XXX溫泉度假村物資采購(gòu)管理制度

1、xxx溫泉度假村 物資采購(gòu)管理制度一、總則（一）為規(guī)范酒店的采購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)酒店日常采購(gòu)的監(jiān)督管理，防止酒店資產(chǎn)的流失，特制定本規(guī)定，望遵照?qǐng)?zhí)行。(二)度假村設(shè)立專職采購(gòu)部作為采購(gòu)管理部門，隸屬度假村財(cái)務(wù)總監(jiān)管理，接受度假村各個(gè)部門的監(jiān)督，全面負(fù)責(zé)度假村的采購(gòu)工作。（三）本規(guī)定是度假村購(gòu)置客用品、餐飲原料、燃料、輔料、零部件、營(yíng)運(yùn)設(shè)備、工程配件、辦公用品、勞動(dòng)防護(hù)用品，以及其他物資過(guò)程中的決策、價(jià)格監(jiān)督、質(zhì)量檢驗(yàn)、倉(cāng)儲(chǔ)管理等行為的基本規(guī)范。（四）度假村應(yīng)當(dāng)按照“四權(quán)”分離（即詢價(jià)、采購(gòu)、收貨、付款四權(quán)分離），科學(xué)有效、公正公開(kāi)、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購(gòu)管理的各項(xiàng)制度。（五）度假村

2、各部門應(yīng)按照物資采購(gòu)的內(nèi)控程序執(zhí)行，即采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)確立-詢價(jià)、比價(jià)-確定價(jià)格-簽訂合同（或出正式訂單）實(shí)施采購(gòu)-驗(yàn)收入庫(kù)-財(cái)務(wù)最終審查付款。二、采購(gòu)申請(qǐng)和決策（一）度假村應(yīng)當(dāng)建立健全物資采購(gòu)的申請(qǐng)和決策程序，按照采購(gòu)物資類別和金額的大小，實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理，各司其職，明確各級(jí)管理人員，各有關(guān)部門及人員的責(zé)任。（二）除特殊情況外（零用現(xiàn)金采購(gòu)，金額在500元以下），酒店所有物資采購(gòu)的事項(xiàng)，應(yīng)首先由部門填寫(xiě)“申請(qǐng)訂貨單”，填列出具體貨名，數(shù)量及規(guī)格，并必須經(jīng)過(guò)使用部門經(jīng)理的簽署。（三）物資采購(gòu)計(jì)劃是組織物資供應(yīng)的主要依據(jù)，必須在掌握市場(chǎng)行情的前提下，使用部門綜合經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、物資消耗情況、物資儲(chǔ)備定額及

3、訂貨制作、運(yùn)送周期，結(jié)合本部門實(shí)際，量力而行，著情采購(gòu)，在申請(qǐng)采購(gòu)物資的同時(shí)，必須給出合理的申請(qǐng)理由。（四）度假村各部門主管、經(jīng)理對(duì)其簽署的物資采購(gòu)事項(xiàng)負(fù)有審查和監(jiān)督責(zé)任。（五）物資采購(gòu)計(jì)劃分年度計(jì)劃、季度計(jì)劃和月度計(jì)劃。年度計(jì)劃是指導(dǎo)全年物資供應(yīng)工作的主要依據(jù)，各部門需用的物品、物資的下一年度計(jì)劃，在本年度10月份銷售預(yù)算編制后，由采購(gòu)部牽頭會(huì)同財(cái)務(wù)部及相關(guān)各部門擬定方案，編制年度采購(gòu)預(yù)算，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。季度計(jì)劃是年度計(jì)劃分解計(jì)劃，用以明確季度物資采購(gòu)供應(yīng)工作的方向。月度計(jì)劃是物資采購(gòu)工作的具體實(shí)施與調(diào)整計(jì)劃，計(jì)劃編制按預(yù)算管理制度要求編制。根據(jù)年度采購(gòu)預(yù)算和各部門以及倉(cāng)

