款和增值稅分別計(jì)入“產(chǎn)品銷售收入”和“應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng)”科目中，同樣的如果價(jià)格條款中還有運(yùn)費(fèi)和折扣，可以分別計(jì)入產(chǎn)品銷售收入的二級科目中。此外這種科目確定的機(jī)制也使得我們可以根據(jù)銷售組織，客戶組和商品組設(shè)置二級或三級

9、科目。不過需要指出的是雖然系統(tǒng)提供了這些靈活性，但是在實(shí)際實(shí)施中我們未必需要這樣做，特別是當(dāng)我們同時(shí)實(shí)施了盈利分析模塊時(shí)，此類分析將沒有必要通過科目來完成。盈利分析將在管理會計(jì)的相關(guān)章節(jié)中具體介紹。對于金額的確定，系統(tǒng)是根據(jù)發(fā)票中各價(jià)格條款的金額來決定的。定價(jià)功能是erp銷售模塊的一個(gè)非常有力也非常有趣的功能。本文不做詳細(xì)的介紹。有一點(diǎn)需指出的是我們在實(shí)施時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和管理要求，決定開票時(shí)是直接從銷售定單復(fù)制價(jià)格呢，還是允許修改或重定價(jià)（這種配置是基于發(fā)票類別的）。對于定價(jià)功能和科目自動(dòng)確定功能的一個(gè)應(yīng)用是消費(fèi)稅的計(jì)算和過帳，我們可以在銷售定價(jià)模板中增加一增一減兩個(gè)價(jià)格條款，它們

10、的計(jì)算規(guī)則是貨款的百分比，兩者分別指向“產(chǎn)品銷售稅金和附加-消費(fèi)稅”和“應(yīng)交稅金-消費(fèi)稅”科目，同時(shí)消費(fèi)稅率維護(hù)在和商品相關(guān)的定價(jià)表中。因?yàn)橄M(fèi)稅是價(jià)內(nèi)稅，所以我們的實(shí)物發(fā)票中并不體現(xiàn)，但是財(cái)務(wù)會計(jì)上卻即時(shí)地記帳了。這個(gè)問題的另一個(gè)解決方法是月末定期地運(yùn)行報(bào)表計(jì)算消費(fèi)稅額，并自動(dòng)批輸入過帳。兩者都是可行的，也都可以自動(dòng)生成納稅申報(bào)表，前者的好處是記錄的實(shí)時(shí)性，從而有利于盈利分析。折扣和折讓如果銷售已經(jīng)完成，但是客戶對于產(chǎn)品的質(zhì)量或者別的方面存在異議，雙方協(xié)商以折扣和折讓的方式處理。在系統(tǒng)中可以有如下3種處理方案：第一：用貸項(xiàng)憑證的形式來處理折扣和折讓。貸項(xiàng)憑證在系統(tǒng)中和發(fā)票一樣，是一種不同類型

11、的開票憑證。貸項(xiàng)憑證可以參照發(fā)票或者貸項(xiàng)憑證申請來創(chuàng)建，而且既可以針對整張發(fā)票也可以針對部分行項(xiàng)目，還可以針對行項(xiàng)目中的部分?jǐn)?shù)量。使用貸項(xiàng)憑證申請，我們可以走正規(guī)的客戶投訴和扣款流程，保證完善的內(nèi)部控制。如果我們不準(zhǔn)備對實(shí)物發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票做任何處理，那么通過配置，可以讓系統(tǒng)自動(dòng)生成如下會計(jì)分錄：借：產(chǎn)品銷售折扣和折讓 貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)。對于這種處理方法需要注意如下兩點(diǎn)：第一，貸項(xiàng)憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證，因此在我國是不能減少增值稅銷項(xiàng)額的，因此折扣應(yīng)該給不含稅價(jià)，否則折扣中的增值稅部分就只能由銷售方作為費(fèi)用多承擔(dān)了。但是在實(shí)際業(yè)務(wù)中這往往會使雙方的業(yè)務(wù)人員夾纏不清，無法理解

