制作Excel表格簡(jiǎn)易教程

1、制作Excel表格簡(jiǎn)易教程賈慶山2004年8月10日本教程主要講授使用Microsoft Excel 2002進(jìn)行基本的表格制作。本教程圖文并茂，讀者可以對(duì)照學(xué)習(xí)使用。鑒于Microsoft Excel系列軟件的兼容性和界面的一致性，本教程對(duì)于使用其他版本的Microsoft Excel軟件也有一定的參考價(jià)值。第1章：引言制作Excel表格，將表格實(shí)現(xiàn)電子化，可以方便數(shù)據(jù)的保存與統(tǒng)計(jì)，極大提高辦公的效率，是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)技術(shù)。Microsoft Excel軟件的功能是強(qiáng)大的，但是本教程集中介紹最基礎(chǔ)的部分。使用這些基礎(chǔ)功能，已經(jīng)可以滿足目前辦公自動(dòng)化中的大部分需求。下文從兩方面介紹：如何

2、創(chuàng)建一個(gè)最簡(jiǎn)單的表格，如何利用Excel的統(tǒng)計(jì)功能。每個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)都分步列出，同時(shí)給出相應(yīng)的操作示意圖，方便讀者對(duì)照?qǐng)?zhí)行。第2章：創(chuàng)建表格首先需要安裝Microsoft Excel 2002。之后運(yùn)行該軟件。方法：從開(kāi)始菜單的程序列表中可以找到Microsoft Excel（圖2.1）。單擊鼠標(biāo)右鍵運(yùn)行。此時(shí)程序自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)空白表格（圖2.2）。圖2.1：運(yùn)行Microsoft Excel 2002。圖2.2：程序自動(dòng)創(chuàng)建的空白表格。圖2.3：保存Excel表格。一個(gè)表格由許多行（用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)）和列（用英文字母標(biāo)識(shí)）組成。每個(gè)小格子叫做單元格。用鼠標(biāo)左鍵單擊選中某一個(gè)單元格，就可以直接在其

3、中輸入文字或者數(shù)字。第二步，保存表格。方法：在窗口上部菜單欄中選擇“文件”“保存”，然后會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，要求輸入保存的位置和文件名（圖2.3）。選擇合適的文件名和位置后選擇“保存”，就完成保存當(dāng)前的表格了。第三步，調(diào)整單元格大小。在表格中，有的格子比較大，用來(lái)保存較長(zhǎng)的文字或數(shù)字；有的格子和其他幾個(gè)格子一樣寬（例如標(biāo)題欄）。而自動(dòng)生成的表格中每個(gè)單元格的大小都是完全相同的。要調(diào)整單元格的大小，操作起來(lái)非常簡(jiǎn)單。方法：如要調(diào)整單元格的寬度，將鼠標(biāo)移動(dòng)到英文字母（A,B,C）標(biāo)識(shí)欄中相鄰兩列之間，會(huì)看見(jiàn)鼠標(biāo)變成一個(gè)橫的雙向箭頭中間有一個(gè)豎杠。此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵，左右拖動(dòng)，可以調(diào)整一列的寬度，至合適

4、的位置時(shí)放開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，則一列中所有單元格的寬度就被調(diào)整至所需的大小了（圖2.4）。類似的，將鼠標(biāo)移到窗口左側(cè)的數(shù)字標(biāo)識(shí)欄中相鄰兩行之間，會(huì)看見(jiàn)鼠標(biāo)變成一個(gè)豎的雙向箭頭中間有一個(gè)橫杠。此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵，上下拖動(dòng)，可以調(diào)整一行的高度，至合適的位置時(shí)放開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，則一行中所有單元格的高度就被調(diào)整至所需的大小了（圖2.5）。圖2.4：調(diào)整單元格的寬度。下面介紹如何調(diào)整一個(gè)單元格的寬度、高度到其他幾個(gè)單元格寬度、高度之和。這項(xiàng)功能一般用于表示表格中一項(xiàng)內(nèi)容可以包含幾個(gè)小項(xiàng)（例如：一個(gè)季度的收入可以分成三個(gè)月的月收入）。這時(shí)，需要通過(guò)合并幾個(gè)小的單元格為一個(gè)大單元格來(lái)實(shí)現(xiàn)。方法：選中希望合并的單元格，然后

