采購與倉庫管理流程(一)

1、采購與倉庫管理整體流程1流程概述1.1流程實例業(yè)務(wù)過程中的文檔數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)連接線,箭頭指向業(yè)妗流轉(zhuǎn)的方向業(yè)務(wù)流程指小、樞內(nèi)業(yè)曷流程名稱， 用以指獷當(dāng)前流程所流向的業(yè)務(wù)流程可選業(yè)務(wù)連接線，箭頭指I句業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的方向1.2整體業(yè)務(wù)流程圖精選資料精選資料2流程介紹首先物料使用部門提出采購需求，填制采購申請單，采購部門接到采購申請單后，結(jié)合供應(yīng)商信息和采購價格信息，與供應(yīng)商簽訂采購合同，然后根據(jù)采購合同編制采購訂單，當(dāng)供應(yīng)商送貨的時候，采購員可以通知倉庫準(zhǔn)備收料，倉庫接到通知后，辦理入庫手續(xù)，當(dāng)在使用過程中發(fā)現(xiàn)有壞料情況，首先采購員與供應(yīng)商協(xié)商退 /換貨，然后編制一個退料通知單，倉庫接到退料通知單后，辦理采

2、購?fù)素洏I(yè)務(wù)。財務(wù)部分受到發(fā)票后跟外購入庫業(yè)務(wù)進(jìn)行勾稽，并依據(jù)發(fā)票進(jìn)行付款。詳細(xì)流程業(yè)務(wù)介紹，請參考附件。3常用報表在舁 廳P所屬模塊報表名稱報表作用1采購管理采購合同執(zhí)行明細(xì)/匯總表反應(yīng)采購合同執(zhí)行的情況2采購訂單執(zhí)行明細(xì)/匯總表反應(yīng)采購訂單簽訂數(shù)量，已經(jīng)入庫數(shù)量，未入庫數(shù)量3采購訂單全程跟蹤表反應(yīng)采購訂單簽訂數(shù)量，已入庫和未入庫數(shù)量，已開票和未開票數(shù)量金額，已付精選資料款和未付款金額4采購發(fā)票明細(xì)表統(tǒng)計采購發(fā)票的記錄5供應(yīng)商供貨ABC分析表統(tǒng)計供應(yīng)商供應(yīng)ABC物料比重6采購價格分析表統(tǒng)計某個物料的最高價，最低價，平均價以及最新價格7供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析表根據(jù)供應(yīng)商送貨批數(shù)和退貨批數(shù)、合格批數(shù)，

3、計算合格率，并判斷供應(yīng)商等級8供應(yīng)商準(zhǔn)時交貨分析表根據(jù)供應(yīng)商到期訂單批數(shù)，延期交貨批數(shù)，準(zhǔn)時交貨批數(shù)，計算準(zhǔn)時交貨率，并判斷供應(yīng)商等級9倉庫管理庫存臺賬詳細(xì)記錄某個物料每一筆收入和發(fā)出數(shù)量10出入庫流水賬記錄物料整體收入和發(fā)出數(shù)量以及結(jié)存數(shù)量11物料收發(fā)匯總/明細(xì)表統(tǒng)計物料本期收入，本期發(fā)出以及期末結(jié)存數(shù)量12安全庫存預(yù)警分析表對低于安全庫存的物料給予預(yù)警提示13超儲/短缺庫存分析表分析物料現(xiàn)有庫存是否短缺或者超儲14倉庫即時庫存表統(tǒng)計查詢時刻倉庫現(xiàn)有庫存精選資料4 附錄： 流程詳解：1 ）物料資料物料資料主要記錄物料的屬性，包括：名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量精度、主要供應(yīng)商、最高 / 低庫存、安全

4、庫存等信息，是采購和倉庫管理的必備基礎(chǔ)資料之一。2 ）供應(yīng)商資料供應(yīng)商資料主要記錄供應(yīng)商相關(guān)信息，包括：供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、供應(yīng)商類別、等級、付款條件等信息，是采購的必備基礎(chǔ)資料之一。如果是需要管控供應(yīng)商開發(fā)和評估流程，則需要專門的供應(yīng)商管理功能進(jìn)行管控。3 ）采購價格資料采購價格資料主要記錄供應(yīng)商所供貨的價格信息， 價格信息可以設(shè)定不同數(shù)量范圍內(nèi)， 不同時間段內(nèi)， 針對不同的幣種的不同價格，此處的價格資料可以作為后續(xù)采購員簽訂采購合同和采購訂單時的依據(jù)，同樣可以利用采購價格資料來控制物料的采購最高價格。4）采購申請精選資料采購申請是物料使用部門提出采購的單據(jù)，單據(jù)中一般包括：

