室記錄文件的存檔管理

1、實(shí)驗(yàn)室記錄文件的存檔管理記錄是闡明實(shí)驗(yàn)室所取得的結(jié)果或者提供所完成某項(xiàng)活動的證據(jù)文件，它是實(shí)驗(yàn)室所從事的活動的再現(xiàn)性、可溯性以及見證性的反映，尤其是對于實(shí)驗(yàn)室審核，不論是內(nèi)審還是外審，記錄查看是審核的一個(gè)重要手段之一，而且審核人員通過查閱實(shí)驗(yàn)室的記錄文件，能夠很好地了解實(shí)驗(yàn)室的日常運(yùn)作情況。除了滿足審核要求外，記錄也是反映實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理、技術(shù)能力的證據(jù)之一，做好記錄文檔的管理，也便于實(shí)驗(yàn)室對自身的宣傳。記錄管理工作的意義記錄是實(shí)驗(yàn)室活動的反映，而記錄管理則是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理水平的反映。如果實(shí)驗(yàn)室記錄管理混亂，即使實(shí)驗(yàn)室存在很好的硬件設(shè)施和資源，沒有足夠的數(shù)據(jù)記錄作為支撐、 溯源，沒有良好的記錄文

2、檔的管理，也會限制了其技術(shù)水平的發(fā)展。由此可見，記錄管理對于實(shí)驗(yàn)室的管理是多么的重要。那么如何做好實(shí)驗(yàn)室的記錄管理呢？可以從記錄文件的檢索、存取、存檔、維護(hù)以及清理等工作入手，以規(guī)范記錄管理工作。記錄存檔的分類根據(jù)文檔的載位類型不同，可以分為紙質(zhì)文檔類和電子文檔類。紙質(zhì)文檔具有原始性、不易修改的優(yōu)點(diǎn)，但易破損、占據(jù)空間較大；而電子文檔比起紙質(zhì)文檔占據(jù)空間較小、易保存，但記錄內(nèi)容易修改、文件易丟失。對于不同載體的文檔，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)根據(jù)其特點(diǎn)有針對性地區(qū)別管理，以達(dá)到盡可能全面地保存實(shí)驗(yàn)室活動的重要記錄、資料以及規(guī)定保存期限內(nèi)的所有技術(shù)記錄的目的。記錄的檢索實(shí)驗(yàn)室文檔、記錄種類繁多，當(dāng)實(shí)驗(yàn)室需要對檢

3、測過程進(jìn)行記錄追溯，尤其是對不符合檢測工作情況進(jìn)行調(diào)查、追溯時(shí)，對于記錄的快速、準(zhǔn)確查找則顯得十分重要。為了應(yīng) 對能夠快速、準(zhǔn)確查詢記錄、文檔的需求，這要求文檔管理員建立良好的實(shí)驗(yàn)室文檔檢索 體系，以便能夠在短時(shí)間內(nèi)滿足資料翻閱、追溯的要求， 并根據(jù)文檔的增減情況進(jìn)行維護(hù)。1. 檢索目錄的建立檢索目錄的建立，是以方便文檔管理員能夠清晰了解到實(shí)驗(yàn)室資料保有類別的基本情況，且有效地指引文檔管理員使其能夠快速、準(zhǔn)確地查找所需的文檔資料。因此，文檔管 理員可根據(jù)文檔類型的分類，建立主檢索目錄，如質(zhì)量記錄類、技術(shù)記錄類、體系文件類 等;再對各類文檔進(jìn)行內(nèi)容細(xì)分、歸類，根據(jù)細(xì)分情況設(shè)立次檢索目錄；然后再按

4、時(shí)間順序再設(shè)立下層檢索目錄，通過先關(guān)鍵詞再時(shí)間順序的方式結(jié)合建立檢索目錄體系，則有利于 文檔管理員掌握文檔主體情況。當(dāng)然也要求文檔管理員業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)，能夠較專業(yè)地對文 檔進(jìn)行分類。2. 檢索目錄的維護(hù)隨著實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展以及數(shù)據(jù)的不斷積累，文檔的類別也有所更新，文檔管理員應(yīng)當(dāng)定期根據(jù)實(shí)際存檔情況，對檢索目錄進(jìn)行維護(hù)，主要為時(shí)間順序方面進(jìn)行維護(hù)，但當(dāng)文檔類 別有增減的情況下也應(yīng)更新維護(hù)。記錄的建檔、存取及維護(hù)1.記錄的建檔實(shí)驗(yàn)室常見的記錄建檔的方式有：全檔建檔以及預(yù)建檔。全檔建檔是指當(dāng)所有的記錄收集完畢后再進(jìn)行建檔，這樣的建檔方式能夠確保檔案中的記錄完整性，但是建檔的及時(shí)性會有所滯后，在建檔之前記錄

