物業(yè)采購管理程序

1、ch采購管理程序北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司請預(yù)覽后下載！摘 要1、采購系統(tǒng)的概念22、采購的選擇22.1 需要采購的業(yè)務(wù) 22.2 供應(yīng)商的選擇 2-32.3 工程材料的采購及管理3-42.4 供應(yīng)商的選擇原則42.5 合同的管理4-53、采購付款控制和程序53.1 現(xiàn)金付款的控制5-63.2 銀行付款的控制6-74、供應(yīng)服務(wù)商的評估74.1 設(shè)備維護情況評估分析74.2 材料采購評估分析7-84.3 專業(yè)性服務(wù)評估分析84.4評估分析結(jié)果的處理85、采購系統(tǒng)的完善和發(fā)展92、采購的選擇請預(yù)覽后下載！2.1需要采購的業(yè)務(wù)1、工程設(shè)備及維護：、電梯系統(tǒng)；、空調(diào)系統(tǒng)；、機電設(shè)備；、后備發(fā)電機

2、；、弱電系統(tǒng)；、衛(wèi)星通訊系統(tǒng)；、給排水系統(tǒng)；、土建工程2 、工程材料：、電梯材料；、機電設(shè)備材料；、弱電系統(tǒng)材料；、衛(wèi)星通訊系統(tǒng)材料；、給排水系統(tǒng)；、土建材料；、空調(diào)維修材料等。3、工具、工程工具；、勞動保護用品4、辦公用品、辦公用設(shè)備；、辦公用易耗品；、辦公用文具5、專業(yè)服務(wù)性項目：、清潔服務(wù)；、綠化服務(wù)；、花卉租擺；、節(jié)日裝飾；、客戶服務(wù)；、大廈保險6、安全系統(tǒng)、中控系統(tǒng)；、保安系統(tǒng)；、消防系統(tǒng)；、通訊系統(tǒng)7、政府壟斷性項目：、供水；、電費；、天然氣；、城市熱力；、油料費用8、一般性項目、年底審計；、日常法律事務(wù)咨詢；、行政管理9、應(yīng)急性項目：、突然停水、停電；、突發(fā)緊急事故10、其他、臨

3、時性項目：、消防演習(xí)；、業(yè)主大會以上采購項目只是大廈日常運行需采購項目的總體概括。2.2選擇供應(yīng)商的條件1、專業(yè)服務(wù)性項目 控制力度和角度、 考查供應(yīng)服務(wù)商的專業(yè)勝任能力。、 供應(yīng)服務(wù)商的相關(guān)服務(wù)業(yè)績。、 供應(yīng)服務(wù)商營業(yè)運行的相關(guān)證件，包括：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。、 供應(yīng)服務(wù)商所提供的服務(wù)價格定位，與同類服務(wù)活躍市場的價位是否有差異。如果有差異，一定要分析差異原因。、 提供服務(wù)的方式：24小時服務(wù)、有需要時提供服務(wù)、定期服務(wù)以及應(yīng)急服務(wù)。、 對供應(yīng)商要進行定期的考核和評價，針對出現(xiàn)的問題及時要求供應(yīng)商進行改正。2、安全系統(tǒng) 針對保安部的采購情況控制的力度和角度、 供應(yīng)服務(wù)商必須是國家安全系統(tǒng)

4、承認的單位。、 有國家承認的安全系統(tǒng)或者消防系統(tǒng)的執(zhí)業(yè)資格證書。、 比較同類服務(wù)的收費標(biāo)準(zhǔn)，確定供應(yīng)商的收費是否合理。、 定期評價供應(yīng)服務(wù)商的服務(wù)是否達到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。 3、政府壟斷性項目 控制力度和角度、供水、供電、供氣、供暖屬于向政府部門的采購，每一項都有北京市物價局的定價標(biāo)準(zhǔn)，此種采購，無法進行價格的比較。屬于政府部門壟斷行為。請預(yù)覽后下載！、檢查政府部門的收費標(biāo)準(zhǔn)是否合理，因為針對不同的對象國家在定價標(biāo)準(zhǔn)上是有一定的區(qū)別的，主要衡量的我們所管理的項目是否適用，其收費標(biāo)準(zhǔn)。4、一般性項目和辦公用品控制力度和角度 、 年度審計的會計師事務(wù)所的選擇主要由所管理項目的業(yè)主委員會或者相當(dāng)于業(yè)主

