云星宇費用報銷管理制度.doc

1、北京云星宇交通工程有限公司費用報銷管理制度2005年 6月6日北京云星宇交通工程有限公司費用報銷管理制度第一章總則2第二章費用支出預算2第三章費用報銷權限與程序3第四章事業(yè)部費用的報銷辦法4第五章報銷單據規(guī)范要求5第五章附則6北京云星宇交通工程有限公司費用報銷管理制度第一章總則第一條為了加強和規(guī)范北京云星宇交通工程有限公司(以下稱“公司” ) 的各項費用管理降低公司的運營成本，特制定本制度。第二條公司費用管理的原則是：預算控制，分級管理，權責分明，獎懲有力。第三條本制度適用于公司各部門（包括事業(yè)部，下同）。,有效第二章費用支出預算第四條公司的費用支出采用預算管理方法，由各部門按公司的費用支出標

2、準制定預算，經過相應審批后下達執(zhí)行。預算外費用支出需經過規(guī)定的審批程序才允許支付、報銷。第五條年度費用預算的編制與審批公司各部門必須在12 月 7 日前根據年度工作計劃向計劃合同部提交部門下年度“年度費用總體預算表”（文字與電子版） ，經計劃合同部審核、匯總，于12 月 18 日前交財務部對資金狀況進行審核，財務部于12 月 28 日前呈總經理審批后下達各部門年度費用總體預算，遇節(jié)假日提前。公司以此作為下年度費用支出控制的基礎。第六條年度費用預算執(zhí)行情況的編報與考評公司財務部在12 月 25 日前向各部門提供各部門當年“年度費用支出情況表”，經各部門于12月 27 日前確認后，于 12 月 2

3、8 日前將“年度費用支出情況表”交計劃合同部匯總、審核，計劃合同部于次年 1 月 5 日前提交各部門“費用預算執(zhí)行情況表”于各部門、總經理及相關副總，遇節(jié)假日提前。年度費用預算執(zhí)行情況作為公司對各部門實施年度考核獎懲的依據之一。第七條月度費用預算的編制與審批公司各部門必須在每月23 日前根據下月工作計劃向計劃合同部提交本部門下月“月度費用支出預算表”（文字與電子版） ，經計劃合同部匯總、審核，于每月26 日前交財務部對資金狀況進行審核，財務部于每月28 日前呈總經理審批后下達各部門月度費用支出預算，遇節(jié)假日提前。公司以此作為月度費用支出控制的基礎。第八條月度費用預算執(zhí)行情況的編報與考評公司財務

4、部在每月25 日前向各部門提供各部門當月“月度費用支出情況表”，經各部門于每月27 日前確認后，于每月28 日前將“月度費用支出情況表”交計劃合同部匯總、審核，計劃合同部每月底前提交各部門“月度費用預算執(zhí)行情況表”于各部門、總經理及相關副總，遇節(jié)假日提前。月度費用預算執(zhí)行情況作為公司對各部門實施月度考核獎懲的依據之一。第三章費用報銷權限與程序第九條費用報銷審批權限（一）公司授權各事業(yè)部經理對列入事業(yè)部管理的項目的預算內費用支出進行審批。預算外費用支出由計劃合同部審核支出內容，財務部審核資金狀況后由事業(yè)部提交總經理（或總經理授權人員）審批后才允許支付、報銷。（二）對未列入事業(yè)部管理的其他項目，預

5、算內的費用支出，公司授權審批人的單筆審批限額為 5000 元（不含 5000 元），超過 5000 元（含 5000 元）或預算外的費用由計劃合同部審核支出內容，財務部審核資金狀況后由項目負責部門提交總經理（或總經理授權人員）審批后才能支付、報銷。（三）公司職能部門預算內的費用支出部門經理的單筆審批限額為5000元（不含5000元），超過 5000 元（含 5000 元）或預算外的費用由財務部審核后由經辦部門提交總經理（或總經理授權人員）審批后才能支付、報銷。（四）財務部嚴格按照審核報銷的簽字權限執(zhí)行支付、報銷。第十條費用報銷的程序（一）報銷人填寫 “費用報銷單” 并附合規(guī)的原始憑據，履行審批

