建庫系統(tǒng)使用說明書

1、建庫系統(tǒng)使用說明書建庫操作基本流程1 .建庫工作要求布置，單機版操作培訓。發(fā)布信息收集表收集學生、教工 基本信息。2 .把單機版分發(fā)到各年級、各班、各科組進行數(shù)據(jù)錄入。3 .各年級、各班、各科組以學校代碼壓縮上報，學校建庫負責人接收合并。4 .學校建庫負責人審核后上報到省網(wǎng)和市網(wǎng)上，如果沒有條件上網(wǎng)的由上 級主管部門代上報到網(wǎng)上。第一次也可以由鎮(zhèn)收齊審核后上報到網(wǎng)上。5 .學校數(shù)據(jù)作出修改，都要及時上傳到網(wǎng)上。每學期的第一個月及最后一 個月必須上傳更新一次。一、軟件下載進入以下網(wǎng)址：http:qy. edugd. cn/fzgh/、http:stat, edugd. cn/找到 標題為“建庫系

2、統(tǒng)二根據(jù)說明指引進行下載。二、安裝與刪除雙擊執(zhí)行下載后的自動解壓縮“建庫系統(tǒng)（第n版）.exe”文件，按提示將 系統(tǒng)安裝至某一安裝目錄，例如“c：建庫系統(tǒng)”。進入安裝目錄，雙擊“建庫系 統(tǒng).exe”文件，便可進入系統(tǒng)。為方便日后使用，可以建立快捷方式，復制到 桌面。刪除系統(tǒng)只需要把安裝目錄以及建立的快捷方式刪除即可。本軟件是綠色 軟件，不會影響原電腦的配置。三、系統(tǒng)使用主要操作順序是主菜單由左至右，欄目菜單由上至下而操作。以下按一般流程分別紹:(1)初始設置(1.1) 初始化:刪除與本?；虮镜貐^(qū)無關的數(shù)據(jù),以便提高電腦操作速度.單位信息學校信息是基礎數(shù)據(jù)庫的重要組成部分.錄入學校信息后，才能夠

3、對教師 庫、學生庫等進行操作。學?；A信息正確與否，將直接影響以后數(shù)據(jù)的生成， 因此，要對各項信息逐一進行核實，特別是區(qū)劃代碼，要求細化到學校所在地的 鎮(zhèn)級碼.“功能菜單/查詢/篩選“：系統(tǒng)安裝后，把2007年學年初統(tǒng)計報表提供的學 校信息，羅列了出來，單位數(shù)很多，可以通過本功能，快速找到本地區(qū)的學校， 以便進行核實修改。修改學校代碼要慎重，需要經上級教育主管部門同意后才能更改.以今年為 準，學校代碼一經確定，以后就不能更改了 .錄入了教工庫或學生庫等以后，如果 需要更改學校代碼，要使用“數(shù)據(jù)更正/學校代碼更改功能更改.學校代碼請按照2007年9月份學年初報表中學校代碼編寫，不得隨意更改。 同

4、一學校內存在兩類不同類型的學生，該校要編排兩個代碼。如某校為九年一 貫制學校，既有普通中學生，亦有小學生，則需要把學校編成兩個代碼，中學 生信息和小學生信息必須按類錄入相應學校中。又如普通學校中有附設職業(yè)班, 職業(yè)班學生信息不能與普通中學生同時錄入到普通中學代碼的單位中，必須另 行錄入到中職類代碼單位。如果電腦審核提示出錯與實際不相符，以實際情況為準填報.如果某些項目 填報要求不明確,暫時留空或填報接近的內容，并請向上級部門反映.由地市級 向省反映,不要直接打電話與軟件作者聯(lián)系.由于全省學校數(shù)太多，出錯問題又 有共通性，作者不便一一處理回復各地的電話，請原諒！7修改完成后，還需要點擊“保存”，

5、修改結果才有效。(1. 3)、單位選定:選出本?；虮镜貐^(qū)的學校,以便進行教工庫和學生庫的建 庫工作.點擊進入，畫面有左右兩框內容，左框為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中存在的學校信息， 右框為你選定將要操作的單位信息。你可以通過“查找單位”快速找到你校或 你需要的單位，也可以直接在中間輸入你校學校碼，點擊“以內的單位。“選中。 刪除右框的單位，只是不選中該單位，不會刪除該單位相應的數(shù)據(jù)。(2)、基礎庫錄入通用功能介紹：. 處理：在錄入數(shù)據(jù)庫過程中，有時一批記錄某些字段內容都是相同的，這 時，第一個記錄錄入內容后，后面記錄相同字段暫時用表示，借助系統(tǒng)的. 處理”功能,把后面的”變成正確的內容有時,我們也會發(fā)現(xiàn)一批記

