采購與倉庫管理流程(一)

1、采購與倉庫管理整體流程1流程概述1.1流程實例業(yè)務過程中的文檔數(shù)據(jù)業(yè)務連接線,箭頭指向業(yè)妗流轉(zhuǎn)的方向業(yè)務流程指小、樞內(nèi)業(yè)曷流程名稱， 用以指獷當前流程所流向的業(yè)務流程可選業(yè)務連接線，箭頭指I句業(yè)務流轉(zhuǎn)的方向1.2整體業(yè)務流程圖精選資料精選資料2流程介紹首先物料使用部門提出采購需求，填制采購申請單，采購部門接到采購申請單后，結(jié)合供應商信息和采購價格信息，與供應商簽訂采購合同，然后根據(jù)采購合同編制采購訂單，當供應商送貨的時候，采購員可以通知倉庫準備收料，倉庫接到通知后，辦理入庫手續(xù)，當在使用過程中發(fā)現(xiàn)有壞料情況，首先采購員與供應商協(xié)商退 /換貨，然后編制一個退料通知單，倉庫接到退料通知單后，辦理采

2、購退貨業(yè)務。財務部分受到發(fā)票后跟外購入庫業(yè)務進行勾稽，并依據(jù)發(fā)票進行付款。詳細流程業(yè)務介紹，請參考附件。3常用報表在舁 廳P所屬模塊報表名稱報表作用1采購管理采購合同執(zhí)行明細/匯總表反應采購合同執(zhí)行的情況2采購訂單執(zhí)行明細/匯總表反應采購訂單簽訂數(shù)量，已經(jīng)入庫數(shù)量，未入庫數(shù)量3采購訂單全程跟蹤表反應采購訂單簽訂數(shù)量，已入庫和未入庫數(shù)量，已開票和未開票數(shù)量金額，已付精選資料款和未付款金額4采購發(fā)票明細表統(tǒng)計采購發(fā)票的記錄5供應商供貨ABC分析表統(tǒng)計供應商供應ABC物料比重6采購價格分析表統(tǒng)計某個物料的最高價，最低價，平均價以及最新價格7供應商供貨質(zhì)量分析表根據(jù)供應商送貨批數(shù)和退貨批數(shù)、合格批數(shù)，

3、計算合格率，并判斷供應商等級8供應商準時交貨分析表根據(jù)供應商到期訂單批數(shù)，延期交貨批數(shù)，準時交貨批數(shù)，計算準時交貨率，并判斷供應商等級9倉庫管理庫存臺賬詳細記錄某個物料每一筆收入和發(fā)出數(shù)量10出入庫流水賬記錄物料整體收入和發(fā)出數(shù)量以及結(jié)存數(shù)量11物料收發(fā)匯總/明細表統(tǒng)計物料本期收入，本期發(fā)出以及期末結(jié)存數(shù)量12安全庫存預警分析表對低于安全庫存的物料給予預警提示13超儲/短缺庫存分析表分析物料現(xiàn)有庫存是否短缺或者超儲14倉庫即時庫存表統(tǒng)計查詢時刻倉庫現(xiàn)有庫存精選資料4 附錄： 流程詳解：1 ）物料資料物料資料主要記錄物料的屬性，包括：名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量精度、主要供應商、最高 / 低庫存、安全

4、庫存等信息，是采購和倉庫管理的必備基礎資料之一。2 ）供應商資料供應商資料主要記錄供應商相關(guān)信息，包括：供應商名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、供應商類別、等級、付款條件等信息，是采購的必備基礎資料之一。如果是需要管控供應商開發(fā)和評估流程，則需要專門的供應商管理功能進行管控。3 ）采購價格資料采購價格資料主要記錄供應商所供貨的價格信息， 價格信息可以設定不同數(shù)量范圍內(nèi)， 不同時間段內(nèi)， 針對不同的幣種的不同價格，此處的價格資料可以作為后續(xù)采購員簽訂采購合同和采購訂單時的依據(jù)，同樣可以利用采購價格資料來控制物料的采購最高價格。4）采購申請精選資料采購申請是物料使用部門提出采購的單據(jù)，單據(jù)中一般包括：

