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文檔簡介

1、采購規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制指引為了加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制,提高經(jīng)營管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力,促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展?,F(xiàn)公司為了提高規(guī)避、降低、分擔(dān)、承受風(fēng)險(xiǎn)的各種能力,現(xiàn)提出各部門要加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評估管控的要求。采購部門響應(yīng)公司要求,現(xiàn)剖析目前采購工作中可能出現(xiàn)的所有風(fēng)險(xiǎn):(一)、采購部門組織架構(gòu)設(shè)計(jì)和運(yùn)行架構(gòu)不齊全,人員編制不全,容易造成工作效率的下降,會(huì)導(dǎo)致采購工作開展不全面不細(xì)致,進(jìn)而影響到采購部門的總購置成本的把控和出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量隱患的可能。(二)、流程制度要齊全,明確制度條款一,如果不增強(qiáng)采購流程完善,將會(huì)出現(xiàn)采購工作混亂,影響工作效率。二,如果不加強(qiáng)采購制度建設(shè),將缺少規(guī)范和約束采購行為的能力,將

2、會(huì)導(dǎo)致采購工作無章可循,進(jìn)而影響整個(gè)公司的發(fā)展。(三)、授權(quán)制如果采購內(nèi)部授權(quán)不合理,權(quán)責(zé)不清晰,可能會(huì)出現(xiàn)內(nèi)部與外部(供應(yīng)商)串通舞弊的風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)而影響到采購部門的形象和發(fā)展,也會(huì)給公司帶來經(jīng)濟(jì)利益的損失。(四)、集中采購制度亞士是集團(tuán)制運(yùn)營模式,企業(yè)需要運(yùn)用集中采購的模式,應(yīng)由總部集中把控采購成本。如果不以集中采購模式為主導(dǎo),將出現(xiàn)缺乏監(jiān)督制約機(jī)制的可能,影響到企業(yè)總購置成本的把控和原料設(shè)備等出現(xiàn)質(zhì)量隱患。(五)、招聘的人員的素質(zhì)和數(shù)量要求一,如果招聘人員的素質(zhì)不能滿足公司整體發(fā)展需求,將會(huì)導(dǎo)致采購工作擱置,影響整體工作效率和進(jìn)程。二,如果招聘人員的數(shù)量的缺少或增多,影響到組織架構(gòu)的運(yùn)行,也

3、會(huì)影響采購工作的進(jìn)展。(六)、設(shè)置績效考核條款如果條款不合理,導(dǎo)致獎(jiǎng)罰不均,進(jìn)而影響工作的士氣和開展。(七)、erp/oa系統(tǒng)審批erp/oa系統(tǒng)審批要設(shè)有時(shí)間節(jié)點(diǎn),保證審批的及時(shí)性。如果不及時(shí),將會(huì)出現(xiàn)后續(xù)工作的停滯,影響到整個(gè)工作進(jìn)程和效率。(八)、輪崗制在三權(quán)分離制的基礎(chǔ)上采取輪崗制,保證每個(gè)組及時(shí)添加新血液,避免出現(xiàn)內(nèi)部與供應(yīng)商串通舞弊的隱患。(九)、三權(quán)分離制為了確保采購工作的有效進(jìn)行,按照職能權(quán)利的不同分成3各組:供應(yīng)商管理組、采購訂單組、付款組。三個(gè)組相輔相成,同時(shí)也相互獨(dú)立監(jiān)督。如果不采取該方式,可能會(huì)出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明確,導(dǎo)致內(nèi)部腐敗的出現(xiàn),進(jìn)而影響到公司的整體利益。現(xiàn)細(xì)分三個(gè)組中

4、可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn):一,供應(yīng)商管理組1,供應(yīng)商開發(fā)供應(yīng)商開發(fā)的數(shù)量不夠,將會(huì)面臨行業(yè)壟斷,采購成本失控;也會(huì)失去議價(jià)主動(dòng)權(quán),供應(yīng)商供貨能力不足,導(dǎo)致生產(chǎn)成本增加。2,供應(yīng)商選擇選擇不合適的供應(yīng)商,其失誤將導(dǎo)致成本上升,供貨不能保證。3,供應(yīng)商詢價(jià)a,對所需采購的材料進(jìn)行詢價(jià)時(shí),需要供應(yīng)商提供品牌、規(guī)格、型號以及包裝(特殊原料或設(shè)備),內(nèi)部上報(bào)審批時(shí),要將其上采購信息一一對應(yīng),保證準(zhǔn)確無誤,否則信息錯(cuò)誤,影響整體工作效率。b,技術(shù)研發(fā)新的產(chǎn)品時(shí),供應(yīng)商確認(rèn)并議價(jià)時(shí),需要采購部門主導(dǎo),保證產(chǎn)品的成本的合理控制。4,供應(yīng)商議價(jià)成本控制不到位a,內(nèi)部:調(diào)價(jià)機(jī)制信息尤其價(jià)格上下浮動(dòng)調(diào)整后,要及時(shí)上報(bào)審核,更