6、錄,某些字 段的內容是相同的，但錄入錯了.這時，我們可以把后面相同的記錄字段變成 表示，修改第一個記錄后，再通過處理”把后面的內容更正過來.借用此功能可 以提高錄入效率.統(tǒng)計：用于對當前庫，指定兩個字段,對字段取值情況進行統(tǒng)計。查詢：可以縮小瀏覽當前數(shù)據(jù)庫的范圍.查詢與統(tǒng)計組合使用，可以達到細 化統(tǒng)計內容的目的.刪除:作刪除標志，當保存時才真正刪除.保存:將當前數(shù)據(jù)保存進來，如不點“保存”，所作修改無效.存盤后同時對 數(shù)據(jù)進行審核，對出錯或提示信息要認真核對，當實際與提示不相符時，按實 際情況填報，即使有出錯信息，數(shù)據(jù)也能保存，但如果出現(xiàn)嚴重出錯信息，數(shù) 據(jù)不能上報。（2.d義教學生庫學生庫信

7、息錄入完畢必須點擊保存后退出，否則所錄入信息無效。對系統(tǒng) 所出現(xiàn)的提示，請認真復核，如與實際不符，以實際情況填報，并請把情況向 上級部門反映。錄入信息時需注意：關于身份證:在“功能菜單”中，有個“生成臨時身份證”的功能，根據(jù)戶 籍碼，出生年月日，性別生成一個臨時身份證.如果戶籍碼，出生年月日，性別未 錄入完整，將不會生成臨時身份證.身份證如果錄入是的15位舊身份證,系統(tǒng)審 核時自動轉換成18位號碼.個別身份證如果校對出錯，而實際又正確，則以實際 的填報，并建議學生或教師到派出所申請更正.以免該身份證在實際生活工作中 （如購機票,住宿登記等）被檢測到是假身份證.“入學年月”為六位數(shù)，前四位為年份

8、，后兩位為月份。如2004年9月 入學，應填寫“200409”；“出生日期”為八位數(shù)，前四位為年份，五、六位為月份，七、八位為日 期。如1997年5月4日出生的，應填寫“19970504”；其他日期格式也是這樣, 中間不要出現(xiàn)年月 日字樣，也不要在中間加入空格或小數(shù)點，如錄入 為“1997. 5 .4”（下同）.“學籍號”有文件規(guī)定的按規(guī)定編制，沒有規(guī)定的，請根據(jù)不重號、不改動 的原則自行編制填寫，有身份證號的用身份證號，其他建議這樣編排:入學年份 （4位）+班別（2位）+序號（2位）.第一位學生準確填寫后，添加第二位學生時， 系統(tǒng)會自動在第一位學生的學籍號后加1,依此類推.“戶籍碼、生源地、

9、出生地”共用一個碼本，可點擊查詢按鈕查找到.當查找 到所要的代碼時，雙擊名稱字段,就自動錄入了該代碼.廣東省內的，需準確到具 體縣級，省外的要具體到省份?！皯艏诘亍睉鶕?jù)學生戶籍進行選擇。若為東莞市戶籍的，一律選擇 “1本縣級戶籍”；若為“未申報戶籍”的，可暫按父母任一方或監(jiān)護人戶籍進 行選擇。班級碼:班級碼可以按實際班別名稱填報,可以填數(shù)字，也可以填中文.中小 學建議填01-99,高校的可按實際習慣填報.“上傳相片”可將相片上傳至系統(tǒng)，相片格式采用jpg壓縮格式，圖片大小 建議寬為150-300,高度200-400個像素。點擊“上傳相片”，出現(xiàn)對話框，從 相關目錄中找出所需要的相片文件，

10、點擊確定，相片便以學籍號命名的文件名 上傳至系統(tǒng)中。雖然此功能可使用，但由于相片文件較大，加之學生人數(shù)多， 容量大，目前暫未提供把相片上傳到網(wǎng)上。相片上傳暫不統(tǒng)一要求，各地根據(jù) 實際情況自定.(2. 2)中職學生庫(略)(2. 3)高中學生庫(略)(2. 4)高校學生庫(略)(2. 5)教工庫(略)(2. 6)校舍庫(略)(2. 7)場地庫(略)(2. 8)校產庫(未完善,暫不能使用)(2. 9)數(shù)據(jù)更正：編制公式更正：可參照提供的公式例子進行編制，以便于成批修改.字符串 用單引號弓i住.條件中的用”表示包含在之中的意思.如少先隊$政治面貌, 表示少先隊三個字符，包含在政治面貌字段之中.如果條

11、件列中不填寫內容, 本條公式無效.有些學校,在建庫過程中，使用電子表格來錄入學生庫及教工庫, 習慣用文字,不習慣用代碼，有了本功能，可以根據(jù)錄入的關鍵字,規(guī)范化錄入內 5容，以符合省的統(tǒng)一要求.舊版數(shù)據(jù)格式轉換：導入舊版“建庫系統(tǒng)（第一版）”及以前建立的學生庫及 教工庫后,有些數(shù)據(jù)項格式前后不一致，可以用本功能統(tǒng)一更正過來.學校代碼更改:對各個庫中的學校代碼字段進行更改.教工庫或學生庫等錄 入后要更改學校代碼，一定要在此進行更改，在單位信息”中進行學校代碼更改, 只更改單位信息庫的單位代碼，教工庫或學生庫中的代碼不會自動更改過來.（3）上報和接收（3.1）壓縮上報:用于將數(shù)據(jù)壓縮后以壓縮文件形

