電腦操作基礎(chǔ)知識講座

1、電腦操作基礎(chǔ)知識講座扶綏縣財政局 唐盛寧2008年10月1日隨著電腦的普及，我縣各行政事業(yè)單位、企業(yè)單位都基本上配備有電腦，而且越來越多的電腦進入尋常百姓家庭。電腦更新?lián)Q代快，其功能也越來越完善。電腦是人類發(fā)明的，同時也要發(fā)揮電腦的使用效益，為人類服務(wù)，為社會服務(wù)。要發(fā)揮電腦的使用效益，關(guān)鍵要學(xué)會使用電腦。那么電腦能為我們做什么呢？我個人認(rèn)為有以下幾個方面：一是運行專門軟件，比如財務(wù)軟件等；二是進行文字編輯和排版；三是制作電子表格；四是管理和保存文檔；五是聽音樂玩游戲等休閑娛樂。以上只是簡單分類，當(dāng)然不一定正確，電腦的用途遠(yuǎn)不止這些。本人根據(jù)平時積累的電腦知識，償試著寫這篇講座。我盡量用通俗易

2、懂的語言來講解，希望對大家能有所幫助。本講座不包括專門軟件（比如財務(wù)軟件）和休閑娛樂的講解。本講座的主要內(nèi)容是：一、五筆字型輸入法；二、常用word軟件進行文字編輯；三、常用excel軟件進行制作電子表格；四、管理和保存文檔。本講座的目的是幫助大家提高電腦的使用效益和工作效益。一、五筆字型輸入法目前比較常用的漢字輸入方法是五筆字型輸入法和拼音輸入法。五筆字型輸入法的含義是將字根起筆按橫、豎、撇、捺（點）、折分成五個區(qū)，每個漢字都可以從這五個區(qū)中尋找字根組成漢字，每個漢字由四個以下或者最多由四個字根組成。如果理解為五筆字型輸入法由五個字根組成則是錯誤的。五筆字型輸入法的特點是重碼率低，輸入速度比

3、較快，是目前最流行的漢字輸入方法。拼音輸入法缺點是相當(dāng)多的人拼音掌握不準(zhǔn)確，而且拼音重碼率高，輸入速度相對較慢。本講座只講五筆字型輸入法。（一）熟悉鍵盤分區(qū)五筆字型輸入法中，將鍵盤分成五個區(qū)，每個區(qū)由五個字母組成?；咀指?30多個（注意字根是組字用的，與漢字的部首不完全相同），分布在五個區(qū)，其中橫起筆的字根在一區(qū)11g、12f、13d、14s、15a，其中豎起筆的字根在二區(qū)21h、22j、23k、24l、25m，其中撇起筆的字根在三區(qū)31t、32r、33e、34w、35q，其中捺（點）起筆的字根在四區(qū)41y、42u、43i、44o、45p，其中折起筆的字根在五區(qū)51n、52b、53v、54

4、c、55x。（二）正確使用指法左手食指至末指放在一區(qū)的12f、13d、14s、15a處，右手食指至末指放在二區(qū)的22j、23k、24l和；鍵處，并上中下移動管三行，每個指上中下管三個字母鍵。兩個大母指管空格健。不管是初學(xué)者或者入門者，正確使用指法，對提高輸入速度是很重要的。（三）背熟字根助記詞初學(xué)珠算，一定要背口決。初學(xué)五筆輸入法也一樣，要背字根助記詞，否則老查字根表肯定不行。當(dāng)然以后你記熟字根了，當(dāng)然就不用背了。背字根也要有個方法，就是要將區(qū)位、字母鍵、助記詞一起背，在字母鍵處要有個停頓，這樣背起來比較順口。比如一區(qū)的字根：11g，王旁青頭戔（兼）五一12f，土士二干十寸雨13d，大犬三羊古

5、石廠14s，木丁西15a，工戈草頭右框七否則光背助記詞，不背區(qū)位和字母鍵，到頭來助記詞背熟了，但不知道該字根在哪個區(qū)位和字母鍵，同樣是沒辦法輸入漢字。（四）掌握輸入方法通過做好以上三項準(zhǔn)備工作，下面該學(xué)習(xí)五筆字型輸入方法了。掌握了方法，不等于掌握了速度，速度是靠勤學(xué)苦練獲得的。五筆字型輸入法主要包括：1、基本方法（1）高頻字（一級簡碼字）的輸入高頻字也叫一級簡碼字，共有25個，其中一區(qū)有5個：一地在要工；二區(qū)有5個：上是中國同；三區(qū)有5個：和的有人我；四區(qū)有5個：主產(chǎn)不為這；五區(qū)有5個：民了發(fā)以經(jīng)。輸入方法：按一下該字所在字母鍵+空格鍵。如“一”：按g鍵+空格鍵。（2）鍵名字的輸入排在助記詞第