5、申請的物料以及數(shù)量和需求日期，也可以包括物料建議采購供應商和建議采購價。5 ）采購合同采購合同是企業(yè)跟供應商對采購業(yè)務簽訂的長期或者短期協(xié)議，合同上既可以記錄詳細供貨信息，也可以只是記錄合同條款和金額。一個周期長的采購合同，可以下達成一個個小的采購訂單進行跟蹤管控。6 ）采購訂單采購訂單既可以看成跟供應商之間的合同，也可以看成是采購與供應商之間的一個指令。不過大部分企業(yè)都是將采購訂單當做采購合同來使用。采購訂單中也會記錄供應商供貨的物料、數(shù)量、單價、金額、交貨日期等信息。7 ）采購訂單變更與供應商簽訂的采購訂單，會因為供應商原因或者企業(yè)自身因素需要做變更，變更一般包括變更物料信息、數(shù)量、單價、

6、交貨日期等。并且這種變更發(fā)生的前提是供應商物料已經(jīng)部分供貨，如果對于那種還沒有供貨的采購訂單，則可以通過修改訂單來處理；對于那種已經(jīng)供貨完畢的訂單物料，則不允許做變更。8 ）收料通知單精選資料收料通知單是采購員收到供應商供貨通知的時候，制作的單據(jù)，該單據(jù)可以作為倉庫收料的依據(jù)。該單據(jù)中一般登記供應商本次送貨的物料信息以及物料數(shù)量，也可以建議收料倉庫。9 ）外購入庫當倉庫管理員接收供應商的合格物料后，可以根據(jù)采購訂單，也可以根據(jù)收料通知單制作外購入庫單據(jù)，該單據(jù)中需要記錄供應商送貨的物料信息，實收數(shù)量以及物料存放的倉庫。該單據(jù)制作后，企業(yè)倉庫的物料數(shù)量會即時增加。10 ）退料通知單當使用部門在物

7、料使用過程中，發(fā)現(xiàn)有壞料情況，采購員會聯(lián)系供應商，協(xié)調(diào)壞料的退換貨方案，然后制作一個退料通知單，退料通知單上主要記錄：需要退還給供應商的物料信息、數(shù)量。11 ）采購退貨當需要與供應商進行退換貨的時候，倉庫可以根據(jù)采購員提供的退料通知單制作退貨單，也可以直接根據(jù)入庫單制作退貨單，退貨單制作有個約束條件：退貨數(shù)量=入庫數(shù)量。12 ）采購發(fā)票、付款單財務收到供應商的發(fā)票后，會制作發(fā)票單，并與之相匹配的外購入庫單據(jù)做勾稽，當需要付款的時候，根據(jù)發(fā)票進行付款。精選資料13 ）紅字采購發(fā)票、紅字付款單“紅字”是財務屬于，也就是沖銷的意思。當有發(fā)生采購退款業(yè)務的時候，財務則制作紅字采購發(fā)票，并與藍字發(fā)票進行

8、核銷。當需要收款的時候，則根據(jù)紅字發(fā)票進行收款業(yè)務處理。14 ）生產(chǎn)領 / 退 / 補料生產(chǎn)領退補料是倉庫人員給車間發(fā)料時制作的單據(jù)，單據(jù)中主要記錄生產(chǎn)何種產(chǎn)品領哪些物料、領料數(shù)量多少。按照嚴格的管控流程，倉庫員只能見單發(fā)料，并且不允許多發(fā)給車間，如果車間因損耗或者其他原因，需要補充物料，則需要開具補料單，對于沒有消耗完畢的物料，應開具退料單。15 ）產(chǎn)品入庫產(chǎn)品入庫是記錄生產(chǎn)車間成品完工入庫時做制作的單據(jù)，該單據(jù)中記錄完工何種產(chǎn)品，完工數(shù)量多少等信息。16 ）銷售出庫銷售出庫記錄倉庫發(fā)貨給客戶的信息，該單據(jù)中主要記錄發(fā)給哪個客戶，發(fā)什么產(chǎn)品，產(chǎn)品數(shù)量多少等信息。17 ）銷售退貨銷售退貨記錄倉庫收到客戶退貨的信息，該單據(jù)中主要記錄退貨客戶，退貨產(chǎn)品，產(chǎn)品數(shù)量等信息。精選資料18 ）倉庫調(diào)撥倉庫調(diào)撥主要記錄企業(yè)多個倉庫之間相互調(diào)撥的業(yè)務，該單據(jù)主要記錄調(diào)出倉庫，調(diào)入倉庫，調(diào)撥的物料信