三級秘書考試情景錄像與實務(wù)操作題攻略

1、情景錄像與實務(wù)操作題三級秘書情景錄像題一般的考點n秘書外在形象：衣著（職業(yè)裝為主），考慮穿著形象n秘書工作環(huán)境：辦公桌面的整潔與否， 光線問題 電腦位置n秘書的內(nèi)在形象：禮儀行為，（對外禮儀）包括接待客人、送禮、喝咖啡等等 溝通的行為，語言n秘書的工作行為：接聽電話、文書寫作是否規(guī)范、事務(wù)安排、工作程序、具體操作n秘書的綜合性指導(dǎo)工作:法律法規(guī)以及企業(yè)文化等方面的知識，對工作方面的協(xié)調(diào)，對下屬工作的指導(dǎo)。形式人人 事事秘書面對的人n上司：接受上司批評的態(tài)度 記錄上司的指示 禮貌工作（進(jìn)出辦公室敲門、關(guān)門，有 無打斷上司講話） 與上司共同工作的時候是否提前預(yù)約 是否能夠做到為上司擋駕 能夠在具體

2、工作問題上，必要向上級請示 能夠了解自己的職責(zé)，不參與非自己職責(zé)內(nèi)的事情 能根據(jù)情況，提出合理化建議 為上司服務(wù)好 秘書面對的人同事或者下屬n能夠?qū)ν潞拖聦俦３终_的禮儀n能夠?qū)ο聦龠M(jìn)行工作上的指導(dǎo)，一般能做出正確具體的細(xì)節(jié)安排n面對下屬進(jìn)行溝通的時候，態(tài)度良好面對客戶n禮儀要求，尤其重在考核對外禮儀，比較重點的考核對日本的禮儀較多（包括禮物購買）n能夠與客戶進(jìn)行良好的溝通，包括行為，語言等等n能夠?qū)蛻糇隽己梅?wù)n能夠滿足客戶的合理要求秘書面對的事情n能按時完成工作n能做好接待工作n能做好會議工作（能主持會議，對會議知識的運(yùn)用正確）n能處理好辦公事務(wù)n能處理好突發(fā)事件n能處理好保密問題n能

3、正確使用各種文書，包括一些管理性的文書（寫作格式，內(nèi)容。使用）n必要的時候能與其他部門協(xié)調(diào)好，處理好工作n具備相當(dāng)?shù)闹R儲備n行為要正確秘書對設(shè)備的使用n刻錄機(jī)： 能正確使用，注意不要將讀盤當(dāng)做光驅(qū)，注意使用正確光盤，將刻錄機(jī)裝對n計算機(jī)軟件：主要注意對圖表的使用，一但發(fā)現(xiàn)就要說明n投影儀：懂得使用，了解事先檢查，并能發(fā)現(xiàn)問題。n傳真機(jī)n復(fù)印機(jī)：開機(jī)預(yù)熱，蓋好蓋板 要保持玻璃板的清潔，有問題請專業(yè)人士做專業(yè)清潔。n數(shù)碼相機(jī)：不能拍攝自然風(fēng)光，要近距離拍攝。注意方面n注意特寫鏡頭n注意文書，一般都要找到錯誤n注意語言提示，一般贊美性語言都是指示行為的正確性，批評或者懷疑式語言都說明工作行為有些問

4、題。n注意情節(jié)提醒n注意細(xì)節(jié)，尤其禮儀方面n注意語氣n注意填寫分析與更正性的說明題目分析n形式：1，要求以電子郵件的形式作答 2，要求以備忘錄的形式作答 3，要求以任務(wù)完成形式作答回答時：n電子郵件的： 發(fā)件人：編寫一個郵箱地址 收件人：編寫一個郵箱地址 主題：簡要語言說明n例如： 發(fā)件人： 收件人： 主題：會議籌備方案的注意事項 蘇明經(jīng)理： 您好?，F(xiàn)將會議籌備方案的注意事項發(fā)送給您，請審閱。 會議籌備方案備忘錄如： 備忘錄至：行政經(jīng)理自：助理（秘書）高葉日期：2010年5月15日主題：會議籌備方案的注意事項 會議籌備方案布置任務(wù)型：n分析題目中所要求回答的內(nèi)容；n一種是在題目中就直接說出來的

