商務(wù)會(huì)議接待一般流程全文

1、商務(wù)會(huì)議接待一般流程全文商務(wù)會(huì)議接待一般流程一、接待會(huì)議類別：1、企業(yè)業(yè)務(wù)洽談會(huì)、訂貨會(huì)、新產(chǎn)品推廣會(huì)、集團(tuán)公司 董事會(huì)、獎(jiǎng)評(píng)會(huì)、客戶聯(lián)誼會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等各類型會(huì)議等。2、接待會(huì)議人數(shù)： 不限。3、會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)參考：（按客房的要求可提供各種標(biāo)準(zhǔn)的接待）。（1）會(huì)議酒店 范圍:二星級(jí)酒店，三星級(jí)酒店，四星級(jí)酒店，五星級(jí)酒店。（2）會(huì)議室范圍：根據(jù) 需要可提供5人至1000人的會(huì)議室或報(bào)告大廳。（3）會(huì)議用餐范圍：我們將根據(jù)參 會(huì)人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐 自助餐 宴會(huì)等等；我們將 根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦最佳的用餐地點(diǎn)。會(huì)議用車范圍：豐田面包車、依

2、維柯、金龍中巴（大巴）、瑞典沃爾沃、韓國現(xiàn) 代（大宇）、德國凱斯鮑爾等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車，任你們選 擇。（5）會(huì)議接站及用車我們將根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng) 的車輛;我們的專車將會(huì)提前在指定位置等待參會(huì)人員，把參會(huì)人員迅速、安全地 送到會(huì)場或下榻酒店，優(yōu)惠價(jià)格提供會(huì)議期間用車服務(wù)。（6）會(huì)議票務(wù):免費(fèi)代訂 往返程飛機(jī)票，代訂返程火車臥鋪票。（7）旅游考察安排：提供多條考察線路，優(yōu) 惠價(jià) 格安排參會(huì)代表的會(huì)后考察活動(dòng)。（8）會(huì)議娛樂及活動(dòng)：協(xié)助會(huì)議期間的各項(xiàng) 娛樂活動(dòng)，回答客戶的咨詢并提供實(shí)惠選擇的建議（以上為一般性的會(huì)議范 具體 的會(huì)議、會(huì)展、活動(dòng)、具體建議，

3、具體策劃、具體協(xié)商）。二、會(huì)議接待程序：（一）、會(huì)前1、與會(huì)議主辦方洽談2、提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議 方3、派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場地、娛樂等相關(guān)方面 的情況。4、確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。（二八會(huì)中1、會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅 歡迎牌簽到臺(tái)指示牌等。2、會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料， 會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。3、會(huì)議場所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室 條幅、燈光 音響、茶飲等。4、會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問是否有 特

4、 殊要求。5、會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。6、會(huì)議旅游:旅游線路行程、用車 導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。7、會(huì)議娛樂：娛 樂消費(fèi)形式 消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。8、會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念 為 代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。（三）會(huì)后1、結(jié)帳:提供會(huì)議過程中的詳細(xì)費(fèi) 用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳資料:會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客 戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。三 會(huì)議接待準(zhǔn)備：1、為會(huì)方砍價(jià)，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，代訂各地優(yōu)惠客房2、提供 會(huì)議所需的白板、紙筆 音像設(shè)備、投影儀、互聯(lián)網(wǎng) 普通多媒體及其它相應(yīng)的服 務(wù);3、為代表提供禮儀 公關(guān)、文秘服務(wù)；4、代表展品的托運(yùn)代辦

5、（航空、鐵 路 公路）5、為會(huì)議組織者提供互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)方便；四 會(huì)議服務(wù)項(xiàng)目：1、及時(shí)準(zhǔn)確提供酒店 大小交通（機(jī)票、火車票）、旅游信息，針對(duì)您所需 的服務(wù)項(xiàng)目第一時(shí)間的策劃與報(bào)價(jià)。2、如果您需要親臨現(xiàn)場考察，我們會(huì)有專人 協(xié)助您的工作。3、執(zhí)行雙方確認(rèn)的協(xié)議條款，在保證您所需的服務(wù)的前提下，保 護(hù)雙方的合法權(quán)益4、提供會(huì)議簽到臺(tái)，并有專人協(xié)助會(huì)務(wù)組分發(fā)資料，辦理相關(guān) 入住手續(xù)。5、會(huì)議期間及時(shí)叫早、叫醒服務(wù)使參會(huì)代表安心休息。6、參會(huì)代 表離店前，有專人協(xié)助辦理離店手續(xù)節(jié)省大家時(shí)間，同時(shí)為部分延住 晚離店代表 辦理相應(yīng)手續(xù)。7、會(huì)議期間，根據(jù)具體情況，適時(shí)提供會(huì)務(wù)人員部分免費(fèi)房 （1-2間）。8