5、單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單列表中選擇“設(shè)置單元格格式”（圖2.6）。在彈出的對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”，然后在設(shè)置欄中選中“合并單元格”（圖2.7），選擇“確定”即可將原先選中的單元格合并成一個(gè)單元格（圖2.8）。圖2.5：調(diào)整單元格的高度。圖2.6：設(shè)置單元格格式。圖2.7：合并單元格。圖2.8：合并單元格后第一行的左邊三個(gè)單元格合并成一個(gè)大單元格了。有時(shí)需要對(duì)一個(gè)制作中的表格進(jìn)行修改，例如要插入或者刪除某行、某列、某單元格。如果只是刪除單元格中的內(nèi)容，只需用選中相應(yīng)單元格后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“清除內(nèi)容”即可。如果要?jiǎng)h除某行、某列、或者某單元格，只需選中那一行、列或者單元格，單擊鼠標(biāo)

6、右鍵，在彈出的菜單中選擇“刪除”，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框要求確定是刪除一行、一列、還是一個(gè)單元格（圖2.9）。如果刪除單元格，需要選擇刪除后對(duì)原來(lái)表格的修改方式。有兩種選擇。其一是讓該單元格右側(cè)的單元格順次左移一列；另一種是讓該單元格下方的單元格依次上移一行。按照需要選擇即可。插入和刪除的操作類似，這里不再贅述。圖2.9：刪除一個(gè)單元格。有時(shí)需要調(diào)節(jié)一個(gè)單元格的邊框的顏色、寬度等等。這個(gè)也可以在“設(shè)置單元格格式”中通過(guò)選擇“邊框”然后挑選合適的樣式來(lái)實(shí)現(xiàn)。這里不再詳細(xì)介紹。至此我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了如何制作一張Excel表格。需要說(shuō)明的是，一個(gè)Excel文件中可以包含多張表格。請(qǐng)注意在窗口下方有“sheet

7、1”、“sheet2”、“sheet3”等，這些分別表示“表一”、“表二”、“表三”。用鼠標(biāo)左鍵單擊選中不同的表格就可以顯示相應(yīng)的內(nèi)容。還可以通過(guò)雙擊表名來(lái)修改表格名稱。例如在圖2.9中一個(gè)Excel文件中就包含了“全部工業(yè)總產(chǎn)值”、“主要工業(yè)產(chǎn)品產(chǎn)量”、“農(nóng)業(yè)”、“教育”和“衛(wèi)生”五張表。第3章：基本統(tǒng)計(jì)方法3.1.四則運(yùn)算Excel表格的一個(gè)重要功能是統(tǒng)計(jì)功能。在本章我們從常用的四則運(yùn)算入手介紹一種通用的利用Excel表格進(jìn)行計(jì)算的方法。表格統(tǒng)計(jì)中的一項(xiàng)常用計(jì)算是求和。下面我們用一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明。例如，在圖2.9所示的表格中我們想統(tǒng)計(jì)從1989年到2002年一共生產(chǎn)了多少萬(wàn)件服裝（就是表格中

8、最后一列中數(shù)字之和）。方法：選中最后一列中的相應(yīng)數(shù)字，然后點(diǎn)擊屏幕上方工具欄中的S符號(hào)，就可以在最后一列最后一行下面的單元格中出現(xiàn)一個(gè)數(shù)字21041。這就是所要求取的總和。選中這個(gè)單元格，可以在窗口上部的函數(shù)欄（fx）中看見(jiàn)一個(gè)表達(dá)式=SUM(I3:I16)（圖3.1）。這其實(shí)就是Excel表格通用的計(jì)算方法用表達(dá)式來(lái)計(jì)算。只不過(guò)對(duì)于常用的計(jì)算，Microsoft Excel軟件已經(jīng)集成為不同的函數(shù)。這里使用的對(duì)不同列求和的函數(shù)就是SUM（）函數(shù)。括號(hào)中的I3和I16表示第I列的第3行和第16行，中間的冒號(hào)表示從第3行到第16行。所以，合在一起SUM（I3:I16）表示對(duì)第I列從第3行到第16