5、，不要發(fā)揮，按照給的點一一作答n一種是需要在題目中找到回答內(nèi)容的，注意不要回答太多；n回答時最好采用條文式n如果題目的內(nèi)容在書本上是條文存在的，每條下的內(nèi)容可以回答的，就簡單回答一兩條?？键cn范圍：n會議部分n辦公事務(wù)n文書寫作n信息與檔案會議部分n會議籌備方案（一般性，遠(yuǎn)程會議） 一般性：寫一份籌備方案（標(biāo)題，正文：會議主題、時間、地點、與會人員、會議議程、會議議題、會議會務(wù)工作人員及工作分工、材料準(zhǔn)備、設(shè)備和用品、會議經(jīng)費、餐飲和住宿 遠(yuǎn)程會議籌備方案:說明特點n檢查會務(wù)的籌備情況 檢查內(nèi)容，方法：聽取匯報、現(xiàn)場檢查會議籌備方案（大型）n寫一份會議籌備方案 標(biāo)題 一、會議主題 二、會議與會

6、人員 三、會議時間、地點 四、會議主要議程 五、會議議題 六、會議會務(wù)工作小組 七、會議需要的設(shè)備和用品，工作人員 八、會議要準(zhǔn)備的文件材料，負(fù)責(zé)人員 九、會議經(jīng)費 十、會議餐飲、住宿工作，負(fù)責(zé)人員遠(yuǎn)程會議籌備方案n回答定義：說明它是一種新的會議形式，是新時期電子通訊技術(shù)高速發(fā)展之下的產(chǎn)物。n遠(yuǎn)程會議的優(yōu)點n特點，注意說到文字資料的處理、與通信行業(yè)的聯(lián)系，重視設(shè)備重點回答：n因為是籌備方案，因此需要對會議日期，參加人員，議程等內(nèi)容重點說出。一般會議一般會議分條寫出分條寫出遠(yuǎn)程會議遠(yuǎn)程會議同電信商聯(lián)系同電信商聯(lián)系n應(yīng)急方案和處理會議突發(fā)事件 應(yīng)急方案的內(nèi)容(人員、場地、設(shè)備、資料、安全與健康、行

7、為-負(fù)責(zé)解決的工作人員） 處理突發(fā)事件的方法對上述問題進(jìn)行處理 原則：思想重視、措施到位、定期檢查n會議經(jīng)費的籌措：人員交費、參展商交費、聯(lián)合主辦者交費、廣告、贊助和捐助、公司分配、其他會議部分中n各項工作分工落實到具體的工作人員；n文件材料要準(zhǔn)備充分并且恰當(dāng)n場地要適合會議的使用n會議設(shè)備要用品要準(zhǔn)備好n會議的后勤工作：住宿、餐飲、交通事務(wù)管理n禮賓序列：禮儀原則，方法，禮儀要求n辦公模式：特殊人員（研發(fā)人員）（在家工作、合同制）優(yōu)點，（減緩交通壓力，節(jié)省辦公空間、調(diào)動員工的積極性，節(jié)省辦公費用）n處理突發(fā)事件的方法（火災(zāi)、炸彈威脅的具體方法，一般性的做法）（公開性，透明度，生命第一）n工作

