制造業(yè)流程大全之采購管理制度

1、制造業(yè)流程大全之采購管理制 度 作者: 日期: 貳、采購管理制度 貳、釆購管理制度 一、采購計劃 00 0 二、詢比議價作業(yè)9 2 目 三、合約采購訂約作業(yè) 錄 03 頁次 P0 1 - 1 P02 - 1 P03 00P05 - 1 P06 - 1 o 。PO7 - 1 “a PO 8 - 1 心 P09 - 1 P1O- 1 心P11 - 1 P12- 1 P1 3 - I 、P14 - 1 P15 - 。P16- 1 五、國外訂購作業(yè)。 六、訂購變更作業(yè)3沖 七、進口作業(yè)000 八、到貨追蹤作業(yè) 九、驗收作業(yè)。 十、數(shù)量驗收不符作業(yè)。 十一、質(zhì)量驗收不符作業(yè)。 十二、索賠作業(yè) 。 十三、

2、應(yīng)付帳款作業(yè)00 0 03 十四、非倉儲管理物品之請購作業(yè)3 。 十五、非倉儲管理物品之訂購作業(yè) 十六、非倉儲管理物品之驗收作業(yè)。 流程圖 流程圖名 稱 頁 P01 詢比議價作業(yè) P02-2 P0 2 合約采購訂約作業(yè) P03 - 3 P03 訂價作業(yè) P04-2 P04 國外訂購作業(yè) P05-2 P05 訂購變更作業(yè) P06 -2 P06 進口作業(yè)（一） P07-2 P06-1 進口作業(yè)（二） PO7 -3 P07 到貨追蹤作業(yè) PO8 -2 P0 8 驗收作業(yè) P09-2 P09 數(shù)量驗收不符作業(yè) P10-2 P10 質(zhì)量驗收不符作業(yè) P11-2 P1 0-1 質(zhì)量驗收不符作業(yè)-一特采 P

3、 1 1-3 P11 索賠作業(yè) P12-2 P1 2 應(yīng)付帳款作業(yè) P13- 2 P 1 3 非倉儲管理物品請購作業(yè) P14-2 P14 非倉儲管理物品訂購作業(yè) P15-2 P15 非倉儲管理物品驗收作業(yè) P16-2 附表附表名稱 頁 次 P01原材料采購預(yù)計明細表 P0 1 -3 P02詢比議價呈核表 P0 2-3 P 0 3訂購單 P04-3 P04進貨日報表 P08-3 P05驗收單 P0 9-3 P06進料檢驗日報表 P09-4 P0 7驗退通知單 P 1 1 -4 P08特采認證單 P11-5 P09索賠通知單 P 1 2- 3 P 1 0請購單（非倉儲管理物品專用） P14-3 P

4、l 1訂購單（非倉儲管理物品專用） P 1 5-3 P 1 2驗收單（非倉儲管理物品專用）P 16-3 一、采購計劃 一、釆購計劃P0 1 1 .作業(yè)程序適用于配合公司銷售訃劃、生產(chǎn)計劃及庫存政策擬定材料、商品之釆購計 劃作業(yè)。 2. 本作業(yè)程序中之功能單位，依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下： （一）釆購單位 （二）倉儲單位 3. 釆購單位對于各項材料、商品，應(yīng)依其重要性不同，設(shè)定標準及前置期間，以決定其 訂購時期,并提供倉儲單位作為存量控制及提出請購時間之依據(jù)。 4. 所謂前置期間系指從開始請購材料、商品到驗收、備料、發(fā)料所需的時間，包括： （一）處理訂購單時間。 （二）供貨商制造準備期間

5、。 （三）運送交貨時間。 （四）進料檢驗、收料、備料、發(fā)料的時間。 5. 為使材料、商品供應(yīng)順利，并降低庫存量，配合庫存政策對不同材料、商品類別實施 不同的采購計劃，其區(qū)分如下： （-）A類:每年耗用量大且值巨之主要原料，如CHIP.DRAM, PCB （1）釆購單位配合年度營運預(yù)算之編制，依銷售計劃、生產(chǎn)計劃、對所需材料， 做通盤規(guī)劃,調(diào)查各種材料，商品未來市埸供需情形、市場行情、預(yù)計用量 變動、前置期間等因素擬定原物料釆購預(yù)計明細表（附表P01）,注明日期 、編號、安全存量、計劃進廠量、用量及預(yù)計單價、金額，經(jīng)單位主管簽核后 ，據(jù)以編制年度預(yù)算。 PO 1 -1 （2 ）采購單位對于主要原