12、式上報（或備份）。點擊進入，在單位代碼框內輸入所需要上報單位的代碼，雙擊上報目錄框, 出現(xiàn)選擇目錄對話框，可根據(jù)需要把數(shù)據(jù)上報到某個目錄，然后點擊稔定上炭, 便可以把需要上報的數(shù)據(jù)以壓縮文件的形式上報至你所喜歡的目錄中，同時， 右框中顯示出已上報的有關信息。上報時電腦對上報數(shù)據(jù)進行審核，如果發(fā)現(xiàn) 有嚴重出錯信息，將要求修改正確后才能上報。注意：若學校上報數(shù)據(jù)，需要輸入完整的學校代碼；若鎮(zhèn)級上報，要求輸 入前9位,縣級上報要求輸入前6位代碼，與壓縮接收時指定接收范圍相對應一 致。如果在第二版本以后的單機版上上報和接收，上報前請點中“生成本地壓 縮包如果打算在不同版本之間上報和接收，上報要點“生成

13、舊版壓縮包二如果要把數(shù)據(jù)上傳到清遠市的基礎庫網(wǎng)絡版上，可以分學校級、鎮(zhèn)級、縣 級、市級上報。在上報時請點中“生成本地壓縮包”，再在網(wǎng)上導入。該系統(tǒng)正 在不斷完善之中，現(xiàn)在只有如下幾個功能：用戶管理、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)下載、 建庫情況，查找修改，數(shù)據(jù)統(tǒng)計，網(wǎng)址：http:jck. edugd. cn （教育內網(wǎng)地 址：http:/10. 188. 8. 228,公網(wǎng)地址:http:/202. 104. 3. 193）。如果要把數(shù)據(jù)上傳到省的網(wǎng)絡平臺(http:stat, edugd. cn,初始用戶是學 校代碼，密碼“111” ),則上報前請點中“生成省網(wǎng)壓縮包”，生成省網(wǎng)壓縮包 可以分學校級、鎮(zhèn)級

14、、縣級、市級上報。上報前要求上報范圍內的單位的區(qū)劃 碼要填報完整和正確，學校區(qū)劃碼填到鎮(zhèn)級，上報范圍內的學生數(shù)據(jù)及教工數(shù) 據(jù)審核沒有嚴重出錯信息通過。(3. 2)壓縮接收:用于接收其它單位或部門壓縮上報的數(shù)據(jù)。點擊進入，在“雙擊取文件”框內進行雙擊，出現(xiàn)對話框，可以在對話框 內進行查找并選中所需接收數(shù)據(jù)的壓縮文件，點擊確定，再在“指定范圍”框輸 入上報來的單位的代碼，如果上報文件沒有改名，上報單位代碼會在選定壓縮包 后出現(xiàn)在此框中出現(xiàn)，然后點擊確定接收，系統(tǒng)自動接收該壓縮文件內的數(shù)據(jù)， 并在右框內出現(xiàn)接收數(shù)據(jù)的情況。本功能能夠合并不同用戶錄入的數(shù)據(jù)。若同一單位分別使用多個用戶錄入 信息，只要學

15、生學籍號、教職工身份證號、建筑物編號、校產編號、場地編號 不重復，則互相合并數(shù)據(jù)時不會相互覆蓋。如果重復則后來接收的將替換原來 已原在的記錄.(3. 3)瀏覽轉換:用于本系統(tǒng)數(shù)據(jù)與電子表格文件之間相互轉換。點擊進入，在指定數(shù)據(jù)表中選擇要轉換的數(shù)據(jù)庫，框中會出現(xiàn)相應數(shù)據(jù)庫 中數(shù)據(jù)，點擊“包含內容轉出”，在出現(xiàn)的對話框中選擇放置生成電子表格文件 的目錄，并輸入生成的電子表格文件名稱，點擊確定后，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)轉化 為電子表格文件；點擊不含內容轉出，可將數(shù)據(jù)庫結構轉換成含有相應字段格 式的電子表格，但不含數(shù)據(jù)；相反，點擊電子表格轉入，可將某目錄中的電子 表格的數(shù)據(jù)轉化為相應數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)。注意：“電子表格轉入”時，電子表格第一行各列必須為字段名，各列順序 可以變動，但字段名稱不能更改(若字段名稱更改，系統(tǒng)不能識別字段名，相應 數(shù)據(jù)則不能轉入)，并且記錄與記錄之間第一列不能為空。第一列為空表示轉入 結束.電子表格轉入前，注意不要漏填學校碼、學籍號、教工身份證、建筑物編號、 校產編號、場地編號，否則不能正確接收。有待完善的功能：本系統(tǒng)正在不斷完善之中，有些功能還未能完善，請 見諒。(4. 1)報表生成:計劃生成學校級的學年初統(tǒng)計報表,關生成上報壓縮包，但