5、委員會的權(quán)力機構(gòu)，進行委托。物業(yè)公司從審計準(zhǔn)則的角度，沒有權(quán)力確定會計師事務(wù)所。、 律師事務(wù)所的選擇標(biāo)準(zhǔn)為：能夠提供房地產(chǎn)和物業(yè)管理方面專業(yè)的意見和相關(guān)法律咨詢。、辦公用品、文具、辦公設(shè)備維護、印刷等，首先考慮供應(yīng)服務(wù)商是否是專業(yè)或者正規(guī)的公司，同時我們要考慮采購必要性。行政費用的開支一定要考慮每個項目的預(yù)算，因為行政費用沒有嚴格的控制標(biāo)準(zhǔn)，而且具有不確定性。5、設(shè)備維護和工程采購 控制的力度和角度、供應(yīng)服務(wù)商的專業(yè)技術(shù)勝任能力。、供應(yīng)服務(wù)商的服務(wù)是否屬于超范圍經(jīng)營，是否有能力提供所需的相關(guān)設(shè)備或配件。、供應(yīng)服務(wù)商是否是國家承認并允許其接受境內(nèi)外視頻信號的單位。、考慮所要進行的維修或更新改造是

6、否符合成本效益原則。、工程材料采購是控制的關(guān)鍵。材料的價格、質(zhì)量、供貨及時性。特別是材料的價格和質(zhì)量，價格一定要合理即符合市場的公允價格，產(chǎn)品質(zhì)量一定要合格。禁止任何假冒偽劣產(chǎn)品流入工程部的庫房。2.3工程材料采購及管理1、材料采購需要履行的手續(xù)、 工程部根據(jù)實際工作安排，填寫材料采購計劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。只有經(jīng)過總物業(yè)經(jīng)理審批同意的材料采購計劃，才能實施采購，工程部不得擅自通知供應(yīng)商送采購材料。、 總物業(yè)經(jīng)理可以根據(jù)實際情況具體決定是否進行采購，以及選擇材料供應(yīng)商。、 供應(yīng)商將材料送達項目后，應(yīng)第一時間通知總物業(yè)經(jīng)理，總物業(yè)經(jīng)理親自或責(zé)成相關(guān)人員進行驗收入庫。2、 材料出入庫的管理、 設(shè)

7、置專人管理工程部材料庫房，直接受總物業(yè)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。、 每次材料出入庫，庫管員必須填制出入庫單和登記庫房帳本，并且將出入庫單送交財務(wù)部進行賬務(wù)處理。、 材料的入庫和領(lǐng)用要有工程部主管以上人員簽字確認。建議庫房管理采 用以舊換新的原則，即更換一個新的配件或用電器，要有換下來舊的配件或用電器補庫。如果出現(xiàn)未補庫情況要查明原因，有必要的情況下，要寫書面報告。、 每月底庫管員要對庫存材料進行清點，結(jié)出月底每類材料的余額和庫存數(shù)量。并且將結(jié)果送交總物業(yè)經(jīng)理和財務(wù)部，以便財務(wù)部進行核對。、 庫房管理員要及時反饋庫房情況信息給總物業(yè)經(jīng)理。庫房情況信息包括庫房材料的數(shù)量、質(zhì)量、價格，以及需要改進和完善的地方等。

8、請預(yù)覽后下載！2.4供應(yīng)商選擇的原則1、 采購前的準(zhǔn)備工作：第一要填寫商品/物料采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理確認后報大廈總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)。第二要根據(jù)采購的內(nèi)容確認比價的程序，不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn)不同，具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下：、 RMB100以下的可以直接購買。、 RMB100-RMB1000需要有正式報價。、RMB 1,000-RMB 10,000的至少需要三家報價，已經(jīng)簽訂了供應(yīng)服務(wù)合同的不需要每月都進行比較，只需在續(xù)簽新合同時進行比較。、RMB10,000-RMB100,000的采購至少需要四家報價。、RMB100,000以上的采購至少需要五家的報價。、在索取供應(yīng)商的報價的同時供應(yīng)商還需要提供的資料包

