庫存對賬管理辦法

1、庫存對賬管理辦法1.0目的規(guī)范網(wǎng)點內(nèi)部對帳以及與客戶對賬的要求和流程，確保網(wǎng)點內(nèi)部帳、實、單證三者間的鉤 稽關(guān)系清晰可查，促使網(wǎng)點及時和客戶確認(rèn)帳務(wù)并及時拿到客戶的簽字確認(rèn)憑據(jù)，降低公 司倉儲管理風(fēng)險；同時在與客戶對帳前安得內(nèi)部對存在的差異能及時掌握、處理，并規(guī)避 相應(yīng)風(fēng)險，擺脫依照客戶帳作為對帳基準(zhǔn)的操作模式。2.0適用范圍2.1倉儲對賬主要包括庫存產(chǎn)品（含贈品）、配件、客戶資產(chǎn)（地臺板、工具、掃碼機）的對賬;2.2所有具有倉儲業(yè)務(wù)的物流中心和服務(wù)平臺，華南公司一并執(zhí)行。3.0定義3.1實物帳：指體現(xiàn)倉庫內(nèi)的所有物品狀態(tài)、數(shù)量、類別的結(jié)存數(shù)據(jù)；3.2單證帳：指一段時間的收發(fā)原始憑證單證數(shù)據(jù)的

2、收發(fā)匯總數(shù)據(jù)，分安得單證帳與客戶單證帳；3.3系統(tǒng)帳：指安得系統(tǒng)和客戶系統(tǒng)中對一段時間內(nèi)實物收發(fā)形成的過程與結(jié)存數(shù)據(jù)；分安得 系統(tǒng)帳和客戶系統(tǒng)帳3.4內(nèi)對帳：指安得系統(tǒng)帳、單證帳、實物帳之間進行相互核對的過程；3.5外對帳：指安得系統(tǒng)帳、安得單證帳、客戶系統(tǒng)帳、客戶單證帳之間相互核對的過程；4.0職責(zé)4.1倉儲核算員負(fù)責(zé)具體對帳工作及核對、裝訂出入庫原始單據(jù)；4.2財務(wù)經(jīng)理（主管）負(fù)責(zé)內(nèi)/外對帳的組織與核對工作，并對帳務(wù)的及時性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，同 時對對帳工作進行指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督；就對賬差異進行分析報告，跟進調(diào)帳處理；4.3物流中心總經(jīng)理/平臺責(zé)任人負(fù)責(zé)對各崗位對帳工作職責(zé)履行情況進行指導(dǎo)、檢查

3、與監(jiān)督并對對帳的結(jié)果負(fù)責(zé)；4.4運營部庫存管理崗位負(fù)責(zé)對各平臺對帳過程及結(jié)果進行指導(dǎo)、檢查與監(jiān)控，定期輸出通報，并對未履行職責(zé)的相關(guān)責(zé)任人進行處理和處罰；4.5財務(wù)部負(fù)責(zé)對財務(wù)經(jīng)理/財務(wù)主管的對帳管理工作進行指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查；4.6 QR部負(fù)責(zé)對各部門與崗位人員職責(zé)履行情況進行檢查與監(jiān)控，對于違反制度與要求的人 員根據(jù)公司相關(guān)制度進行處理處罰及責(zé)任追究；4.7華南公司業(yè)務(wù)，由華南公司倉配業(yè)務(wù)中心和財務(wù)核算中心分別履行運營部、財務(wù)部的指責(zé)；5.0內(nèi)對帳管理要求5.1 對帳管理分為內(nèi)對賬和外對賬兩種；內(nèi)對賬管理包括單證對賬、 實物對賬和內(nèi)部總賬對賬三個部分；5.2對帳中如果發(fā)現(xiàn)需要進行系統(tǒng)帳的調(diào)整

