醫(yī)院綜合檔案室管理制度手冊(cè)

1、醫(yī)院綜合檔案室管理制度手冊(cè)最新資料 ,Word 版，可自由編輯！】第 1 頁 共 65 頁浙江省臺(tái)州醫(yī)院綜合檔案室管理制度 目錄檔案管理小組工作職責(zé) 3兼職檔案員工作職責(zé) 4檔案鑒定小組工作職責(zé) 5檔案工作“三納入、四參加、四同步”制度 6臺(tái)州醫(yī)院檔案管理（試行）辦法 7第一章 總 則 7第二章 檔案管理組織體系及職責(zé) 8第三章檔案材料的收集、整理和歸檔 1.3.第四章檔案的管理和庫房設(shè)備 1.7.第五章檔案和利用與開發(fā) 1.8.第六章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰 1.9第七章 附則 2.0黨政、教學(xué)類檔案制度 2.1科研檔案歸檔制度2.2基建檔案歸檔制度2.4設(shè)備檔案歸檔制度2.5設(shè)備開箱制度 2.7臺(tái)州醫(yī)院

2、設(shè)備維修記錄單 2.8.會(huì)計(jì)檔案管理制度2.9臺(tái)州醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案歸檔制度 3.4.電子檔案管理制度3.5臺(tái)州醫(yī)院科室檔案管理工作考核制度 3.6.臺(tái)州醫(yī)院科室自存檔案管理工作考核登記表 3.7.臺(tái)州醫(yī)院文件材料預(yù)立卷制度 3.8.臺(tái)州醫(yī)院預(yù)立卷科室檔案管理工作考核評(píng)分表 4.0.第 2 頁 共 65 頁臺(tái)州醫(yī)院檔案修改補(bǔ)充制度 4.1臺(tái)州醫(yī)院檔案統(tǒng)計(jì)制度 4.2檔案調(diào)閱利用制度 4.2檔案庫房管理制度 4.4檔案保密制度 4.5病案管理制度 4.6病案借閱制度 4.8病案庫房管理制度 4.9臺(tái)州醫(yī)院檔案分類實(shí)施細(xì)則 5.1浙江省臺(tái)州醫(yī)院綜合檔案室檔案分類 5.7.臺(tái)州醫(yī)院檔案整理工作

3、標(biāo)準(zhǔn) 5.8檔案管理小組工作職責(zé)1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行國家和衛(wèi)生部以及上級(jí)部門有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)定。2、負(fù)責(zé)對(duì)本院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，使檔案管理機(jī)構(gòu)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。3、把檔案工作列入本院發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃管理和科技管理。4、把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程和目標(biāo)責(zé)任制，列入醫(yī)院各有關(guān)管理制度和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制進(jìn)行考核。5、聽取檔案部門工作匯報(bào)，討論審核本院管理工作計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、管理辦法和制度，幫助解決檔案工作中的問題。6 、支持檔案人員執(zhí)行檔案管理制度，履行崗位職責(zé)。7、對(duì)在檔案工作中做出顯著成績的部門和個(gè)人給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違法人員給予嚴(yán)肅查處和經(jīng)濟(jì)制裁。第 3 頁 共 65 頁8、各領(lǐng)導(dǎo)小

4、組成員要熟悉本部門檔案管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查，使之達(dá)到檔案管理的要求。9、積極宣傳檔案法，擴(kuò)大檔案工作影響，增強(qiáng)全院職工積 累檔案，利用檔案的意識(shí)。10 、每季組織人員對(duì)有關(guān)科室及責(zé)任人進(jìn)行一次考評(píng)， 考評(píng)結(jié)果 與目標(biāo)責(zé)任獎(jiǎng)掛鉤。11 、每季召開小組會(huì)議活動(dòng)至少一次。兼職檔案員工作職責(zé)1、學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行國家檔案法和本院工作制度，負(fù)責(zé)本院檔 案管理工作。2、熟悉本科室工作性質(zhì)、任務(wù)和文件材料歸檔范圍，在每項(xiàng)重 要任務(wù)開始和全過程中， 及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)提出文件材料歸檔要求， 督 促有關(guān)人員將文件材料歸檔，確保檔案的完整性。3、負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、積累、整理和立卷工作

5、，建立 科室文件材料登記冊(cè)。4 、文書檔案在年度工作結(jié)束必須按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類組卷，并 經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審閱簽字后， 編制移交目錄， 于次年一季度向綜合檔案 室移交，科技檔案按歸檔時(shí)間和要求向綜合檔案室移交。5 、負(fù)責(zé)歸檔材料的保管工作，建立文件材料借閱登記冊(cè)，確保 歸檔材料的安全第 4 頁 共 65 頁6、積極參加檔案知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)檔案鑒定小組工作職責(zé)醫(yī)院檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本院檔案保存價(jià)值， 保管期限進(jìn)行鑒定 審查，其工作職責(zé)規(guī)定如下：1、根據(jù)檔案工作人員或有關(guān)部門提出的鑒定建議報(bào)告，對(duì)超過 保管期限的檔案進(jìn)行鑒定審查，把失去保存價(jià)值的檔案剔除銷毀。2、對(duì)密級(jí)檔案的重新確定或解除。

6、3、審定銷毀檔案的目錄清冊(cè)，由鑒定審核人員簽字，經(jīng)主管領(lǐng) 導(dǎo)或上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后實(shí)施。4、病案、 X光片、 CT 片和各種檢查報(bào)告單等科室自存檔案，按 衛(wèi)生部有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定審核。 如上級(jí)無明確規(guī)定， 按醫(yī)院制定的保 管期限進(jìn)行鑒定。第 5 頁 共 65 頁檔案工作“三納入、四參加、四同步”制度一、“三納入”制度1、檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，能及時(shí)解決工 作中的實(shí)際問題，2、檔案工作經(jīng)費(fèi)納入醫(yī)院當(dāng)年預(yù)算，確?！叭恕⒇?cái)、物”的到 位，為檔案工作的開展創(chuàng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境。3、檔案工作發(fā)展納入年度計(jì)劃，檔案部門每年有計(jì)劃有總結(jié)。二、“四參加”制度1 、檔案人員參加醫(yī)院重要計(jì)劃工作會(huì)

7、議，2、檔案人員參加醫(yī)院的科研課題審定會(huì)、設(shè)備開箱驗(yàn)收會(huì)、基 建項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)。3、檔案人員門參加醫(yī)院基建工程竣工驗(yàn)收工作，4、檔案人員參加重大儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收工作。三、“四同步”制度檔案工作與科研、設(shè)計(jì)及勘察、觀探測等各項(xiàng)活動(dòng)實(shí)行“四同步” 管理：1、下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求，2、檢查計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況，3 、評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、 準(zhǔn)確、 系統(tǒng)情況，4、上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核，檔案部 門同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料。第 6 頁 共 65 頁浙江省臺(tái)州醫(yī)院文件臺(tái)醫(yī)字（ 1999 ）36 號(hào)臺(tái)州醫(yī)院檔案管理（試行）辦法第一章 總