9、括資質(zhì)證明、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件以及相應(yīng)的業(yè)績報告。以上的比價不包括政府壟斷的項目，比價的目的不只是價格的比較還要比較相應(yīng)的售后服務(wù)，產(chǎn)品質(zhì)量情況等。所有的供應(yīng)服務(wù)合同必須由總公司的MS部門負責(zé)人簽署。2、 在對供應(yīng)商進行比價的同時，要填寫商品/物料采購對比表。對比表的填寫項目與采購金額相關(guān)，同時在表上要體現(xiàn)出申請人、申請部門經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理的意見，該出選擇此供應(yīng)商的原因。3、 執(zhí)行采購計劃，根據(jù)上述的采購準(zhǔn)備工作結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂相關(guān)的合同，依據(jù)合同的金額和付款方式，支付采購的項目金額。涉及到維修等工程的還要有工程竣工驗收合格單。3、付款的手續(xù)和程序會計法第2章14條的規(guī)定：會計

10、機構(gòu)、會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權(quán)不予接受，并向單位負責(zé)人報告；對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正、補充。原始憑證記載的內(nèi)容均不得涂改；原始憑證有錯的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)加蓋出具單位的印章。原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。根據(jù)會計法的要求和仲量聯(lián)行的實際情況，現(xiàn)擬訂相關(guān)控制程序如下：3.1現(xiàn)金支出的控制1、 現(xiàn)金支出的控制范圍：日常費用的報銷、退還押金、現(xiàn)金借款、應(yīng)急材料采購。2、 根據(jù)中國會計準(zhǔn)則對現(xiàn)金的控制原則要求，日常現(xiàn)金支出的最高限額

11、為RMB1,000.00，超過此標(biāo)準(zhǔn)的要酌情處理，為了維護財務(wù)制度的嚴肅性，要盡可能的用支票支付相關(guān)的費用。3、 日常費用的報銷。、申請報銷人填寫報銷明細單，并按規(guī)定提供所需的原始單據(jù)。報銷單所填列內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，禁止填列虛假金額。、報銷單所附原始單據(jù)必須有經(jīng)手人簽字，所附發(fā)票必須是國家稅務(wù)局統(tǒng)一印制的發(fā)票。、申請報銷人填寫完報銷明細單，必須有所在部門的經(jīng)理簽字。然后送交項目出納進行初步審核。請預(yù)覽后下載！、項目出納初步審核合格后，送交總物業(yè)經(jīng)理簽字確認，最后送交總公司進行最后的批準(zhǔn)審核。報銷單從總公司返回后，項目出納支出現(xiàn)金報銷費用。然后，送交會計記賬。4、 退還押金的控制程序、退還押金

12、主要是指出入證押金和低于RMB1,000元的裝修押金。、申請退裝修押金和出入證押金的首要前提條件是裝修單元經(jīng)管業(yè)部、保安部、工程部驗收合格。、按實際交回的出入證數(shù)量退還相應(yīng)的金額，退還數(shù)量必須由保安部確認簽字。然后，施工方憑我司開出的收據(jù)據(jù)實退還。施工方工作人員丟失的出入證，押金不予退還。、退還裝修押金需要提供的資料：經(jīng)管業(yè)部、保安部、工程部驗收合格單；收取押金開據(jù)的收據(jù)，經(jīng)財務(wù)部核實后予以退還。5、 現(xiàn)金借款的控制、根據(jù)會計制度規(guī)定日常借款最高限額為1,000.00元。程序如下：拿到申請單以后，首先，必須有所在部門經(jīng)理確認簽字；然后，總物業(yè)經(jīng)理確認簽字；最后，到財務(wù)部簽字領(lǐng)取現(xiàn)金。所借現(xiàn)金要