12、。第二，正由于貸項(xiàng)憑證沒有發(fā)票做原始憑證，在我國的實(shí)施中可能會引起企業(yè)所得稅上的麻煩。但這種方案的優(yōu)點(diǎn)是明顯的：它不涉及對原增值稅發(fā)票的處理，而眾所周知，這類處理在我國是非常難的。第二：用取消發(fā)票并重開來解決折扣和折讓的問題。取消發(fā)票在系統(tǒng)中會生成反方向的紅字發(fā)票和沖銷會計(jì)分錄，業(yè)務(wù)人員取消原發(fā)票后重新開票，并更改價(jià)格條款。從實(shí)物發(fā)票的角度，會有如下兩種情況：1 如果對方能夠返還兩聯(lián)增值稅發(fā)票, 我們可以開出紅字發(fā)票，其中記帳聯(lián)作為減少銷項(xiàng)稅的原始憑證。其他三聯(lián)和返還的原發(fā)票的兩聯(lián)應(yīng)妥善保管。2 如果對方不能返還兩聯(lián)中的任何一聯(lián)，必須做如下操作：客戶應(yīng)從當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門取得退貨或折扣證明單并交給銷

13、售方。銷售方開出紅字發(fā)票，其中兩聯(lián)作為其減少銷項(xiàng)稅的原始憑證，另兩聯(lián)交給客戶。第三 仍然用貸項(xiàng)憑證的功能，只是通過配置，讓系統(tǒng)自動(dòng)生成如下會計(jì)分錄： 借：產(chǎn)品銷售收入 借：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng) 貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì) ，金額為折扣金額。同時(shí)手工開具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再手工根據(jù)折扣后金額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時(shí)作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證。需要注意的是erp中在很多情況下使用貸項(xiàng)憑證，貸項(xiàng)憑證是直接以后續(xù)的調(diào)整金額記帳的。但是我國增值稅管理要求對于增值稅發(fā)票變更的處理，一般都是先用紅字發(fā)票沖銷，隨后在對變更后的金額開具發(fā)票。所以在實(shí)施中要么仍然使用貸項(xiàng)憑證的方法，只是手工開紅字發(fā)

14、票和重開發(fā)票，并將兩者一起作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證，如本節(jié)中的第三種方案和下一節(jié)中的第二種方案。要么在erp流程中也使用這種先沖銷，再重開的方式，如本節(jié)中的第二種方案和下一節(jié)中的第三種方案。不過這兩種方案都避免不了紅字發(fā)票難開的問題，這已經(jīng)不是erp系統(tǒng)的問題，在實(shí)務(wù)中企業(yè)也會考慮其他的避免方法，比如本節(jié)第一種方案和下一節(jié)中第一種方案，以避免開紅字發(fā)票。退貨對于客戶投訴的另一種解決方法是退貨。在系統(tǒng)中有3種處理方案：第一：標(biāo)準(zhǔn)的退貨流程。首先是建立退貨憑證，退貨憑證可以是針對銷售定單或針對發(fā)票。當(dāng)貨物實(shí)際退回時(shí)，倉庫參照退貨憑證做入庫處理，系統(tǒng)自動(dòng)生成會計(jì)分錄 借：存貨 貸：產(chǎn)品銷售成本。如果需

15、要補(bǔ)貨，那么做補(bǔ)貨的發(fā)貨處理，系統(tǒng)自動(dòng)生成會計(jì)分錄 借：產(chǎn)品銷售成本 貸：存貨。這種情況不影響開票和實(shí)物發(fā)票。第二：如果客戶不要補(bǔ)貨，而要退回貨款，那系統(tǒng)將針對退貨開出貸項(xiàng)憑證，并自動(dòng)生成如下分錄： 借：產(chǎn)品銷售收入 借：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng) 貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)， 金額為退貨部分的售價(jià)。同時(shí)財(cái)務(wù)人員手工開具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再手工根據(jù)退貨后余額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時(shí)作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證。第三：對于不要求補(bǔ)貨的退貨，我們也可以不建立退貨憑證，而直接取消原發(fā)票（對應(yīng)紅字發(fā)票），退貨入庫后，再重新開出發(fā)票（對應(yīng)重開的增值稅發(fā)票）。返利返利是指根據(jù)客戶或者經(jīng)銷商在一定期間

