淺談電子政務(wù)環(huán)境下電子公文與數(shù)字檔案管理策略

1、淺談電子政務(wù)環(huán)境下電子公文與數(shù)字檔案管理策略電子政務(wù)是國家機關(guān)在政務(wù)活動中， 全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進行辦公、 管理 和為社會提供公共服務(wù)的一種全新的管理方式。 政務(wù)電子化是總的發(fā)展趨勢。 電 子公文是國家電子政務(wù)建設(shè)迅速發(fā)展的必然產(chǎn)物。 通過切實加強電子公文的運行 管理，不僅大大提高了政府機關(guān)的行政效率， 而且為公眾服務(wù)的能力加強， 保障 了電子政務(wù)建設(shè)的健康發(fā)展。數(shù)字檔案歸檔工作是電子公文運行管理的一個重要環(huán)節(jié)， 同時也是傳統(tǒng)意義 上文件與檔案相互銜接的關(guān)鍵。 從某種意義上講， 電子公文能否正確歸檔， 數(shù)字 檔案能否科學(xué)保管和有效利用，是判別電子公文系統(tǒng)與其管理水平的基本尺度， 是衡量電子公

2、文運行管理好壞的重要標志，是檢驗電子政務(wù)成敗的重要標準之 一。鑒如此，在電子政務(wù)環(huán)境下， 如何加強電子公文與數(shù)字檔案管理？作者認為 應(yīng)從以下六個方面入手。1.提高認識，不斷增強做好電子公文與數(shù)字檔案管理工作的責(zé)任感 電子公文與數(shù)字檔案管理， 無論對文書部門， 還是對檔案部門， 都是一項新 工作。它關(guān)系到電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源能否實現(xiàn)科學(xué)管理和有效利用。 因 此，要從電子政務(wù)建設(shè)、 信息資源建設(shè)的高度， 從新形勢下作好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工 作、為全面建設(shè)小康社會服務(wù)的高度， 深刻認識電子公文與數(shù)字檔案管理的現(xiàn)實 意義和重要作用。 電子公文歸檔是當前信息資源建設(shè)的一個重要方面， 而信息資 源的建設(shè)與

3、數(shù)字檔案開發(fā)利用是信息化的核心任務(wù)， 是貫穿信息化建設(shè)進程的主 線和取得實效的關(guān)鍵。 數(shù)字檔案是信息資源的重要組成部分， 要用長遠的眼光看 待數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用工作。 在電子政務(wù)、 電子商務(wù)、 辦公自動化等系統(tǒng) 逐步實施的新形勢下， 電子公文將成為各單位產(chǎn)生文件的主要形式， 進而成為數(shù) 字檔案等信息資源的重要源頭。 只有認真做好電子公文歸檔工作， 才能切實保障 數(shù)字檔案等信息資源不流失，完整、規(guī)范、安全地進入信息資源寶庫，并且得到 科學(xué)保管和有效利用。2.制定長期規(guī)劃和系統(tǒng)框架，指導(dǎo)系統(tǒng)建設(shè)通過這個規(guī)劃， 首先是有利于爭取解決資金問題， 使政府給予相應(yīng)的經(jīng)費支 持，以保證系統(tǒng)建設(shè)項目各階

4、段的順利實施。第二，確定系統(tǒng)建設(shè)的框架結(jié)構(gòu)， 不是局限一個單位、 一個地區(qū)或一個國家本身， 而是面向世界的， 其目標是所建 數(shù)字檔案系統(tǒng)及其管理的數(shù)字檔案信息，不僅為本單位、本地區(qū)或本國家使用， 還要讓全世界都能利用。 第三，基于這個目標， 使系統(tǒng)的建設(shè)盡量采用國際標準 及協(xié)議。第四，把“經(jīng)濟、有效、長期”作為數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)原則，數(shù)字檔案 系統(tǒng)的建設(shè)不是短期行為，而是以長久保存歷史記憶和檔案信息資源共享為目 標，目前至少要保存 50 年，這是一個極具挑戰(zhàn)性的目標，而經(jīng)濟、有效地做好 每個項目則是更重要的原則。3.健全標準體系，規(guī)范電子公文收集與數(shù)字檔案管理 在系統(tǒng)建設(shè)之初就要高度重視標準和

5、規(guī)范體系的建設(shè)工作， 并不斷地進行完 善。標準體系是電子公文和數(shù)字檔案管理的法規(guī)和依據(jù)， 通過標準體系進一步明 確現(xiàn)代檔案管理的內(nèi)容 （怎樣獲取電子公文數(shù)據(jù)和建立數(shù)字檔案） ？對其管理內(nèi) 容如何管理（按照所有標準）？最重要的是要建立一個廣泛的數(shù)字檔案信息市場， 讓社會各界以及更多的人能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑快捷方便的利用數(shù)字檔案信息。 要制 定電子檔案管理標準 、電子檔案長期保管標準等一系列管理規(guī)范，并與政 府部門共同制定通用銷毀條例、專用銷毀條例 等一整套的文件銷毀指導(dǎo)書， 指導(dǎo)政府機構(gòu)對電子公文進行價值鑒定， 幫助政府部門對所形成的電子公文根據(jù) 價值進行網(wǎng)上移交歸檔和銷毀工作， 并要求政府部門按照