5、新的價(jià)格需要同步鎖定,否則會(huì)導(dǎo)致與供應(yīng)商串通舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。b,外部:對政策導(dǎo)向、市場變動(dòng)信息類的比價(jià)工具的缺乏,會(huì)導(dǎo)致成本核算錯(cuò)誤,導(dǎo)致公司成本增加的風(fēng)險(xiǎn)。5,對供應(yīng)商的評審需要對供應(yīng)商的質(zhì)量加強(qiáng)把控,如果對關(guān)鍵部位把控不到位,可能忽略供應(yīng)商的供貨能力,進(jìn)而增加采購運(yùn)作成本。6,對供應(yīng)商的審核如果審核不到位,對供應(yīng)商實(shí)際的情況審核漏缺,會(huì)產(chǎn)生供貨能力不足的情況。生產(chǎn)能力不足會(huì)導(dǎo)致供貨能力不足會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)停工待產(chǎn),進(jìn)而影響了公司在市場上的企業(yè)形象。7,合同管理當(dāng)根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況擬訂采購合同,準(zhǔn)確描述合同條款,明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任,按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。a,如果不

6、簽訂合同,公司的合法經(jīng)濟(jì)利益在出現(xiàn)法律糾紛時(shí),得不到保障;b,簽訂合同條款中涉及到的性能、技術(shù)指標(biāo)、有效期、違約責(zé)任、價(jià)格變動(dòng)機(jī)制等不全時(shí),會(huì)整體影響合同的效用,會(huì)削弱對供應(yīng)商的管理制約力度,進(jìn)而導(dǎo)致采購成本和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的增加。c,合同履行跟蹤環(huán)節(jié):合同形同虛設(shè),跟蹤不到位,尤其設(shè)備類的質(zhì)保金等不落實(shí)會(huì)導(dǎo)致貨物驗(yàn)收得不到有效保證。8,招標(biāo)文書設(shè)置a,需要確認(rèn)結(jié)標(biāo)時(shí)間,如果標(biāo)樣延期,將會(huì)導(dǎo)致招標(biāo)工作無法正常進(jìn)行,影響整個(gè)工作進(jìn)程,增加運(yùn)作成本的可能性。b,標(biāo)書里要有詳細(xì)明確的技術(shù)指標(biāo)包括規(guī)格型號等系列技術(shù)參數(shù),如果缺少,將影響到標(biāo)書的合理性及效用。c,評標(biāo)小組的組建,尤其是大型設(shè)備,需要相關(guān)部門參

7、與,否則會(huì)使招標(biāo)失去有效性。9,系列供應(yīng)商管理的數(shù)據(jù)以及市場信息整理系列供應(yīng)商管理的文檔以及市場信息,需要及時(shí)整理和存儲(chǔ),如果不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商評估數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,對供應(yīng)商供貨能力的認(rèn)知不足,會(huì)影響到生產(chǎn)進(jìn)度;同時(shí)也容易造成市場信息變動(dòng)走勢的失誤把控,進(jìn)而影響成本控制。二、采購訂單組1,有計(jì)劃性采購a,不按計(jì)劃采購,將導(dǎo)致庫存增加或缺貨:a,庫存增加,會(huì)導(dǎo)致積壓資金,降低公司資金周轉(zhuǎn)率,不利于成本控制。b,缺貨不及時(shí)到達(dá),會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)停工待產(chǎn),影響交貨周期,進(jìn)而影響企業(yè)的市場形象和品牌效應(yīng)。b,生產(chǎn)計(jì)劃部門,計(jì)劃性較弱時(shí),將會(huì)導(dǎo)致采購成本增加以及到貨的不及時(shí)影響生產(chǎn)進(jìn)程。c,其他需求部門,直接下訂單給

8、供應(yīng)商,將會(huì)導(dǎo)致采購流程的混亂,同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致總購置成本的上升。2,單據(jù)齊全入庫材料的單據(jù)(送貨單、質(zhì)檢報(bào)告等)需要齊全,縮減入庫時(shí)間和提高整個(gè)工作流程的效率, 否則會(huì)影響入庫,降低工作效率,為企業(yè)帶來負(fù)面效應(yīng)。3,發(fā)票到達(dá)公司的及時(shí)性在合同范圍內(nèi),確保當(dāng)月到貨的發(fā)票,當(dāng)月到齊,否則會(huì)影響財(cái)務(wù)進(jìn)項(xiàng)稅的抵扣,進(jìn)而增加企業(yè)運(yùn)作成本。4,系列采購統(tǒng)計(jì)以及內(nèi)部投訴的數(shù)據(jù)的整理采購統(tǒng)計(jì)以及內(nèi)部投訴的數(shù)據(jù),需要及時(shí)整理和存儲(chǔ),如果不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商評估數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,對供應(yīng)商供貨能力的認(rèn)知不足,會(huì)影響到生產(chǎn)進(jìn)度;同時(shí)也容易造成市場信息變動(dòng)走勢的失誤把控,進(jìn)而影響成本控制。三、付款組1,加強(qiáng)采購付款的管理,完善付款流程執(zhí)行合同條款,按時(shí)付款,如果不施行付款默認(rèn)制度,將會(huì)來帶企業(yè)信譽(yù)的缺失,進(jìn)而影響企業(yè)在市場上的品牌和形象。2,嚴(yán)格審查采購發(fā)票在付款過程中,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的,應(yīng)查明原因,及時(shí)報(bào)告處理。如果

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