4、儲(chǔ)部申請(qǐng)的物資需用量每月底提交計(jì)劃，采購(gòu)部編制月度的具體采購(gòu)計(jì)劃，每月25日前由釆購(gòu)部統(tǒng)一梳理統(tǒng)籌審核后報(bào)下月采購(gòu)計(jì)劃，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實(shí)施，各部門以及倉(cāng)儲(chǔ)部申請(qǐng)的物資需用月底計(jì)劃于每月22日之前報(bào)采購(gòu)部。（六）計(jì)劃外的急需用品采購(gòu)應(yīng)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，并在申請(qǐng)單上注明應(yīng)急采購(gòu)原因，由部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理簽字同意后采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。（七）物資采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)列明“品名”、“規(guī)格”、“單位”、“期末庫(kù)存量”、“月消耗量或儲(chǔ)備定額”、“擬采購(gòu)數(shù)量”、“預(yù)計(jì)單價(jià)”、“預(yù)計(jì)采購(gòu)資金”等項(xiàng)目，采購(gòu)計(jì)劃一式四份、經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批后，一份留財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部，一份送倉(cāng)庫(kù)部、一份采購(gòu)部組織采購(gòu)，一份

5、申購(gòu)部門留存。三、物資采購(gòu)（一）采購(gòu)員根據(jù)核準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單位適時(shí)進(jìn)行采購(gòu)，以保證及時(shí)供應(yīng)。（二）大宗用品或長(zhǎng)期需用的物資，酒店成立詢價(jià)小組（由使用部門、成本控制、財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部組成）。努力利用各種現(xiàn)代化的手段廣泛收集采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息，掌握主要采購(gòu)物資的信息變化，簽訂長(zhǎng)期供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。（三）在采購(gòu)過(guò)程中引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，采取貨比三家，競(jìng)價(jià)措施，實(shí)施比價(jià)比質(zhì)，同等價(jià)格比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價(jià)格，除僅有唯一供貨單位或有特殊要求外，酒店主要物資的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)選擇三個(gè)以上的供貨單位，從質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等方面擇優(yōu)進(jìn)貨。工程改造

6、和采購(gòu)單價(jià)在5萬(wàn)元以上的物品應(yīng)通過(guò)招標(biāo)形式進(jìn)行。（四）酒店重要物資的采購(gòu)應(yīng)遵循樣品的事先確認(rèn)制度，使用部門對(duì)樣品承擔(dān)審核責(zé)任，如因采購(gòu)物資未經(jīng)確認(rèn)，即被采購(gòu)回來(lái)，造成物品的不符，采購(gòu)部門將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）除部分零用現(xiàn)金采購(gòu)和急用工程物資采購(gòu)?fù)猓频旮鞑块T的物品購(gòu)置都應(yīng)經(jīng)過(guò)詢價(jià)小組確認(rèn)并經(jīng)采購(gòu)部門采購(gòu)，任何部門不得越權(quán)進(jìn)行采購(gòu)。（六）對(duì)于各部門用零用現(xiàn)金采購(gòu)及個(gè)別有特殊要求的工程物資采購(gòu)，除了要嚴(yán)格控制其采購(gòu)數(shù)量和金額外，還應(yīng)努力依據(jù)市場(chǎng)情況變化進(jìn)行跟蹤調(diào)查。（七）各廚房每日需購(gòu)入的鮮活原料，由廚師長(zhǎng)于當(dāng)日21:00前將第二天所需原材料清單上報(bào)采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)市場(chǎng)貨源情況及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系組

