辦公室管理試題庫大全

1、1以下哪點不是辦公室事務管理的特征？B. 決策性2辦公室布置要注意（ D ）。D 各種溝通、保密3文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（C ）C 較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 4以下關于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（B ）B. 辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些 5在辦公室里， （ D ）的位置是上座。D.靠近窗戶6. 傳真機的使用哪一項是不對的？（B ）。B .隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送7. 在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)?？（AA .接通電源可立即復印操作8. 以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（A ）

2、。A .錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ ON位置9. 以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的？（D ）。D.應設置電腦的桌面屏幕保護功能BB ）。制10以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？ （ B ） 11以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（B 讓員工們隨意領取辦公用品 12以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（B ）。B 文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力 13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（D 可以按照文員自己的習慣進行工作14文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（C ）C 每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓

3、力15以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（D ）。D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做16以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（C ）。C 標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名17文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（A ）。A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見18文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（B ）。B 應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己19以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（C ）。C 應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系 20以下哪個接打電話的行為是不正確的？（A ）。A. 受到通話對方極

4、大的責難，應針鋒相對回擊21文員在接打電話時，正確的做法是（B ）。B. 在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來22以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（B ）B 打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C ）。換郵件重要性分揀23以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？（C. 按私人公務標準分揀D24文員在拆郵件時，不正確的做法是（A ）A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開25文員如果誤拆了非本公司的信，應該（A ）。A 在信封上注明“誤拆” ，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去26郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室

5、，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？ （ D ）。D. 應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27 郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（ D ）。D愛好28 文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是（C ）。C 姓名、部門、地址、國名29 傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（ D ）。D 感謝信30 以下關于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。C 雙方有很多人時，可以交叉握手31 文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？（A ）。A 初次寫信，或有過激言行的32 文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（C ）。C 處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原

6、則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦33 在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?？（C ）。C 作會議記錄時離開會議室接聽電話34 文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（）。A. 文員按照上司的指示，應事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便B. 什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度C. 會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定D. 文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作35文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C ）。C 與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一36會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應（DD.征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機 37上司決定參加

7、某個會議時，文員不應該（A ）。A 只在便箋上寫好會議名稱 38以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（C ）。C 圓桌型 39以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（A ）。A 審查功能B ）。）。D.如果上司出差，可以在他40有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務？（ B發(fā)表意見41文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？（D回來的當天安排約會 42文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（D ）。D.日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄 43在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決

8、于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（ B ），了解要求約會者的心理。說話的技巧44以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（A ）。A 以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認45文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？（B ）B 代替上司制定約會計劃46以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（D ）D 不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明47上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確？（D ）D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認48 照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（D

9、 ）D 應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助49 以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（ DD 各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的50 文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（ D51 以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（）。）。 D 請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？ D ）。D 穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52 社交場合很講究次序禮儀，一般（ B ）。 B 以右為尊53 當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應（ D ）。 D 查證消息的可靠性54 文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（ DD有無休息室55 以下說明宴會的種

10、類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？（C ）。C 工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可56 以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（D ）。D 吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57 以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。C 用來擦嘴唇嘴角D塞入衣服領口里58. 文員打印寄往歐美國家的信封 , 寄信人姓名、地址應該打印在（B）B、左上角59 以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（C）。C. 未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)60 上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（A ）。A 通知上司家人把衣

11、服送達61 以下關于說話的要領中，哪一項不適宜？（ B ）。B 由過程先說62 接受忠告的正確反應是（ D ）。 D 切勿感情用事63 辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A ）。A 有共同利益的話題64 將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形 成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。A. 騎邊章65 值班人員不應該做以下哪類事情？（ A ） A 簽發(fā)文件66 文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（A ）A 下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等67.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用

12、（A. 按通訊者特征立卷一定的制度，包括以下方面（B. 歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求69.文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、A .歸檔時間70傳真機的使用哪一項是不對的（A ）和歸檔要求。B） B .隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送71在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?話C 作會議記錄時離開會議室接聽電72以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的B)B.讓員工們隨意領取辦公用品73以下文員的工作順序中，哪一項是正確的（B)。B.文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力74文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)?去購買，質(zhì)量并不重要A ）。A

13、.最好到價格便宜的商店75文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的 服從自己B） B.應該有自己的個性，盡可能使別人76以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的(A)A.審查功能77文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免 可以廢棄D ) D.日程安排計戈憔記本如果已經(jīng)使用一年以上,78文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是（C） C、姓名、部門、地址、國名79有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務（80郵件送到單位所租的信箱 ，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（D ）D、應提高辦事效率，把取郵

14、件與其他事一起辦81以下哪些接打電話的行為是不正確的（A ） A、受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊82、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的（ 來的當天安排約會D ） D、如果上司出差，可以在他回83、以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的（D ) D、名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的84、文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（A、下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等85、值班人員不應該做以下哪類事情（A ) A、簽發(fā)文件86、接受忠告的反應應該是（D）D、切勿事感用事二、判斷題1 .辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。2 辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工