4、，根據(jù)庫存帳務(wù)管理辦法要求進行調(diào)帳；5.3單證對賬管理5.3.1單證對帳主要核對安得出/入庫通知單、客戶訂單及安得系統(tǒng)三個數(shù)據(jù)是否一致；5.3.2 根據(jù)倉儲單證管理辦法需要對倉儲單證進行及時裝訂與整理，整理好后的單證應(yīng)該 是安得單證與客戶單證對應(yīng)裝訂的；5.3.3 倉儲核算員定期針對已經(jīng)整理好的單證在系統(tǒng)單證對帳模塊進行處理，認(rèn)真核對客戶訂單信息（訂單號、型號、數(shù)量、狀態(tài)、訂單時間）和對應(yīng)的安得指令（出、入庫通知單） 在系統(tǒng)和紙質(zhì)上的分別執(zhí)行情況，如果發(fā)現(xiàn)異常，立即在系統(tǒng)中做好標(biāo)記與記錄；（A3系統(tǒng)提供此功能模塊）534 單證對賬要求 次日清”核算員每天17:00之前必須完成前一天系統(tǒng)中的單證

5、對賬操作， 出現(xiàn)停電或網(wǎng)絡(luò)故障等問題，要求在系統(tǒng)恢復(fù)后8小時內(nèi)完成對賬操作。5.3.5 在單證對帳過程中可能會出現(xiàn)安得系統(tǒng)漏單和錯單的情況，對于漏單，要求各服務(wù)平臺集中進行補錄，并在系統(tǒng)中進行備注說明；對于錯單的情況，需要提交報告給運營部及 信息技術(shù)與管理部審批同時通過系統(tǒng)調(diào)整；536 單證對帳是確保庫存帳務(wù)準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)， 要求嚴(yán)格執(zhí)行與檢查，單證對帳工作必須做在 平時，不可在月底集中處理；5.3.7單證對賬管理流程圖5.4實物對賬管理5.4.1各服務(wù)平臺根據(jù)庫存盤點管理辦法要求執(zhí)行盤點，核對實物與安得系統(tǒng)帳的一致性， 對于盤點的差異，認(rèn)真查找并分析原因，詳細(xì)填寫盤點差異登記與分析表（A3）5

6、.4.2盤點結(jié)果錄入系統(tǒng)后，系統(tǒng)會自動根據(jù)盤點表的時間進行收發(fā)明細(xì)數(shù)據(jù)的匯總和統(tǒng)計，生成盤點差異登記與分析表，各服務(wù)平臺必須在此表生成的3日內(nèi)，對于差異部分進 行原因說明和備注（A3系統(tǒng)進一步完善此功能）5.5內(nèi)部總賬對賬管理5.5.1內(nèi)部總賬對賬需要安排在與客戶的盤點對賬前進行，便于提前了解內(nèi)部庫存帳的情況并做好準(zhǔn)備，由財務(wù)經(jīng)理（主管）負(fù)責(zé)組織，全面核對庫存實物與系統(tǒng)總賬的一致性；5.5.2內(nèi)部總賬對賬表不需要打印與手工制作，如果執(zhí)行好單證對帳與實物對帳，則可以在系統(tǒng) （A3）中自動生成，總帳對帳的工作主要由三部分內(nèi)容組成：檢查單證對帳情況、盤點、 檢查總帳對帳表；5.5.3 要求在總帳對帳

7、時，所有在對帳期間內(nèi)收發(fā)貨作業(yè)的單證必須已經(jīng)進行了單證對帳的核對，對于沒有完成的，必須完成后補工作；5.5.4 總帳對帳時的盤點按照庫存盤點管理辦法要求執(zhí)行，對盤點結(jié)果及時處理并在系統(tǒng)中做好記錄；5.5.5總帳對帳表由三部分內(nèi)容組成，一個是客戶單證帳（收發(fā)存）、一個是安得單證帳（收發(fā) 存）、一個是實物帳（收發(fā)存），具體體現(xiàn)為庫存總帳對照表、單證對照表、收發(fā)明細(xì)對 照表；在對總帳對帳表進行系統(tǒng)核對時，關(guān)鍵是檢查各數(shù)據(jù)是否一致，如果不一致，是 否有詳細(xì)的原因說明，如果不一致也沒有原因說明的，必須進行原因查找；（A3）5.5.6總帳對帳是內(nèi)部階段性倉儲庫存對帳工作的檢查和復(fù)核；6.0 外對賬管理要求