13、及時到財務(wù)部核銷，最遲不能超過月底結(jié)賬時間。、差旅費借款，差旅費借款必須經(jīng)過總公司PM的負責(zé)人簽字確認。此項借款的核銷可以跨月，根據(jù)各種發(fā)票據(jù)實核銷。6、 應(yīng)急情況的現(xiàn)金支出控制、應(yīng)急現(xiàn)金的支出包括兩種情況：一種是整棟大廈的突然事故；另一種是某一單元的事故。、整棟大廈的突然事故是指突然停水、停電，需要緊急租賃發(fā)電機、需要購買備用水泵等。、 某一單元的事故是指某單元突然出現(xiàn)特殊情況、水管崩裂等情況，而我、 們工程材料中沒有此種材料，由于情況緊急可以從出納的備用金中直接支取現(xiàn)金，購買材料。3.2銀行支出的控制1、 支票付款的范圍包括：材料采購、分包商的服務(wù)費用、往來資金、代收代付 款、返還施工押金

14、等。2、 材料貨款的結(jié)算、 固定供應(yīng)商材料貨款的結(jié)算采用月結(jié)的方式。、 每月月底財務(wù)部將要統(tǒng)計材料的入庫數(shù)量和金額，并且與庫房管理員的 統(tǒng)計金額進行核對。如果金額一致，財務(wù)部將及時辦理支票申請手續(xù)；如果存在差異，財務(wù)部將要與庫房管理員一同分析差異原因，假如屬于正常損耗，財務(wù)部將進行財務(wù)處理，假如是管理原因造成的損耗，財務(wù)部將要以書面的形式反映給總物業(yè)經(jīng)理，由總物業(yè)經(jīng)理及業(yè)主委員會決定處理方案。、 如果供應(yīng)商無法提供所需材料，需非指定材料供應(yīng)商供貨。那么需要工程部填寫商品采購貨比三家對比表。財務(wù)部將根據(jù)總物業(yè)經(jīng)理最后簽字確認的供應(yīng)材料價格申請支票。、 公共假期應(yīng)急材料采購的處理。財務(wù)部將為休息日

15、值班經(jīng)理每人提供300元的應(yīng)急材料采購備用金。3、 分包商的服務(wù)費用包括：保潔費用、工服洗滌、電梯維護、配電室維護、沙蟲服務(wù)、綠化及花卉租擺等、通過貨比三家的方式選擇服務(wù)供應(yīng)商。請預(yù)覽后下載！、每年根據(jù)分包商全年的服務(wù)情況，對此分包商進行評價以確定是否與其續(xù)簽新一年的服務(wù)合同。、根據(jù)合同規(guī)定的付款時間和方式，支付每月的費用。因為每個分包商的付款方式是有所區(qū)別的，有月付的、季度支付的、半年支付的。、在申請付款時申請單所附資料包括：付款申請書、合同付款方式復(fù)印件、與合同金額相對應(yīng)的發(fā)票。同時要與財務(wù)賬上數(shù)據(jù)相核對，在核對無誤的情況下辦理申請付款手續(xù)。4、 往來資金，形成往來資金的主要原因是項目管理

16、處沒有銀行基本戶，需要通過基本戶支付的款項只能由總公司代付。主要包括：員工的工資、員工的各種保險、代繳營業(yè)稅金、項目的零用現(xiàn)金。每月月底項目要與總公司核對往來賬，金額正確以后，在下月初支付往來款。另外，每月需要支付給總公司的款項中還包括每月的管理者酬金。5、 代收代付款項的控制，代收代付款項包括為服務(wù)商代收的服務(wù)費和為政府部門代收代付的公共事業(yè)費用。、收款人必須是項目管理處簽訂合同的分包商或者與管理處簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。、必須有付款人同意付款的確認函。、 代收款項到達管理處的帳戶后，收款人才能向管理處申請支取款項。收款人所提供給管理處的發(fā)票，必須是符合北京市稅務(wù)局頒布新