8、計劃制定程序（程序性）n辦公用品管理的方法及其優(yōu)缺點（購買、租用租借）n采購預(yù)算方法（零基預(yù)算法、傳統(tǒng)與算法）n辦公資源的管理（定義、方法和手段、工作程序）信息（開發(fā)工作） 便條高葉： 為了進(jìn)一步開拓市場產(chǎn)品市場產(chǎn)品，增強(qiáng)產(chǎn)品的市場競爭能力，擴(kuò)大產(chǎn)品銷售，需要掌握大量的有關(guān)信息，作為分析研究，制定策略的基礎(chǔ)。請完成下面的工作： 1.說明信息收集的范圍 2.說明信息開發(fā)的形式 3.說明你準(zhǔn)備采用哪種形式開發(fā)信息答案分析以及要點n因為目的是要開拓市場，所以其信息收集的范圍，應(yīng)該是市場信息、產(chǎn)品信息、消費者信息以及各種貿(mào)易信息。n信息開發(fā)的形式：剪報、索引、目錄編制、文摘、簡訊、調(diào)查報告。n調(diào)查報告

9、 便條高葉： 公司訂閱了一些定期發(fā)行的雜志。為了獲得全面的服裝市場信息，隨時掌握市場動態(tài)，公司應(yīng)最好日常的剪報工作。請你將剪報的含義、特點以及剪報的步驟以書面材料的形式提供給我。答案分析和要點n剪報的含義：n特點：注意優(yōu)缺點都要答到，但可以先說明優(yōu)點，再說明缺點，最好優(yōu)缺點不要間錯說明n步驟：根據(jù)剪報的定義逐一分析，但是注意不要將順序弄錯。檔案管理 便條高葉： 為了充分發(fā)揮檔案的作用，公司要組織人員利用檔案編寫大事記。請你完成以下工作任務(wù)： 1.說明此次編寫大事記適宜采用的利用檔案方式； 2.說明利用檔案可以借助的檢索工具。 3.說明大事記的含義和構(gòu)成 4.說明編寫大事記的要求答案分析和要點n

10、檔案利用方式：閱覽室、檔案復(fù)制本n檢索工具（4級）：（考察不同的檢索工具的功能）歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、（人名索引、全總指南）n定義：時間順序，重大事件n編寫要求：日期要求，順序，主題文書寫作n通告n通報n決定n復(fù)函n招標(biāo)書文書寫作n標(biāo)題：確定選對文種n很多文書的標(biāo)題形式是可以只用文種的n格式：通告、通報、決定、復(fù)函都需要有結(jié)束語以及落款，日期（大寫）n在內(nèi)容上可以通過對所給材料的利用來達(dá)到目的n注意某些文書要求有主送機(jī)關(guān)。如：n根據(jù)下列招標(biāo)書寫一份投標(biāo)書 宏遠(yuǎn)公司招標(biāo)書 為了（目的），決定招聘承包宏遠(yuǎn)賓館經(jīng)理。 一、宏遠(yuǎn)公司概況 二、承包目標(biāo) 三、承包期限 四、享有權(quán)利 五、資產(chǎn)抵

11、押和獎懲 六、報名條件 七、報名時間、地點 八、答辯 九、開標(biāo)時間、評標(biāo)方式參考答案 宏遠(yuǎn)賓館經(jīng)理投標(biāo)書 宏遠(yuǎn)公司招標(biāo)辦公室： 引言：投標(biāo)目的，個人基本情況 主體：設(shè)想、承包方案、措施等 結(jié)尾:投標(biāo)人姓名、地址、電話號碼 尾部：附件、落款、成文日期注意要點n一些必須有基本記憶，否則題目沒辦法回答n一定要審題，針對題目要求回答。n有一些問題，實在無法回答的時候，建議回答要點是：1.定義；2.種類；3，作用；4，注意事項。但是每條前要使用題目提出來的要點記憶方法參考形象記憶n如：制定工作計劃的程序n小王是一個很有條理性的人。剛畢業(yè)參加工作，就發(fā)現(xiàn)行政部經(jīng)理的工作是自己所喜歡并且基本了解的，（估量機(jī)會），就將此列為自己三年的奮斗