6、手續(xù)完畢后送財務部。需總經理簽字支付、報銷的單據，由支付、報銷部門按規(guī)定日期交總經理秘書統一上報簽字。其中：（二）財務部根據各部門費用預算，審核費用報銷是否超出費用大類總額預算，如超出預算，則需提供經審批后的“預算外費用支出申請表”方可辦理支付、報銷。各部門每次費用報銷現金額在 1 萬元以上的需在報銷日前一日上午向財務部通報，由財務部向銀行預約備款。（三）出納根據經審批的“費用報銷單”付款、沖銷借款或注銷支票。沖銷借款時需由當事人在財務收據上簽字確認，注銷支票時需由當事人在支票登記簿簽字確認。第十一條領用支票及各項費用報銷日期日常領用、報銷日為每月24 日前的星期二，工程項目報銷為每月5、 2

7、0 日（工程項目報銷部門應在報銷日前一天將相關單據送財務部審核），遇節(jié)假日提前。特殊情況臨時變動報銷日期由財務通知各部門，可靈活掌握。如在當月規(guī)定的報銷日未報銷的費用應重新列入下月費用支出預算。第四章事業(yè)部費用的報銷辦法第十二條事業(yè)部支出分為三部分：期間費用、工程施工費用和施工成本。本制度規(guī)定的范圍包括事業(yè)部期間費用、工程施工費用的支付與報銷。第十三條事業(yè)部的期間費用、工程施工費用采用定額備用金方式管理，各事業(yè)部備用金定額為 20 萬元，由公司財務部匯入為每個事業(yè)部經理辦理的銀行卡。以后由公司財務部于每月29 日前按事業(yè)部當月報銷情況、備用金定額與各事業(yè)部所填列的備用金借款單補足至各事業(yè)部備用

8、金定額。第十四條借支備用金需由事業(yè)部經理填寫“借款單”，注明備用金金額、使用期間等，備用金定額 20 萬元（含）以下由事業(yè)部領導簽批，財務部審核即可支付；若發(fā)生備用金定額不足使用，則需由總經理特別審批，超過20 萬元部分在下月備用金匯款時扣回。第十五條事業(yè)部定額備用金的支出范圍：人員費臨時人員的勞務費、獎金、各項加班費與補助等其他人員費燃油費汽油費、柴油費及其他油料費通訊費手機費、電話費、快遞費、上網及其他通訊費低值易耗品項目日常各類用品（包括辦公用品、日常用品、勞保用品等）辦公費水電費、工程險、制作費、房租費等業(yè)務招待費餐費、禮品費、食品等招待費用車輛費修理費、運保費、車輛保險費、保養(yǎng)費等車

9、輛費用差旅費人員出差發(fā)生的交通費、過路費、住宿費等交通差旅費用投標費用項目前期投標所發(fā)生的各項費用交通費人員在當地發(fā)生的出租車費、乘車費、租車費等其他零星支出小額備品、輔料等其他支出第十六條 備用金不得用于以上范圍以外的開支，如違反，由事業(yè)部經理承擔上述范圍外的支出。第十七條事業(yè)部發(fā)生上述支出范圍內的費用支出，不允許再向公司有其他形式借款。第十八條事業(yè)部的期間費用、工程施工費用均通過備用金支付，事業(yè)部應于每月23 日前將真實合法的報銷原始單據及相關資料交于公司財務部，財務部將以審核后的報銷單據作為事業(yè)部當月費用的入賬依據，并以此為依據撥付下月的備用金。第十九條備用金使用期滿，各部門應將備用金足

10、額交回財務部。第二十條各事業(yè)部要加強對備用金的管理，備用金借出后要及時核銷，不允許長期占用備用金，不允許白條抵庫入賬。檢查發(fā)現違反此條規(guī)定，由財務部提出處罰單，分別扣罰項目經理、項目財務部人員及事業(yè)部經理當月工資總額的1。第五章報銷單據規(guī)范要求第二十一條報銷人取得的發(fā)票需滿足以下條件（一）真實合法、印章齊全。至少應具備稅務局監(jiān)制章或財政局監(jiān)制章、開票單位的財務專用章或發(fā)票專用章等標記。（二）發(fā)票付款單位應填公司全稱“北京云星宇交通工程有限公司”。（三）發(fā)票大小寫金額必須一致（大寫：零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾）（四）發(fā)票填寫要求字跡工整，不得有任何涂改。（五）發(fā)票所列內容必須與支