17、發(fā)票使用和管理規(guī)定的正式發(fā)票（即2001年4月1日起實施的新規(guī)定），而且發(fā)票必須真實有效。管理處將按發(fā)票上的財務(wù)章的名稱作為付款支票的抬、 頭。、在收到代收款項后，管理處將代扣代繳營業(yè)稅，稅率為5%。銀行收取的手續(xù)費以及代收款項屬于外幣的匯兌損益由收款人自己承擔(dān)，管理處不予承擔(dān)。、每月的月底財務(wù)部將要統(tǒng)計為每個單位代收的款項金額，代扣代繳的相關(guān)稅金。然后，通知相關(guān)部門按財務(wù)部的統(tǒng)計金額申請付款。、 為政府部門代收的費用包括水費、電費、煤氣費、供暖費，以上費用有政府部門規(guī)定的收費標(biāo)準(zhǔn)，每月管理處根據(jù)業(yè)戶的實際消耗情況計算應(yīng)繳金額。6、 返還施工押金的控制、施工單位按照施工圖紙完成工程，并且按照圖

18、紙的要求自檢已經(jīng)合格。、自檢合格后，施工單位與業(yè)主進行驗收，業(yè)主驗收合格。然后由業(yè)主和施工單位共同向管理處申請驗收。、管理處根據(jù)驗收申請，由管業(yè)部、保安部、工程部三個部門聯(lián)合驗收施工單元。以裝修手冊的準(zhǔn)則為衡量標(biāo)準(zhǔn)，符合要求的由三個部門的驗收人員在驗收單上簽字；如果不符合驗收標(biāo)準(zhǔn)，要求施工單位限期整改，然后，重新申請驗收。、施工單位持工程驗收合格單和財務(wù)部的收款單據(jù)，到財務(wù)部申請退還施工押金。財務(wù)部核實金額和相關(guān)手續(xù)后，辦理退還押金手續(xù)和支票申請。4、供應(yīng)服務(wù)的評估請預(yù)覽后下載！4.1設(shè)備維護情況評估分析1、保質(zhì)期內(nèi)是否出現(xiàn)問題此項評估主要是針對購買設(shè)備的情況進行分析的，保質(zhì)期內(nèi)是否出現(xiàn)問題是

19、評價一臺設(shè)備和一項采購的重要階段，也是評價設(shè)備質(zhì)量的關(guān)鍵。質(zhì)量的好與壞直接影響我們?yōu)闃I(yè)主或租客的服務(wù)水平，也是會不會遭受業(yè)戶經(jīng)常投訴的關(guān)鍵。2、保質(zhì)金是否返還保質(zhì)期是否出現(xiàn)問題是決定保質(zhì)金返還與否的關(guān)鍵，假如設(shè)備真正的出現(xiàn)了質(zhì)量問題，保質(zhì)金是我們的一種補償，我們將要拒絕支付保質(zhì)金。同時還要根據(jù)合同進行有關(guān)的責(zé)任追究問題。4.2材料采購評估分析1、材料的價格水平（與同類市場的情況）仲量聯(lián)行每個項目材料供應(yīng)都有固定的供應(yīng)商，但是供應(yīng)商的價格并不是根據(jù)市場的價格確定的，某些材料是供應(yīng)商從其他的商戶手中購買的，這樣就需要我們每月要對材料的價格進行檢查和分析，比較其與同類市場是否有異常的材料價格出現(xiàn)。我們允許供應(yīng)商有一定的加價，但是不能超過與其簽訂合同規(guī)定的加價率。應(yīng)該10元錢能做的工作我們沒有必要花100元錢去做。2、材料的質(zhì)量（包括客戶反饋的情況） 材料的質(zhì)量直接影響我們的客戶服務(wù)水平，假如我們花費同等的價格購買的材料而質(zhì)量卻比其他的材料差。由此遭到住戶或租客的投訴，我們一定要根據(jù)合同追究供應(yīng)商的責(zé)任。如果供應(yīng)商有欺詐行為我們要考慮是否還繼續(xù)與其合 作；如果特別嚴重的我們應(yīng)該考慮追究其法律責(zé)任。以維護仲量聯(lián)