6、規(guī)定的文件標準格式進 行電子公文的移交。 移交方式可以通過網(wǎng)絡(luò)進行， 也可以移交硬盤。 移交的時間 根據(jù)協(xié)議進行，可以定期也可以隨時移交。在數(shù)字檔案長久保管方面，要綜合考慮信息載體、計算機語言、軟件、電子 公文內(nèi)容的完整性， 以及在長期保管期間數(shù)字檔案的真實性等多方面因素， 在標 準、規(guī)范和系統(tǒng)建設(shè)中不斷地進行修改和完善。 在文件載體方面， 數(shù)字檔案信息 中心要有雙備份系統(tǒng)，具有自動同步、檢查和修復(fù)的功能。在文件格式方面，使 用通用性較高的文件格式，如 PDF 、JPGE 等。在文件內(nèi)容方面，要保證其真 實性和權(quán)威性， 重視背景資料的采集， 要求政府機構(gòu)提供電子公文的元數(shù)據(jù)， 以 了解文件的形

7、成過程。要求政府機構(gòu)按統(tǒng)一的管理系統(tǒng)將 WORD 文件轉(zhuǎn)換成PDF 文件，保證文件的真實性。同時要保證沒有人能對數(shù)據(jù)進行修改，要有專 人進行管理并有身份認證、操作記錄和數(shù)碼簽字確認。4.加大指導(dǎo)和檢查，推動數(shù)字檔案系統(tǒng)的應(yīng)用數(shù)字檔案管理中心可通過網(wǎng)絡(luò)將數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提供給各政府機構(gòu)使用， 同時在網(wǎng)上提供詳細的培訓(xùn)計劃和資料。并配備專門的技術(shù)顧問及軟件工程師， 對各政府機構(gòu)使用管理系統(tǒng)時出現(xiàn)的問題給予解決。管理中心每年要對所服務(wù)的政府機構(gòu)發(fā)放調(diào)查表，以了解對數(shù)字檔案管理系 統(tǒng)的使用情況。調(diào)查表對所有工作內(nèi)容進行量化，并通過數(shù)據(jù)分析對存在的問題 作針對性的指導(dǎo)。調(diào)查的重點為兩個方面：一是文化方面

8、的：主要是檢查高層領(lǐng) 導(dǎo)重視、在高層會議上提出要求、參與的人員及部門、對全員的培訓(xùn)等方面的情 況。二是執(zhí)行方面的：主要是檢查每個工作人員在工作過程中對標準的執(zhí)行情況， 是否符合行為規(guī)范，并對數(shù)字檔案系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的具體問題給予指導(dǎo)和解決， 以提高各部門的工作效率和電子公文質(zhì)量。5.主動公布檔案信息，開展數(shù)字檔案的網(wǎng)上利用在數(shù)字檔案利用方面，管理中心收到電子公文，在做好歸檔管理工作的同時 即在網(wǎng)絡(luò)上予以公布（除了政府的特殊部門和個別特殊內(nèi)容的文件） ，為社會各 界和公眾利用檔案提供便利條件和途徑。 并在網(wǎng)上提供用戶指南，從簡單到高級 的利用分為合理的級別，可提供文本的、照片的、圖像的及原始電子公

9、文等各種 媒體材料的利用。一般的查詢利用不需登錄，需要利用紙質(zhì)檔案時，要經(jīng)過網(wǎng)上 注冊登記。6.加強全方位的安全建設(shè)在電子政務(wù)環(huán)境下，由于辦公自動化，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案部門特別是數(shù) 字檔案管理中心要接收更多的電子公文和數(shù)字檔案。 由于電子公文和數(shù)字檔案的 特殊性和網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，檔案部門將要面臨更多的安全問題。 檔案管理安全性問 題通常包括以下方面：其一、密碼安全；其二，計算機安全；其三，網(wǎng)絡(luò)安全； 其四，信息安全。那么要加強電子政務(wù)環(huán)境下電子公文和數(shù)字檔案管理的安全， 也應(yīng)該從以上幾個方面來入手：加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)是檔案部門開展工作的主要工具，保證網(wǎng)絡(luò)的安全對電子公文和數(shù)字檔案管理有著非常重要

10、的意義。 就目前的情況來看，檔案部門所依靠的網(wǎng)絡(luò)主要是電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)， 電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)有其特殊的限制，也不排除受到攻擊的可能，因此要加強這方面的建設(shè)。加強電子政務(wù)、電子公文和數(shù)字檔案相關(guān)法律的制定工作。世界范圍內(nèi) 已經(jīng)有20多個國家對數(shù)字簽名和電子公文進行了立法。在這方面，目前我們國 家是相對滯后的，要改變這種局面就應(yīng)該針對一些突出問題， 以法律的形式來進 行規(guī)范。同時，還要協(xié)調(diào)地方性法規(guī)和國家法規(guī)之間的矛盾， 加大法律的通用性。提高電子公文和數(shù)字檔案管理人員的素質(zhì)。任何高新技術(shù)的實現(xiàn)都離不 開人，因此在電子公文和數(shù)字檔案管理中， 尤其是防范網(wǎng)絡(luò)危害方面，管理人員 的作用更加鮮明地體現(xiàn)出來。如何提高管理人員的素質(zhì)，首先要提高檔案管理人 員的法律安全意識，使檔案管理人員充分地了解目前檔案法律法規(guī)的現(xiàn)狀及所面 臨的安全形勢；其次要加強相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，使得網(wǎng)絡(luò)知識成為檔案管理的 必要基礎(chǔ)。加強用戶權(quán)限的分類管理。在互聯(lián)網(wǎng)上，有效地防范網(wǎng)絡(luò)危害的一個重 要方面就是對網(wǎng)絡(luò)使用者進行限制、 分類管理，通過對使用者賦予不同的權(quán)限可 以有效地避免識別用戶所帶來的繁重工作