某建筑公司合同管理控制程序及流程圖精

1、*施工有限公司 合同管理流程圖ULN|KN臺。艮曜宜* M41HHI*%*建筑施工有限公司合同管理控制程序1、目的杜絕合同履行中風(fēng)險(xiǎn)及其它各類問題的發(fā)生，特制定本程序。2、適用范圍公司工程范圍內(nèi)所有招標(biāo)及非招標(biāo)建筑安裝工程、消防及智能系統(tǒng)工程、裝飾裝修工程、室外配套工程、園林綠化工程及零星工程施工合同；工程勘察、設(shè)計(jì) 材料、設(shè)備采購合同及屬于工程管理范圍的各種經(jīng)濟(jì)協(xié)議等。 ；合同3、職責(zé)3.1 合約商務(wù)部為合同管理的主管部門，負(fù)責(zé)各類施工合同的草擬，組織評 審 會(huì)簽，參與合同的談判及簽署，并跟蹤其實(shí)施執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)建立公司合同總臺 帳以及合同履行期間合同文件的正本保管、為各部門和機(jī)構(gòu)合同實(shí)施管

2、理提供支持服務(wù)。3.2 物資采購部負(fù)責(zé)建立合格供應(yīng)商采購平臺，負(fù)責(zé)組織授權(quán)范圍內(nèi) A、B類物 資的采購招標(biāo)、合同談判、組織評審會(huì)簽、合同簽署、交底及實(shí)施、傳遞 ；負(fù)責(zé) 全公司物資采購合同文件的管理并建立合同臺帳。3.3 項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)建立合格分包商信息平臺，組織授權(quán)范圍內(nèi)的分包合同 招標(biāo); 負(fù)責(zé)全公司分包合同文件的管理并建立合同臺帳。 各項(xiàng)目部在項(xiàng)目管理部 的統(tǒng) 一管理下具體負(fù)責(zé)施工合同履行，辦理工程延期、停工、復(fù)工簽證工作；負(fù) 責(zé)對分 包方的管理。4、合同全面管理控制細(xì)則01合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控首先審核合同策劃目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性;合同文件以招標(biāo)文件為基礎(chǔ)形成，因此要認(rèn)真

3、編制好招標(biāo)文件，客觀分析項(xiàng)目 的基礎(chǔ)條件，明確識別、劃分出可能預(yù)見到事件的責(zé)任范圍和處理方法，以減少合同執(zhí)行過程中的糾紛。狀況，避免出現(xiàn)履約期間必 須依靠業(yè)主合同約定外的資金支持才能維持合同的 情況。要控制這類風(fēng)險(xiǎn)，主要 是提高合同調(diào)查人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心，在充 分收 當(dāng)?shù)呐袛唷?集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上做出恰. 預(yù)算部門特別注意對報(bào)價(jià)文件的綜合評審，科學(xué)合理地分析中標(biāo)價(jià) 格，強(qiáng)調(diào)堅(jiān) 持“合理低價(jià)中標(biāo)”的原則，防止出現(xiàn)惡意低價(jià)中標(biāo)，履約過程中運(yùn) 用不正常手段 追加價(jià)款行為。 合同談判過程中存在忽略了重大問題或在重大問題上做出不當(dāng)讓步的風(fēng)險(xiǎn)以及本企業(yè)談判策略泄密的風(fēng)險(xiǎn)。因此一方面要組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的

4、談判團(tuán)隊(duì),包括技術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)、法律等方面的人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的智慧，研 究確定下一步談判的策略，另一方面在整個(gè)過程中強(qiáng)調(diào)并做好保密工作。合理轉(zhuǎn)移或分散風(fēng)險(xiǎn)，利用履約保函、滯留金等經(jīng)濟(jì)手段，約束承包 商在履行合同 過程中的行為。 合理分解發(fā)包項(xiàng)目，將一個(gè)標(biāo)的金額大的合同拆分 成多個(gè)標(biāo)的 金額較小的合同，不同單位簽訂合同，將風(fēng)險(xiǎn)分散在不同的空間，以 減少企業(yè)遭 受合同風(fēng)險(xiǎn)損失的程度。02合同會(huì)簽審核流程 參與合同會(huì)簽評審的部門及評審重點(diǎn)：項(xiàng)目管理部：負(fù)責(zé)確認(rèn)簽約單位是否有履行合同的能力；工期是否符合 科學(xué)規(guī) 律及項(xiàng)目要求；勞動(dòng)力、機(jī)械配置及物料供應(yīng)是否滿足項(xiàng)目要求；技術(shù)標(biāo) 準(zhǔn)及質(zhì) 量安全