8、 則第一條 為了加強(qiáng)本院的檔案管理工作， 有效地保護(hù)和利用檔案， 更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法和國家 檔案局、衛(wèi)生部制定的 醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法 以及有關(guān)法律、 法規(guī)，結(jié)合本院實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法所指檔案，是指過去和現(xiàn)在的醫(yī)院各部門、各組 織和個(gè)人在各項(xiàng)工作中活動(dòng)形成的， 已辦理完畢的， 有保存價(jià)值的各 種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的歷史記錄。第三條 醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是醫(yī)院 各項(xiàng)工作的必要條件和依據(jù)， 是重要的信息資源和寶貴財(cái)富。 它有助 于提高醫(yī)院管理水平， 維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益， 完整反映醫(yī)院歷史真實(shí)面 貌。第四條 醫(yī)

9、院必須遵循集中統(tǒng)一管理檔案的原則，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔 案工作的領(lǐng)導(dǎo)， 把檔案工作列入醫(yī)院建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、 計(jì)劃管理和科技第 7 頁 共 65 頁 管理， 列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和目標(biāo)責(zé)任制。 列入本院各有關(guān)管理制度 和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制進(jìn)行考核，在檔案機(jī)構(gòu)、人員配備、經(jīng)費(fèi)、庫房等方面 給予保證。第五條 綜合檔案室應(yīng)建立科學(xué)的管理制度，配備必要的設(shè)備， 確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，積極開發(fā)利用檔案信息資源， 逐步達(dá)到和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。第六條 醫(yī)院檔案管理人員配備應(yīng)適應(yīng)工作需要，并保持相對(duì)穩(wěn) 定，在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。第二章 檔案管理組織體系及職責(zé)第七條 醫(yī)院成立檔案管理

10、領(lǐng)導(dǎo)小組， 負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)全院的檔案工作， 由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)人擔(dān)任組長，由一名副院長和中層干部分管檔案工 作，綜合檔案室主任主管檔案工作， 專職檔案員的配備適應(yīng)工作需要。第八條 建立全院性檔案工作網(wǎng)絡(luò)，有關(guān)科室設(shè)兼職檔案員。第九條 設(shè)立醫(yī)院檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。第十條 醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理、分庫保管的原則，在醫(yī)院 檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下， 由綜合檔案室統(tǒng)一管理， 即： 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一指導(dǎo)和督查。分庫保管，即： 本院黨政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)類檔 案以及聲像、實(shí)物類檔案，由綜合檔案室統(tǒng)一保管，業(yè)務(wù)上受主管局 和上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)和

11、督查； 根據(jù)衛(wèi)生部和國家檔案局發(fā)布的 醫(yī) 藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法的規(guī)定，病案和各種檢查的申請(qǐng)單、報(bào)告第 8 頁 共 65 頁 單、登記本以及病理切片、照片、圖紙、 X 光片、萬元以下設(shè)備檔案 等，由有關(guān)各科單獨(dú)存放保管，業(yè)務(wù)上受綜合檔案室的指導(dǎo)和督查。第十一條 醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組工作職責(zé)1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行國家和衛(wèi)生部以及上級(jí)有關(guān)檔案工作的 法律、法規(guī)和規(guī)定。2、負(fù)責(zé)對(duì)本院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，使檔案管理機(jī)構(gòu)適應(yīng)現(xiàn)代 化管理的需要。3、把檔案工作列入本院發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃管理和科技管理。4、把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程和目標(biāo)責(zé)任制，列入醫(yī)院各有 關(guān)管理制度和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。5 、聽取檔案門部門工作

12、匯報(bào)， 討論審核本院檔案管理工作計(jì)劃、 經(jīng)費(fèi)預(yù)算、管理辦法和制度，幫助解決檔案工作中的問題。6 、支持檔案人員執(zhí)行檔案管理制度，履行崗位職責(zé)。7、對(duì)在檔案工作中做出顯著成績的部門和個(gè)人給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)， 對(duì)違法人員給予嚴(yán)肅查處和經(jīng)濟(jì)制裁。8、各領(lǐng)導(dǎo)小組成員要熟悉本部門檔案管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)本部門 的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查，使之達(dá)到檔案管理的要求。9、積極宣傳檔案法，擴(kuò)大檔案工作影響，增強(qiáng)全院職工積 累檔案，利用檔案的意識(shí)。10 、每季組織人員對(duì)有關(guān)科室及責(zé)任人進(jìn)行一次考評(píng)， 考評(píng)結(jié)果 與目標(biāo)責(zé)任獎(jiǎng)掛鉤。11 、每季召開小組會(huì)議活動(dòng)至少一次。第 9 頁 共 65 頁第十二條 檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)工作

13、職責(zé)1、把醫(yī)院檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，請(qǐng)?jiān)恨k公會(huì)議研究檔案 工作。2、組織學(xué)習(xí)貫徹中華人民共和國檔案法，增強(qiáng)職工的檔案 意識(shí)。3、全面負(fù)責(zé)對(duì)綜合檔案室的領(lǐng)導(dǎo)。4、支持檔案人員執(zhí)行檔案管理制度，及時(shí)解決檔案工作中的實(shí) 際問題。5、做好科室間的協(xié)調(diào)工作。6、指導(dǎo)督促檔案業(yè)務(wù)工作，定期對(duì)檔案工作情況進(jìn)行檢查、考 評(píng)。7、組織落實(shí)本院檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行。8、組織對(duì)本院檔案網(wǎng)絡(luò)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。第十三條 檔案鑒定小組工作職責(zé) 醫(yī)院檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本院檔案保存價(jià)值， 保管期限進(jìn)行鑒定 審查，其工作職責(zé)規(guī)定如下：1、根據(jù)檔案工作人員或有關(guān)部門提出的鑒定建議報(bào)告，對(duì)超過 保管期限的檔案進(jìn)行鑒定審查，把失

14、去保存價(jià)值的檔案剔除銷毀。2、對(duì)密級(jí)檔案的重新確定或解除。3、審定銷毀檔案的目錄清冊(cè)，由鑒定審核人員簽字，經(jīng)主管領(lǐng) 導(dǎo)或上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后實(shí)施。第 10 頁 共 65 頁4、病案、 X光片、 CT 片和各種檢查報(bào)告單等科室自存檔案，接 衛(wèi)生部有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定審核。 如上級(jí)無明確規(guī)定， 按醫(yī)院制定的保 管期限進(jìn)行鑒定。第十四條 綜合檔案室工作職責(zé)1 、貫徹執(zhí)行國家和衛(wèi)生部門有關(guān)檔案工作的法律、 法規(guī)和規(guī)定。2、制定本院檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)對(duì)本院各科的檔案 工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3、負(fù)責(zé)接收、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管本院形成的全部 檔案及有關(guān)資料，定期向檔案館移交有關(guān)檔案。4、

