從一個失敗案例看企業(yè)信息化規(guī)劃

1、從一個失敗案例看企業(yè)信息化規(guī)劃都是缺少全局觀惹的禍C C 運輸公司位于華中某地， 是中國較大的運輸企業(yè)之一。 主要從事貨運、油運、集裝 箱運輸及其他特種運輸服務，除此之外，該公司還經營旅游、房地產、制造等多種業(yè)務。公司業(yè)務眾多，同時該公司的下屬子公司在地域上分布也比較散，下屬的八個大型 一級子公司分布在四省兩市，作為整個集團企業(yè)的 C C 公司在綜合協調管理方面存在非常 大的難度。為了搞好全公司的綜合管理，使總公司能夠全盤了解整個企業(yè)的經營狀況，協調各 方面有效運作，使各個分公司步調一致地運轉，從而發(fā)揮整體優(yōu)勢，總公司專門成立了 一個經營活動分析決策小組。組長由副總經理林剛擔任，小組全盤負責整

2、個集團的經營 信息的收集、整理和分析，并提出決策思路。C C公司有一個信息中心，主要負責企業(yè)的計 算機管理系統的維護和開發(fā)，其中，開發(fā)這塊是一個叫梅鐵的人負責。數據拖經營后腿工作組工作的頭幾個月里，已有不少問題顯現出來。具體表現在三個方面：一、下屬子公司數據難以及時匯總提交。除了子公司統計上報有時不及時外，各公 司數據上傳方式也各不相同傳真、郵寄書面報表、通過電話線直接報數據，還有的 是通過軟盤（那時互聯網還不普及） ，五花八門。這些數據到總公司各部門后又經過手工 匯總填表才成為決策分析能夠用的數據。整個傳遞、匯總、分析填報的過程要花 2 2到 3 3 周。經常出現的情況是當數據收集齊了、報表

3、出來了，工作組開會作經營決策分析的時 候，決策的內容是上個月的，也就是事后決策，毫無意義了。二、數據不一致，即經過匯總的數據，通過各部門的報表出來后，相同的指標具體 數值卻不一樣。如財務處的人員工資總額與勞資處報的不一樣，運輸處報的每噸公里耗 油量與技術處報的不一樣，如此種種，雖然差別不大，但常常使經營分析小組無所適從。三、數據和分析手段有限，無法進行深入分析。各部門提交的數據是經過層層匯總 填報出來的，到了工作組就只有一個總數了，當發(fā)現一項數據有必要進一步分析時往往 只能向下追索一層數據，如果還找不到問題就只有作罷。同時作為手工計算難以運用數 學模型做出復雜的分析計算。這三個方面問題的存在，

4、使得 經營活動分析 工作難以有效開展。在這種情況下， 林剛想到通過計算機數據快速傳輸和快速處理 ，應該能很好地解決 這個問題。具體任務落在了梅鐵身上，并要求在兩個月內完成。邊界問題信息中心有一定的開發(fā)力量，而開發(fā)這套系統需要對C C公司各部門業(yè)務和現在使用的計算機管理系統很熟悉，梅鐵決定由信息中心自身承擔起這項開發(fā)工作。隨著開發(fā)的進展，梅鐵意識到這是一個 混亂 和充滿 變數的項目。首先是系統的邊界問題。 各部門已經不同程度地用了計算機管理。財務這一塊已經 建立了比較完善的財務管理系統，總公司、二級和三級子公司都應用了統一開發(fā)的財務 管理系統，并且能夠通過點對點的數據傳輸實現報表的匯總；技術處也

5、已有燃耗統計系 統，但是數據是由各子公司報上來再由技術處錄入后生成各種報表；勞資處是信息中心 自己開發(fā)的管理系統，有什么進一步的需要都好說。其他部門基本上還沒有相應的計算 機管理系統。如果系統邊界定在各子公司，那么財務系統不僅沒有充分利用，而且還要增加財務 人員的數據錄入量。這樣的話，等于又重復開發(fā)了部分財務報表系統，不僅得不償失而 且在時間上也是來不及的。燃耗系統和人力資源管理系統都有相同的情況。邊界統一劃 在子公司，還面臨是否與子公司現有系統接口的問題。經過反復考慮，梅鐵決定不統一 劃定邊界，如果總公司現有的系統能夠連接就與之連接，從現有系統中抽出分析所需的 基礎數據。沒有系統的就由子公司

6、相關人員錄入再將數據傳輸到總公司匯總。至于子公 司的系統一律不考慮連接。系統邊界定下來后， 接著就是數據的統一問題 。在上報的數據中，來源于不同部門 的指標相同但數據值有很多不一致。能不能通過計算機來解決，如何解決，這是必須考慮的問題。通過深入細致的分析， 梅鐵認為，有些可以通過計算機解決，有些是管理方面的問題，在相關部門的配合下可 以解決一部分。第三個問題是如何運用各種數學模型對數據進行深入分析。 考察了相關工具和平臺 后，梅鐵認為這方面沒有太大的問題。確定了這些大政方針后，梅鐵就帶領開發(fā)隊伍 邊 作詳細設計邊開發(fā) 了。然而當他們著手具體的開發(fā)工作時， 才發(fā)現更大的問題還在后面。統一數據首先