16、里的購買量，而定期返還給他們的款項(xiàng)。在銷售模塊，我們需要維護(hù)返利協(xié)議。在返利協(xié)議中，必須指明： 誰可以得到返利。 返利的標(biāo)準(zhǔn)。 協(xié)議的有效期。 是否需要在會計(jì)上記提返利。同時(shí)銷售部門需要維護(hù)各種產(chǎn)品或產(chǎn)品組的返利比例。返利比例可以是直線的，也可以是坎級的：對于越大的購買量，返利比例也越高。銷售模塊會跟蹤所有和返利相關(guān)的開票憑證。根據(jù)返利協(xié)議計(jì)算返利的金額。在協(xié)議有效期內(nèi)可以先定期結(jié)算部分返利，在最終結(jié)算時(shí)，系統(tǒng)會自動(dòng)扣減累積的部分結(jié)算的返利。從財(cái)務(wù)會計(jì)的角度看，返利會有如下影響： 根據(jù)預(yù)提比例，系統(tǒng)可以自動(dòng)預(yù)提返利費(fèi)用。分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入 或 銷售費(fèi)用 貸：預(yù)提費(fèi)用 當(dāng)返利協(xié)議結(jié)算時(shí)，

17、系統(tǒng)會自動(dòng)生成貸項(xiàng)憑證申請（credit memo requests），申請批準(zhǔn)后，系統(tǒng)會自動(dòng)生成分錄如下： 借：產(chǎn)品銷售收入 或 銷售費(fèi)用 貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)。該筆貸方的金額或者直接和該客戶原先帳戶中的未清發(fā)票對清，或者在發(fā)生貸方余額時(shí)，納入付款流程。同時(shí)自動(dòng)沖銷先前的預(yù)提憑證。 由于返利和貸項(xiàng)憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證（以雙方的返利協(xié)議結(jié)算報(bào)告作為原始憑證），在我國的實(shí)施中可能會面臨一些麻煩，因此企業(yè)有時(shí)候會用票面返利的形式處理，所謂票面返利是指返利不記錄在表內(nèi)科目里，而是在表外另行記錄。返利的金額被用于扣減今后銷售定單的價(jià)格而不是直接對清發(fā)票或者付款。但是這樣的處理往往在系統(tǒng)配置

18、上較為麻煩，對于今后的分析也不夠清晰。收入的確認(rèn)從上文的介紹，我們會發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題：erp標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置是在開票時(shí)確認(rèn)銷售收入，而在交貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。系統(tǒng)本身是不保證收入和成本配比的，這主要是因?yàn)閮烧吒饔兄С值脑紤{證（發(fā)票和出庫單）。對于這個(gè)問題我們認(rèn)為：除非是行業(yè)特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要應(yīng)當(dāng)從流程的角度通過控制開票和交貨的時(shí)機(jī)來解決，比較理想的狀態(tài)是開票直接指向交貨，交貨后即時(shí)開票或者定期（每天或至少月底）開票。我國的增值稅法也要求企業(yè)在銷售交貨之后應(yīng)當(dāng)及時(shí)開具增值稅專用發(fā)票。但是，在有些情況下企業(yè)由于種種原因無法實(shí)現(xiàn)這種流程上的匹配，就需要一些別的功能和手段來實(shí)現(xiàn)這種匹配：在期

19、末執(zhí)行收入確認(rèn)程序調(diào)整收入。當(dāng)使用這種方法時(shí)，開票時(shí)，系統(tǒng)不直接確認(rèn)銷售收入，而是計(jì)入遞延收入科目：借：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì) 貸：遞延收入 貸：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng)（如果是服務(wù)業(yè)，則沒有稅金行）。當(dāng)期末執(zhí)行收入確認(rèn)程序時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則確定當(dāng)期應(yīng)確認(rèn)的收入，做分錄如下：借：遞延收入 貸：主營業(yè)務(wù)收入 。具體的規(guī)則可以是根據(jù)實(shí)際交貨或確認(rèn)的服務(wù)，也可以是根據(jù)期間分配收入（如長期合同的收入）。類似的處理是在交貨時(shí)不結(jié)轉(zhuǎn)成本，而是先計(jì)入遞延成本，當(dāng)實(shí)際開票時(shí)將遞延成本確認(rèn)為產(chǎn)品銷售成本。對于客戶項(xiàng)目來說，收入和成本是通過項(xiàng)目定期的結(jié)果分析計(jì)算出來的，而不是開票以及成本的原始憑證決定的，兩者之