11、票領用用途一致。（六）購買汽油的發(fā)票上應有單價、數量、金額。（七）下個年度一月份后，不再報銷發(fā)票日期為上個年度的發(fā)票，特殊情況經總經理簽批后另行處理。第二十二條報銷單規(guī)范要求（一）報銷所填寫的各種申請表、預算外費用支出審批表、費用報銷單等單據要求填寫字跡工整，不得有任何涂改。（二）報銷單要逐項填寫齊全，不得漏項，報銷單用途欄根據發(fā)票開具內容填寫，如屬固定資產項目報銷則應在備注欄注明。（三）報銷人、驗收人簽字齊全，如報銷人與當事人為不同人，需由當事人在發(fā)票后簽字。（四）原始票據與最后一聯報銷單須粘貼整齊，出租車、過路過橋費、停車費、餐費等小票，需先粘貼在專用原始單據粘貼單上。第二十三條其他報銷規(guī)

12、范要求。（一）報銷會議費、會務費時須附會議說明（應包括會議時間、地點、出席人員、內容、目的、費用標準、經辦人，并由會議主管領導簽字）。（二）報銷培訓費時須附經公司領導審批的培訓申請表。（三）固定資產報銷時須填費用報銷單，附固定資產卡片、固定資產申購單。（四）報銷辦公用品、勞保用品等非固定資產物品時需有驗收人的簽字并附銷售單位蓋章確認的明細清單。（五）公司購買的汽油票、油卡作為公司有價證券管理，未使用的汽油票、汽油卡視同公司庫存現金，每月 25 日，油票、油卡管理員須向財務部報送油票、油卡使用臺賬并附當事人簽字的原始領用表，如未及時上報則視同現金盤虧，由財務部提出處罰單，扣除責任人與負責人當月工

13、資額的 1。財務部按油、油卡臺賬進行盤庫，確保帳實相符，并可隨時對油票、油卡使用情況進行抽查，油票、油卡臺賬、表格同低值易耗品臺賬、表格。（六）在北京的工程項目，報銷人員勞務費需向財務部門報送含勞務人員姓名、身份證號、金額、稅金、實發(fā)金額等內容的表格并同時報送電子版，在外地工程項目部報銷人員勞務費需同時代扣代繳個人所得稅，報銷時提供完稅憑證及發(fā)放表。（七）支付職工各項勞動保險費、住房公積金等，報銷時需附分類支付清單及情況說明，如屬銀行轉賬則應于每月24 日前將相關資料交財務部。（八）報銷各種車輛修理費、車輛保險費需附車輛修理費清單與車輛保險費清單。第二十四條如報銷單據或審批程序等不符合本制度的

14、規(guī)定，財務部不得受理此項費用報銷。否則由財務部相關人員承擔該項支出。第二十五條報銷人違反報銷制度規(guī)定，需予以處罰。如出現特殊情況，經總經理簽字后報銷的，應從報銷人當月工資中扣除違反報銷金額的1，由財務部負責出具處罰單。第二十六條各種報銷單據以及其他財務單據由財務部負責制定、發(fā)放并解釋使用。第五章附則第二十七條本制度由公司財務部負責制定、修改與監(jiān)督執(zhí)行， 發(fā)現違反財務制度的任何行為，財務人員有權加以制止。第二十八條本制度由公司財務部負責解釋。第二十九條本制度自頒布之日起執(zhí)行，以前相關制度同時廢止。附表：1、費用預算表/支出情況表（表式） ；2、費用預算執(zhí)行情況表（表式）；3、預算外費用支出申請表

15、（表式）。附表 11北京云星宇交通工程有限公司編制部門管理費用預算表 / 支出情況表日期：年月級次科目編碼費用名稱預算金額 / 實際支出金額15502管理費用（合計）2550201工資2550202福利費2550203辦公費355020301水電費355020302資料費355020303消耗用品費355020304日常辦公用品355020305其他辦公費2550204通訊費（小計）355020401手機費355020402電話費355020403其他通訊費2550205業(yè)務招待費2550206職工教育經費2550207工會經費2550208住房公積金2550209養(yǎng)老保險費2550210醫(yī)療