15、燈光。3 在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。）文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（x ）善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。 文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（x ）文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。 文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（x4 沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致 則是典型的工作。（V5 .6 .7 .8 .9 .10 .文員代替上司傳達不利

16、消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（x ）11.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話， 告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（V ）12 .文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供 大家閱讀。（V ）13 .文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。14 .文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（ x ）(x )( V )15 文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（V ）1

17、6 男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ X ）17 .按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（X ）18如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間， 查看上司的時間表， 如果這一時間有空，就可答應下來。 （ X ）19如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ X ）20如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐 進入室內(nèi)，輕輕關上門。 （ V ）21 如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（ V ）22介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進

18、的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ V ）23文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ X ）24文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（ V ）25同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ V ）26如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問 題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ V ）27為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少 人數(shù)即可。 （ X ）28假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ X

19、）29如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消 除緊張的氣氛。 （ V ）30會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠 的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（ X ）31 代表會議依法定期召開， 與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效， 因此文員應仔細核對出席人數(shù)。 （ V ） 32如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦， 準備交往提示文件。 （ V ）33受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工

20、作就 可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ V ）34如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ X ）35上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ X ）36文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。 （ X ）37對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。 （ X ）38假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的 意思，因為或許那是件必須取消原定約

21、會的重要事情。（ V ）39拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ V ）40當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。（ V ）41 即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。（ V ）42如果是沿著人行道走，兩個人并行， “尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。 （ V ） 43文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ X ）44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ V ）45當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐

22、時，都要招呼一聲。（ V ）46交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（ V ）47宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品， 如茅臺等烈性酒。 （ X ）48不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ V ）49用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ X ）50宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出， 以便客人及早安排， 已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。 （ X ） 51 無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ V ）52雞尾酒會一般要安

23、排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ X ）53口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說 話，就可通俗。 （ X ）54要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服 上司。（ X ）55如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生 不必要的困擾。 （）56合適的話題可以有雙方都感興趣的、 有共同利益的話題、 比較高雅的話題和夸耀自己的話題。 （ X ） 57凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（ X ）58監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其

24、他地方蓋章。（ X ）59文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ X ）60值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉(zhuǎn)交有關部門處理。（ X ）61 面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（ X ）62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（ X ）63列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（V ）64 .注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（V ）（V），有歸檔范圍和要求，

25、但沒有期65檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。66 .即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（X ）67文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”限。（ X ）68文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件， 隨時按類目上的對應條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。 （ X ）三、簡答題：1、文員所作的的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答：（ 1）會議名稱； （ 2）會議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時間；（ 4）會議地點； （5）議題；（ 6）主持人、主席；（7）出席者名單； （8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； （9）相

26、關資料； （10）下次會議預定日期。2、辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？答：（ 1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯(lián) 性等，抓住重點。 （ 2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機。（ 3）偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等。（ 4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。 要掌握對方不能了解的地方， 努力加以說明； （5）主動發(fā)問， 了解對方的想法， 對方有關信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（ 6）以誠懇的態(tài)度為對方著想

27、而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞。（ 7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣；（ 8）不可傷害對方的自尊心3、什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應該怎樣運用受意方法？答：（ 1）受意是文員接受和領會上司意圖。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設問誤認為上司的 指示。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直到明了意 圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后， 要不失時機地貫徹

28、實施。4、公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。答：（ 1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（ 2）密級、緊急程度。 （ 3）簽發(fā)人姓名； （ 4）公文標題； （ 5）主送機關；（ 6）正文、附件； （ 7）發(fā)文機關、成文日期、機關印章； （ 8）注釋、閱讀范圍。 （ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、 印發(fā)說明。5、提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮 短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。6、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示

29、系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃及其他 提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、 固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。7、文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。請說明這一過程。答：（ 1）擬稿；（ 2）核稿。指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。（ 3）簽發(fā)。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。 （ 4）編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（ 5）繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。（ 6）校對。指將文件的謄

30、寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（ 7）用印。指在完成的文件上加蓋機關印章。（ 8）登記；（9）分發(fā)。8、文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？答：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；要正確告 知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式、所需要的時間等。約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。還應準備約會所需要的文件資料。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不 要安排約會； 公司有重大活動的那一天不宜安排約會； 地點選擇對方比較方便的地方， 還應考慮約會的禮儀規(guī)格、 是否需要保密

31、、是否需要就餐等因素。9、文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（1）進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；（ 2）參謀作用； （ 3）補缺作用； （ 4）增進關系作用；（ 5）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（ 6）適時?？紤]時機； （ 7）適地?？磮龊?； （ 8）適度。要注意掌握分寸。10、什么是文書的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？答：（1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（2）按問題特征立卷 ; （3）按作者特征立卷； （ 4）按文種特征立卷； （ 5）按時間特征立卷； （ 6）按地區(qū)特征立卷； （ 7