20、間的差額通過調(diào)整預(yù)提和存貨等科目實(shí)現(xiàn)。關(guān)于項(xiàng)目管理和結(jié)果分析我們將在項(xiàng)目管理的相關(guān)章節(jié)中介紹。其他還有一些方法，比如走寄售流程，或者建立客戶虛擬庫，但是這些方法一方面會增加操作的步驟和復(fù)雜程度，另一方面也曲解了業(yè)務(wù)本身，變成了為了會計(jì)處理而改變業(yè)務(wù)流程，有點(diǎn)得不償失。最后，仍然想重申的是：除非真正源自行業(yè)的特殊性，否則應(yīng)盡量考慮從流程的角度解決這個(gè)問題。畢竟實(shí)施erp的目的之一是簡潔流暢清晰的企業(yè)運(yùn)作，舍棄一些模糊混亂帶來的“好處”是值得的。銷售發(fā)貨銷售定單的交貨是銷售定單執(zhí)行的一個(gè)環(huán)節(jié)，通常會先于開票環(huán)節(jié)。在erp中交貨是一個(gè)多步驟的過程，包括交貨單（交貨申請），揀配，包裝，裝載，裝運(yùn)和發(fā)貨

21、過帳等步驟。其中大多數(shù)步驟屬于物流管理的范疇，好的erp軟件提供了整個(gè)交貨過程的全程監(jiān)控，包括交貨期管理，自動(dòng)確定裝運(yùn)點(diǎn)等等功能。從財(cái)務(wù)會計(jì)的角度集成出現(xiàn)在發(fā)貨過帳這個(gè)步驟，此時(shí)系統(tǒng)通過庫存管理模塊的自動(dòng)記帳功能，生成了會計(jì)分錄，更新了總帳。一般我們配置自動(dòng)記帳功能時(shí)，讓系統(tǒng)生成如下分錄：借：產(chǎn)品銷售成本 貸：存貨。存貨的計(jì)價(jià)既可以是標(biāo)準(zhǔn)成本，也可以是移動(dòng)平均價(jià)或個(gè)別認(rèn)定的批次成本。但是對于制造型企業(yè)來說，由于實(shí)際成本必須在月末才能得到，而發(fā)貨是實(shí)時(shí)的，所以此時(shí)一般應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)成本，到月末再根據(jù)實(shí)際成本重估庫存和產(chǎn)品銷售成本。圖二中“銷售發(fā)貨”標(biāo)簽指向的箭頭就代表了這種集成。同時(shí)可以發(fā)現(xiàn)銷售發(fā)貨

22、本身是銷售模塊和庫存管理模塊的一個(gè)集成點(diǎn)，它是由倉儲部門完成的，實(shí)現(xiàn)的又是銷售業(yè)務(wù)的一個(gè)步驟。采購收貨采購定單的收貨是采購定單執(zhí)行的一個(gè)環(huán)節(jié)，通常會先于發(fā)票校驗(yàn)。和銷售發(fā)貨類似，采購收貨本身是采購和儲運(yùn)部門的共同職責(zé)，同時(shí)系統(tǒng)通過自動(dòng)記帳功能，生成會計(jì)憑證。一般手工或簡單會計(jì)軟件的記帳，要求收貨要等到收到發(fā)票以后再入帳，如果月末發(fā)票未到就暫估入帳。這樣做是為了方便會計(jì)工作，但是一方面這樣容易造成庫存帳實(shí)不符，另一方面雖然平時(shí)的工作簡化了，但是卻增加了期末的核對工作。erp系統(tǒng)是一個(gè)實(shí)時(shí)的系統(tǒng)，同時(shí)又講究帳實(shí)相符和集成。因此它采取了收貨和發(fā)票校驗(yàn)兩個(gè)業(yè)務(wù)都記帳，兩者通過商品采購（或稱為“貨或發(fā)票

23、未到”）科目對清，同時(shí)還能完成三單匹配（指采購定單，收貨和發(fā)票校驗(yàn)）的內(nèi)部控制機(jī)制。關(guān)于采購收貨的系統(tǒng)自動(dòng)帳務(wù)處理我們在下一小節(jié)發(fā)票校驗(yàn)中一起介紹。發(fā)票校驗(yàn)發(fā)票校驗(yàn)功能充分顯示了erp系統(tǒng)的高度集成性，圖2中是以“發(fā)票校驗(yàn)”標(biāo)簽指向的箭頭表示的。該功能從采購模塊的采購定單和收貨中獲取信息。當(dāng)發(fā)票校驗(yàn)完畢并過帳時(shí)，數(shù)據(jù)被自動(dòng)傳入財(cái)務(wù)會計(jì)模塊。在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)很重要的一點(diǎn)是參照采購定單和收貨單，這樣系統(tǒng)可以自動(dòng)檢查發(fā)票的內(nèi)容，單價(jià)并計(jì)算準(zhǔn)確性。當(dāng)發(fā)票過帳時(shí)，系統(tǒng)會在供應(yīng)商的帳戶上創(chuàng)建一條未清項(xiàng)，它會在財(cái)務(wù)會計(jì)的付款業(yè)務(wù)中被結(jié)清。在配置系統(tǒng)時(shí)我們還可以規(guī)定每個(gè)系統(tǒng)操作者能夠處理的最大發(fā)票金額。輸入發(fā)票輸