7、織進(jìn)貨。（八）酒水、售賣商品等采購(gòu)采取定期補(bǔ)給的辦法，由倉(cāng)庫(kù)根據(jù)庫(kù)存情況，結(jié)合業(yè)務(wù)需要提交物品采購(gòu)清單，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購(gòu)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)工作。（九）對(duì)于超過(guò)一定金額（1000元）的，采購(gòu)部在購(gòu)買申請(qǐng)單的基礎(chǔ)上，應(yīng)出具正式的訂貨單（po單）。經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，作為向供應(yīng)商正式采購(gòu)的合同文本。（十）酒店大宗材料（總金額在10萬(wàn)元以上）、基建或技改項(xiàng)目主要物資（單價(jià)在5萬(wàn)元以上）的采購(gòu)及其他金額較大的物資采購(gòu)等，應(yīng)該以招標(biāo)采購(gòu)形式進(jìn)行購(gòu)買。（十一）為明確責(zé)任、權(quán)限和內(nèi)部工作程序，切實(shí)發(fā)揮出價(jià)格的決策和監(jiān)督職能，度假村成立價(jià)格監(jiān)督委員會(huì)。平時(shí)履行價(jià)格監(jiān)督職能的部門是成本控制部。

8、財(cái)務(wù)經(jīng)理和行使監(jiān)督的人員應(yīng)當(dāng)履行職責(zé)，監(jiān)督采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本，并對(duì)酒店各部門采購(gòu)物品的計(jì)劃、數(shù)量承擔(dān)核實(shí)與確定責(zé)任，對(duì)某些不必要采購(gòu)或不需采購(gòu)的物品可行使否決權(quán)。（十二）在采購(gòu)過(guò)程中，成本控制部應(yīng)依據(jù)最近一次采購(gòu)?fù)惍a(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行監(jiān)督和審核，采購(gòu)部門應(yīng)在成本控制審核的價(jià)格范圍內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)，如因特殊原因（因?yàn)槭袌?chǎng)行情變化等）需要高出價(jià)格的，必須說(shuō)明原因，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。（十三）成本控制部門負(fù)有對(duì)酒店所有采購(gòu)物資進(jìn)行價(jià)格監(jiān)督和控制的責(zé)任，對(duì)于未在審核價(jià)格范圍內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)給酒店造成重要損害的（特殊情況例外），成本控制有責(zé)任向酒店高層管理人員和有關(guān)主管人員反映并提出處理意見(jiàn)。（十四）酒

9、店行使價(jià)格監(jiān)督職能的部門（成本控制）或人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解，掌握酒店主要采購(gòu)物資的市場(chǎng)價(jià)格，并對(duì)其審核的物資采購(gòu)價(jià)格承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、質(zhì)量檢驗(yàn)監(jiān)督（一）承擔(dān)對(duì)物品檢驗(yàn)和驗(yàn)收的部門是酒店成本控制的收貨部和物品使用部門。采購(gòu)物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證不得開(kāi)據(jù)收貨記錄和辦理結(jié)算手續(xù)。對(duì)酒店采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證，實(shí)行收貨部門和使用部門雙重檢驗(yàn)制度，在進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，堅(jiān)決杜絕可能影響公正的部門介入。（二）酒店收貨部門和使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證，并對(duì)檢驗(yàn)、驗(yàn)證的結(jié)果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。對(duì)于不具備檢驗(yàn)條件，需要對(duì)所采購(gòu)物資（如土建工程、大型工程設(shè)備等）進(jìn)行檢驗(yàn)的，度假村可以委托國(guó)家認(rèn)可檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定

10、或者要求供貨單位出具國(guó)家認(rèn)定檢測(cè)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。（三）對(duì)于一些重要的采購(gòu)物資和日常用的較頻繁的物資，度假村可以根據(jù)需要留樣存檔，并進(jìn)行復(fù)檢。五、倉(cāng)儲(chǔ)管理（一）成本控制部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)酒店庫(kù)存物資的計(jì)劃管理，庫(kù)存物品的購(gòu)置計(jì)劃要與經(jīng)營(yíng)周期相適應(yīng)，盡量將庫(kù)存保持在一個(gè)合理的區(qū)間內(nèi)，以減少存貨的損失。（二）加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)保管人員的責(zé)任，落實(shí)崗位責(zé)任制，對(duì)于因保管不善造成實(shí)物毀損、丟失的，將追究保管人員的責(zé)任。（三）成本控制人員作為酒店倉(cāng)儲(chǔ)管理的部門，對(duì)于實(shí)物的流轉(zhuǎn)應(yīng)根據(jù)使用部門的實(shí)際，嚴(yán)格落實(shí)“先進(jìn)先出”原則，防止商品因?yàn)檫^(guò)期而毀損報(bào)廢。（四）存貨的管理應(yīng)根據(jù)其物理化學(xué)性能分類保管，合理堆放，同時(shí)完善倉(cāng)庫(kù)

