淺談電子政務(wù)環(huán)境下電子公文與數(shù)字檔案管理策略

1、淺談電子政務(wù)環(huán)境下電子公文與數(shù)字檔案管理策略電子政務(wù)是國家機(jī)關(guān)在政務(wù)活動(dòng)中， 全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行辦公、 管理 和為社會(huì)提供公共服務(wù)的一種全新的管理方式。 政務(wù)電子化是總的發(fā)展趨勢。 電 子公文是國家電子政務(wù)建設(shè)迅速發(fā)展的必然產(chǎn)物。 通過切實(shí)加強(qiáng)電子公文的運(yùn)行 管理，不僅大大提高了政府機(jī)關(guān)的行政效率， 而且為公眾服務(wù)的能力加強(qiáng)， 保障 了電子政務(wù)建設(shè)的健康發(fā)展。數(shù)字檔案歸檔工作是電子公文運(yùn)行管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)， 同時(shí)也是傳統(tǒng)意義 上文件與檔案相互銜接的關(guān)鍵。 從某種意義上講， 電子公文能否正確歸檔， 數(shù)字 檔案能否科學(xué)保管和有效利用，是判別電子公文系統(tǒng)與其管理水平的基本尺度， 是衡量電子公

2、文運(yùn)行管理好壞的重要標(biāo)志，是檢驗(yàn)電子政務(wù)成敗的重要標(biāo)準(zhǔn)之 一。鑒如此，在電子政務(wù)環(huán)境下， 如何加強(qiáng)電子公文與數(shù)字檔案管理？作者認(rèn)為 應(yīng)從以下六個(gè)方面入手。1.提高認(rèn)識(shí)，不斷增強(qiáng)做好電子公文與數(shù)字檔案管理工作的責(zé)任感 電子公文與數(shù)字檔案管理， 無論對(duì)文書部門， 還是對(duì)檔案部門， 都是一項(xiàng)新 工作。它關(guān)系到電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源能否實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和有效利用。 因 此，要從電子政務(wù)建設(shè)、 信息資源建設(shè)的高度， 從新形勢下作好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工 作、為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)的高度， 深刻認(rèn)識(shí)電子公文與數(shù)字檔案管理的現(xiàn)實(shí) 意義和重要作用。 電子公文歸檔是當(dāng)前信息資源建設(shè)的一個(gè)重要方面， 而信息資 源的建設(shè)與

3、數(shù)字檔案開發(fā)利用是信息化的核心任務(wù)， 是貫穿信息化建設(shè)進(jìn)程的主 線和取得實(shí)效的關(guān)鍵。 數(shù)字檔案是信息資源的重要組成部分， 要用長遠(yuǎn)的眼光看 待數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用工作。 在電子政務(wù)、 電子商務(wù)、 辦公自動(dòng)化等系統(tǒng) 逐步實(shí)施的新形勢下， 電子公文將成為各單位產(chǎn)生文件的主要形式， 進(jìn)而成為數(shù) 字檔案等信息資源的重要源頭。 只有認(rèn)真做好電子公文歸檔工作， 才能切實(shí)保障 數(shù)字檔案等信息資源不流失，完整、規(guī)范、安全地進(jìn)入信息資源寶庫，并且得到 科學(xué)保管和有效利用。2.制定長期規(guī)劃和系統(tǒng)框架，指導(dǎo)系統(tǒng)建設(shè)通過這個(gè)規(guī)劃， 首先是有利于爭取解決資金問題， 使政府給予相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)支 持，以保證系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目各階