24、入發(fā)票時(shí)可以有三種選擇：參照采購定單。此時(shí)我們只需要輸入采購定單號。系統(tǒng)會自動(dòng)建議發(fā)票的數(shù)量，金額，稅率和付款條款（指到期日和現(xiàn)金折扣比率）。因?yàn)閷?shí)際收到的發(fā)票可能和這些缺省值有差異，所以缺省值是可以更改的。當(dāng)我們輸入發(fā)票時(shí)系統(tǒng)會通知我們這些差異。我們可以設(shè)置對于單條發(fā)票行的差異的容差。如果差異小于容差，它們將被系統(tǒng)接受。如果它們大于容差，我們將收到系統(tǒng)的警告信息，通知我們檢查該發(fā)票，但是仍然可以過帳。如果容差的上限被超出了，這張發(fā)票仍可過帳，但是對它的付款將被凍結(jié)。只有當(dāng)財(cái)務(wù)會計(jì)通過另外一個(gè)操作釋放這張發(fā)票后，這張被凍結(jié)的發(fā)票才可以被結(jié)算。當(dāng)我們過帳發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)生成會計(jì)憑證。參照采購收

25、貨單。此時(shí)應(yīng)付帳款會計(jì)輸入收貨單號，系統(tǒng)查找并建議相應(yīng)的數(shù)據(jù)。每筆收貨單都將被這樣結(jié)算。當(dāng)然我們也可以輸入采購定單號，系統(tǒng)會幫助查找此采購定單相關(guān)的收貨單。不做參照。最后也可以不參照任何憑證輸入發(fā)票，這時(shí)可以手工輸入發(fā)票項(xiàng)，分別計(jì)入總帳，存貨或固定資產(chǎn)。財(cái)務(wù)會計(jì)過帳采購收貨和發(fā)票校驗(yàn)完成后都會在系統(tǒng)中自動(dòng)生成會計(jì)憑證，科目可以在系統(tǒng)配置時(shí)預(yù)先設(shè)定。自動(dòng)記帳的科目和金額的處理受到存貨計(jì)價(jià)方法和收貨與收發(fā)票的先后次序等因素影響。具體規(guī)則如下：erp系統(tǒng)有兩種典型的存貨計(jì)價(jià)方法：標(biāo)準(zhǔn)成本和移動(dòng)平均價(jià)。如果發(fā)票晚于收貨，根據(jù)存貨計(jì)價(jià)方法的不同自動(dòng)記帳的科目和金額會有所不同： 如果是標(biāo)準(zhǔn)成本法，價(jià)差將計(jì)

26、入發(fā)票價(jià)差科目。價(jià)差包括收貨時(shí)標(biāo)準(zhǔn)成本和采購定單價(jià)格的差異，也包括發(fā)票校驗(yàn)時(shí)采購定單價(jià)格和發(fā)票價(jià)格的差異。如果是移動(dòng)平均價(jià)，收貨時(shí)直接按采購定單價(jià)格計(jì)入存貨價(jià)值。收發(fā)票時(shí)的價(jià)差，如果庫存充足則直接更新庫存價(jià)值，如果庫存低于發(fā)票數(shù)量，則按比例一部分更新庫存價(jià)值，一部分計(jì)入發(fā)票價(jià)差科目。如果發(fā)票早于收貨，那么收發(fā)票時(shí)按發(fā)票金額計(jì)入商品采購科目，如果采用標(biāo)準(zhǔn)成本法，收貨時(shí)價(jià)差計(jì)入發(fā)票價(jià)差科目。如果采用移動(dòng)平均價(jià)，收貨時(shí)按發(fā)票金額更新庫存價(jià)值。這些規(guī)則聽起來有點(diǎn)復(fù)雜，但主要是因?yàn)楦鞣N情況的排列組合比較多，所以只要看看下面的具體例子就很好理解了。舉例一 標(biāo)準(zhǔn)成本法/先收貨標(biāo)準(zhǔn)成本: 1.2元/件庫存數(shù)量