6、、根據(jù)會(huì)務(wù)組要求給會(huì)議重要領(lǐng)導(dǎo)住房贈(zèng)送鮮花和水果。9、協(xié)助會(huì)務(wù)組布置會(huì)場和綠化。10、如果您需要在會(huì)議答謝宴會(huì)上穿插即興的文娛活動(dòng)，我們能為您安排最好的節(jié)目與演員 樂手，提升現(xiàn)場氣氛。11、免費(fèi)為會(huì)議提供會(huì)議提示牌、水牌和席位卡。12、根據(jù)實(shí)際情況，提供收費(fèi)/ 免費(fèi)機(jī)場、火車站接送服務(wù)，如有參會(huì)者需提前返程，可提前預(yù)定返程機(jī)票。13、如果您在會(huì)后需要為參會(huì)嘉賓提供一份具有當(dāng)?shù)靥厣募o(jì)念品，我們會(huì)提供必要的服務(wù)及信息，并協(xié)助您采購。14、如果您在會(huì)后需要為參會(huì)嘉賓提供一 次難得的旅游活動(dòng)，我們會(huì)為您提供最優(yōu)質(zhì)的旅游行程、游覽到最好景區(qū)景點(diǎn)、安 排最佳時(shí)間段飛機(jī)航班、品嘗到當(dāng)?shù)刈罹叽硇缘娘L(fēng)味餐、

7、最好的導(dǎo)游、駕駛技術(shù) 一流的師傅和車況良好的旅游車輛，同時(shí)報(bào)給您一個(gè)合適公道的價(jià)格。15、公關(guān)禮儀：禮儀小姐（現(xiàn)場禮儀接待，派發(fā)資料，形象展示）空飄（氫氣球充氣、升空）花籃（大、中、小號(hào)訂做）簽到筆薄（專業(yè)用品）攝影攝像（專業(yè)攝影 公司、專業(yè)攝影師）16、印刷設(shè)計(jì)：很多文字性的宣傳資料，由于量 大不便攜帶，我們?cè)敢庠诋?dāng)?shù)貫榭蛻艚鉀Q這些資料的制作工作。名片單色/多色的 制作；意見調(diào)查表格;相關(guān)資料的打字 復(fù)印 印刷；彩旗的制作等。17、物品配 送：酒水食品：如會(huì)議期間會(huì)務(wù)方需要煙、飲料 礦泉水、食品等日常生活用品， 我方可代購；辦公用品：代辦會(huì)議期間，會(huì)務(wù)組所需的辦公用品；紀(jì)念禮品:提供禮 品

8、旅游紀(jì)念品的咨詢、選送等服務(wù)。18、訂票服務(wù)：免費(fèi)代訂各大航空公司及 相應(yīng)各大航線優(yōu)惠折扣機(jī)票;代訂全國各地返程火車硬（座）臥鋪車票。19、郵 政速遞：文件資料包含印刷品，信函明信片 大 小件包裹的代為發(fā)送、寄出。20、汽車租賃：優(yōu)惠價(jià)格提供會(huì)議期間用車服務(wù)。豐田面包車 依維柯 金龍 中巴（大巴）、瑞典沃爾沃、韓國現(xiàn)代（大宇）、德國凱斯鮑爾等進(jìn)口豪華大巴 及各種品牌的中高檔轎車，任你們選擇。五、會(huì)議會(huì)展服務(wù)指南1、根據(jù)客房的 意愿 要求，策劃 組織、執(zhí)行會(huì)議的各項(xiàng)接待工作，讓會(huì)議客戶放心、滿意最大 化；讓會(huì)議接待服務(wù)優(yōu)質(zhì)最大化。2、免費(fèi)代訂各星級(jí)酒店、各級(jí)餐廳 各種會(huì)議 室并給予客戶最優(yōu)惠內(nèi)部

9、協(xié)議價(jià)，做好會(huì)議用房 會(huì)議用餐、會(huì)議室的使用等各項(xiàng) 工作。3、會(huì)議期間免費(fèi)提供名經(jīng)驗(yàn)豐富的接待人員全天協(xié)助會(huì)議工作（包括 辦理代表 簽到、解釋、資料整理分發(fā)、分房、展臺(tái)規(guī)劃及會(huì)場布置等工作），做好會(huì)議期間的協(xié)調(diào)服務(wù)工作。4、按要求安排會(huì)議接站工作，指派專車到機(jī)場、火車站免費(fèi)接送參會(huì)代表，免費(fèi)代訂返程飛機(jī)票。5、按要求為其提供相關(guān)的外語翻譯、攝像、禮儀、公關(guān)、文秘等服務(wù)。6、按照要求及會(huì)議的具體地需要，提供白板 紙筆音像設(shè)備 投影儀等各種會(huì)議設(shè)備7、我公司可根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、課題等，邀請(qǐng)相關(guān)課題的專家授課，為客戶提供相關(guān)的建議 邀請(qǐng)安排及其相關(guān)的具體工作。8、按要求為會(huì)議期間的重要客人提供特殊照顧、服務(wù)（如提供