6、料之供應(yīng)，應(yīng)于平時即尋訪市場上可供應(yīng)本公司需求之 供貨商，且為確保供貨來源的穩(wěn)定，應(yīng)依據(jù)采購計劃對每項主要原料至少取 得三家以上之供貨商資料，以作為與供貨商訂定長期供應(yīng)合約或訂購之參考。 （3）為因應(yīng)未來市場狀況之影響，對主要原料之采購，采購單位得衡量現(xiàn)貨，期 貨市場價格變化、經(jīng)濟動向、匯率要動等因素,規(guī)劃最佳之采購數(shù)量及進貨 時機。 （二）B類:包括包裝材料及被動配件等 （1）根據(jù)銷售狀況，以批次釆購盡量降低庫存為原則。 （2）得視存貨性質(zhì)，依實際接單狀況采購。 （三）C類：一般消耗性物料 （I ）依存貨性質(zhì)以定量釆購或需要時再行釆購方式處理。 （2 ）得視需要依合約采購訂約作業(yè)與供貨商簽訂

7、長期供應(yīng)合約于需用時,隨時訂 貨。 （四）商品： （1）購進商品以零庫存為原則，以批次采購為之，按每次客戶訂單之數(shù)量為采購 數(shù)量。 （2）對來源不易，前置期間長及考慮經(jīng)濟采購量等因素之商品，則同A類原料管 理，惟應(yīng)注意其周轉(zhuǎn)性，預(yù)防形成呆滯。 PO 1 -2 二、詢、比、議價作業(yè) 二、詢、比、議價作業(yè)P02 1. 本作業(yè)程序適用于釆購材料、商品、固定資產(chǎn)及工程發(fā)包之詢、比、議價作業(yè)。 2. 本作業(yè)程序中之功能單位，依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下： （一）采購單位 （二）財務(wù)單位 （三）會計單位 3. 采購單位人員收到請購單第一聯(lián)后,如為合約采購，則依訂購作業(yè)程序辦理訂購， 如非合約采購，則

8、依請購品名、規(guī)格、尋找供貨商詢價并建立協(xié)力廠商基本數(shù)據(jù)表 ,并依下列不同情況，以徑行采購或透過書面比、議價方式辦理訂購事宜，茲敘述如下 :合乎下列條件者由釆購單位人員徑行釆購，勿須先行辦理書面比議價。 （-）釆購金額未達比議價額度者。 （二）采購金額雖超過比議價額度，但采購項U非首次釆購，且價格未變動及前次之詢 比議價呈核表未逾有效期間者。 除合乎上述條件者外，采購單位人員須透過書面化比議價作業(yè)辦理訂購。 4. 采購單位人員辦理詢比議價時應(yīng)選擇三家以上供貨商進行比議價工作.并填寫詢比議價 呈核表（附表P02）注明日期、品名規(guī)格、用途、最近進貨日期、廠商、單價、數(shù)量、 請 購單號碼、數(shù)量、日期、

9、比議價廠商、單價、交貨期、付款條件，并就擬購對象之選擇 加以分析及建議。 5. 詢比議價呈核表一式二聯(lián)，依核決權(quán)限送呈簽核，并加注有效日期,選定供貨商后 ，分送如下： 第一聯(lián):連同請購單山采購單位據(jù)以辦理訂購事宜后，依編號順序存盤備查。 第二聯(lián)：送會計單位依編號順序存盤備查。 P0 2-1 三. 合約采購訂約作業(yè) k三、合約釆購訂約作業(yè)P03j 1. 本作業(yè)程序適用于釆購材料、商品、固定資產(chǎn)及工程發(fā)包之合約訂立作業(yè)。 2. 本作業(yè)程序中之功能單位，依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下： （一）釆購單位 （二）測試單位 （三）品管單位 （四）會計單位 （五）行政單位 （六）財務(wù)單位 3. 本作業(yè)程

10、序中之大宗采購、項目性訂購.其意義如下： （一）大宗釆購：系該項材料每年耗用量大且值巨，為產(chǎn)品之主要原料，如CHIP、DRAM （二）專案性訂購:系依市場行情及國外總代理權(quán)或總經(jīng)銷權(quán)爭取或為開發(fā)主要原料之 貨源，項目申請屬之。 4. 采購經(jīng)辦人員應(yīng)調(diào)閱協(xié)力廠商基本資料表了解過去采購及詢價記錄，并選出三家適合 之 供貨商詢價（若合格之供貨商少于（含）三家.則應(yīng)全選）。 5. 釆購單位若向新廠詢價，應(yīng)同時請該廠商提供樣品，并山廠商提供規(guī)格書或承認書一 式三份，經(jīng)單位主管簽核，連同樣品交由測試單位測試。 6. 測試單位完成測試后，將測試結(jié)果填入承認書經(jīng)曲單位主管簽核后，分送如下： 第一份:送采購單位