6、一位的字根叫鍵名字。鍵名字字共有25個，其中一區(qū)有5個：王土大木工；二區(qū)有5個：目日口田山；三區(qū)有5個：禾白月人金；四區(qū)有5個：言立水火之；五區(qū)有5個：已子女又纟。輸入方法：連續(xù)按四下該字所在字母鍵。如“王”： 連續(xù)按四下g鍵。（3）成字根的輸入除排在助記詞第一位的字根叫鍵名字外，其余能成為單位個漢字的字根叫成字根。成字根共有66個，分布在五個區(qū)。輸入方法是：報戶口+第一筆劃+第二筆劃+第三筆劃+末筆劃。如“四”字編碼為：l鍵（報戶口）+h鍵（第一筆劃為豎）+n鍵（第二筆劃為折）+g鍵（末筆劃為橫）。成字根筆劃（含報戶口）少于四個筆劃的，輸入方法為：報戶口+第一筆劃+末筆劃+空格鍵或者報戶口+

7、末筆劃+空格鍵。如“二”字編碼為：f鍵（報戶口）+g鍵（第一筆劃為橫）+g鍵（末筆劃為橫）+空格鍵。成字根輸入方法比較特殊：報戶口就象派出所查戶口一樣，該字根所在鍵按第一下算報戶口，不算筆劃。第一筆劃、第二筆劃、末筆劃是用筆劃組成字，不是用字根組成字，就象我們平常按筆劃寫字一樣。（4）單個漢字（含二級和三級簡碼字）的輸入除高頻字、鍵名字和成字根外，其余的漢字輸入稱為單位個漢字的輸入。輸入方法為：首字根+第二字根+第三字根+末字根。如“唐”字編碼為t（首字根“廣”）+r（第二字根“彐”）+n（第三字根“丨”）+t（末字根“口”）。單個漢字字根少于四個字根的，輸入方法為：首字根+第二字根+末字根+

8、空格鍵或者首字根+末字根+空格鍵。如“寧”字編碼為t（首字根“宀”）+s（末字根“丁”） +空格鍵。為提高輸入速度，五筆字型輸入法設(shè)計有二級簡碼和三級簡碼。二級簡碼就是只輸入前兩個字根，后兩個字根不用輸入，就可就可以組成一個漢字。三級簡碼就是只輸入前三個字根，后一個字根不用輸入，就可就可以組成一個漢字。據(jù)統(tǒng)計二級簡碼有150多個漢字，三級簡碼有250多漢字?，F(xiàn)在的五筆字型輸入法已經(jīng)是智能化了，那個漢字是否屬二級或三級簡碼，電腦已經(jīng)自動識別，只要輸入前二個或三個字根，輸入欄就會自動顯示屬于二級或三級簡碼字。所以二級或三級簡碼字不需要記憶，需要記憶的是常用高頻字、鍵名字和成字根等合計116個漢字，

9、掌握這些常用字的輸入法，對提高輸入速度是很有幫助的。（5）詞組的輸入詞組的輸入有四種：雙字詞、三字詞、四字詞和多字詞。雙字詞的輸入方法是：每個字各取前兩個字根，如“我們”詞組的編碼為trwu。三字詞的輸入方法是：前二字各取前一個字根，最后一個字取前兩個字根。如“圣誕節(jié)”詞組的編碼為cyab。四字詞的輸入方法是：每個字各取前一個字根。如“社會主義”詞組的編碼是pwyy。多字詞的輸入方法是：前三個各取前一個字根，最后一個字取前一個字根。如“中華人民共和國”詞組的編碼是kwwl。（6）識別碼的運用成字根筆劃（含報戶口）足夠四個筆劃的，或者單個漢字字根足夠四個字根的，漢字的信息量足夠電腦識別，不需用識

10、別碼。成字根筆劃（含報戶口）少于四個筆劃的，或者單個漢字字根少于四個字根的，大多數(shù)漢字的信息量足夠電腦識別，只有個別漢字存在重碼，需用識別碼，比如“旮”和“旭”都是兩個字根，產(chǎn)生重碼，必須使有識別碼?，F(xiàn)在的五筆字型輸入法已經(jīng)是智能化了，那個漢字是否必須使用識別碼，電腦已經(jīng)自動識別，只要輸完該字所有字根后，輸入欄中仍未顯示該漢字，則證明該字必須使用識別碼。所以哪個字必須使用識別碼不需要記憶。識別碼也叫未筆結(jié)構(gòu)識別碼，根據(jù)該字的未筆劃性質(zhì)和該字結(jié)構(gòu)來決定識別碼。如下表：未筆劃性質(zhì) 左右結(jié)構(gòu) 上下結(jié)構(gòu) 雜合結(jié)構(gòu)未筆屬橫 11g 12f 13d未筆屬豎 21h 22j 23k未筆屬撇 31t 32r