16、保險費2550211失業(yè)保險費2550212工傷保險費2550213補充醫(yī)療保險2550214稅金（小計）355021401房產稅355021402車船使用稅355021403土地使用稅355021405印花稅2550215會議費2550216董事會費2550217宣傳廣告費2550218差旅費2550221待攤費用 ( 小計 )355022101房屋租金355022102養(yǎng)路費355022103財產保險費355022104取暖費355022105車輛保險費北京云星宇交通工程有限公司編制部門管理費用預算表 / 支出情況表日期：年月級次科目編碼科目名稱預算金額 / 實際支出金額355022106

17、其他2550223勞動保護費2550224固定資產購置2550225交通費2550226車輛使用費（小計）355022601燃油費355022602維修費355022603養(yǎng)路費355022604其他2550227存貨跌價準備2550228壞帳準備2550229中介機構服務2550230物業(yè)費2550231設施設備維修2550232其他管理費用1、此表由財務部、辦公室、計劃合同部、系統集成部、總工辦、工程管理部按填表說明：公司財務部費用使用說明的要求填列。2、其中辦公費、固定資產欄由辦公室審核預算內容，其余欄由計劃合同部審核預算內容。由財務部統一審核資金狀況。部門經理意見：簽字：年月日計劃合同

18、部經理意見：簽字：年月日辦公室主任意見：簽字：年月日財務部經理意見：簽字：年月日總經理意見：簽字：年月日附表 12北京云星宇交通工程有限公司編制部門營業(yè)費用預算表 / 支出情況表日期：年月級次科目編碼費用名稱預算金額 / 實際支出金額15501營業(yè)費用（合計）2550101投標費用（小計）355010101投標保函手續(xù)費355010102辦公費355010103投標文件費355010104差旅費355010105通訊費355010106業(yè)務招待費355010107其他355010108交通費2550102手續(xù)費（小計）355010201資信手續(xù)費355010202銀行查證手續(xù)費35501020

19、3預付款保函手續(xù)費355010204履約保函手續(xù)費355010205其他手續(xù)費2550103差旅費2550104人員費2550105燃油費2550106通訊費2550107業(yè)務招待費2550108車輛費2550109低值易耗品2550110其他1、此表由各事業(yè)部、北京項目部、維護維修部、智能交通部、其他項目部按公司填表說明：財務部費用使用說明的要求填列。事業(yè)部經理 / 其他項目部經理/ 部門經理意見：簽字：年月日計劃合同部經理意見：簽字：年月日財務部經理意見：簽字：年月日總經理意見：簽字：年月日附表 13北京云星宇交通工程有限公司編制部門工程施工費用預算表 /支出情況表日期：年月級次科目代碼費

20、用名稱預算金額 / 實際支出金額141040104施工費用（合計）24104010401人員費24104010402工資24104010403燃油費24104010404低值易耗品24104010405辦公費24104010406業(yè)務招待費24104010407車輛費24104010408差旅費24104010409運輸費24104010410交通及租車費24104010411通訊費24104010412其他24104010413培訓費1、此表由各事業(yè)部、北京項目部、維護維修部、智能交通部、其他項目部按公填表說明：司財務部費用使用說明的要求填列。2、各部門的費用是各部門所屬項目的費用匯總數。事

21、業(yè)部經理 / 其他項目部經理/ 部門經理意見：簽字：年月日計劃合同部經理意見：簽字：年月日財務部經理意見：簽字：年月日總經理意見：簽字：年月日附表 2北京云星宇交通工程有限公司管理費用執(zhí)行情況表日期：年月級次科目編碼部門預算部門實際差異差異原因科目名稱支出金額分析金額15502管理費用（合計）2550201工資2550202福利費2550203辦公費355020301水電費355020302資料費355020303消耗用品費355020304日常辦公用品355020305其他辦公費2550204通訊費（小計）355020401手機費355020402電話費355020403其他通訊費2550205業(yè)務招待費2550206職工教育經費2550207工會經費2550208住房公積金2550209養(yǎng)老保險費2550210醫(yī)療保險費2550211失業(yè)保險費2550212工傷保險費2550213補充醫(yī)療保險2550214稅金（小計）355021401房產稅355021402車船使用稅355021403土地使用稅355021405印花稅2550215會議費2550216董事會費2550217宣傳廣告費2550218差旅費2550221待攤費用 ( 小計 )355022101房屋租金355022102養(yǎng)路費355022103財產保險費355022104取暖費北