32、 ）按通訊者特征立卷；（ 8）在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。11、來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？答：（ 1）受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。（ 2）及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信、或有過激言語的來信， 要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。要一 并裝訂。（ 3）認真閱讀。 把握信中的主要內(nèi)容， 也可用顏色筆為領導標明信中的重點， 或在信紙的空白處注明 “參 閱某卷宗”或“可與前

33、信印證”等。提供領導復信所需的資料。（ 4）逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。（ 5）認真處理。處理信件應該按照“分級負責、歸口處理”的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（ 6）及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。課誦信可采取收信 人復信，或承辦人復信兩種方式進行。12、文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：（ 1）不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作時，但有時也要在尚未完成之時作 期中報告。有時因上司

34、太忙，不妨預先約好時間。（ 2）不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告；( 3)報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是?！?。(4) 一定要簡短、扼要、流暢；(5)如報告過于復雜，應事先以 5W2H的原則檢查是否遺漏；(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?3、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？答：單位印章主要有( 1)單位印章、套印章； ( 2)鋼印、領導人簽名章、其他印章；( 3)刻制公章有兩種情況：一是由上級主管機關刻制頌發(fā)；( 4)另一種是由法人

35、代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；( 5)公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；( 6)加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名； (7)將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登 記。( 8)加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。( 9 )凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。14、按照 2000 年國務院行政機關公文處理辦法的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。答：( 1)命令；( 2)決定；( 3)公告；通告； ( 4)通知；通報； ( 5)議案；( 6)報告；(

36、 7)請示；( 8)批復；意 見；( 9)函；( 10)會議紀要。15、提高會議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮 短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。16、文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答案：( 1)會議名稱；( 2)會議記錄人的姓名、蓋章；( 3 )時間(開始時間、結(jié)束時間) ；( 4)會議地點；(5)議題；( 6)主持人、主席；( 7)出席者名單；( 8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；( 9)相關的資料；( 10)下次會議預定日期。17、按照 2000 院行政機關公文處理辦法的規(guī)定，國務院規(guī)定

37、的行政公文共有幾類幾種？答案 : ( 1)命令(令) ；(2)決定；(3)公告；通告； ( 4)通知；通報；( 5)議案； (6)報告；( 7)請示； ( 8)批復；意見；( 9)函； ( 10)會議紀要。18安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。 假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P121)參考答案：( 1)接受任務 ( 2)了解來賓 ( 3 )制訂計劃 ( 4)預訂宿食( 5)迎接來賓( 6)商議日程( 7)安排會議 (

38、8)陪同參觀 ( 9 )送別客人( 10)接待小結(jié)四、設計題： 1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的 辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、 公司印章、印盒、墨水、復印紙 (2 刀) ，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。小李應?怎么做 ?(P13)答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文 件夾上貼上相應的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應該放在桌子 上面或伸手可以拿得

39、到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面 幾層。2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生 產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準 備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P121)答：( 1)接受任務； ( 2)了解來賓； ( 3)制訂計劃； ( 4)預訂食宿； ( 5)迎接來賓； ( 6)商議日程； ( 7)安 排會議；( 8)陪同參加； ( 9)送別客人； ( 10)接待小結(jié)。3 康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓

40、館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11 月 15日上午 9:00 到 12：00 召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？(P123)答: 他應考慮 1)會議名稱 ;(2) 出席會議者的姓名或組織、部門的名稱； ( 3)日期、時間； (開始到結(jié)束的預 定時刻)( 4)地點； (具體在幾樓幾號會議室)( 5)議題；(或議事日程) ( 6)主辦者的聯(lián)絡處、電話號碼等。( 7)開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼(必要時可附上地圖)。(8)注意事項、是否備有餐點

41、、有否停車場，或當天應備的資料等4文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？(P145)答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應先把要講的內(nèi)容作一個總結(jié)結(jié)構的構思，簡略記下發(fā)言的要點。會議 上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導，提醒時間有限。在會議上可分配工 作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認識。要求與會者筆記，自己做好筆記 并把每次會議紀要的打印件放進文件夾。以作查證。5麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會， 對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？ (P150)答：(

42、1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者，能獨立思考、 有主見又敢于發(fā)表意見者； ( 2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；( 3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；( 4)主持人負責引導、組織、 可不做記錄； ( 5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；( 6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；( 7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談?？墒箽夥蛰p松。6某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有 接待處，公司還租了汽車來接送來賓， 為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？ (P134)答：( 1)要替

43、搭車回去的人安排車子；( 2)在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；( 3)有留言時，切記務必傳達； ( 4)檢查會場有無物品遺漏；( 5)要為參加會議的人員送行；( 6)文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。( 7)桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾； ( 8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；( 9)關緊門窗并上鎖；(10)通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。7 科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服