11、33e未筆屬捺（點） 41y 42u 43i未筆屬折 51n 52b 53v即未筆屬橫的識別碼在一區(qū)，未筆屬豎的識別碼在二區(qū)，未筆屬撇的識別碼在三區(qū)，未筆屬捺（點）的識別碼在四區(qū)，未筆屬折的識別碼在五區(qū)。根據(jù)該字的結(jié)構(gòu)決定識別的順序，每個區(qū)抽前三個字母鍵作為識別碼（見上表），第一個字母鍵為左右結(jié)構(gòu)，第二個字母鍵為上下結(jié)構(gòu)，第三個字母鍵為雜合結(jié)構(gòu)。比如“旮”字，首先未筆為橫，識別碼在一區(qū)，該字為上下結(jié)構(gòu)，識別碼為一區(qū)的第二個字母12f鍵。2、漢字拆分原則一個漢字由哪幾個字根組成，或可以拆分為哪幾個字根，其拆分方法可能有好幾種，但是正確拆分方法是唯一的，所以必須按漢字拆分原則拆分漢字。漢字的拆分原

12、則有四個：書寫順序，即按書寫順序拆分。如“新”字：正確編碼為：usr，錯誤編碼為：urs。取大優(yōu)先，即優(yōu)先取最大字根。如“平”字：正確編碼為：gul，錯誤編碼為：guf。兼顧直觀，即拆分要兼顧直觀。如“自”字：正確編碼為：th，錯誤編碼為：wnd。能連不交，即能拆為連筆的不拆為相交。如“天”字，正確編碼為：gd，錯誤編碼為：fw。二、常用word軟件進行文字編輯常用word軟件的特點是功能完善、操用靈活、易于理解，是目前最流行的文字編輯軟件。本講座選擇一些常用的功能進行講解。輸入完成一篇文章后，基本的編輯程序如下：1、字型和字號設(shè)置政府性公文標(biāo)題一般是字型是宋體，字號是二號，正文字型是仿宋體，

13、字號是三號。用鼠標(biāo)抹黑所選定的字，點所選定字型、字號即可。其他文章根據(jù)需要設(shè)置。2、標(biāo)題居中和加粗所有文章都要求標(biāo)題居中，用鼠標(biāo)抹黑所選定的字，點右上角居中符即可。大標(biāo)題和文中的小標(biāo)題需要加粗的，用鼠標(biāo)抹黑所選定的字，點右上角加粗符即可。3、段落重排有時一篇文章不需要顯示那么多頁，可通過壓縮行距減少頁數(shù)。段落重排主要是用來設(shè)定行距的。用鼠標(biāo)抹黑所選定的字點“格式”、 點“段落”（或按鼠標(biāo)右鍵點“段落”）行距選“固定值”設(shè)置值選20-30磅（一般為25磅）點“確定”。4、序號重排word軟件設(shè)置有序號自動排序功能，但是自動排序有缺點，即自動排序的序號離該行的字太遠(yuǎn)，不美觀，所以必須刪除自動排序，

14、通過手動輸入序號來完成。5、插入頁碼點左上角“插入”點“頁碼”位置選“頁面底端（頁腳）”、對齊方式選“居中”點“確定”。6、頁面設(shè)置（紙張）點左上角“插入”點“頁面設(shè)置”點“紙張”紙張大小選“a4”或自定義16開（寬度20高度27）。一般政府機關(guān)及公檢法法部門公文用a4，黨委機關(guān)公文用16開。7、打印預(yù)覽及打印點左上角“文件”點“打印預(yù)覽”（或者點左上角打印預(yù)覽符）點“關(guān)閉”。點左上角“文件”點“打印”（或者點左上角打印符）選“頁面范圍”、“份數(shù)”點“確定”。8、保存另存剪切復(fù)制粘貼發(fā)送撤消恢復(fù)等為了不重復(fù)，上述操作在后面“管理和保存文檔”講解。三、常用excel軟件進行制作電子表格excel

15、軟件俗稱電子表格，其特點是功能完善、操用靈活、計算簡便，廣泛用于會計、統(tǒng)計、審計等部門。excel軟件設(shè)置的電子表格最多可設(shè)256列，初始列寬為8.38cm；最多可設(shè)65536行，初始行高為14.25cm。目前行政事業(yè)、企業(yè)單位會計、統(tǒng)計、審計等相關(guān)崗位招聘人才，已經(jīng)將電子表格列入面試考核的內(nèi)容，可見電子表格的重要性。本講座將重點介紹電子表格的制作過程。（一）電子表格種類1、專用表及自制表一般由上級部門發(fā)下來的表格，為完成專門任務(wù)而設(shè)計的稱為專用表，如年終決算報表等。自制表是本單位為完成臨時統(tǒng)計任務(wù)而設(shè)計的表格稱為自制表，如工資統(tǒng)計表等。自制表用途非常廣泛，學(xué)會自制表格對提高工作效率有很大幫助