7、是與現有系統相銜接的問題。 財務系統是由子公司投資的一家計算機公司開發(fā) 的，該公司在技術上十分配合，但問題是兩套系統在技術平臺上很難結合。財務系統開發(fā)的比較早，同時也考慮到可靠性的問題，應用的是UNIXUNIX 操作系統和INFORMDINFORMD數據庫，這種平臺與當前系統的 WINDOWSWINDOWS和TMSSQLSERVTMSSQLSERV很隹直接連接。好在財務系統的開發(fā)商非常配合，共同研究想出了一個變通的辦法。那就是在財務 系統上開發(fā)一個小程序，將需要的財務數據傳換成通用格式的文件，通過這個文件將數 據導入新的系統。同樣的問題也在燃耗系統發(fā)生，具體原因倒不是平臺不一致，而是數據結構不

8、清楚。 該系統是 3 3 年前請某高校的一個教研室開發(fā)的，由于人事變更當初的開發(fā)者早就去無蹤 了，又沒留下相關文檔，直接分析現有系統又不現實。面對大量的數據而無從下手，只 好放棄該系統，自己從基礎做起。人力資源系統相對要順利一些，可以直接與現有系統相連并可以實時取出數據。對 于子公司五花八門的應用系統，信息中心是再也沒有精力和耐心與它們一一對接了，統 一做一個錄入程序，讓子公司各部門有關人員各自錄入。雖然數據總量比較大，好在分 散在各子公司各部門，錄入人員基本上能接受。數據是能夠收集上來了，但由于數據的來源不一，這些數據是按照不同的格式和標 準組織的，相同的數據在不同的數據表中按照不同的字段名

9、和不同的格式存儲。這種不 一致的數據格式在整個數據庫中占 2020多，而這些相同指標的數據只有統一對應起來才 能進行與其他數據的關聯比較，否則的話數據再多也只是一盤散沙。數據分析功能的開發(fā) 相對數據采集和整合要容易一些。原先的構想是對運用一些商 業(yè)智能工具如BOBO SPSSSPSS來對集中的大量數據進行挖掘和分析，但是后來改變了這一思路。 一是因為購買正版的商業(yè)職能工具所花費用不是一個小數目，一套基本版的BOBO就要4040萬人民幣，這大大超出了預算，同時也需要花一定的時間來熟悉使用。另一方面作為分 析系統的用戶一一工作組，主要還是需要他們自己設計的一些表格，至于進一步的數據 挖掘，要求并不

10、很高。梅鐵采取了折衷的辦法，先完成必要的報表，再運用一些分析工 具制作一些常用數學模型分析。經過歷時 2 2 月的緊張開發(fā)，整個系統終于完成了。把歷史數據拿來試一試，結果基 本正確，為了趕在月度分析會上使用，系統測試就這樣簡短而匆忙地完成了。通過連接、 安裝、分發(fā)，系統基本到位，萬事具備只等數據了。建設沒有變化快 工作組在系統開發(fā)的這兩個月里，仍然采用老一套的報表收集和分析方法，問題是 越來越大。工作組大部分時間不是用在分析上，而是花在數據的收集和計算上，決策工 作難以推進。現在希望的目光都集中在這套新上的系統上。信息中心也不負眾望，在工 作組的督促和信息中心人員的指導下，數據通過各種渠道陸陸

11、續(xù)續(xù)匯集到總公司計算機 房服務器的數據庫中。開會的那天，林剛著實得意了一把?？粗队捌聊簧蠂W嘩翻動的 表格、流暢滾動著的數據、色彩豐富形式各異的分析圖形，興奮之情溢于言表。除了贊 嘆計算機應用的美妙外，也把信息中心的工作大大肯定了一番。這次分析決策系統的亮相算是一切順利，再往后，問題就慢慢地暴露出來了。由于 這套系統本身就搭建在一個不統一不堅實的基礎上，就像建筑在一堆亂石上的樓房，一 旦有那一塊石頭發(fā)生松動，整棟樓房就會分崩離析。而基礎的改變，在這樣一個競爭激 烈的市場環(huán)境中是無法避免的，系統的崩潰也就只是時間的問題了。第一塊松動的石頭就是人力資源系統。該系統是公司自己開發(fā)的，系統的開放性較

12、好，數據的提取很方便。但從功能上講比當前市場上成熟的人力資源管理系統要簡單， 只能夠滿足人員管理的一般需要。 同時計委和經貿委共同推薦了一套人力資源管理系統， 雖然沒有要求必須購買，但是很多要上報的報表在該系統中都有現成的。在勞資處強烈 要求下，人力資源管理系統更換了，于是分析決策系統的問題就來了。第二塊松動的石頭就是工業(yè)子公司的組建。總公司下屬的很多子公司都是綜合性公 司，有運輸的也有制造的、房地產的?，F在總公司實施了一個工業(yè)重組的方案，把所有 子公司下屬的工業(yè)企業(yè)合并一個獨立的子公司，由總公司直接管理。這樣一個合并不僅 帶來機構人員的變化，也帶來了數據上報來源、統計數據指標以及統計分析方法

13、的變化。 這些變化都需要分析決策系統作出相應調整。第三塊松動的石頭是部分業(yè)務統計指標的增加。由于分析決策系統采用了大量的關 聯對照表來解決基礎數據規(guī)則不統一的問題，因此每次涉及到這些關聯數據的運算都要 一一查詢相關的關聯表，大大降低了系統的運行效率。而這些關聯表的數量會隨著不一 致指標的增加呈幾何級數增加。這些關聯的增加不僅降低系統性能，也使系統復雜度大 大增加，達到一定數量后，系統就達到崩潰的邊緣了。以燃耗統計指標為例，為了降低 燃耗成本，總公司在一定范圍內推行一種新型的燃油，以替代原來使用的燃油。新燃油 的使用情況需要通過報表數據反映出來。這一個燃耗指標的增加，相應增加了 3 3 個關聯 對照表，燃耗統計數據的速度大大下降。接著第