15、積極開發(fā)檔案信息資源，編制各種檢索工具和編研材料，為 醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。5、負(fù)責(zé)對(duì)本院檔案網(wǎng)絡(luò)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6、負(fù)責(zé)檔案庫房管理工作，確保檔案安全。7、負(fù)責(zé)收集檔案利用效果反饋信息，宣傳利用檔案的社會(huì)效益 和經(jīng)濟(jì)效益，擴(kuò)大檔案工作影響，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部和科研人員積累檔案， 利用檔案的意識(shí)。第十五條 綜合檔案室主任工作職責(zé)1 、在分管院長、科長的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法和上 級(jí)有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定。2、負(fù)責(zé)制訂和修訂以及組織落實(shí)本院檔案管理規(guī)章制度。3、組織本室人員完成本院和上級(jí)主管部門布置的各項(xiàng)工作任務(wù)。第 11 頁 共 65 頁4、定期組織對(duì)本院檔案網(wǎng)絡(luò)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，和對(duì)科室檔案工作進(jìn)行

16、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5、組織本室檔案人員努力完成檔案的收集、整理、歸檔、保管、 統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用工作。6 、定期作出檔案工作計(jì)劃、總結(jié)。7、組織本室人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。8、根據(jù)上級(jí)文件規(guī)定，及時(shí)提出檔案鑒定和密級(jí)調(diào)整建議。 第十六條 專職檔案員工作職責(zé) 1、貫徹執(zhí)行檔案法及有關(guān)檔案工作的指示、規(guī)定。 2、在檔案室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，努力完成上級(jí)檔案部門布置的各項(xiàng) 任務(wù)，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)助本院各部門的文件材料預(yù)立卷工作和 科室自存檔案管理工作。3 、參加重要計(jì)劃工作會(huì)議和科研課題以及產(chǎn)品的評(píng)審、 鑒定會(huì)，參加工程竣工驗(yàn)收和設(shè)備開箱等工作，及時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料。4、監(jiān)督做好“四同步”管理工作。5、負(fù)責(zé)檔案

17、的接收、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利 用工作，定期向檔案館移交有關(guān)檔案。6、負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制多種檢索工具，積極開發(fā)利用 檔案信息資源，全心全意做好服務(wù)工作。7、承辦檔案價(jià)值鑒定和登記，銷毀已過保管期限且無保存價(jià)值 檔案的具體工作。8、做好庫房的清潔、安全和保護(hù)工作。第 12 頁 共 65 頁9、嚴(yán)守工作紀(jì)律，堅(jiān)持原則，保守機(jī)密。10 、積極宣傳檔案法，努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高精 力水平。第十七條 兼職檔案員工作職責(zé)1、學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行國家檔案法和本院檔案工作管理制度， 負(fù)責(zé)本科室檔案管理工作。2、熟悉本科室工作性質(zhì)、任務(wù)和文件材料歸檔范圍。在每項(xiàng)重 要任務(wù)開始和全過程中，

18、 及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)提出文件材料歸檔要求， 督 促有關(guān)人員將文件材料歸檔，確保檔案完整性。3、負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、積累、整理和預(yù)立卷工作，建 立科室文件材料登記冊(cè)。4 、應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按要求完成本科室的立卷歸檔工作。5 、負(fù)責(zé)歸檔材料的保管工作，建立文件材料借閱登記冊(cè)，確保 歸檔材料的安全。6、積極參加檔案知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。第三章 檔案材料的收集、整理和歸檔第十八條 醫(yī)院應(yīng)建立檔案歸檔制度， 將文件材料的形成、 積累、 整理、歸檔工作納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，納入有關(guān)工作程序，并 作為考核工作實(shí)績的內(nèi)容之一。第十九條 檔案人員應(yīng)做到“四參加”，參加重要計(jì)劃工作會(huì)議， 參加科研課

19、題評(píng)審、鑒定會(huì)、參加工程竣工驗(yàn)收，參加設(shè)備開箱等工 作，及時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔的文件材料。第 13 頁 共 65 頁第二十條 醫(yī)院應(yīng)將檔案工作與醫(yī)院科研等各項(xiàng)活動(dòng)實(shí)行“四同 步”管理，即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求，檢查計(jì) 劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況， 評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案 材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科 技人員提職考核，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔情況證明書材料。第二十一條 醫(yī)院實(shí)行文件材料形成部門制度和自存檔案科室管 理制度。第二十二條 預(yù)立卷工作和科室自存檔案工作由各科兼職檔案員 負(fù)責(zé)。科研檔案由課題負(fù)責(zé)人主持預(yù)立卷工作。第二十三條 文件材料的歸

20、檔范圍和時(shí)間 本院黨政、教學(xué)類檔案，包括黨、政、工、團(tuán)、醫(yī)療、藥政、質(zhì) 管、教學(xué)工作中形成的文件材料， 除由醫(yī)院統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)執(zhí)行文件外， 其他屬歸檔范圍的文件材料、 統(tǒng)計(jì)報(bào)表、計(jì)劃總結(jié)、 會(huì)議記錄、照片、 錄音、錄像、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等，均應(yīng)歸檔。黨政類：包括黨務(wù)、統(tǒng)戰(zhàn)、工、青、婦、精神文明、思想教育、 紀(jì)檢監(jiān)察、醫(yī)院改革、目標(biāo)責(zé)任、人事勞資、治保消防、建制變更、 醫(yī)療進(jìn)展、新項(xiàng)目開展、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表、病案分析、安全醫(yī)療、事故 鑒定等。教學(xué)類：包括教學(xué)實(shí)習(xí)組織、制度、協(xié)議、合同、人事任免、計(jì) 劃、總結(jié)等。除專題或代表會(huì)議材料， 在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔外， 其他材 料應(yīng)于次年三月底前移交檔案室。

21、第 14 頁 共 65 頁科研檔案：括課題計(jì)劃、 實(shí)施方案、實(shí)驗(yàn)分析、測試等原始記錄、工作總結(jié)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、鑒定審批、獎(jiǎng)勵(lì)證書、推廣應(yīng)用材 料等，應(yīng)于課題結(jié)束后二個(gè)月內(nèi)移交檔案室?；n案：括項(xiàng)目的申報(bào)批準(zhǔn)文件、 全套竣工圖、 合同、協(xié)議書、 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程概算、預(yù)算、決算、審計(jì)等材料，應(yīng)于工程結(jié)束后二 個(gè)月內(nèi)移交檔案室。設(shè)備檔案：包括醫(yī)院各科萬元以上的儀器、 設(shè)備的全套隨機(jī)文件，在接收使用、 維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。 應(yīng)于開箱驗(yàn)收后一 個(gè)月內(nèi)移交。會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)報(bào)表、憑證、帳冊(cè)、工資名冊(cè)等。于隔年三 月底前移交。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案包括晉升技術(shù)職務(wù)評(píng)審材料， 專業(yè)技術(shù)人

