電子文件歸檔整理管控

1、電子文件歸檔整理管控 隨著辦公自動化管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，電子文件應(yīng)運而生，檔案部門管理電子文件成為必然。正確認(rèn)識電子文件的特點和性能，采取各種措施確保電子文件的完整、真實、準(zhǔn)確與安全應(yīng)成為檔案工作者不懈的追求。如何在借鑒傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗和形式的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特征，采用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好電子文件的歸檔管理工作是擺在我們面前亟待解決的重要問題。 1、電子文件的特性 電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點:一是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件

2、，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。二是電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響。四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。 2、電子文件的歸檔管理工作 2.1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程

3、及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存儲在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。 2.2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征

4、和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整合，不再需要對它進(jìn)行類似于紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。 2.3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑

5、證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。 3、加強電子文件歸檔與管理的必要性 3.1草稿性電子文件被忽視。由于處于辦公自動化的起步階段，多數(shù)單位只用電子計算機起草文件，而一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。這些電子文件的絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不斷地覆蓋、清除。 3.2輔助性電子文件處于混亂狀態(tài)。一些單位在發(fā)文時，先經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質(zhì)文件隨后按正常發(fā)文程序發(fā)送。在這些單位，一旦紙質(zhì)文件到手，電子文件

6、就常常處于無人管理的狀態(tài)。多數(shù)單位對這部分電子文件未采取嚴(yán)格保管措施，人們甚至可以隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作。 3.3正式電子文件歸檔程序不夠完善。目前，大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有檔案工作者參與意見，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，只設(shè)計了邏輯歸檔功能，也就是說電子文件生成時存在什么位置，歸檔后仍未改變，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機保存的載體上。這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。 3.4電子文件存儲載體不安全。目前，很多單位的電子文件直接保存在硬盤存貯器上，但是，如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障，就極易造成數(shù)據(jù)的丟失。有一些單位的電子文件以軟磁盤作為存儲介質(zhì)，但由于

7、其極易破壞，其可靠性和保管期限都存在較大問題。 4、加強電子文件歸檔管理的措施 4.1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件規(guī)范管理。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。 4.2作好電子文件耐久性保存。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。 4.3加強文秘和檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。我國文秘和檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。