8、6.1 客戶對賬原則6.1.1客戶對帳報表確認(rèn)的指定人員為倉庫主管和財務(wù)經(jīng)理（主管），必須兩人共同簽名，嚴(yán)禁倉管員或核算員代簽；6.1.2內(nèi)部差異必須在客戶組織盤點前發(fā)現(xiàn)；6.1.3 任何時候都不允許向客戶提供電子對帳表，除非客戶在合同中與公司有明確約定需要提 供電子對賬表，所有對賬表歸口由網(wǎng)點財務(wù)經(jīng)理（主管）負(fù)責(zé)對外報送；6.1.4和客戶對賬完畢后，必須取得客戶簽名確認(rèn)（部分有蓋章）的對賬表原件，并將原件的 電子掃描件發(fā)送運營部，原件服務(wù)平臺留存并保管好；如果掃描件不清晰，原件郵寄回 運營部，服務(wù)平臺留存復(fù)印件；6.1.5 客戶沒有提出對賬要求，網(wǎng)點財務(wù)經(jīng)理（主管）必須主動打印對賬表要求客戶

9、對賬，并 取得客戶確認(rèn)后的對賬表；6.2 外對帳流程卄彫二、/仕與客戶明確對帳的時間拿到客號這期間段的存結(jié)核對上次對帳的結(jié)存數(shù)對帳刖準(zhǔn)備段尸訂單號列表/庫存結(jié)和截至?xí)r間存帳1621外對帳流程圖客戶庫存結(jié)存帳挑選）客戶訂單號列表 （出入庫分開）增減客戶訂單號并在系 統(tǒng)中做記錄導(dǎo)入差異判斷是查找原因/與客戶核對客戶總帳對帳表在差異中進行數(shù)據(jù)填寫并進行原因說明差異判斷對帳過程杏生成客戶對帳總帳表待客戶確認(rèn)/打印相關(guān)報查找原因/與客戶核對/ 要求客戶提供單證和收發(fā)明細(xì)帳在差異中進行數(shù)據(jù)填寫并進行原因說明/重新對帳1客戶確認(rèn)否3查找原因/與客戶核對系統(tǒng)中進行對應(yīng)確認(rèn)異常處理對帳結(jié)束6.2.2在與客戶對帳

10、之前，先與客戶確認(rèn)需要核對帳務(wù)的開始時間和截至?xí)r間，同時拿到客戶 這期間的單證號碼明細(xì)和庫存結(jié)存數(shù)；同時將上次對帳的結(jié)存數(shù)據(jù)和相關(guān)報表找到，作 為本次對帳的參考和備查數(shù)據(jù)；623 將客戶提供的訂單號明細(xì)與手工匯總的安得保留的客戶訂單號明細(xì)（單證裝訂清單）進行核對，或者直接將客戶的訂單號明細(xì)通過 EXCLE導(dǎo)入到系統(tǒng)中，通過對照找到雙方 單證號的差異，然后通過客戶單證及客戶核對等多種方式進行原因分析與查找， 同時在 系統(tǒng)上做相應(yīng)的記錄并增刪需對帳的單證號碼明細(xì)直至雙方單證號碼明細(xì)一致為止；624 對于雙方核對一致的客戶訂單號的收發(fā)明細(xì)結(jié)合前期的結(jié)存數(shù)據(jù)，進行手工或系統(tǒng)自動匯總得到一個匯總的收發(fā)存

11、數(shù)據(jù)，然后將客戶提供的本期庫存結(jié)存數(shù)導(dǎo)入系統(tǒng)或者手工 與通過客戶訂單號匯總的結(jié)存數(shù)進行核對， 如果出現(xiàn)差異，則對差異部分進一步通過單 證等多途徑查找原因，同時可以要求客戶提供這部分差異型號的收發(fā)存明細(xì)，便于與安得系統(tǒng)的收發(fā)存明細(xì)進行核對；對于查出來的差異，需要在系統(tǒng)上做好對應(yīng)的紀(jì)錄；此 步驟反復(fù)核對與追查，直至差異原因找到為止;6.3經(jīng)過623及624的對帳過程，可以形成雙方的準(zhǔn)確對帳表，此對帳表由幾部分組成（單 證明細(xì)帳，收發(fā)存總帳、收發(fā)明細(xì)帳），可以根據(jù)客戶的要求打印出來待客戶確認(rèn)，核算員可以根據(jù)客戶的要求在格式及表現(xiàn)形式方面進行調(diào)整，但是必須保證基本數(shù)據(jù)不變；6.4 財務(wù)經(jīng)理（主管）對需

