中國嘉德、北京保利等藝術品拍賣公司庫房管理制度

1、庫房管理制度一、目的通過制定倉庫房管理制度，指導和規(guī)范倉庫管理人員的日常工作行為，使庫房部的工作能夠更加有條不紊的進行。 二、范圍庫房管理工作人員 三、職責庫房管理員負責日常拍品的入庫、出庫、退貨、保管、儲存、包裝、安全防護以及庫房管理檔案、資料的整理、裝訂、存檔、保管等工作。另外庫房管理員還負責協(xié)助業(yè)務部門做好拍賣前的文物局進出境、照相、調色、展覽及其他工作。（一）拍品的驗收入庫管理制度 1、拍品到公司后庫管員依據清單/合同上所列的各項內容進行核對、清點，經業(yè)務部門或客戶本人確認后，方可入庫。（此過程需要一名業(yè)務人員陪同作業(yè)） 2、對入庫拍品核對、清點后，庫管員及時填寫入庫單，經業(yè)務人員、庫

2、房保管員簽字后，庫管員、業(yè)務員各持一份。3、庫管要嚴格把關，有以下情況時可拒絕驗收或入庫。 1）沒有合同的拍品。 2）與合同所述內容不相符的拍品。 3）有瑕疵但沒有在合同中明確說明的拍品。4、因其他特殊原因不能形成入庫的拍品，庫管員要與業(yè)務人員核對驗收，并及時補填入庫信息。 （二）拍品保管庫房管理制度 1、拍品入庫后，需按不同類別、性能、特點和用途分類分區(qū)碼放，做到二齊、三清、四號定位。 1）二齊：拍品擺放整齊、庫容干凈整齊。 2）三清：種類清、數量清、位置清。 3）四號定位：按區(qū)、按排、按架、按位定位。2、庫房拍品要有照片與之相對應 3、庫房外庫不得放小件拍品、易碎拍品。（防止意外丟失及損毀

3、）4、出版物等拍品相關信息、文件單獨保存并貼上與拍品相符的庫號5、庫管員對每日有變動的拍品（尤其是拍賣前集中照相調色時）要隨時核對、盤點，若發(fā)現(xiàn)問題需查找處理。 6、庫存信息及時呈報。須對數量、文字、表格仔細核對，確保報表數據的準確性和可靠性。 7.藝術品的保管人員需接受培訓，藏品一律不能用手直接接觸。8.紙質藝術品要置于櫥柜和干燥通風處，不能過于干燥和潮濕，否則紙質會脆化，紙張會卷曲，發(fā)生霉變；紙質藏品（古籍善本、書畫、油品等）濕度應控制在50-55之間不宜超60；溫度應控制16-18之間，夏季不宜超25。古籍善本、郵票冊數量多時可采用防潮箱保存。9.紙質藝術品不能疊放，除郵票冊外一律平放。

4、郵票冊應立放于櫥柜。10.金屬類藏品（錢幣）保存濕度應控制在45-50之間。（三）拍品的出庫庫房管理制度 1、拍賣后買受人需憑的領取單領取拍品，若未見財務部門出具的領取憑證或總經理未簽字、字據不清或被涂改的，庫管員有權拒絕拍品出庫。 2、臨時出入庫的拍品標明時間及經手人員。庫房人員不得無故將拍品拿出庫房。 （四）拍品退貨庫房管理制度 1、由于公司拍品數目較多，未成交拍品應及時與業(yè)務部門溝通辦理退庫及退庫手續(xù)。 2、拍品的歷史遺留問題及特殊的不退貨拍品及時的入庫到不常用的地方并做好記錄和標識。（五）文物局進出境管理制度1、辦理文物局進出境業(yè)務，業(yè)務人員可要求庫管人員協(xié)同作業(yè)。（六）拍照/調色管理

5、制度1、拍照前提前準備好照相所需的場地，器材及拍品。2、合理安排拍照時間，避免各部門時間沖突。3、盡量不適用外聘勞務人員，避免安全隱患發(fā)生。4、提前通知各業(yè)務部門照相時間，給業(yè)務部門時間，安排跟盯照相、調色時間。（七）外聘人員管理制度1、盡量不安排外聘勞務人員參與庫房的工作。2、如必須使用外聘勞務人員（如打包），必須提前培訓，不合格者一律不得參與工作。3、外聘勞務人員一律不得進入里庫，在外庫作業(yè)必須有庫管人員監(jiān)督，如有違規(guī)操作追究當值庫管人員責任。（八）倉庫衛(wèi)生、安全管理制度 1、每天根據衛(wèi)生值日表對負責區(qū)域內進行清潔整理工作，清理掉不要不用和壞的東西，將需要使用的工具和設備按指定區(qū)域進行整理