11、列為比價之對象。 第二份:連同樣品送品管單位作為進料驗收之依據(jù)。 第三份：測試單位依填單日期順序存盤備查。 P0 3 -1 7. 采購單位收到承認書后，根據(jù)測試結(jié)果于詢出議價呈核表上簽注意見經(jīng)單位主 管簽核后應(yīng)依規(guī)定會財務(wù)單位主管就資金狀況及各供貨商付款件簽注意見，再依核決權(quán) 限送呈簽核，選定供應(yīng)廠商。 8. 釆購單位簽訂合約時應(yīng)會同行政單位與供貨商訂定合約書正本二份，依財務(wù)管理印鑒 管理作業(yè)辦理用印后，影印二份分送如下： （一）合約書正本二份，一份送供貨商留存,一份送行政單位存盤備查。 （二）合約書復(fù)印件一份，連同詢比議價呈核表第二聯(lián)送會計單位，作為付款核對之 依據(jù)，另I詢比議價呈核表第二聯(lián)

12、則依編號順序存盤備查。 （三）合約書復(fù)印件一份連同詢比議價呈核表笫一聯(lián)承認書單依編號順序存盤并 據(jù)以登入供貨商檔案及辦理釆購事宜。 P03-2 四、訂購作業(yè) r四、訂購作業(yè)P04 1 .本作業(yè)程序適用于采購材料、商品時之訂購作業(yè)。 2 .本作業(yè)程序中之功能單位，依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下: （一）釆購單位 （二）會計單位 3 .采購單位根據(jù)I請購單第一聯(lián)I詢比議價呈核表第一聯(lián)，長期供應(yīng)合約或項核 準之買賣契約，填寫訂購單（附表 P 0 3）,注明訂購日期、|請購單及詢比議 價呈核表編號、付款條件、廠商名稱、聯(lián)絡(luò)人、電話或傳真號碼、送貨地址、材料 編號、規(guī)格說明、數(shù)量、單價、金額，連同I

13、請購單第一聯(lián)、I詢比議價呈核表 第一聯(lián)，依核決權(quán)限送呈簽核。 4 .訂購單一式四聯(lián)經(jīng)核準后，請購單第一聯(lián)、詢比議價呈核表第一聯(lián)，由 采購單位存盤備查，如為國外采購則依國外訂購作業(yè)辦理訂購事宜，如為國內(nèi)采購， 即將I訂購單分送如下：_ 第 一聯(lián)：送會計單鋰上二_ f、- 第二聯(lián):依郵寄、快遞傳真、電話等方式請供貨商確認。 笫三聯(lián)：送倉儲單位依編號順序存盤并作為驗收核對之依據(jù)。 第 四 聯(lián)川I采購單位依編號順序存盤,并據(jù)以跟催供貨商如期交貨，其后續(xù)作業(yè) 詳見r到貨追縱作業(yè)。 5 .會計單位收到訂購單第一聯(lián)后，應(yīng)與請購單第二聯(lián)核對，并將有關(guān)訂購資料 輸入計算機后，依編號順序存盤備查。 P04 -1

14、五、國外訂購作止 五、國外訂購作業(yè)P 05 1 .本作業(yè)程序適用于釆購材料和商品時之國外訂購作業(yè)。 2 .本作業(yè)程序中之功能單位，依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下： （一）釆購單位 （二）會計單位 3 .釆購單位依訂購作業(yè)填寫訂購單一式四聯(lián)，依核決權(quán)限送呈簽核后，將訂購單 J分送如下： 第一聯(lián)：送會計單位依順序存盤備查。 第二聯(lián)：送國外釆購單位,據(jù)以依郵寄、快遞、傳真、電報、電話等方式發(fā)出訂購 承諾電子國外廠商。 第三聯(lián)：送倉儲單位作為驗收核對之依據(jù)并依編號順序存盤。 第四聯(lián)川I采購單位依編號順序存盤，據(jù)以利于到貨追蹤作業(yè)。 4.國外采購單位收到國外廠商之擬制發(fā)票（PRO-FORMAINVO