5、文檔會顯得零散；預(yù)建檔是指在記錄未收集前提前建檔，當(dāng) 記錄形成時(shí)可以即時(shí)歸檔，該方式使得記錄在歸檔時(shí)能夠集中，但要求歸檔人員對實(shí)驗(yàn)室情況較為熟悉，且業(yè)務(wù)能力要求較高，需要對預(yù)建檔內(nèi)容記錄做到全程跟蹤才能保證記錄 的完整性。2. 記錄的存取實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)建立良好的存取制度，對于文檔交接做好規(guī)定，使得記錄產(chǎn)生方、文檔借閱方與文檔管理員都能明確責(zé)任與流程規(guī)定，以便執(zhí)行。同時(shí)各方也應(yīng)當(dāng)規(guī)范執(zhí)行，記錄 產(chǎn)生方應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)將所產(chǎn)生的記錄交到文檔管理員歸檔；文檔借閱方在借閱文檔后按時(shí)歸還；文檔管理員應(yīng)當(dāng)做好登記工作，定期檢查是否有缺漏文件，對于未能及時(shí)歸還的文檔必須做好提醒催收工作。3. 記錄的維護(hù)實(shí)驗(yàn)室

6、應(yīng)當(dāng)設(shè)立良好的文檔儲存設(shè)施，使得文檔得到保護(hù)，避免因文檔損毀而影響查閱。對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)當(dāng)做好防潮、防火、防蟲、防盜等防護(hù)工作；對于電子文檔，應(yīng)當(dāng)做好防磁、防盜、防黑客等工作，定期檢查電子文檔載體使用的有效性以及電子記錄傳輸、 保存的完整性。建議實(shí)驗(yàn)室設(shè)立專門位置放置實(shí)驗(yàn)室文檔資料，對于文檔資料放置區(qū)域建 立嚴(yán)格的控制規(guī)程，文檔管理員在質(zhì)量負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)及授權(quán)下專人專管。記錄的清理實(shí)驗(yàn)室每日均有記錄產(chǎn)生，且隨著時(shí)間的進(jìn)展記錄文檔也不斷增加，但不論為紙質(zhì)文檔還是電子文檔，其儲存空間畢竟有限，因此實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)定期清理過期的、失去繼續(xù)保存 意義的記錄，清理出有效的空間以確保日后記錄文檔的存檔需要。實(shí)驗(yàn)室

7、應(yīng)當(dāng)建立文檔清 理制度，根據(jù)準(zhǔn)則要求以及自身記錄保存需要，設(shè)定記錄的保存期限。實(shí)驗(yàn)室也應(yīng)當(dāng)對記 錄進(jìn)行識別，識別出可清理記錄以及需保存記錄，待清理銷毀之記錄在銷毀前應(yīng)當(dāng)做好登 記，并得到管理人員的審批下才能進(jìn)行清理、銷毀四、一輩子孤單并不可怕，如果我們可以從中提煉出自由，那我們就是幸福的。許多長久的關(guān)系都以為忘記了當(dāng)初所堅(jiān)持與擁有的，最后又開始羨慕起孤單的人。五、戀愛，在感情上，當(dāng)你想征服對方的時(shí)候，實(shí)際上已經(jīng)在一定程度上被對方征服了。首先是對方對你的吸引，然后才是你征服對方的欲望。六、 沒有心如刀割，不再依依不舍，只有，沉默相隔七、和你在一起只是我不想給任何人機(jī)會。八、一個(gè)人總要走陌生的路，