22、員考績材料等，除學(xué)術(shù)論文、年度考核成績由醫(yī)教科、護(hù)理部整理登 記后于次年第一季度移交外，其余材料隨時(shí)歸檔。聲像歸檔： 包括照片 （與底片一起移交） 、錄音、錄像、幻燈片、 盤片，與歸檔文件材料的聯(lián)系的或有保存價(jià)值的都應(yīng)于制作完畢后歸 檔，外購的應(yīng)在報(bào)銷前歸檔。實(shí)物檔案： 包括獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、 各類證書、許可證、獎(jiǎng)杯、匾、 錦旗、印章、書畫等，與歸檔文件有聯(lián)系的或有保存價(jià)值的都應(yīng)隨時(shí) 歸檔。病案按病案管理制度執(zhí)行。第 15 頁 共 65 頁科室自存檔案除病案外還包括門診病歷和各種檢查的申請(qǐng)單、 報(bào) 告單、登記本以及病理切片、照片、圖紙、 X 光片、CT 片、萬元以 下設(shè)備檔案等。具體的歸檔范圍見

23、本院制定的文件材料歸檔范圍、時(shí)間、責(zé)任 人和保管期限表。第二十四條 任何部門和個(gè)人在工作活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔材料， 必須按規(guī)定向本院檔案室移交，不得據(jù)為已有。對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料及聲像、 實(shí)物檔 案，檔案室可通過征集、代管等形式進(jìn)行收集。第二十五條 歸檔與立卷要求1 、歸檔材料應(yīng)以原件、原稿或定稿歸檔，特殊情況可用復(fù)印伯 或抄件歸檔。2、歸檔材料應(yīng)做到齊全、準(zhǔn)確、完整、字跡清楚、簽著完備。 不得用純藍(lán)墨水、圓珠筆和鉛筆書寫，小型紙應(yīng)裱糊成 16 開。3 、卷內(nèi)文件必須層次分明，條理清楚，符合形成規(guī)律和特點(diǎn)， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和完整性。4、對(duì)同一類型的文件材料，即一個(gè)問

24、題、一項(xiàng)事件，一次會(huì)議 形成的文件材料要作為有機(jī)聯(lián)系的一個(gè)整體。 正文和附件， 正文和底 稿，請(qǐng)示與批復(fù)，來文與復(fù)文均應(yīng)保持密切聯(lián)系，放在一起組卷。5、錄音、錄像、照片等聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì) 象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)與文件第 16 頁 共 65 頁 檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，在目錄中注明互見號(hào)，以保持聯(lián)系， 便于查找。6 、卷內(nèi)文件排列： 單一問題按時(shí)間順序排列， 二個(gè)以上問題者， 以先按問題集中后， 再按時(shí)間順序或重要程度排列， 對(duì)重要文件歷次 修改稿，以最后定稿在前， 其它按次排列， 一般文件只保存最后定稿， 科技檔案按國家標(biāo)準(zhǔn)科技檔案案卷構(gòu)成

25、的一般要求執(zhí)行。7、卷內(nèi)頁號(hào)不論單面、雙面、大小頁均以單位編號(hào)，編號(hào)位置 在右上角（科技檔案在右下角），背面的在左上角編頁號(hào)（科技檔案 在左下角），不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔 號(hào)章，并逐件編件號(hào)。若同一問題有數(shù)卷，應(yīng)以卷號(hào)為編號(hào)，不得數(shù) 卷連續(xù)編號(hào)。8、備考表應(yīng)填寫清楚，立卷人簽名，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后應(yīng)簽字， 以示負(fù)責(zé)。9、歸檔案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目均應(yīng)填寫清楚，標(biāo)題要確切簡明在 反映保管單位的內(nèi)容，并注明保管期限。10 、案卷裝訂必須去除金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)及時(shí)修裱， 字跡擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷， 做到整齊、 平整、美觀、統(tǒng)一 第二十六條 歸檔手續(xù)和份數(shù)由立卷人編制

26、移交清單，一式二份，移交時(shí)清單清點(diǎn)，交接雙方 簽字，各留一份。除醫(yī)院發(fā)文歸三份外，其余歸一份。第四章 檔案的管理和庫房設(shè)備第 17 頁 共 65 頁第二十七條 檔案室對(duì)接收和檔案進(jìn)行分類、排列、登記、編目 及必要的加工整理。第二十八條 檔案室對(duì)接收的檔案，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定、劃 分保管期限和密級(jí)， 對(duì)保管期限的變動(dòng)、 密級(jí)調(diào)整和需要銷毀的檔案 提出建議，報(bào)本部門主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。第二十九條 檔案室應(yīng)建立保密、鑒定銷毀、借閱、統(tǒng)計(jì)、庫房 管理、檔案保管期限表和文件材料歸檔范圍以及不歸檔文件材料范圍 等項(xiàng)制度。按有關(guān)規(guī)定定期向上級(jí)檔案部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng) 計(jì)表。第三十條 檔案室

27、應(yīng)定期對(duì)本院自存檔案科室和預(yù)立卷科室的檔 案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第三十一條 醫(yī)院必須為保管檔案提供專用檔案房，庫房門窗要 堅(jiān)固，并保持適當(dāng)?shù)臏貪穸?，要有防盜、防火、防光、防腐、防有害 生物和防污染等安全措施， 檔案庫房要指定專人管理， 以保證檔案的 安全、延長檔案壽命。第三十二條 醫(yī)院要有計(jì)劃地為檔案室配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄 音、錄像、照像等設(shè)備，使檔案管理現(xiàn)代化與醫(yī)院建設(shè)現(xiàn)代化同步發(fā) 展。第五章 檔案和利用與開發(fā)第三十三條 檔案室保存的檔案主要供本院職工利用，外單位查 閱需持介紹信，經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或檔案室主任同意后方可查閱。第 18 頁 共 65 頁第三十四條 密級(jí)檔案只限分管該項(xiàng)工作

28、的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員查 閱，其它人一般不予提供。第三十五條 查閱檔案一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行。如因工作需要外借 者，須辦理好借閱手續(xù)，借期一般不超過一周。第三十六條 查閱檔案者必須遵守保密規(guī)定，應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)被查檔 案的完整與安全，如發(fā)現(xiàn)有轉(zhuǎn)借、私自影印、復(fù)制、遺失、涂改、偽 造、拆散、污損等情況者，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，按檔案法有關(guān)規(guī)定進(jìn) 行處罰。第三十七條 檔案室要積極開展檔案編研工作，對(duì)檔案中的信息 進(jìn)行二次三次加工，匯編專題資料等，要編制必要的檢索工具，開展 計(jì)算機(jī)檢索工作，為利用者提供有效快捷的服務(wù)。第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第三十八條 在本院檔案管理工作中，有下列事跡之一者，醫(yī)院 應(yīng)給予一定的物質(zhì)、精神獎(jiǎng)勵(lì) ，