5、申請的物料以及數(shù)量和需求日期，也可以包括物料建議采購供應(yīng)商和建議采購價。5 ）采購合同采購合同是企業(yè)跟供應(yīng)商對采購業(yè)務(wù)簽訂的長期或者短期協(xié)議，合同上既可以記錄詳細(xì)供貨信息，也可以只是記錄合同條款和金額。一個周期長的采購合同，可以下達(dá)成一個個小的采購訂單進(jìn)行跟蹤管控。6 ）采購訂單采購訂單既可以看成跟供應(yīng)商之間的合同，也可以看成是采購與供應(yīng)商之間的一個指令。不過大部分企業(yè)都是將采購訂單當(dāng)做采購合同來使用。采購訂單中也會記錄供應(yīng)商供貨的物料、數(shù)量、單價、金額、交貨日期等信息。7 ）采購訂單變更與供應(yīng)商簽訂的采購訂單，會因為供應(yīng)商原因或者企業(yè)自身因素需要做變更，變更一般包括變更物料信息、數(shù)量、單價、

6、交貨日期等。并且這種變更發(fā)生的前提是供應(yīng)商物料已經(jīng)部分供貨，如果對于那種還沒有供貨的采購訂單，則可以通過修改訂單來處理；對于那種已經(jīng)供貨完畢的訂單物料，則不允許做變更。8 ）收料通知單精選資料收料通知單是采購員收到供應(yīng)商供貨通知的時候，制作的單據(jù)，該單據(jù)可以作為倉庫收料的依據(jù)。該單據(jù)中一般登記供應(yīng)商本次送貨的物料信息以及物料數(shù)量，也可以建議收料倉庫。9 ）外購入庫當(dāng)倉庫管理員接收供應(yīng)商的合格物料后，可以根據(jù)采購訂單，也可以根據(jù)收料通知單制作外購入庫單據(jù)，該單據(jù)中需要記錄供應(yīng)商送貨的物料信息，實收數(shù)量以及物料存放的倉庫。該單據(jù)制作后，企業(yè)倉庫的物料數(shù)量會即時增加。10 ）退料通知單當(dāng)使用部門在物

7、料使用過程中，發(fā)現(xiàn)有壞料情況，采購員會聯(lián)系供應(yīng)商，協(xié)調(diào)壞料的退換貨方案，然后制作一個退料通知單，退料通知單上主要記錄：需要退還給供應(yīng)商的物料信息、數(shù)量。11 ）采購?fù)素洰?dāng)需要與供應(yīng)商進(jìn)行退換貨的時候，倉庫可以根據(jù)采購員提供的退料通知單制作退貨單，也可以直接根據(jù)入庫單制作退貨單，退貨單制作有個約束條件：退貨數(shù)量=入庫數(shù)量。12 ）采購發(fā)票、付款單財務(wù)收到供應(yīng)商的發(fā)票后，會制作發(fā)票單，并與之相匹配的外購入庫單據(jù)做勾稽，當(dāng)需要付款的時候，根據(jù)發(fā)票進(jìn)行付款。精選資料13 ）紅字采購發(fā)票、紅字付款單“紅字”是財務(wù)屬于，也就是沖銷的意思。當(dāng)有發(fā)生采購?fù)丝顦I(yè)務(wù)的時候，財務(wù)則制作紅字采購發(fā)票，并與藍(lán)字發(fā)票進(jìn)行

8、核銷。當(dāng)需要收款的時候，則根據(jù)紅字發(fā)票進(jìn)行收款業(yè)務(wù)處理。14 ）生產(chǎn)領(lǐng) / 退 / 補(bǔ)料生產(chǎn)領(lǐng)退補(bǔ)料是倉庫人員給車間發(fā)料時制作的單據(jù)，單據(jù)中主要記錄生產(chǎn)何種產(chǎn)品領(lǐng)哪些物料、領(lǐng)料數(shù)量多少。按照嚴(yán)格的管控流程，倉庫員只能見單發(fā)料，并且不允許多發(fā)給車間，如果車間因損耗或者其他原因，需要補(bǔ)充物料，則需要開具補(bǔ)料單，對于沒有消耗完畢的物料，應(yīng)開具退料單。15 ）產(chǎn)品入庫產(chǎn)品入庫是記錄生產(chǎn)車間成品完工入庫時做制作的單據(jù)，該單據(jù)中記錄完工何種產(chǎn)品，完工數(shù)量多少等信息。16 ）銷售出庫銷售出庫記錄倉庫發(fā)貨給客戶的信息，該單據(jù)中主要記錄發(fā)給哪個客戶，發(fā)什么產(chǎn)品，產(chǎn)品數(shù)量多少等信息。17 ）銷售退貨銷售退貨記錄倉庫收到客戶退貨的信息，該單據(jù)中主要記錄退貨客戶，退貨產(chǎn)品，產(chǎn)品數(shù)量等信息。精選資料18 ）倉庫調(diào)撥倉庫調(diào)撥主要記錄企業(yè)多個倉庫之間相互調(diào)撥的業(yè)務(wù)，該單據(jù)主要記錄調(diào)出倉庫，調(diào)入倉庫，調(diào)撥的物料信