收文管理流程分析

1、神馬集團(tuán)有限責(zé)任公司第十五章行政管理索引號 行政管理002第一節(jié)公文管理收文管理1 范圍月度采購計劃包含適用于公司統(tǒng)一簽收政府有關(guān)部門和上級主管部門下發(fā)的公務(wù)文書，并根據(jù)規(guī)定的要求進(jìn)行辦理以及辦理完畢后將公務(wù)文書立卷歸檔的全過程2 控制目標(biāo)2.1 確保公文辦理工作的效率和質(zhì)量2.2 在辦理下發(fā)公文的過程中確保國家或公司機(jī)密的安全3 主要控制點3.1 辦公室主任審閱上級有關(guān)部門下發(fā)的公文，提出進(jìn)一步處理意見計劃人員根據(jù)物料品種確定是否本年已有簽約供應(yīng)商，沒有供應(yīng)商的重新進(jìn)行選擇，已有供應(yīng)商的確定供應(yīng)價格3.2 公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱相關(guān)文件3.3 對公文辦理時間接近或已經(jīng)超過規(guī)定時限的部門催促

2、其盡快辦理4 特定政策4.1 下發(fā)辦理過程一般使用復(fù)印件，若需用原件時，須辦理借文手續(xù)4.2 對公文辦理超越規(guī)定辦理時限的相關(guān)部門，在考核時根據(jù)逾期天數(shù)計入內(nèi)部客戶滿意度調(diào)查中4.3 未經(jīng)集團(tuán)公司辦公室接收的公文，運轉(zhuǎn)中如發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，由送、接公文人員承擔(dān)責(zé)任4.4 收文公文的運轉(zhuǎn)應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時、安全，避免壓誤、丟失和疏漏，保證公文的安全、快捷、高效運轉(zhuǎn)4.5 公文運轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)在保證質(zhì)量的前提下抓緊辦理，做到急件隨到隨辦，一般文件一日一清。凡送領(lǐng)導(dǎo)閱示、審批和職能部門辦理的公文，如有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外出，一般可以送代管領(lǐng)導(dǎo)審批；不能代批的，視時間要求靈活辦理4.6 凡涉及其它部門或

3、由多個部門共同實施的事項，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門協(xié)商，并逐一簽署具體意見、負(fù)責(zé)人名字、加蓋印章。在協(xié)商過程中，相關(guān)部門必須以大局為重，要站在全局的立場上看待問題并保證實施。有關(guān)部門就有關(guān)問題多次協(xié)商意見仍不一致時，主辦部門應(yīng)以文字形式予以如實反映，隨文件文稿一并送交集團(tuán)公司辦公室，提供公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)、決策。重大問題，征得主管領(lǐng)導(dǎo)意見后可直接匯報5 收文管理流程c-15-01-002步驟涉及部門步驟說明1辦公室機(jī)要管理員簽收上級有關(guān)部門來文，登記閱文單2辦公室主任審閱外來公文，提出處理建議，決定是否需要公司總經(jīng)理/主管副總批閱2.1辦公室秘書若需要公司總經(jīng)理/主管副總批閱，將公文提交給公司總

4、經(jīng)理/主管副總2.2公司總經(jīng)理/主管副總批閱相關(guān)文件，提出處理意見或措施3辦公室秘書根據(jù)閱文單批示，若需要轉(zhuǎn)發(fā)辦理，起草公司轉(zhuǎn)發(fā)公文，附正式文件交機(jī)要管理員下發(fā)辦理3.1辦公室機(jī)要管理員根據(jù)批示，若需要直接下發(fā)辦理，通知相關(guān)部門簽收文件，若不需要下發(fā)辦理，將公文立卷歸檔4相關(guān)部門經(jīng)理綜合管理員簽收公文交本部門經(jīng)理，本部門經(jīng)理閱處上級部門的下發(fā)公文，負(fù)責(zé)辦理或組織學(xué)習(xí)5辦公室秘書公文下發(fā)后，確定相關(guān)部門的辦理時間是否臨近或已經(jīng)超過規(guī)定時限5.1辦公室秘書在臨近時限兩至五天時下發(fā)第一次文件催辦單，催促有關(guān)部門及時處理公文有關(guān)事項，在到期的當(dāng)天下發(fā)第二次文件催辦單，對超過規(guī)定時限的，要登記核準(zhǔn)超限的時間6相關(guān)部門綜合管理員將辦理完畢的公文返還辦公室，延期的要向辦公室機(jī)要管理員說明情況7辦公室機(jī)要管理員將各