29、年終按院單項(xiàng)工作先進(jìn)執(zhí)行：（一）在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用，以及現(xiàn)代化管理 等方面做出顯著成績的；（二）將重要或珍貴的檔案捐獻(xiàn)給醫(yī)院的；（三）對(duì)違反檔案法律、法規(guī)的行為敢于批評(píng)，表現(xiàn)突出的。第三十九條 有下列行為之一的，由醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組責(zé)令 限期改正，并視情節(jié)輕重， 由醫(yī)院對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者直接責(zé) 任人給予經(jīng)濟(jì)處罰或行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失檔案的；第 19 頁 共 65 頁（二）擅自提供、抄錄、公布、出賣、銷毀檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（五）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施， 造成檔案損失 的

30、；（六）檔案工作玩忽職守，造成檔案損失的。第四十條 有本辦法第三十九條第一項(xiàng)、第二項(xiàng)、第三項(xiàng)、第五 項(xiàng)、第六項(xiàng)行為的，由醫(yī)院給予行政處分，并對(duì)責(zé)任人處以 500 元 以上， 1000 元以下罰款。有本辦法第三十九條第四項(xiàng)行為的，限期 改正，并對(duì)責(zé)任人扣除目標(biāo)責(zé)任獎(jiǎng) 5% 。第七章 附 則第四十一條 本辦法具體應(yīng)用中的問題， 由綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。第四十二條 本辦法自公布之日起施行。浙江省臺(tái)州醫(yī)院一九九五年五月十五日第 20 頁 共 65 頁主題詞： 檔案管理 辦法抄送： 臺(tái)州市檔案局、臺(tái)州市衛(wèi)生局黨政、教學(xué)類檔案制度一、歸檔范圍及時(shí)間本院黨、政、工、團(tuán)、醫(yī)療、教學(xué)工作中形成的文件材料，是醫(yī) 院

31、檔案的重要組成部分， 除由院辦統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)執(zhí)行的文件外， 其他 屬歸檔范圍的文件材料、記錄、照片、錄像等，均應(yīng)歸檔。除專題或代表會(huì)議材料， 在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔外， 其他材 料應(yīng)于次年第一季度末前移交檔案室。具體歸檔范圍和歸檔時(shí)間， 詳見醫(yī)院文件材料歸檔范圍、 時(shí)間、 責(zé)任人及保管期限表。二、歸檔要求各科兼職檔案員要切實(shí)履行自己的職責(zé)， 做好文件材料的預(yù)立卷 工作。移交的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合醫(yī)院檔案管理 工作標(biāo)準(zhǔn)。一九九九年度立卷工作，在檔案室指導(dǎo)下進(jìn)行。三、歸檔手續(xù)第 21 頁 共 65 頁由各科兼職檔案員編制好移交目錄，于次年三月底前移交檔案 室。交接雙方清點(diǎn)簽字，各留一

32、份。四、歸檔份數(shù)除醫(yī)院發(fā)文需歸三份外，其他歸一份。一九九五年五月十五日科研檔案歸檔制度科研檔案是科技活動(dòng)的真實(shí)記錄， 是科技儲(chǔ)備的一種形式， 是重 要的信息資源和國家的寶貴財(cái)富。為了加強(qiáng)科研檔案管理工作， 充分發(fā)揮科研檔案在醫(yī)院現(xiàn)代化建 設(shè)中的作用，特制定本制度。一、歸檔范圍 凡是在科研過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、 聲像等各種形式載體的材料均應(yīng)歸檔。 具體歸檔范圍見本院的 醫(yī)院 文件材料歸檔范圍、時(shí)間、責(zé)任人及保管期限表。二、歸檔要求和手續(xù)1、科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重 要環(huán)節(jié)， 醫(yī)院應(yīng)把科研檔案工作與計(jì)劃管理、 課題管理和成果管理緊 密結(jié)合，實(shí)行“

33、四同步”管理，即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出科研文件 材料的歸檔要求， 檢查計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況。 評(píng)審鑒第 22 頁 共 65 頁 定成果同時(shí)鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；上報(bào)登記和評(píng)審 獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核， 檔案部門同時(shí)出具專題歸檔情 況證明材料。2 、實(shí)行由科研課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制?？?研課題負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累、整理、預(yù)立卷和歸檔工 作，并作為對(duì)其進(jìn)行考核內(nèi)容之一。3、每項(xiàng)科研項(xiàng)目（包括中斷或取得負(fù)結(jié)果有項(xiàng)目）完成或部分 結(jié)束后， 由科研課題負(fù)責(zé)人對(duì)所形成的文件材料加以系統(tǒng)整理， 并與 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同審查驗(yàn)收簽字后立卷歸檔。4、科研

34、檔案由科教科驗(yàn)收后移交檔案室，并編制移交目錄一式 二份，移交時(shí)按目錄清點(diǎn)，交接雙方簽字。5 、歸檔的科研文件材料必須是原件（定稿），根據(jù)需要可復(fù)制 若干份。6 、歸檔的科研文件材料， 要做到審查手續(xù)完備， 制成材料優(yōu)良， 格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用鉛筆和復(fù)寫紙書寫。三、歸檔時(shí)間 科研文件材料應(yīng)在科研項(xiàng)目完成后二個(gè)月內(nèi)歸檔， 研究周期長的 可分階段歸檔。四、歸檔份數(shù) 一般應(yīng)歸檔一份，重要的和使用頻的科研項(xiàng)目應(yīng)有兩份歸檔。第 23 頁 共 65 頁一九九九年五月十五日基建檔案歸檔制度為了加強(qiáng)基建檔案管理， 充分發(fā)揮基建檔案在醫(yī)院基建工程， 房 屋使用維護(hù)和改建擴(kuò)建中的作用，特制定

35、本制度。一、歸檔范圍基建檔案是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、 決策到建成使用的全過程 中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料、圖紙、圖表計(jì)算書、聲像材料 等不同形式與載體的文件材料。 具體歸檔范圍見醫(yī)院文件歸檔范圍、 時(shí)間、責(zé)任人及保管期限表。二、歸檔時(shí)間、歸檔要求與手續(xù)1、基建文件材料的收集、積累、整理、立卷歸檔工作，由基建 科負(fù)責(zé)。2、一項(xiàng)工程全部結(jié)束后的二個(gè)月內(nèi)，由基建科編制移交清單， 一式一份，移交檔案室，移交時(shí)交接雙方清點(diǎn)后簽字，各留一份。第 24 頁 共 65 頁3、歸檔文件，圖紙應(yīng)做到字跡清晰、線條清楚、紙質(zhì)優(yōu)良、簽 署完備。不能用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，以利長久保存。4、根據(jù)基建檔案必須