15、ICE）,應(yīng)先與訂購單核 對后，訂購單第二聯(lián)存檔備查，再依據(jù)國外廠商之擬制發(fā)票辦理進口作業(yè)。 P05 六、訂購變更作業(yè) 六、訂購變更作業(yè)P0 6 1 .本作業(yè)程序適用于訂購后數(shù)量、單價、交期、付款條件、規(guī)格、變更或取消訂單等作 業(yè)。 2 .本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下： (-)釆購單位 (二)會計單位 3 .采購單位接獲供貨商通知，必需變更訂購單項LI時，如為價格變動，則應(yīng)依詢比 議價作業(yè)，辦理詢、比、議價，再根據(jù)變更項填異動事項通知單，注明日期、。 原單據(jù)號碼、異動型態(tài)、原內(nèi)容、異動內(nèi)容及異動原因等數(shù)據(jù)后，依核決權(quán)限送呈簽 核。 4 .異動事項通知單經(jīng)核淮后，影

16、印三份分送如下： （_）送會計單位 （二）送供應(yīng)廠自任e （三）送倉儲單位，置于原訂購單下存檔備查。 （四）正本由采購單位，連同訂購單第四聯(lián)依訂購單編號順序存盤，并將異動 料登入供貨商資料表。 5 .會計單位收到異動事項通知單復(fù)印件，與原訂購單第一聯(lián)核對后將異動資料輸 入計算機更改原訂購單數(shù)據(jù)后，依原訂購單編號順序存盤。 P 06-1 七、進口作業(yè) 令七、進口作業(yè)P07 1 .本作業(yè)程序適用于向國外采購之進口處理作業(yè)。 2 .本作業(yè)程序中之功能單位，依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下： （一）采購單位 （二）進出口單位 （二）財務(wù)單位 3. 采購單位收到I擬制發(fā)票經(jīng)單位主管簽核后，若申請開立信

17、用狀時，進出口單位應(yīng)與 財務(wù)單位協(xié)商決定開狀銀行，自行填妥各項必要數(shù)據(jù)后，如為FOB TERMS交易時，應(yīng)即 查詢船公司或船務(wù)代理或空運公司，安排最適當之船期，在FOB及C亦要求作廢重開，不得按銷貨退回或折讓處理。 5. 會計單位核對無誤后,應(yīng)即將驗收單輸入計算機（應(yīng)付帳款管理系統(tǒng)），定期打印進貨 明 細表核對無誤后，送單位主管簽核后，編制傳票及有關(guān)憑證依編號順序存盤。 6. 本公司之采購付款J徐特殊情形或與供貨商合約規(guī)定須實時付款外,每月按供貨商匯總于 次月一次支付之,會計單位應(yīng)于付款日前打印I應(yīng)付帳款明細表送財務(wù)單位開立支票， 其后續(xù)作業(yè)詳見財務(wù)管理出納支出作業(yè)。 P13-1 十四、菲倉儲

18、管理物品請購作業(yè)P14 十四.非倉儲管理物品請購作業(yè) 1. 本作業(yè)程序適用于非倉儲管理物品之請購作業(yè)。 2. 本作業(yè)程序中之功能單位，依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下： （一）總務(wù)單位 （二）會計單位 3. 請購單位依實際需求填請購單（附表Pl 1 ）注明請購單位、需求日期、品名、單位、 需 求量等數(shù)據(jù)，依核決權(quán)限送呈簽核。 4. 請購單一式三聯(lián)經(jīng)核準后分送如下： 第一聯(lián):送總務(wù)單位辦理采購事宜，下接詢比議價作業(yè)。 第二聯(lián):送會計單位存盤備查。 第三聯(lián):請購單位存盤備查。 P14- 1 十五、非倉儲管理物品之訂購作業(yè) 十五、非倉儲管理物品之訂購作業(yè)P1 5 1. 本作業(yè)程序適用于非倉儲管理物品之訂購作業(yè)。 2. 本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現(xiàn)行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下： （一）總務(wù)單位 （二）會計單位 3. 總務(wù)單位根據(jù)請購單第一聯(lián)、詢比議價呈核表第一聯(lián)，填寫訂購單（附 表P12）,注明訂購日期、請購單及詢比議價呈核表編號、付款條件、廠商 名稱聯(lián)絡(luò)人、電話或傳真號碼、送貨地址、規(guī)格說明、數(shù)量、單價、金額、連同請 購單、詢比議價呈核表依核決權(quán)限送呈簽核。 4. 訂購