6、達到整齊、整潔、干凈、衛(wèi)生、合理擺放的要求。 2、衛(wèi)生工作可以在空余時間和每天上午上班和下午下班前進行。 3、部門將根據工作結果進行評分，作為獎金的依據。 4、考量拍品區(qū)域擺放是否合理，并做合理擺放和規(guī)劃。 5、每天上、下班由庫房管理員對庫房內各項情況進行詳細檢查，按庫房安全原則（防盜、防火、防蛀蟲、防潮、防塵、防爆、防腐蝕、防漏電、防高溫）檢查拍品，異常情況及時處理和報告。 門禁管理：1. 公司庫房分為里庫與外庫。里庫除庫房工作人員外禁止其他人員進入，包括公司內部人員和外聘勞務人員；外庫可以有外部人員進入，但必須要在庫房人員陪同下進行作業(yè)。2. 庫房人員離開庫房前須檢查電源等一切威脅庫房安全

7、因素。設置好門禁報警系統(tǒng)，隨時保持和門禁公司聯(lián)系，一旦發(fā)現(xiàn)問題及早處理。 3.庫房內嚴禁吸煙和禁止明火，禁止打鬧，一旦發(fā)現(xiàn)立即報告處理。 4.保障疏散通道、安全出口暢通，以保證人員安全。 （九）單據、卡、帳務管理制度 1、庫房所有單據的登帳要求及時完成。2、電子表格只有庫管員專人有權改動，其他部門享有查閱權。3、合同錄入完畢需要各業(yè)務部門檢查、核實，對錄入的信息有不一致的地方庫管員要及時的改正并再次與業(yè)務部門確認。4、電子表格如有改動或換號后告知各業(yè)務部門，方便業(yè)務部門下一階段展開工作。5、拍品的釋文等后補信息由庫管人員粘貼進電子表格，但必須由業(yè)務部門檢查確認，如有出入庫管人員第一時間作出修改

8、。 3、每期拍賣相關的單據資料需要保管好，庫房所有單據檔案進行分類保管，專人保管。 4、庫房對貴重拍品特殊登記，由指定人員管理。 （十）盤點管理制度1、定期盤點安排在每次大拍后，不定期盤點隨時根據工作需要進行部分拍品的不定期盤點。2、盤點過程中發(fā)現(xiàn)異常問題及時反饋處理。 3、盤點時需要盡量保證盤點數量的準確性和公正性，弄虛作假，虛報數據，盤點粗心大意導致漏盤、少盤、多盤，書寫數據潦草、錯誤，丟失盤點表，隨意換崗等，不按盤點作業(yè)流程作業(yè)等需要根據情況追查相關責任。 4、盤點初盤、復盤責任人均需要簽名確認以對結果負責。 5、庫存拍品發(fā)現(xiàn)帳物不符時需要查明原因，查明原因后根據責任輕重進行處理。 （十

9、一）包裝管理制度 1、庫房管理人員根據領取單/出庫單上數據取貨、發(fā)貨并確認。領取人需要按要求在拍品進行包裝前檢查拍品是否有取貨錯誤及其他錯誤并確認簽字方可出庫。 2、出庫拍品要與業(yè)務部門及財務部門確認后方可出庫，避免特殊情況發(fā)生。3、有取貨錯誤的，根據工作繁忙的程度需要查核取貨錯誤的原因和責任人。4、由業(yè)務人員帶出的拍品，一定要業(yè)務人員監(jiān)督庫管人員打包。確認無誤后簽字并領取拍品。 （十二）倉庫工作作風及態(tài)度 1、庫管人員要有極強的責任心與執(zhí)行力，做到細致、耐心、效率。2、倉庫管理人員應該具有良好的溝通能力和工作習慣，為業(yè)務部門解決后顧之憂。3、倉庫管理人員倡導誠實、嚴謹、團結互勉的工作態(tài)度和工作作風。 （十三）其他 1、庫管人員需不定期培訓，向老員工學習基本的職業(yè)技能。加強專業(yè)化知識，了解各個部門不同的拍品特性。1、下達的工作任務無特殊原因需要在規(guī)定時間內完成，且保證工作品質。 2、上班時間需要嚴格遵守公司勞動紀律，遵守作息時間，不得大聲喧嘩、玩鬧、睡覺、長時間聊天、不應擅自離開崗位，不得以私人理由會客等。 3、需要嚴格遵守公司的各項管理規(guī)定。 4、對于在工作中使用的的辦公設備、儀