36、向城建檔案館移交的具體情況，除了竣工 圖套、批準(zhǔn)書必須復(fù)印后交本院檔案室外， 其余的可根據(jù)具體情況而 定。5、向城建檔案館移交檔案的清單，須及時(shí)移交檔案室保存。6、職工購買公用住房審批表、房屋共有權(quán)保持證、商品房購銷 合同、房產(chǎn)證、土地證等，應(yīng)在辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)移交檔案室，由 總務(wù)科編制移交清單，一式二份，交接雙方清點(diǎn)后簽字，各留一份。7、醫(yī)院院區(qū)隱蔽工程地下管道（水、電、暖氣等）變更平面圖， 由基建科每年繪制一份，于次年三月底前移交檔案室，手續(xù)同前。一九九九年五月十五日設(shè)備檔案歸檔制度儀器設(shè)備是醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量的物資基礎(chǔ)和先決條件， 是醫(yī)院現(xiàn) 代化程度的一個(gè)重要標(biāo)志。 設(shè)備檔案是醫(yī)院檔案的

37、重要組成部分， 為 了加強(qiáng)本院的設(shè)備檔案管理， 充分發(fā)揮儀器設(shè)備的效能， 為醫(yī)院建設(shè) 服務(wù)，特制定本制度。一、歸檔范圍第 25 頁 共 65 頁凡本院各科一萬元以上的醫(yī)療儀器設(shè)備和屬于科室固定資產(chǎn)的 儀器設(shè)備均就應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍，見本院的醫(yī)院文件材料歸檔 范圍、時(shí)間、責(zé)任人及保管期限表。二、歸檔要求 移交的文件材料必須完整、齊全、準(zhǔn)確、符合歸檔范圍要求，做 到審批手續(xù)完備、簽署齊全、字跡清楚，不能用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫 紙書寫。三、歸檔時(shí)間和手續(xù)1、儀器設(shè)備開箱必須有檔案人員參加，經(jīng)驗(yàn)收后，填寫開箱驗(yàn) 收記錄單及安裝調(diào)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。 由設(shè)備科或總務(wù)科人員將隨機(jī)文件及 驗(yàn)收單等及時(shí)收集歸檔。2、

38、儀器設(shè)備的籌購文件（合同、請(qǐng)購單、論證報(bào)告等）、開箱 驗(yàn)收記錄、調(diào)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，以及隨機(jī)文件，由設(shè)備科在設(shè)備試調(diào)驗(yàn)收 正常運(yùn)轉(zhuǎn)后一個(gè)月內(nèi)，整理、預(yù)立卷后，移交檔案室。3、設(shè)備的大、中修記錄和報(bào)廢單，由設(shè)備科或總務(wù)科在儀器設(shè) 備修復(fù)后或報(bào)廢后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4、移交時(shí)，由設(shè)備科或總務(wù)科編制移交（接收）清單，清點(diǎn)后 雙方簽字，各留一份。一九九九年五月十五日第 26 頁 共 65 頁設(shè)備開箱制度為確保醫(yī)院設(shè)備檔案的完整、齊全，有利于儀器設(shè)備的維修、保 養(yǎng)和管理，更好地為臨床第一線和各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度：1、凡購買的各種儀器設(shè)備（萬元以上），開箱驗(yàn)收時(shí)，經(jīng)辦人 員必須通知設(shè)備科、 檔案室和使用科室等

39、有關(guān)人員參加， 任何個(gè)人和 科室不得擅自開箱。2、儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，隨機(jī)技術(shù)資料（包括說明書、圖紙、 合格證、質(zhì)量證明書、裝箱單、保修卡等），必須當(dāng)場交設(shè)備科和檔 案室人員檢驗(yàn)歸檔，任何個(gè)人不得私自存留。3、對(duì)無法包裝或不需包裝的設(shè)備，以及千元以上萬元以下的設(shè) 備，其所有的隨機(jī)技術(shù)資料，由經(jīng)辦人交設(shè)備科檢驗(yàn)，出具證明證， 方可入庫。4、凡購置的設(shè)備技術(shù)資料不全，經(jīng)辦人員應(yīng)設(shè)法補(bǔ)足技術(shù)資料 歸檔，否則不予入庫。5 、開箱驗(yàn)收完畢需認(rèn)真填寫開箱記錄單。一九九九年五月十五日第 27 頁 共 65 頁臺(tái)州醫(yī)院設(shè)備維修記錄單年月日設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)修理部門故障表現(xiàn)及原因：材料和工作消耗：第 28 頁 共

40、 65 頁修理后調(diào)度結(jié)果：修理費(fèi)總計(jì)：其中材料費(fèi)： 工時(shí)費(fèi)：修理人：負(fù)責(zé)人： 使用人（驗(yàn)收人）：會(huì)計(jì)檔案管理制度為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理， 更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用， 特制定本制度：第 29 頁 共 65 頁一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度1、會(huì)計(jì)檔案主要指會(huì)計(jì)報(bào)表、 會(huì)計(jì)帳冊(cè)、會(huì)計(jì)憑證和其它資料 （包 括銀行存款對(duì)帳單、工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放表等）、會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。2、會(huì)計(jì)檔案是本院檔案的重要組成部分， 是記錄和反映本院經(jīng)濟(jì) 業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)工作由財(cái)務(wù)科的檔案室共同 負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3、各類會(huì)計(jì)帳冊(cè)的設(shè)置，要嚴(yán)格按國家有關(guān)規(guī)定辦理。4、會(huì)計(jì)檔案的歸檔、組卷工作，每年進(jìn)行

41、一次，每年 2 月份進(jìn) 行上年度會(huì)計(jì)檔案的組卷工作。5、會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、組卷工作由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)。6 、會(huì)計(jì)檔案組卷工作， 按照財(cái)政部、 國家檔案局關(guān)于 會(huì)計(jì)檔案 管理辦法規(guī)定辦理。二、會(huì)計(jì)檔案的移交、保管制度1、會(huì)計(jì)檔案組卷后，由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)保管一年， 保管期限滿一年后， 移交檔案室。2、會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，必須填寫“會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)”一式二份， 由財(cái)務(wù)科長和檔案室主任監(jiān)交，交接雙方簽字后，各留一份。3、財(cái)務(wù)科設(shè)兼職檔案員一名， 負(fù)責(zé)保管未曾移交檔案室的會(huì)計(jì)檔 案和本年度的會(huì)計(jì)資料，以及立卷歸檔移交工作。第 30 頁 共 65 頁4、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝， 個(gè)別需

42、要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同研究后拆封整 理。5、會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理， 嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度， 不得 隨意堆放、散失和泄密，做到妥善保存，存放有序，查找方便。6、做好防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠等工作并定期進(jìn)行 安全檢查。三、會(huì)計(jì)檔案的外借、查閱制度1、會(huì)計(jì)檔案原則上禁止外借， 特殊情況（如涉及到外事、 經(jīng)濟(jì)案 件需外借的），須經(jīng)分管院長同意，并報(bào)請(qǐng)主管局批準(zhǔn)，辦好外借手 續(xù)并限期歸還，方可借出。2、本院有關(guān)部門人員查閱會(huì)計(jì)檔案， 須由該部門負(fù)責(zé)批條， 財(cái)務(wù) 科長簽署意見，檔案室主任批準(zhǔn)后才能查閱。3、外單位查閱會(huì)計(jì)檔案， 需持有單位介紹信， 經(jīng)財(cái)務(wù)科長簽署意 見，

