歸檔文件的質量要求

1、附件 2 城建檔案歸檔質量和整理要求 一、歸檔文件的質量要求 （一）紙質文件的質量應符合下列要求 1歸檔文件應為原件。施工材料質量證明文件為抄件 （復印件）的必須加蓋供貨單位印章方為有效，并注明使用 工程名稱、規(guī)格、數(shù)量、進場日期、經(jīng)辦人簽名及原件存放 地點； 2工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘 察、設計施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。表式 填寫要完整，用詞要準確，結論要明確； 3歸檔文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符 合。建設單位、監(jiān)理單位應根據(jù)國家有關工程勘察、設計、 施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程的要求，對歸檔 文件內(nèi)容的真實、準確性進行審查； 4 歸檔

2、文件應采用耐久性強的書寫材料， 如碳素墨水、 藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍 墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。計算機輸出的文件應使用 激光打印，不宜使用色帶式打印機、水性墨打印機和熱敏打 印機； 5歸檔文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，要求 單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。計算機編制的文 件應采用內(nèi)容打印，手工簽名的方式。不得采用先簽字再復 印、蓋章的復制件； 6 .歸檔文件材料幅面尺寸宜為A4幅面(297mm X 210mm )，圖紙宜采用國家標準圖幅； 7工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐 久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。 計算機出

3、圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件； 8納入施工圖審查范圍的竣工圖應蓋有審圖章，所有 竣工圖均應加蓋竣工圖章； 9利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)； 凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分 超過圖面三分之一的，應當重新繪制竣工圖； 10 不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折 疊方法( GB/10609.3-89 )統(tǒng)一折疊成 A4 幅面( 297mm X 210mm )，圖標欄露在外面。 (二) 電子文件的質量應符合下列要求 1對于直接生成的文本文件、表格文件、圖形文件歸 檔時要隨同有關的管理控制信息 (如簽章) 固化成 PDF 文 件； 2 對于掃描型電子文件

4、，應符合以下質量要求： （1）格式采用 TIFF 、 JPEG 、PDF 。單份多頁文件需 存儲成 PDF 格式； （2）掃描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三種模式。 一般文件、頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的文 件，采用黑白模式掃描；清晰度較差的文件采用灰度掃描； 帶有有色標記，蓋有有色印章的文件應采用彩色模式掃描。 竣工圖可視掃描效果選擇其中一種掃描模式； （ 3）采用黑白二值模式掃描的圖像文件， 一般采用 TIFF 格式存儲，用 Group4 壓縮；采用灰度模式和彩色模式掃描 的文件，應采用 JPEG 格式存儲，存儲時壓縮率的選擇，應 以保證掃描圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲

5、容量為準 則。原則上 A3、 A4 掃描每頁不超過 1.5MB ， A0 掃描不超 過 10MB ； （ 4 ）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的 圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準，一般應在 200 400dpi ; （5）掃描圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以 有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。掃描留下的黑跡 寬度不得超過 0.5 厘米，影響圖像質量的雜質，如黑點、黑 線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不 影響可讀度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，確保圖像清晰、 完整，無偏斜、 失真。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原， 以符合閱讀習慣； （ 6 ）對一份文

6、件進行分區(qū)掃描的，應進行圖像拼接處 理。對有些展開后在同一面但分左右兩頁的文本，如建筑工 程規(guī)劃許可證、建設用地規(guī)劃許可證、施工許可證等兩頁要 視作一頁掃描，以保持文件的完整性。 （三）聲像文件的質量應符合下列要求 1照片應主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確， 被攝主體不應有明顯失真變形現(xiàn)象； 2照片與底片應同時歸檔，歸檔的照片與底片影像應 一致，且應有文字說明； 3.照片宜沖印成5英寸7英寸的彩色照片； 4數(shù)碼照片的采集應使用 RAW 、JPEG 或 TIFF 格式， 其分辨率不得小于 500 萬有效像素； 5 歸檔的數(shù)碼照片不得經(jīng)過后期加工； 6數(shù)碼照片的歸檔保存應選用一次性寫入光盤作為

7、載 體，載體材料不能有磨損、劃傷； 7 建設工程歸檔照片的數(shù)量視工程項目規(guī)?；蛐再|而 定，不宜少于 10 張。 二、歸檔文件的整理要求 歸檔文件必須經(jīng)過分類整理，并組成符合要求的案卷。 （一）紙質檔案的整理要求 1組卷要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材 料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。每一卷工程檔案都 應當是一組聯(lián)系緊密、數(shù)量適度、保管價值基本一致，能表 達一個相對獨立的概念的文件； 2建設工程項目由多個單位工程組成時，工程準備階 段文件、監(jiān)理文件按項目組卷；多個單位工程共用的施工準 備文件、圖紙變更記錄、施工材料質量證明文件及試驗報告 等文件按項目組卷；施工試驗記錄、施工記錄、竣工

8、驗收文 件、竣工圖等按單位工程組卷。對于專業(yè)化程度高，施工工 藝復雜，通常由專業(yè)分包施工的子分部（分項）工程應單獨 組卷； 進行 3立卷時對照歸檔范圍及排列順序，文字材料首先按 照文件類屬進行分卷，再考慮案卷的厚度（ 2cm 左右） 組卷；竣工圖首先按照專業(yè)進行分卷，再考慮案卷的厚度 （ 4cm 左右）進行組卷； 4文字材料按建設程序、事項、時間、專業(yè)等順序排 列。各種文字報告，要求同一事項的請示與批復、同一文件 的主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后、主件在 前，附件在后的順序排列； 5施工材料質量證明文件應與相應的試驗報告，按一 一對應、先后順序排列； 6施工試驗記錄及施工記錄一般可

9、按結構部位、驗收 批次、形成時間的先后順序排列； 7竣工圖按專業(yè)順序排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排 列，修改圖、補充圖排在整套圖紙后面； 8既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖 紙排后。 （二）電子檔案的整理要求 1電子檔案的整理應與紙質檔案整理同步進行，電子 檔案與紙質檔案的內(nèi)容要一致并建立相應的對應關系，同一 保管單元（或同一案卷）內(nèi)電子檔案的組織和排序應與相應 的紙質檔案相同； 2建設工程電子文件應以單位工程為單位形成上報文 件。一個工程項目由多個單位工程組成時，共用文件工程準 備階段文件、 施工準備文件、 圖紙變更記錄按項目建文件夾， 樁基工程文件、施工記錄、竣工驗收文件、竣工圖

10、按單位工 程建文件夾，竣工圖再按專業(yè)建子文件夾，按照“項目”、“單 位工程”、“案卷”、“文件”的次序，建立相應的目錄結構； 3電子文件的命名要以卷內(nèi)序號加與紙質文件相對應 的文件名來標識， 如 05 建設用地批準書 .pdf 。圖紙要序號加 圖名或圖號標識。 4電子檔案需刻錄成光盤，不得帶有電腦病毒，每張 光盤要用記號筆書寫光盤內(nèi)容； 5建設單位要負責匯總施工、監(jiān)理、設計等單位形成 的電子檔案，并對電子檔案的真實性、完整性、有效性進行 檢驗。 (三) 聲像檔案的整理要求 1膠片照片的整理應符合現(xiàn)行國家標準照片檔案管 理規(guī)范( GB/T 11821 2002 )的規(guī)定，并應符合城建 檔案業(yè)務管理規(guī)范( CJJ/T158-2011 )的規(guī)定； 2數(shù)碼照片的