12、要客戶確認(rèn)的報表進行核實與確認(rèn)，安排將報表打印出來提交給客 戶簽字、蓋章；6.5客戶確認(rèn)的報表服務(wù)平臺必須保留至少一份原件，掃描上傳系統(tǒng)（A3），如果不清晰，原件郵寄回運營部，運作平臺保留復(fù)印件存檔；財務(wù)經(jīng)理（主管）確認(rèn)報表數(shù)據(jù)沒有問題后 在系統(tǒng)中進行對帳確認(rèn)，整體對帳工作結(jié)束；6.6對于對帳中出現(xiàn)的盤盈/盤虧，及時告知運營部/QR部，并根據(jù)庫存帳物管理辦法進行 調(diào)帳，同時根據(jù)運營部/QR部指令進行相關(guān)的后繼操作；6.7客戶經(jīng)理對服務(wù)平臺與客戶確認(rèn)的差異與客戶溝通理賠，并取得客戶的扣款憑據(jù)，同時客 戶經(jīng)理通知出現(xiàn)差異網(wǎng)點的財務(wù)經(jīng)理，財務(wù)經(jīng)理需要溝通客戶駐外機構(gòu)，確定客戶已經(jīng)調(diào) 帳處理；6.8

13、QR部負(fù)責(zé)對差異損失進行責(zé)任追究處理；7.0客戶對帳周期管理要求7.1對于收發(fā)頻次比較高的產(chǎn)品或者客戶有明確要求的，可以主動要求縮短對帳周期，最短為日對帳；7.2無論對帳周期如何確定，對帳的流程不變，在對帳周期非常短的情況下，可以通過系統(tǒng)自 動打印對帳表讓客戶確認(rèn)；（A3）7.3 如果客戶長期（超過2個月）不進行對帳確認(rèn)，為控制庫存管理風(fēng)險，要求各服務(wù)平臺通 過系統(tǒng)生成對帳表，內(nèi)部每月由財務(wù)經(jīng)理、倉庫主管簽字確認(rèn)，按照客戶確認(rèn)的對帳表要 求進行管理；7.4 對于客戶超過1個月不進行對帳也不進行確認(rèn)的情況， 各服務(wù)平臺必須報運營部庫存管理 崗位備案；8.0稽查考核管理要求8.1 運營部每月對各服

14、務(wù)平臺的對帳情況進行抽查并及時通報，對于違反制度的相關(guān)責(zé)任人進行如下一種或幾種方式的處理和處罰：8.1.1200-2000 元的處罰;8.1.2 降級及調(diào)崗處理；8.2 QR部定期對各部門及崗位的職責(zé)進行稽查，對于未履行職責(zé)造成公司損失的，依據(jù)責(zé) 任事故賠償與追究管理辦法進行責(zé)任追究9.0相關(guān)文件庫存盤點管理辦法、庫存賬務(wù)管理辦法、倉儲單證管理辦法庫存管理辦法10.0重要說明原庫存對帳管理辦法自本制度實施后自動停用；七夕，只因有你,總有一些人牽腸掛肚難以忘記,總有一些日子溫暖甜蜜最為珍惜從春夏到秋冬，從陌生到熟悉,雖不能時時聯(lián)系，卻總在特別的日子想起你,七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你,因為

15、有你，再苦生活也不覺得累,再大的險阻也無所畏,再大的波折也不擔(dān)憂,再痛的經(jīng)歷也會忘記,因為有你，我就擁有了整個世界,謝謝你出現(xiàn)在我的生命里。七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你相識，是最珍貴的緣分,牽掛，是最真摯的心動,思念，是最美麗的心情,問候，是最動聽的語言,在這七夕到來之際，最美的祝福送給你,七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你雨點輕敲窗，風(fēng)吹散了夢想,唯有你的模樣依舊在腦海里徜徉,夜深人靜時，你占滿了心房,舍半生輕狂，半世時光,只為擁有一段和你相處的珍貴情緣,七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你,雖然相距很遠(yuǎn)，但兩顆心卻緊緊相連雖然不常見面，音容笑貌猶如眼前,悄悄的挾一縷情絲，放飛在炎炎夏日默默的拽一絲牽掛，懸掛在無垠宇宙靜靜的捎一聲問候，盛開在七夕佳節(jié)七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有