11、的臺(tái)帳、臺(tái)卡制度，經(jīng)常進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，保證帳卡，帳物相符。六、付款（一）付款由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，酒店財(cái)務(wù)部憑pr單、使用部門確認(rèn)的收貨記錄和正式的發(fā)票且由財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽批后方可付款（無(wú)發(fā)票不予付款）。（二）工程改造的付款必須有至少5%以上的質(zhì)保金，并在規(guī)定的時(shí)間確認(rèn)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后方可支付。（三）從資產(chǎn)翻新基金中列支的款項(xiàng)必須由董事長(zhǎng)簽批后方可支付。（四）按照度假村財(cái)務(wù)制度，購(gòu)買金額在2000元以下的采購(gòu)員可以支付現(xiàn)款，超過(guò)2000元的一律由出納與供貨商確認(rèn)通過(guò)支票或銀行轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行付款。七、責(zé)任和獎(jiǎng)懲（一）度假村對(duì)采購(gòu)管理的全過(guò)程建立責(zé)任制度，明確各有關(guān)部門和個(gè)人的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)，通過(guò)制

12、定考核獎(jiǎng)懲辦法，嚴(yán)格執(zhí)行來(lái)約束采購(gòu)行為。（二）度假村各高級(jí)管理人員，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行本規(guī)定和內(nèi)部物資采購(gòu)管理制度，并支持采購(gòu)部門和質(zhì)量、價(jià)格監(jiān)督部門履行職責(zé)。（三）使用部門有權(quán)對(duì)違反本規(guī)定所造成的損害利益的行為向度假村高層舉報(bào)，舉報(bào)屬實(shí)的，可給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（四）對(duì)于違反本規(guī)定弄虛作假、以權(quán)謀私、收受供應(yīng)商的回扣和接受賄賂的采購(gòu)人員度假村可將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重給予通報(bào)批評(píng)、記過(guò)、調(diào)離崗位、解聘等處分，因工作失誤給度假村造成直接或間接損失的，應(yīng)依法賠償。構(gòu)成犯罪的，將追究其刑事責(zé)任。（五）度假村將嚴(yán)格按照本規(guī)定要求，并結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)和完善采購(gòu)管理。因違反本規(guī)定，給度假村利益造成重大損失，造成資產(chǎn)流失的，直接責(zé)任

13、人員和直接負(fù)責(zé)的主管人員將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（六）本規(guī)定適用于度假村采購(gòu)、收貨、倉(cāng)儲(chǔ)的控制環(huán)節(jié)。二、職位說(shuō)明書(shū)1、采購(gòu)部經(jīng)理崗位職責(zé)職位描述 job description職位 position采購(gòu)部經(jīng)理崗職級(jí) job level總監(jiān)級(jí) sh直屬上司reporting to財(cái)務(wù)經(jīng)理直接下屬 supervising采購(gòu)員工作概述working describe：全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常運(yùn)作，以最合理的價(jià)格，滿足酒店各部門的采購(gòu)需求。主要職責(zé)major duty：1. 負(fù)責(zé)制定酒店采購(gòu)政策及程序并監(jiān)督實(shí)施；2. 負(fù)責(zé)審核所有的采購(gòu)申請(qǐng)單和采購(gòu)訂貨單；3. 負(fù)責(zé)審查供應(yīng)商的信譽(yù)度，確保購(gòu)進(jìn)貨品的質(zhì)量；4.