8、看陌生的風(fēng)景，聽陌生的歌，然后在某個(gè)不經(jīng)意的瞬間，你會發(fā)現(xiàn)，原本是費(fèi)盡心機(jī)想要忘記的事情真的就那么忘記了。九、無論我們愛過還是就這樣錯(cuò)過，我都會感謝你。因?yàn)橛鲆娔?，我才知道思念一個(gè)人的滋味；因?yàn)橛鲆娔?，我才知道感情真的不能勉?qiáng)；因?yàn)橛鲆娔?，我才知道我的心不是真的死了?因?yàn)橛鲆娔悖也胖牢乙材軗碛忻利惖挠洃?。所以，無論你怎么對待我，我都會用心去寬恕你的狠，用心去銘記你的好。十、愛情需要的是彼此互相的照顧，當(dāng)我們心愛的人累了，我們不是坐在一邊不理，而是多陪對方談?wù)勑?，對方需要什么的時(shí)候，自己盡量的滿足對方的需求，至少可以讓對方知道，在 自己身邊的感覺是如此的溫暖。十一、自從你出現(xiàn)後，我才知道原

9、來有人愛是那麼的美好十二、有的人與人之間的相遇就像是流星，瞬間迸發(fā)出令人羨慕的火花，卻注定只是匆匆而過。十三、有一些人，這一輩子都不會在一起，但是有一種感覺卻可以藏在心里守一輩子。十四、不要輕易說愛，許下的承諾就是欠下的債！十五、不管你是多么的愛對方，但千萬不可當(dāng)?shù)谌摺＜?xì)想，默然。因?yàn)橹?，這樣的故事一開始便注定了結(jié)局，一開始就注定在這個(gè)故事里，很多人會受傷。離開的總是要離開，挽留 不住，就像彼岸花，窮其一生，花葉仍是生生相錯(cuò)。十六、什么叫快樂？就是掩飾自己的悲傷對每個(gè)人微笑。十七、愛情與視力無關(guān)，任你看得再怎么清楚，在愛里只有模糊。因?yàn)樘斆魈碇蔷蜎]有辦法戀愛，愛情根本是盲目的。十八、戀

10、愛就像剪頭發(fā)，這種事情不到最后是不知道結(jié)果的，結(jié)果能否令每個(gè)人皆大歡喜，無人保障，但是一切都是自己的選擇。十九、因?yàn)閻圻^，所以慈悲：因?yàn)槎?，所以寬容。二十、那些隨風(fēng)散落的微笑眼神，仿似落寞詩人的愛情詩句，一段一段，錯(cuò)落成行。孤獨(dú)的鐘鳴徹夜悲鳴，那些如花容顏，終不敵過時(shí)間切割的頹敗，我們憂傷的仰望陽光，看流年未亡, 年華盡耗。二十一、一個(gè)人一生可以愛上很多的人，等你獲得真正屬于你的幸福之后，你就會明白一起的傷痛其實(shí)是一種財(cái)富，它讓你學(xué)會更好地去把握和珍惜你愛的人。二十二、愛一個(gè)人，由天由人卻由不得自己。不由自主只因刻骨銘心，不離不棄只因無法代替?？偸切挠衅诖?，才有燈火闌珊處的望眼等待；總是情懷

11、善待，才有心甘情愿地付出所有， 習(xí)慣的依賴。也許你的世界一無所有，但在愛你人的心里，你就是全世界。珍惜一個(gè)深愛你的人，更要珍藏一顆為你融入生命的心。二十三、就在我以為一切都沒有改變只要我高興就可以重新扎入你的懷抱一輩子不出來的時(shí)候，其實(shí)一切都已經(jīng)滄海桑田了，我像是一躲在殼里長眠的鸚鵡螺，等我探出頭來打量這個(gè)世 界的時(shí)候，我原先居住的大海已經(jīng)成為高不可攀的山脈，而我，是一塊僵死在山崖上的化石二十四、幸福，不是長生不老，不是大魚大肉，不是權(quán)傾朝野。幸福是每一個(gè)微小的生活愿望達(dá)成。當(dāng)你想吃的時(shí)候有得吃，想被愛的時(shí)候有人來愛你。二十五、有時(shí)，愛也是種傷害。殘忍的人，選擇傷害別人，善良的人，選擇傷害自己。二十六、如果，不幸福，如果，不快樂，那就放手吧；如果，舍不得、放不下，那就痛苦吧。二十七、這個(gè)世界就這么不完美。你想得到些什么就不