采購控制程序0111

1、xxxx有限公司質量管理體系文件采購管理程序q/xxx gl 01112007第a版 第0次修訂第5頁 共5頁1 目的 對采購過程及分承制方進行有效控制，確保所采購的產品質量符合規(guī)定要求。2 范圍 適用于本公司對產品實現(xiàn)所需原材料采購、外協(xié)加工及分承制方提供服務的控制。3 職責3.1 生產供應部a) 負責按公司要求組織對外購、外協(xié)分承制方進行選擇、評價和控制。編制合格分承制方名錄報總工程師批準，對分承制方供貨業(yè)績定期進行評價，建立分承制方供貨質量檔案。b) 負責擬制外協(xié) 、外購件采購計劃，報分管領導審核、批準后實施。 c) 負責采購產品到貨的清點核對及登記工作。 d) 負責不合格采購產品的處理

2、及對分承制方措施改進的監(jiān)督。3.2 技術開發(fā)部a) 負責編制采購產品明細表，外協(xié)、外購產品技術要求和檢驗和試驗規(guī)范。 b) 負責代用件性能的審核，參與對合格分承制方的評價。3.3 質管部負責采購產品質量的檢驗和驗證，參與對合格分承制方的評價。4 工作程序4.1 采購過程的控制4.1.1 采購文件的制定 a) 技術開發(fā)部負責編制采購產品明細表和技術條件，制定采購產品的質量標準要求及驗收標準。對新設計和開發(fā)的產品，制定采購產品技術要求及驗收規(guī)程。 b) 技術開發(fā)部根據采購產品對產品實現(xiàn)過程及最終產品的影響大小對采購產品進行分類，決定對其控制的程度。在技術文件中明確規(guī)定對產品有影響的關鍵件、重要件，

3、并做出標識。制定外購件、外協(xié)件分類管理辦法。 c) 采購計劃的編制 生產供應部負責人應根據生產計劃，查看相應用料要求及倉庫提供的產品庫存賬本中存貯數(shù)量情況，編制采購計劃。采購計劃由分管領導審批。對計劃外的采購(如生產急需或生產損耗等情況)，由使用部門填寫采購申請表，經分管領導批準后轉至生產供應部進行采購。4.1.2 對分承制方的選擇、評價4.1.2.1 選擇、評價和重新評價分承制方時主要考慮以下方面：a) 具有滿足采購合同的能力并符合本公司技術標準要求。分承制方產品質量、價格、供貨周期、售后服務和歷史業(yè)績；b) 分承制方質量管理體系的質量保證能力，遵守法律法規(guī)情況；c) 分承制方提供該類產品方

4、面的顧客滿意程度；d) 與履約能力有關的財務狀況等。4.1.2.2 生產供應部通過對以上幾方面進行比較，列出初選分承制方名單。通過發(fā)放分承制方調查表形式，與分承制方取得聯(lián)系。生產供應部組織召集有關部門進行評審或組織有關人員到分承制方進行審核，將評審結果記入分承制方評價記錄表中，并在其中選擇合格的分承制方，建立合格分承制方檔案和合格分承制方名錄。a) 一般對同一種材料采購應同時選擇一個以上的合格分承制方。生產供應部保存合格分承制方產品的質量記錄，明確對分承制方的控制方式和程度。 b) 對重要的采購產品分承制方的選擇、評價，除按4.1.2.4條款質量保證能力證實外，還應結合分析其供貨產品質量記錄。

5、對一般的采購產品，可采取分析供貨記錄來評價分承制方。輔助采購產品，可采取使用前驗證的方法選擇和評價。 4.1.2.3 合格分承制方名錄由生產供應部編制，部門領導審核，經總工程師批準后納入成套技術文件管理，作為采購的依據。4.1.2.4 對有多年業(yè)務往來的分承制方可按以下內容對其質量保證能力給予證實： a) 分承制方產品的質量保證能力：是否建立質量管理體系，有無專職的質量檢驗機構，及其他形式的質量保證措施。 b) 分承制方提供的產品質量驗證、質量穩(wěn)定性等情況，其他用戶對其產品質量的反饋，包括國家質量監(jiān)督部門對其產品質量的檢測結果。 c) 分承制方的履約能力、售后服務能力及價格等方面情況是否滿足要

6、求。4.1.2.5 對第一次供貨的初選分承制方，除4.1.2.4條款中要求的書面材料外，還應按本公司技術要求，對提供的樣品進行測試、小批量試用、必要時經過試驗合格后才可納入合格分承制方名錄。a) 第一次供貨的分承制方應根據本公司提供的產品技術要求，提供產品樣品；b) 質管部根據技術開發(fā)部制定的驗證要求，對樣品進行驗證，出具驗證報告，并將驗證結果填寫進分承制方評價表中相應的欄目交生產供應部；c) 樣品驗證如不合格可取消其資格； d) 樣品驗證合格，由生產供應部將樣品同分承制方評價表一起送技術開發(fā)部對樣品進行試用；e) 技術開發(fā)部對樣品試用后，能夠滿足產品要求的，可進行小批量試用。生產供應部通知分

7、承制方小批量供貨，經質管部檢驗/驗證合格后，試用在本公司產品上。由技術開發(fā)部寫出采購產品試用報告，并將試用結果和意見填寫在分承制方評價表中的相應欄目交生產供應部；f) 小批量供貨驗證或試用不合格的分承制方，取消其供貨資格。樣品試用和小批量試用合格的分承制方，經技術開發(fā)部、質管部、生產供應部、必要時需征得客戶的意見確認，總工程師批準后，列入合格分承制方名錄。4.1.3 對分承制方的控制4.1.3.1 生產供應部對分承制方實行動態(tài)管理。每年年初對合格分承制方進行一次業(yè)績評價，根據分承制方供貨質量記錄情況，填寫分承制方供貨業(yè)績評估表。然后再進行對合格分承制方評價。a) 產品質量占分承制方業(yè)績的60%