5、管理目標(biāo)等是否滿足公司及項(xiàng)目要求；物資設(shè)備供應(yīng)合同負(fù)責(zé)審核 供應(yīng) 的數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、 供貨時(shí)間周期等是否滿足項(xiàng)目要求；違約責(zé)任是否 有 相應(yīng)的處罰措施等。 合約商務(wù)部：負(fù)責(zé)確認(rèn)承包范圍、承包方式、合同價(jià)款、結(jié)算方法、結(jié) 算標(biāo) 準(zhǔn)、變更確認(rèn)及支付的約定是否符合公司要求。要求。 法務(wù)人員：負(fù)責(zé)審核合同條款是否符合法律、 法規(guī)，內(nèi)容是否清楚合理，是否 等。是否存在法律方面的被索賠的風(fēng)險(xiǎn)，存在不明確或不利于我方的法律責(zé)任 財(cái)務(wù)崗位負(fù)責(zé)審核：涉及財(cái)務(wù)支付和財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)條款與公司相關(guān)規(guī)定的符合性。 公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)全面審核并督促、監(jiān)督合同評審全過程。 根據(jù)設(shè)定好的會(huì)簽流程在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行會(huì)簽單的傳遞，所

6、有過程“全 透明”傳遞，可隨時(shí)跟蹤其會(huì)簽狀態(tài)。會(huì)簽評審順序流程圖按流程圖所示：.03合同談判公司成立合同談判小組，分別由合約商務(wù)部、物資采購部牽頭負(fù)責(zé)組織施工和材 料設(shè)備合同的談判工作。對照各部門合同評審的重點(diǎn)內(nèi)容，派專人參與合同的 溝通及商洽。所有合同的商務(wù)談判由公司領(lǐng)導(dǎo)組織專人進(jìn)行，談判過程相對保 密,結(jié)果由總經(jīng)理或授權(quán)常務(wù)副總經(jīng)理決策。合同編碼04.公司商務(wù)合約部為合同編號的管理部門，由合同管理員根據(jù)合同的類型分 類編號、歸檔、管理。施工合同一一山西興廈施字 （年 第 號;材料、設(shè)備合同一一山西興廈材字（年 第 號。05合同發(fā)放交接合同的發(fā)放交接實(shí)行登記制度，經(jīng)辦人必須簽字，并注明發(fā)放交

7、接合同的.06合同交底，施工合同由公司合約商務(wù)部負(fù)責(zé)組織向項(xiàng)目經(jīng)理、預(yù)算、財(cái)務(wù)、物資供 應(yīng)等有關(guān)人員進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合 .同執(zhí)行要點(diǎn)及特殊情況處理。材料設(shè)備物資供應(yīng)合同由物資設(shè)備部負(fù)責(zé)組織項(xiàng) 目交底工作。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織向項(xiàng)目部有關(guān)人員進(jìn)行合同交底 ，陳述合同基本情 況、各 崗位的合同責(zé)任及執(zhí)行要點(diǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。各層次合同交底均要形成記錄，并將交底情況反饋給項(xiàng)目部商務(wù)經(jīng)理，由其負(fù) 責(zé)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督察，出現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)制定相應(yīng)措 施。 附表:工程施工合同交底表工程施工合同交底表07合同歸檔建帳合同/協(xié)議經(jīng)審批程序并正式簽署后，由合約商務(wù)部合同管理員按以下程序 辦 理合同歸檔事宜：將合同/協(xié)議原件一份送財(cái)務(wù)資金部備案，另一份自留歸檔保存。 合同文 檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號，合同管理員按合同臺帳格規(guī)范。保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處 并追究相關(guān)人員責(zé)任。，理.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變被動(dòng)為主動(dòng)。在合同 履行 過程中檔案工作人員要對合同進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)管理 ，積極與經(jīng)辦人員溝通，及 時(shí) 掌握合同的履行及變更情況，