14、 負(fù)責(zé)與重要供應(yīng)商的聯(lián)系，參予重大合同的簽定與執(zhí)行，確保業(yè)務(wù)合同的準(zhǔn)確有效；5. 負(fù)責(zé)定期組織市場(chǎng)調(diào)查，收集市場(chǎng)信息，調(diào)整進(jìn)貨價(jià)格，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)后執(zhí)行；6. 負(fù)責(zé)積極開(kāi)發(fā)貨源，豐富供貨市場(chǎng)，不斷發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)品；7. 負(fù)責(zé)組織本部門員工做好成本核算，做到貨比三家，優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)優(yōu)先，努力為度假村節(jié)約采購(gòu)成本；8. 負(fù)責(zé)與酒店其它部門的密切聯(lián)系，協(xié)商解決急需物品的供應(yīng)；9. 負(fù)責(zé)對(duì)下屬員工的績(jī)效評(píng)估，組織實(shí)施獎(jiǎng)懲；10. 負(fù)責(zé)培訓(xùn)下屬員工的業(yè)務(wù)技能和工作技巧，監(jiān)督員工工作表現(xiàn)；11. 負(fù)責(zé)主持采購(gòu)部的工作例會(huì)，傳達(dá)度假村最新信息，協(xié)商解決問(wèn)題；12. 負(fù)責(zé)本部門備用金的申請(qǐng)和保管；及時(shí)完成上級(jí)交辦的其它任務(wù)。

15、2、采購(gòu)員（食品）崗位職責(zé)職位描述 job description職位 position采購(gòu)員（食品）職級(jí) job level總監(jiān)級(jí) st直屬上司reporting to采購(gòu)經(jīng)理直接下屬 supervising無(wú) 工作概述working describe：具體負(fù)責(zé)度假村的食品、飲品采購(gòu)工作，確保各廚房食品的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)，倉(cāng)庫(kù)食品飲品的及時(shí)補(bǔ)充。主要職責(zé)major duty：1. 嚴(yán)格遵守酒店財(cái)務(wù)制度和采購(gòu)程序進(jìn)行工作；2. 負(fù)責(zé)審核各部門的采購(gòu)申請(qǐng)單，選擇合適的供應(yīng)商，填好價(jià)格等項(xiàng)目后報(bào)上級(jí)審批；3. 負(fù)責(zé)依據(jù)批準(zhǔn)后的采購(gòu)訂貨單與供應(yīng)商聯(lián)系，及時(shí)供貨；4. 負(fù)責(zé)配合收貨部對(duì)食品、飲品進(jìn)行驗(yàn)貨收貨，

16、對(duì)食品、飲品的商標(biāo)、包裝、衛(wèi)生合格證、生產(chǎn)日期、重量等進(jìn)行檢驗(yàn)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)；5. 負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的友好聯(lián)系，以便酒店需臨時(shí)送貨時(shí)供應(yīng)商提供支持；6. 負(fù)責(zé)定期與成本控制、用貨部門進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，開(kāi)發(fā)貨源，收集市場(chǎng)信息，做到貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)優(yōu)先，發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)品，調(diào)整進(jìn)貨價(jià)格，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)后執(zhí)行；7. 負(fù)責(zé)做好成本核算，努力為酒店節(jié)約采購(gòu)成本；8. 負(fù)責(zé)與酒店其它部門的密切聯(lián)系，協(xié)商解決急需物品的供應(yīng)；9. 及時(shí)完成上級(jí)交辦的其它任務(wù)。3、采購(gòu)員（物品）崗位職責(zé)職位描述 job description職位 position采購(gòu)員（物品）職級(jí) job level總監(jiān)級(jí) st直屬上司reporting to采購(gòu)經(jīng)理直接下屬 supervising無(wú) 工作概述working describe：具體負(fù)責(zé)全酒店的工程物品、一般物品的采購(gòu)工作，擴(kuò)大貨源，確保各部門物品的及時(shí)供應(yīng)。主要職責(zé)major duty：1. 嚴(yán)格遵守酒店財(cái)務(wù)制度和采購(gòu)程序進(jìn)行工作；2. 負(fù)責(zé)審核各部門的采購(gòu)申請(qǐng)單，選擇合適的供應(yīng)商，填好價(jià)格等項(xiàng)目后報(bào)上級(jí)審