9、行的數(shù)字求和。圖3.1：在Excel表格中求和。另一個(gè)常用的函數(shù)是求平均函數(shù)AVERAGE（）。例如，我們可以選中第I列第17行的單元格（用I17）表示。然后再在窗口上部的函數(shù)欄中輸入=AVERAGE(I3:I16)，這樣就可以求第I列從第3行到第16行的所有數(shù)字的算術(shù)平均值，并將結(jié)果保存在I17單元格中。利用這種表達(dá)式的方式可以對(duì)Excel表格中任意元素進(jìn)行四則運(yùn)算，并且將結(jié)果保存在任意指定的單元格中。只需先選中欲保存計(jì)算結(jié)果的單元格，然后輸入等號(hào)，此時(shí)就進(jìn)入函數(shù)欄輸入狀態(tài)。輸入想計(jì)算的表達(dá)式，按回車(chē)就可以得到結(jié)果。在輸入表達(dá)式時(shí)，每個(gè)單元格用“列字母行數(shù)字”的格式表示?？梢灾苯釉诤瘮?shù)欄中輸

10、入代表某個(gè)單元格的“列字母行數(shù)字”，也可以直接用鼠標(biāo)選中相應(yīng)單元格，就會(huì)在函數(shù)欄中出現(xiàn)相應(yīng)的“列字母行數(shù)字”。3.2.排序除了四則計(jì)算，另一種常用的統(tǒng)計(jì)方法是排序。例如：我們需要將圖2.9中的表格按照每年的服裝產(chǎn)量進(jìn)行排序。方法：選中表格中任意一個(gè)單元格，選擇窗口上部菜單欄中“數(shù)圖3.2：排序。圖3.3：按每年服裝產(chǎn)量升序排序結(jié)果。據(jù)”“排序”，然后會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框（圖3.2），要求選擇“主要關(guān)鍵字”、“第二關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”。這里關(guān)鍵字只按照什么來(lái)排序。而第二關(guān)鍵字是為了在主要關(guān)鍵字取值相同時(shí)來(lái)進(jìn)一步區(qū)分不同年份。第三關(guān)鍵字依次類推。選擇合適的關(guān)鍵字后，按確定，就可以得到按照要求排序的

11、結(jié)果。例如，我們把按照每年服裝產(chǎn)量排序的結(jié)果顯示在圖3.3中。3.3. 作圖Excel表格提供了非常簡(jiǎn)單的作圖工具，可以畫(huà)折線圖、直方圖、餅圖等。這里我們介紹一般步驟。例如：我們想繪制出圖2.9中從1989年到2002年13年間每年服裝產(chǎn)量的變化折線圖。方法：首先，我們選中這13年的服裝產(chǎn)量，就是第I列從第3行到第16行的數(shù)字。然后選中窗口上部工具欄中的一個(gè)小直方圖圖標(biāo)，就可以彈出一個(gè)對(duì)話框圖表向?qū)В▓D3.4）。在圖表向?qū)е辛谐隽瞬煌膱D表類型和子類型。這里我們選擇“折線圖”，并且圖3.4：用圖表向?qū)ё鲌D。選擇了一種子類型。然后按“完成”，可以產(chǎn)生相應(yīng)的折線圖（圖3.5）。下面我們給這幅圖加上坐標(biāo)名稱和整幅圖的標(biāo)題。方法：用鼠標(biāo)右鍵選中該圖，在彈出的菜單列表中選擇“圖表選項(xiàng)”，之后可以彈出圖表的細(xì)節(jié)選項(xiàng)（圖3.6）。在相應(yīng)位置輸入“圖表標(biāo)題”以及橫