4、段的順利實(shí)施。第二，確定系統(tǒng)建設(shè)的框架結(jié)構(gòu)， 不是局限一個(gè)單位、 一個(gè)地區(qū)或一個(gè)國家本身， 而是面向世界的， 其目標(biāo)是所建 數(shù)字檔案系統(tǒng)及其管理的數(shù)字檔案信息，不僅為本單位、本地區(qū)或本國家使用， 還要讓全世界都能利用。 第三，基于這個(gè)目標(biāo)， 使系統(tǒng)的建設(shè)盡量采用國際標(biāo)準(zhǔn) 及協(xié)議。第四，把“經(jīng)濟(jì)、有效、長期”作為數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)原則，數(shù)字檔案 系統(tǒng)的建設(shè)不是短期行為，而是以長久保存歷史記憶和檔案信息資源共享為目 標(biāo)，目前至少要保存 50 年，這是一個(gè)極具挑戰(zhàn)性的目標(biāo)，而經(jīng)濟(jì)、有效地做好 每個(gè)項(xiàng)目則是更重要的原則。3.健全標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范電子公文收集與數(shù)字檔案管理 在系統(tǒng)建設(shè)之初就要高度重視標(biāo)準(zhǔn)和

5、規(guī)范體系的建設(shè)工作， 并不斷地進(jìn)行完 善。標(biāo)準(zhǔn)體系是電子公文和數(shù)字檔案管理的法規(guī)和依據(jù)， 通過標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)一步明 確現(xiàn)代檔案管理的內(nèi)容 （怎樣獲取電子公文數(shù)據(jù)和建立數(shù)字檔案） ？對(duì)其管理內(nèi) 容如何管理（按照所有標(biāo)準(zhǔn)）？最重要的是要建立一個(gè)廣泛的數(shù)字檔案信息市場， 讓社會(huì)各界以及更多的人能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑快捷方便的利用數(shù)字檔案信息。 要制 定電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 、電子檔案長期保管標(biāo)準(zhǔn)等一系列管理規(guī)范，并與政 府部門共同制定通用銷毀條例、專用銷毀條例 等一整套的文件銷毀指導(dǎo)書， 指導(dǎo)政府機(jī)構(gòu)對(duì)電子公文進(jìn)行價(jià)值鑒定， 幫助政府部門對(duì)所形成的電子公文根據(jù) 價(jià)值進(jìn)行網(wǎng)上移交歸檔和銷毀工作， 并要求政府部門按照

6、規(guī)定的文件標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn) 行電子公文的移交。 移交方式可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行， 也可以移交硬盤。 移交的時(shí)間 根據(jù)協(xié)議進(jìn)行，可以定期也可以隨時(shí)移交。在數(shù)字檔案長久保管方面，要綜合考慮信息載體、計(jì)算機(jī)語言、軟件、電子 公文內(nèi)容的完整性， 以及在長期保管期間數(shù)字檔案的真實(shí)性等多方面因素， 在標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)范和系統(tǒng)建設(shè)中不斷地進(jìn)行修改和完善。 在文件載體方面， 數(shù)字檔案信息 中心要有雙備份系統(tǒng)，具有自動(dòng)同步、檢查和修復(fù)的功能。在文件格式方面，使 用通用性較高的文件格式，如 PDF 、JPGE 等。在文件內(nèi)容方面，要保證其真 實(shí)性和權(quán)威性， 重視背景資料的采集， 要求政府機(jī)構(gòu)提供電子公文的元數(shù)據(jù)， 以 了解文件的形

7、成過程。要求政府機(jī)構(gòu)按統(tǒng)一的管理系統(tǒng)將 WORD 文件轉(zhuǎn)換成PDF 文件，保證文件的真實(shí)性。同時(shí)要保證沒有人能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，要有專 人進(jìn)行管理并有身份認(rèn)證、操作記錄和數(shù)碼簽字確認(rèn)。4.加大指導(dǎo)和檢查，推動(dòng)數(shù)字檔案系統(tǒng)的應(yīng)用數(shù)字檔案管理中心可通過網(wǎng)絡(luò)將數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提供給各政府機(jī)構(gòu)使用， 同時(shí)在網(wǎng)上提供詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃和資料。并配備專門的技術(shù)顧問及軟件工程師， 對(duì)各政府機(jī)構(gòu)使用管理系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)的問題給予解決。管理中心每年要對(duì)所服務(wù)的政府機(jī)構(gòu)發(fā)放調(diào)查表，以了解對(duì)數(shù)字檔案管理系 統(tǒng)的使用情況。調(diào)查表對(duì)所有工作內(nèi)容進(jìn)行量化，并通過數(shù)據(jù)分析對(duì)存在的問題 作針對(duì)性的指導(dǎo)。調(diào)查的重點(diǎn)為兩個(gè)方面：一是文化方面