44、務人員 4 人，會議時間為 5 小時。參加會議人員月平均工 資為 2400 元，其他收入 600 元，假設一個月工作 30 天、一天工作 8 小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10 元。請計算會議的成本。 (P161)答：(1)會議成本=2X 3 ( G+S x Tn+后勤開支=6 ( G+ S) T.n +后勤開；(2) G-參加會議人員的每小 時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400 *30 - 8); (3) S參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。(600 * 30* 8); (4) T 參

45、加會議人員人均到會時間為5小時；(5) N參加會議人數(shù)為 50人( 46+4)；( 6)后勤開支等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800( 200+100+10X 50)；(7)會議成本=6 X( 10+2.5 )X 5X 50+800= 18750+800= 19550 (元)8文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)答：( 1 )整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結(jié)算預支的出差 費用。( 2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始 記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔

46、備案。( 3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。( 4)把在出差時結(jié)識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。( 5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。9文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？(P186) 履行哪些職責？ (P1182)答：(1 )準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船， 出發(fā)和到達的日期及時間、 座位情況、 旅館情況。( 2)制定約會計劃。 約會計劃表包括： 城市名和省 (州) 名(如 果是國外旅行，寫明城市和國家名) ，日期和時間

47、，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。( 3)為商務洽談收集資料。 ( 4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。( 5)考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備識別標簽。( 6 )安排差旅費。 ( 7)建立旅行旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。( 8)辦理旅行保險，如意外傷害保險等。10某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？(P126)答：( 1 ) 客人的選擇。確定名單，再請上司核定。 ( 2)確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，征詢客人的意見，

48、要避免選擇對方的重大節(jié)假日。( 3)會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。( 4)擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2 份菜單，供上司挑選。( 5)寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點， 以及著裝要求，要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；( 6)席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；

49、男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以 便同客人接觸交談。11文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？(P223)答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；( 2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；( 3)在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。( 4)還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。

50、( 6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。( 7 )如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。( 8)文秘人員應準備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。( 9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生 產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 德國代表團一行 9 人將于 8 月下旬來訪， 商議合作的具體事宜， 辦公室主任請小李作好準備。 假如你是小李，你怎樣設計這

51、個接待方案？ (P152)答：( 1 )接受任務。 ( 2)了解來賓、制訂計劃。( 3)預訂食宿。 ( 4 )歡迎來賓、商議日程。( 5 )禮節(jié)性拜訪、宴請。(6)正式會談。 ( 7 )簽訂協(xié)議書。 ( 8)陪同參觀游覽。 ( 9)互贈禮品。 ( 10)歡送來賓、接待小結(jié)。1 3 某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要 考慮哪些因素？ (P223)答：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購 禮物；比較合適的生日禮物是有 國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應 請

52、商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。14總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？(P248)答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨 鎖 vk 因事外出，須經(jīng)批準交他人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、 編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等詳細登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。15.康橋賓館位于本市南京西路4 5號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15 日上午 9： 00 至 12： 00 召開全

53、廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？答案 : ( 1 )會議的名稱：( 2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；( 3)日期、時間(開始到結(jié)束的預定時刻)；( 4)地點： (具體在幾樓幾號會議室) ；( 5)議題(或者議事日程) ；( 6)主辦者的聯(lián)絡處，電話號碼等；( 7)開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼(必要時可附上地圖)；( 8 )注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。16. 某個下雨天， 在利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。 公司的大型

54、會議室有各種會議用品， 室外有接待處， 公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？答案 :（1）要替搭車回去的人安排車子； （ 2）在接待處暫時代為保管的衣物， 不要遺失或被人錯領、 冒領； （3） 有留話時，切記務必傳達； （ 4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7 ）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（ 9）關緊門窗并上鎖； （ 10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。五、案

55、例分析題：1新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己 最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她， 并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者：“是利達公司嗎？” 陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在?！?來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？”陳小姐：“ 1.8 美元?！眮黼娬撸骸?1.6 美元一打行不行？” 陳小姐：“對

56、不起，不行的。 ”說完，“啪”掛上了電話。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 1.4 美元 一打賣出了 100 萬打。陳小姐突口而出： “啊呀，上星期有人問 1 6美元一打行不行，我知道你的定價是1.8 ，就說不行的。 ”上司當即臉色一變說： “你被解雇了” ，陳小姐哭喪著臉說： “為什么？” 上司說：“你犯了五個錯。 ” 陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答:（1） 該問的沒有問 （指對方情況 ,手套的需要量 ）;（2） 該記的沒有記錄 （ 對方的姓名、公司、電話號碼 ）；（3） 該說的沒有說（沒有及時向上匯報） ；（ 4）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；（5）不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了