43、檔案室主任批準(zhǔn)，在財(cái)務(wù)科人員的陪同下進(jìn)行查閱。4、查閱會(huì)計(jì)檔案需復(fù)印、 摘抄時(shí)， 應(yīng)征得財(cái)務(wù)科同意， 必要時(shí)需 經(jīng)分管院長批準(zhǔn)，同時(shí)須在檔案人員的監(jiān)督下進(jìn)行，經(jīng)審核無誤，并 蓋上檔案室公章方才有效。5、上級(jí)有關(guān)部門需查詢、 檢查時(shí)， 應(yīng)經(jīng)分管院長同意， 并在指定 地點(diǎn)進(jìn)行。第 31 頁 共 65 頁6、檔案室、財(cái)務(wù)科分別設(shè)立外借、 查閱登記本， 用以登記借閱情 況。四、會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀制度1、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期二類， 定期保管期限分為 三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期 限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。2、會(huì)計(jì)檔案保管期滿， 擬銷毀時(shí)，由財(cái)務(wù)科會(huì)同

44、檔案室提出建議 鑒定報(bào)告，編制擬銷毀檔案清冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定小組審查鑒定，認(rèn)為確 無保存價(jià)值后，報(bào)請(qǐng)?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并上報(bào)衛(wèi)生局審批同意和備案后， 方能按要求進(jìn)行銷毀。3、保管期滿需銷毀的會(huì)計(jì)檔案中， 如有未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始 憑證以及其它有關(guān)部門規(guī)定需要抽出的憑證、資料，應(yīng)全部抽出，分 別組卷，由檔案室保管到結(jié)清，債權(quán)債務(wù)或上級(jí)有明文規(guī)定時(shí)為止。4、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)科、檔案室共同派員監(jiān)銷。5、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。銷毀后， 在銷毀清冊(cè)上簽名。6、銷毀清冊(cè)一式二份， 分別由財(cái)務(wù)科、 檔案室保存。保存期限為 二十五年。本制度如與上級(jí)文件的抵觸處，以上級(jí)文件規(guī)定為準(zhǔn)。第

45、32 頁 共 65 頁第 33 頁 共 65 頁一九九九年五月十五日臺(tái)州醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案歸檔制度專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案是集中反映專業(yè)技術(shù)人員的工作業(yè)績、技 術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力的真實(shí)記錄，是晉升和聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)，正確使 用專業(yè)技術(shù)人員的主要依據(jù)。 為了加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的管理， 充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案在醫(yī)院管理中的作用， 特制定本制度。一、歸檔范圍 凡獲得各類專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格的人員均需建檔，外單位調(diào)入 或新分配來的專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)隨時(shí)建檔。具體歸檔范圍見本院的文 件材料歸檔范圍、時(shí)間、責(zé)任人及保管期限表。二、歸檔要求1、歸檔材料必須經(jīng)過認(rèn)真核實(shí)，確保無誤。2、年度考核材料必須

46、經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審查簽章后才能歸檔。3、歸檔的各類表格必須填寫完整，不留空格，內(nèi)容真實(shí)正確。4、畢業(yè)證書、資格證書、結(jié)業(yè)證書、獲獎(jiǎng)證書、發(fā)表論文等，上 交原件驗(yàn)證后復(fù)印件歸檔。5、歸檔材料一律使用藍(lán)黑或碳素墨水書寫， 做到字跡清楚， 簽署 完備，紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)定統(tǒng)一。三、歸檔時(shí)間、手續(xù)和份數(shù)1、外單位調(diào)入或新分配來的專業(yè)技術(shù)人員， 由人事科將其應(yīng)歸檔 材料于一個(gè)月內(nèi)交檔案室隨時(shí)建檔。第 34 頁 共 65 頁2、已發(fā)表的論文、 獲獎(jiǎng)證書、 進(jìn)修學(xué)習(xí)鑒定書、 專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)學(xué) 習(xí)材料、專業(yè)技術(shù)人員年度考核材料、處分材料等，由醫(yī)務(wù)科、護(hù)理 部、人事科，于次年一月底前移交歸檔。3、本院各科組織的業(yè)務(wù)考核成績，

47、由醫(yī)務(wù)部和護(hù)理部匯總， 并編 制考核名單，于次年一月底前交檔案室。4、移交歸檔材料必須填寫移交（接收）表，一式二份，交接雙方 清點(diǎn)驗(yàn)收后簽字，各留一份。電子檔案管理制度1、檔案部門要執(zhí)行電子檔案歸口管理的職責(zé)， 對(duì)電子檔案按照其 保管環(huán)境的要求，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度。2、檔案員應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行登記、 建帳，帳目中要注意相應(yīng) 紙質(zhì)檔案的檔號(hào)，同時(shí)建立機(jī)讀目錄。3、由電子檔案轉(zhuǎn)換成的紙質(zhì)檔案要及時(shí)歸入相應(yīng)檔案門類的紙質(zhì) 檔案中，按紙質(zhì)檔案管理要求進(jìn)行管理，并在登記帳中注明其所在的 光盤編號(hào)及文件名。4、儲(chǔ)存電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放。5、歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片，不得彎曲、擠壓、摔打 盤

48、片，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直射。6、環(huán)境溫度為 14-24 ，相對(duì)濕度為 45%-60% 。7、電子檔案應(yīng)每 5 年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查。第 35 頁 共 65 頁臺(tái)州醫(yī)院科室檔案管理工作考核制度為了進(jìn)一步加強(qiáng)本院檔案管理工作，通過對(duì)有關(guān)科室檔案管理工 作的檢查考評(píng)，促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，為醫(yī)院各項(xiàng)工 作服務(wù)，經(jīng)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組討論，特制定本制度。一、考核對(duì)象1、自存檔案科室：病案室、放射科、 MR 室、CT 室、病理科。2、實(shí)行預(yù)立卷制度的科室：黨辦、工團(tuán)辦、院辦、人事科、醫(yī)務(wù) 科、科教科、護(hù)理部、總務(wù)科、基建科、設(shè)備科、感染科、保健科、 藥劑科。二、考核內(nèi)容自

49、存檔案科室考核內(nèi)容，詳見附件一。實(shí)行預(yù)立卷制度科室考核內(nèi)容，詳見附件二。第 36 頁 共 65 頁 三、考核辦法由綜合檔案室組織牽頭，醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員參加考評(píng)。自存檔案科室每年考核二次，分別在六月及十二月進(jìn)行。實(shí)行預(yù)立卷制度的科室，每年二月自評(píng)，四月由醫(yī)院檔案領(lǐng)導(dǎo)小組考評(píng)。各科主任為考核結(jié)果直接責(zé)任者，兼職檔案員的考評(píng)工作由各科主任負(fù)責(zé)?？己私Y(jié)果與目標(biāo)責(zé)任獎(jiǎng)掛鉤。 95 分以上者可獲獎(jiǎng)勵(lì)， 80 分以下 者，將限期整改，并扣除獎(jiǎng)金，獎(jiǎng)勵(lì)或扣獎(jiǎng)都占獎(jiǎng)金總額的 5% 。附件 1 、科室自存檔案管理工作考核評(píng)分表2、預(yù)立卷和室檔案管理工作考核評(píng)分表附件 1：臺(tái)州醫(yī)院科室自存檔案管理工作考核登