8、的：主要是檢查高層領(lǐng) 導(dǎo)重視、在高層會(huì)議上提出要求、參與的人員及部門、對(duì)全員的培訓(xùn)等方面的情 況。二是執(zhí)行方面的：主要是檢查每個(gè)工作人員在工作過程中對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況， 是否符合行為規(guī)范，并對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的具體問題給予指導(dǎo)和解決， 以提高各部門的工作效率和電子公文質(zhì)量。5.主動(dòng)公布檔案信息，開展數(shù)字檔案的網(wǎng)上利用在數(shù)字檔案利用方面，管理中心收到電子公文，在做好歸檔管理工作的同時(shí) 即在網(wǎng)絡(luò)上予以公布（除了政府的特殊部門和個(gè)別特殊內(nèi)容的文件） ，為社會(huì)各 界和公眾利用檔案提供便利條件和途徑。 并在網(wǎng)上提供用戶指南，從簡單到高級(jí) 的利用分為合理的級(jí)別，可提供文本的、照片的、圖像的及原始電子公

9、文等各種 媒體材料的利用。一般的查詢利用不需登錄，需要利用紙質(zhì)檔案時(shí)，要經(jīng)過網(wǎng)上 注冊(cè)登記。6.加強(qiáng)全方位的安全建設(shè)在電子政務(wù)環(huán)境下，由于辦公自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案部門特別是數(shù) 字檔案管理中心要接收更多的電子公文和數(shù)字檔案。 由于電子公文和數(shù)字檔案的 特殊性和網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，檔案部門將要面臨更多的安全問題。 檔案管理安全性問 題通常包括以下方面：其一、密碼安全；其二，計(jì)算機(jī)安全；其三，網(wǎng)絡(luò)安全； 其四，信息安全。那么要加強(qiáng)電子政務(wù)環(huán)境下電子公文和數(shù)字檔案管理的安全， 也應(yīng)該從以上幾個(gè)方面來入手：加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)是檔案部門開展工作的主要工具，保證網(wǎng)絡(luò)的安全對(duì)電子公文和數(shù)字檔案管理有著非常重要

10、的意義。 就目前的情況來看，檔案部門所依靠的網(wǎng)絡(luò)主要是電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)， 電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)有其特殊的限制，也不排除受到攻擊的可能，因此要加強(qiáng)這方面的建設(shè)。加強(qiáng)電子政務(wù)、電子公文和數(shù)字檔案相關(guān)法律的制定工作。世界范圍內(nèi) 已經(jīng)有20多個(gè)國家對(duì)數(shù)字簽名和電子公文進(jìn)行了立法。在這方面，目前我們國 家是相對(duì)滯后的，要改變這種局面就應(yīng)該針對(duì)一些突出問題， 以法律的形式來進(jìn) 行規(guī)范。同時(shí)，還要協(xié)調(diào)地方性法規(guī)和國家法規(guī)之間的矛盾， 加大法律的通用性。提高電子公文和數(shù)字檔案管理人員的素質(zhì)。任何高新技術(shù)的實(shí)現(xiàn)都離不 開人，因此在電子公文和數(shù)字檔案管理中， 尤其是防范網(wǎng)絡(luò)危害方面，管理人員 的作用更加鮮明地體現(xiàn)出來。如何提高管理人員的素質(zhì)，首先要提高檔案管理人 員的法律安全意識(shí)，使檔案管理人員充分地了解目前檔案法律法規(guī)的現(xiàn)狀及所面 臨的安全形勢；其次要加強(qiáng)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，使得網(wǎng)絡(luò)知識(shí)成為檔案管理的 必要基礎(chǔ)。加強(qiáng)用戶權(quán)限的分類管理。在互聯(lián)網(wǎng)上，有效地防范網(wǎng)絡(luò)危害的一個(gè)重 要方面就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)使用者進(jìn)行限制、 分類管理，通過對(duì)使用者賦予不同的權(quán)限可 以有效地避免識(shí)別用戶所帶來的繁重工作