27、: 100件采購定單: 1.3元/件數(shù)量: 100件收貨:數(shù)量: 100件發(fā)票: 1.24元/件數(shù)量: 100件科目收貨發(fā)票校驗(yàn)存貨120+發(fā)票價(jià)差10+6-商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)124-物料記錄:數(shù)量金額標(biāo)準(zhǔn)成本100件120元1.2元/件收貨后200件240元1.2元/件收發(fā)票后200件240元1.2元/件舉例二 移動(dòng)平均法/先收貨/庫存充足標(biāo)準(zhǔn)成本: 1.2元/件庫存數(shù)量: 100件采購定單: 1.3元/件數(shù)量: 100件收貨:數(shù)量: 100件發(fā)票: 1.24元/件數(shù)量: 100件科目收貨發(fā)票校驗(yàn)存貨130+ 6-商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)124-

28、物料記錄:數(shù)量金額移動(dòng)平均價(jià)100件120元1.20元/件收貨后200件250元1.25元/件收發(fā)票后200件244元1.22元/件舉例三 移動(dòng)平均法/先收貨/庫存不足標(biāo)準(zhǔn)成本: 1.2元/件庫存數(shù)量: 100件采購定單: 1.3元/件數(shù)量: 100件收貨:數(shù)量: 100件領(lǐng)用:數(shù)量: 120件發(fā)票: 1.4元/件數(shù)量: 100件科目收貨發(fā)票校驗(yàn)存貨130+ 8+發(fā)票價(jià)差 2+商品采購130-130+應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)140-物料記錄:數(shù)量金額移動(dòng)平均價(jià)100件120元1.20元/件收貨后200件250元1.25元/件領(lǐng)用后 80件100元1.25元/件收發(fā)票后 80件108元1.35元/件

29、舉例四 移動(dòng)平均法/先收發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)成本: 1.2元/件庫存數(shù)量: 100件采購定單: 1.3元/件數(shù)量: 100件發(fā)票: 1.24元/件數(shù)量: 100件收貨:數(shù)量: 100件科目發(fā)票校驗(yàn)收貨存貨124+商品采購124+124-應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)124-物料記錄:數(shù)量金額移動(dòng)平均價(jià)100件120元1.20元/件收發(fā)票后100件120元1.20元/件收貨后200件244元1.22元/件增值稅上文的例子為清晰起見，都沒有考慮增值稅。實(shí)際在輸入發(fā)票時(shí)，如果是增值稅專用發(fā)票，我們也輸入稅碼（包含了稅率的一個(gè)參數(shù)）和稅額。系統(tǒng)會自動(dòng)檢查含稅價(jià)，稅率和稅額是否正確。如果存在差異，系統(tǒng)會提示一個(gè)警告信息，但是

30、我們?nèi)匀豢梢詫⑵溥^帳。如果是不含稅的發(fā)票（比如運(yùn)輸發(fā)票和農(nóng)產(chǎn)品收購），系統(tǒng)可以自動(dòng)計(jì)算稅額。如果發(fā)票的每行稅碼不同，系統(tǒng)會分行處理。當(dāng)發(fā)票過帳時(shí)，增值稅會自動(dòng)計(jì)入應(yīng)交稅金-增值稅-進(jìn)項(xiàng)科目中。收貨成本計(jì)劃內(nèi)的收貨成本包括以下類型：運(yùn)費(fèi)，關(guān)稅，保險(xiǎn)費(fèi)，包裝費(fèi)等等。對于每種類型，我們可以決定成本是固定的，基于數(shù)量的還是收貨貨款的一定百分比。計(jì)劃內(nèi)的收貨成本可以在采購定單的每一行項(xiàng)中輸入。當(dāng)收貨時(shí)這些成本被計(jì)入庫存，對方科目是一個(gè)特殊的清帳科目（比如：商品采購-運(yùn)費(fèi)）。當(dāng)采用移動(dòng)平均價(jià)時(shí)分錄如下：借：存貨 貸：商品采購-貨款 貸：商品采購-運(yùn)費(fèi)。在發(fā)票校驗(yàn)時(shí)，我們可以列出某張采購定單，收貨單或供應(yīng)商