50、記表科室：考核內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)分考核分1、檔案管理工作納入科室工作計(jì)劃。10第 37 頁 共 65 頁2、檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)，已納入有關(guān)人員崗 位責(zé)任制，納入有關(guān)工作程序，并作為考核工作實(shí) z 績的內(nèi)容之一。153、制定了檔案管理制度。104 、歸檔材料齊全、完整、排列有序。105、檔案制成材料，書寫材料正規(guī)，圖樣清晰，利 于長期保存。106、全部歸檔材料有統(tǒng)一的分類編號(hào)。57、庫房或存放檔案處有防高溫、防潮、防火、防 塵、防盜、防蟲鼠等基本保護(hù)措施。158、有檔案借閱登記薄或卡片。109、有一種以上檢索工具。510 、能及時(shí)，有效地提供信息。10合計(jì)100備注檢查人簽名： 年 月 日臺(tái)州醫(yī)院文件

51、材料預(yù)立卷制度第 38 頁 共 65 頁1、文件材料預(yù)立卷工作是指在本院各科各項(xiàng)管理工作或其他工作活動(dòng)中形成的， 對(duì)屬于歸檔范圍的文件材料， 進(jìn)行及時(shí)的收集、 積累、 整理、立卷和歸檔。2、預(yù)立卷工作由有關(guān)各科兼職檔案員負(fù)責(zé)。3、各科的，要納入有關(guān)兼職檔案員的崗位責(zé)任制， 納入其工作程 序，并作為年度考核其工作實(shí)績的內(nèi)容之一。4、各職能科室負(fù)責(zé)人應(yīng)積極支持兼職檔案員的工作， 負(fù)責(zé)歸檔材 料的指導(dǎo)、督促和檢查，審查材料的真實(shí)性和完整性，并在備考表檢 查欄簽名，以示負(fù)責(zé)。5、黨政、教學(xué)等檔案，應(yīng)于次年三月底前，按醫(yī)院檔案工作整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行組卷，并編制好移交目錄，移交綜合檔案室。6、科技檔案按科技檔案

52、歸檔制度要求，及時(shí)向綜合檔案室移交。第 39 頁 共 65 頁附件 2：臺(tái)州醫(yī)院預(yù)立卷科室檔案管理工作考核評(píng)分表科室：考核內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)分自查分考核分1、檔案管理工作納入科室工作計(jì)劃。102、檔案管理工作納入科室管理制度103、科室設(shè)有兼職檔案員，負(fù)責(zé)文件材料的 收集、積累、整理和預(yù)立卷工作。104、檔案管理工作已納入兼職檔案員工作程 序和崗位責(zé)任制。105、歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。106、歸檔文件材料的制成材料，書寫材料格 式符合歸檔要求。107、組檔規(guī)范，符合檔案整理要求。10第 40 頁 共 65 頁8、歸檔文件材料審查手續(xù)完備。109 、能按規(guī)定時(shí)間做好預(yù)立卷工作并移交綜 合檔案室。1

53、010 、科室檔案保管安全。10合 計(jì) 分100檢查人簽名：臺(tái)州醫(yī)院檔案修改補(bǔ)充制度1、凡發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤， 或有重要的原始材料遺漏， 應(yīng)予以修改 補(bǔ)充。2、修改補(bǔ)充意見由檔案人員或有關(guān)人員提出， 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、 有關(guān) 科主任和檔案室主任審定，并提出具體意見和修改補(bǔ)充辦法，交檔案 人員實(shí)施。3、文件修改補(bǔ)充后在卷內(nèi)備考表中注明修改補(bǔ)充情況。第 41 頁 共 65 頁臺(tái)州醫(yī)院檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是制定有關(guān)檔案工作的方針、政策、計(jì)劃檢查執(zhí)行情況的重要依據(jù)。為了搞好統(tǒng)計(jì)工作，特制訂本制度：1、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。2、及時(shí)完成上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)任務(wù)。

54、3、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：（1）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括檔案的改進(jìn)、移出、庫存、鑒定剔出、 封存、銷毀。（2）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括檔案的借出量、查閱量、復(fù)印量、利用人次、卷次等。4、認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)分析研究工作。檔案調(diào)閱利用制度第 42 頁 共 65 頁為了充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為醫(yī)院改革、科研和院史編研 服務(wù)，根據(jù)檔案法第二十條規(guī)定精神，特制定檔案調(diào)閱利用制度。一、調(diào)閱檔案應(yīng)先填寫調(diào)閱檔案登記表，并在閱檔室內(nèi)閱卷，案 卷一般不準(zhǔn)帶出本室，如確因工作需要出借，借卷者應(yīng)說明理由，經(jīng) 本室負(fù)責(zé)人同意，辦理好借閱手續(xù)后才能暫時(shí)借出，時(shí)間一般不超過 三天。案卷歸還時(shí)，應(yīng)詳加檢查注銷。二、查（借）閱檔案者要愛護(hù)檔案，確

55、保檔案安全，不得在檔案 上劃杠，做記號(hào)，更不得轉(zhuǎn)借、拆卷、折疊、撕頁、污損、刪改、剪 貼、擅自復(fù)印、拍照等。三、查閱檔案時(shí)嚴(yán)禁邊閱邊吸煙、 邊喝茶水、 不準(zhǔn)用手蘸水翻閱， 以免損壞檔案。四、查（閱）檔案者如需復(fù)印、摘抄檔案、必須經(jīng)接待人員允許。 經(jīng)核對(duì)無誤后，由檔案室出具證明。五、外來單位或個(gè)人需要調(diào)閱或利用檔案，必須持單位介紹信或 身份證，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)同志同意后方可調(diào)閱。并收取工本費(fèi)和少量的 檔案保護(hù)費(fèi)。六、調(diào)閱黨委、紀(jì)委和人事方面的檔案須持該單位黨組織介紹信， 經(jīng)本院黨委書記、紀(jì)委書記和人事科長批準(zhǔn)，調(diào)閱黨委會(huì)議記錄、院 長辦公會(huì)議記錄，須經(jīng)本院黨委書記、院長批準(zhǔn)方可調(diào)閱。第 43 頁 共 65 頁七、檔案利用者調(diào)閱檔案后，請(qǐng)留下寶貴意見，并將利用效果及時(shí)向檔案室反饋。檔案庫房管理制度為了科學(xué)地管理檔案，維護(hù)