8、，交貨期、價格、售后服務等占分承制方業(yè)績 40%。當業(yè)績總值低于85%或產品質量低于質量業(yè)績的80%時，應取消其合格分承制方的資格；如因特殊情況需留用，應報總工程師批準，但應加嚴對其供貨產品的檢驗和驗證，并執(zhí)行4.1.3.2條款。連續(xù)兩次評定仍不符合要求的分承制方應取消其供貨資格。b) 通過對合格分承制方的業(yè)績評估和評價，淘汰產品供貨質量差的分承制方，提高供貨質量。重新編制合格分承制方名錄，報總工程師批準。4.1.3.2 分承制方產品出現(xiàn)一般質量問題，生產供應部可以電話、傳真等方式向分承制方提出，限期改進。同一問題出現(xiàn)兩次以上，應向分承制方發(fā)出采取糾正/預防措施要求，要求分承制方制定和采取糾正

9、/預防措施，并反饋生產供應部。對糾正不好的分承制方應取消其供貨資格。分承制方產品出現(xiàn)嚴重質量問題，如年供貨不合格批次超過1次，由生產供應部向分承制方發(fā)出采取糾正/預防措施要求，如連續(xù)兩次發(fā)出糾正措施要求，而產品質量沒有明顯改進的分承制方，應取消其供貨資格，并在合格分承制方名錄中注銷。4.1.3.3 被取消合格分承制方資格的分承制方，至少一年后才可重新訂貨，并且需按本程序規(guī)定重新評價合格后，建立分承制方檔案，納入合格分承制方名錄方可繼續(xù)訂貨。4.1.3.4 生產供應部負責建立并保存分承制方檔案及評價、評定資料。4.2 采購產品的實施4.2.1 采購人員根據采購計劃，在合格分承制方名錄中選擇合適的

10、分承制方，填寫采購訂單，經部門領導審核，分管領導批準后實施。 a) 采購訂單應包括采購產品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質量等級要求、執(zhí)行標準、技術要求、特殊要求、驗收標準和方法、交貨日期、交貨方式等，必要時需提供相應的樣品或圖紙，樣品或圖紙需經技術開發(fā)部確認后提供。b) 所有采購訂單發(fā)出之前必須經過部門領導審核，分管領導批準并簽字確認后才可分發(fā)給分承制方。4.2.2 為保證采購產品的質量，在采購訂單或采購合同中必須明確規(guī)定采購產品的要求。根據要采購產品的具體情況對采購要求作出如下適當?shù)囊?guī)定：a) 產品批準要求：即關于采購產品的執(zhí)行標準、驗收依據、驗收準則；b) 程序批準要求：即涉及采購雙方應遵守

11、的程序和協(xié)議；c) 對所采購產品的過程方面的要求：即對采購產品涉及的特殊過程的要求，如對采購產品涉及焊接、測試等特殊過程的要求； d) 與采購產品有關的分承制方人員資格方面的要求，如采購產品無法在本公司進行檢測、計量而需委托分承制方進行檢測、計量時，應對分承制方檢驗、計量人員資格提出要求；e) 與采購產品有關的質量管理體系方面要求：如要求分承制方通過質量管理體系認證或第二方審核；4.2.3 在將上述要求向分承制方進行溝通或說明前，采購人員應確保有關的采購要求是適宜的（即適合本公司產品需要）和充分的（即所提出的采購要求是全面的）。4.2.4 采購人員可通過傳真、電話方式發(fā)出采購訂單，簽訂采購訂單

12、或采購合同，并在電話、傳真訂貨登記表中登記。也可按采購訂單直接到分承制方進行采購。4.2.5 當采購文件更改時采購人員應及時通知分承制方。4.2.6 采購產品的跟蹤：采購人員在采購訂單發(fā)給分承制方后，應根據簽訂的到貨日期，跟蹤采購產品的到貨情況。4.2.7 當生產急需的采購產品因合格分承制方的某些原因不能及時供貨時,可申請選用其它合格分承制方的產品，報總工批準后由生產供應部填寫產品代用申請單，通知有關部門。4.3 采購產品的驗證4.3.1 采購產品到貨后，由采購人員對采購產品的名稱、生產廠家、規(guī)格、型號（圖號）、數(shù)量、外觀質量、產品檢驗合格證明等進行核對，檢查是否與采購訂單相符，是否破碎或變形，在符合規(guī)定要求的情況下方可接收，并登記到貨登記。4.3.2 采購人員填寫請檢通知單，交質管部。由檢驗人員按產品監(jiān)視和測量管理程序和檢驗規(guī)范對采購的產品實施檢驗/驗證和試驗，以確保采購產品滿足規(guī)定的采購要求。4.3.3 如果需要在分承制方貨源處檢驗采購的產品，則由生產供應部在采購訂單或采購合同中規(guī)定對其實施檢驗/驗證的方式和內容及采購產品放行標準、放行方法等。4.3.4 除對采購產品實施檢驗方法外，還可以采取如下活動確保所采購的產品滿足規(guī)定的采購要求： a) 查看檢驗報告、合格證和其它合格標識； b) 封樣對比； c) 試用和第三方驗證等。4.4