31、的所有收貨成本，來正確選擇收貨成本的發(fā)票。系統(tǒng)生成分錄如下：借：商品采購-運(yùn)費(fèi) 貸：應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)。計(jì)劃內(nèi)收貨成本也會在采購定單歷史報(bào)表中即時(shí)顯示。計(jì)劃外的收貨成本可以用發(fā)票校驗(yàn)輸入。系統(tǒng)自動(dòng)將它們根據(jù)各行項(xiàng)目的金額分配下去。如果需要，我們也可以手工分配這些成本。計(jì)劃外的收貨成本直接計(jì)入庫存，分錄如下：借：存貨 貸：應(yīng)付帳款-供應(yīng)商明細(xì)。其他收發(fā)貨實(shí)際上上文提到的銷售發(fā)貨和采購收貨只是庫存移動(dòng)的兩種移動(dòng)類型。庫存移動(dòng)是指引起庫存變化的業(yè)務(wù)。主要包括： 收貨。指從供應(yīng)商或生產(chǎn)定單接收庫存并過帳。收貨導(dǎo)致倉庫存貨的增加。 發(fā)貨。指存貨的領(lǐng)用，消耗或交運(yùn)至客戶并過帳。發(fā)貨導(dǎo)致倉庫存貨的減少。

32、移庫。指存貨從一個(gè)庫存地點(diǎn)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)庫存地點(diǎn)。移庫即可以是在同一個(gè)工廠，也可以是跨工廠的（工廠是erp中決定存貨估價(jià)，mrp等的重要組織結(jié)構(gòu)）。 轉(zhuǎn)換過帳。是一類特殊的存貨變化的總稱。它和存貨是否發(fā)生物理上的移動(dòng)無關(guān)。比如：將存貨從一種物料代碼轉(zhuǎn)換成另一種；將存貨從質(zhì)檢貨狀態(tài)釋放；將存貨從寄售商品轉(zhuǎn)換成自有庫存。系統(tǒng)使用移動(dòng)類型來分類管理庫存移動(dòng)的各種不同的種類。在erp系統(tǒng)中使用物料憑證來管理和記錄所有的庫存移動(dòng)，物料憑證中包含了移動(dòng)類型，工廠，庫存地點(diǎn)，物料編碼，數(shù)量，批次等等信息。系統(tǒng)通過物料憑證來追蹤和證明庫存移動(dòng)，同時(shí)物料憑證打印出來就是我們通常所說的出入庫單。同時(shí)物料憑證的輸入也

33、不是孤立的，系統(tǒng)通常會根據(jù)情況自動(dòng)建議收發(fā)貨的數(shù)量，地點(diǎn)等等，比如根據(jù)采購定單收貨，根據(jù)生產(chǎn)定單領(lǐng)用原材料。可以說庫存管理是erp物流的中心環(huán)節(jié)之一，它連接了采購，生產(chǎn)和銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)。erp的庫存管理講究的是實(shí)時(shí)地記錄和反映現(xiàn)有的庫存情況：收發(fā)貨及時(shí)記錄進(jìn)系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)更新庫存的當(dāng)前狀況，既可以以各種報(bào)表的形式提供給庫存管理者即時(shí)的信息，又通過集成直接參與其他的功能中，如mrp，銷售的可用性檢查等等。從財(cái)務(wù)會計(jì)的角度來看，庫存移動(dòng)既反映了庫存數(shù)量的變換，同時(shí)還代表了價(jià)值的轉(zhuǎn)移。因此大部分的庫存移動(dòng)需要在財(cái)務(wù)會計(jì)上進(jìn)行反映。上文中我們已經(jīng)介紹過銷售發(fā)貨和采購收貨，倉管人員只負(fù)責(zé)存貨數(shù)量的記錄，

34、而不需關(guān)心其價(jià)值。系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則來決定存貨的價(jià)值，同時(shí)根據(jù)自動(dòng)科目確定自動(dòng)生成財(cái)務(wù)會計(jì)憑證（參見上文采購收貨的財(cái)務(wù)會計(jì)過帳）。會計(jì)憑證和物料憑證在系統(tǒng)中是相互勾稽的，而且能直接從任何一張中進(jìn)入另一張的顯示。庫存移動(dòng)的自動(dòng)科目確定是一個(gè)智能化較高的功能，系統(tǒng)配置也較復(fù)雜，但是簡單地說，系統(tǒng)是根據(jù)移動(dòng)類型 各行的性質(zhì)（如是庫存行還是對方行）物料主數(shù)據(jù) 工廠 等信息決定會計(jì)分錄中每一行的科目。這里我們再介紹兩種重要的移動(dòng)類型：原材料生產(chǎn)領(lǐng)用，系統(tǒng)自動(dòng)記帳如下：借：生產(chǎn)成本-原材料 貸：原材料。原材料的估價(jià)方式可以是標(biāo)準(zhǔn)成本或移動(dòng)平均價(jià)。產(chǎn)成品入庫，系統(tǒng)自動(dòng)記帳如下：借：產(chǎn)成品 貸：生產(chǎn)成本-生產(chǎn)

35、產(chǎn)出。產(chǎn)成品的估價(jià)方式一般采用標(biāo)準(zhǔn)成本法。盤點(diǎn)庫存的盤點(diǎn)是企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)的一項(xiàng)重要工作。在erp中提供了如下幾種盤點(diǎn)方法： 定期盤點(diǎn)定期盤點(diǎn)是指在資產(chǎn)負(fù)債表日將公司所有的存貨都進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)。在進(jìn)行這種盤點(diǎn)時(shí)，每個(gè)物料都必須被點(diǎn)到。因此在盤點(diǎn)時(shí)，整個(gè)倉庫必須凍結(jié)物料的移動(dòng)。 持續(xù)盤點(diǎn)持續(xù)盤點(diǎn)是在整個(gè)財(cái)政年度里，存貨持續(xù)不斷地進(jìn)行盤點(diǎn)。對于這種盤點(diǎn)重要的是對于每一類庫存來說，必須保證一年中至少被盤到一次。 循環(huán)盤點(diǎn)循環(huán)盤點(diǎn)是指在一個(gè)財(cái)政年度中按一定的時(shí)間間隔進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)的方法。這些時(shí)間間隔（或循環(huán)）是由物料主記錄中的循環(huán)盤點(diǎn)指標(biāo)決定的，我們可以在后臺更改每個(gè)指標(biāo)的盤點(diǎn)間隔。循環(huán)盤點(diǎn)可以使流動(dòng)性大的存

36、貨比流動(dòng)性小的更經(jīng)常地接受盤點(diǎn)。除了人為決定每種存貨的循環(huán)盤點(diǎn)指標(biāo)外，我們還可以使用系統(tǒng)的abc循環(huán)盤點(diǎn)分析功能。該功能可以根據(jù)存貨的消耗或需求將存貨歸為abc等各類。該功能可以自動(dòng)更新物料主數(shù)據(jù)中的循環(huán)盤點(diǎn)指標(biāo)。 抽樣盤點(diǎn)抽樣盤點(diǎn)是指在資產(chǎn)負(fù)債日，系統(tǒng)按統(tǒng)計(jì)計(jì)算隨機(jī)地選取一部分的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)的方法。如果抽樣盤點(diǎn)的結(jié)果和帳面庫存的差異足夠小，就認(rèn)為整個(gè)帳面庫存數(shù)是準(zhǔn)確的。抽樣盤點(diǎn)是以統(tǒng)計(jì)科學(xué)為基礎(chǔ)以減少盤點(diǎn)的工作量的一種方法。不論采取什么盤點(diǎn)方法，盤點(diǎn)的流程可以分為三個(gè)階段：盤點(diǎn)準(zhǔn)備 創(chuàng)建盤點(diǎn)表（在系統(tǒng)中）盤點(diǎn)表是系統(tǒng)中的一種憑證，是整個(gè)盤點(diǎn)過程的核心。主要包括如下信息：盤點(diǎn)進(jìn)行的工廠和庫存地點(diǎn)； 盤點(diǎn)的時(shí)間；哪些物料將被盤點(diǎn)；如果物料是批次管理的，哪些批次將被盤點(diǎn)；哪種庫存類型將被盤點(diǎn)（如自有或寄售）；如果采用分別計(jì)價(jià)，哪些子庫存將被盤點(diǎn)（如同種物料，進(jìn)口和國內(nèi)的各是多少）等等。 凍結(jié)庫存過帳 為避免干擾盤點(diǎn)，將要被盤點(diǎn)的存貨將被凍結(jié)庫存移動(dòng)。如果盤點(diǎn)表是在盤點(diǎn)開始前即刻打印的，可以在創(chuàng)建盤點(diǎn)表時(shí)就凍結(jié)庫存過帳，如果盤點(diǎn)表是事先打印的，那可以在盤點(diǎn)開始前通過更改盤點(diǎn)表凍結(jié)庫存過帳。凍結(jié)將在盤點(diǎn)表的盤點(diǎn)結(jié)果過帳時(shí)自動(dòng)取消。 打印和分發(fā)盤點(diǎn)表打印出盤點(diǎn)表，并分發(fā)給負(fù)責(zé)盤點(diǎn)的人員。盤點(diǎn) 點(diǎn)數(shù)