16、。本講座主要講解自制表。2、簡表及綜合表一張表格列數(shù)不超過10列、行數(shù)不超過10行，表頭項目沒有包含關(guān)系的、表間數(shù)字沒有公式設(shè)置的稱為簡表。一張表格列數(shù)超過10列、行數(shù)超過10行，表頭項目有包含關(guān)系的、表間數(shù)字有公式設(shè)置的稱為綜合表。3、單表及多表工作簿excel軟件設(shè)定的一個電子表格就是一個工作簿，一個工作簿里只有一張表稱為單表工作簿，一個工作簿里有多張表稱為多表工作簿。（一）表格基本結(jié)構(gòu)1、標(biāo)題標(biāo)題的格式是“年度+地域+部門+項目+表格類型（調(diào)查表或統(tǒng)計表等）”。標(biāo)題是表格的眼睛，標(biāo)準(zhǔn)格式的標(biāo)題能讓人一目了然。2、表眉和表腳表眉的位置是標(biāo)題與正表之間，靠左為制表單位，中間為制表日期，靠右為

17、計量單位。表腳位置在正表后，第一行靠左為單位領(lǐng)導(dǎo)審批，中間為主管審核，靠右為經(jīng)辦簽字。第二行為表格說明。3、正表（含表頭項目和表間數(shù)字）正表是表格的劃線部份，由兩部份組成：即表頭項目和表間數(shù)字。（二）表格基本操作1、表格的字型和字號表格的標(biāo)題的字型一般是黑體，字號是16號，表眉、表腳、正表字型一般是宋體，字號是12號。操作方法為用鼠標(biāo)抹黑所選定的行或列，點選定的字型、字號即可。2、通欄顯示符和格式刷符表頭項目有包含關(guān)系的，比如“標(biāo)題”顯示包含整個表的列數(shù)，表間“2006年”包含“一至四個季度”。則要使用通欄顯示符，操作方法為用鼠標(biāo)抹黑所選定的行或列，點通欄顯示符。如果通欄顯示操用錯誤，可用格式

18、刷符刷掉，重新操作。3、設(shè)置單元格式設(shè)置單元格式是制表最常用的操作，里面有數(shù)字、對齊、字體、邊框、圖案和保護六大功能，最常用的是數(shù)字和對齊兩個功能。前面所說的通欄顯示符有 “合并單元格”和“居中” 兩個功能，但是不能自動換行，如需自動換行，則需要用設(shè)置單元格式里的對齊功能。下面講解數(shù)字與對齊功能。數(shù)字功能：數(shù)字里有12個小功能，常用的是數(shù)值和文本兩個功能，數(shù)值用于設(shè)置小數(shù)點位數(shù)。文本用于將數(shù)字設(shè)置為文本，如身份證號碼中有001等不規(guī)則數(shù)字，如不設(shè)置為文本則不能顯示。操作方法為用鼠標(biāo)抹黑所選定的行或列單擊右鍵點“設(shè)置單元格式”點“數(shù)字”點“數(shù)值或文本”選“小數(shù)點位數(shù)”點“確定”。對齊功能：操作方

19、法為用鼠標(biāo)抹黑所選定的行或列單擊右鍵點“設(shè)置單元格式”點“對齊”選水平“居中”、垂直“居中”、勾“自動換行”、“合并單位格” （需要項目居中和自動換行，不需要合并單元格，則不勾此項）點“確定”。4、畫線行高列寬電子表格里的虛線，并不是真正的表格線，要通過畫線才能成為一張表格。操作方法是用鼠標(biāo)抹黑所選定的行或列點右上角“實線畫線符”如果刪掉畫線點“虛線畫線符”。行高列寬設(shè)置有兩種，一是手動設(shè)置，即用鼠標(biāo)逐行列進行拖動完成。二是用鼠標(biāo)在行列的序號處抹黑所選定的行或列單擊右鍵點“行高或列寬”輸入數(shù)值（一般行高為25列寬為15）點“確定”。5、窗口及表頭（含標(biāo)題）鎖定窗口鎖定（與顯示有關(guān)）：如果一張表

20、格太長，可以將表頭項目銷定，這樣不管輸入多少行或列，屏幕都會顯示表頭項目，避免輸錯行或列。操作方法將鼠標(biāo)點在需要鎖定位位置點左主角“窗口”點“凍結(jié)窗口”，顯示黑十字線取消點“取消凍結(jié)窗口” ，黑十字線消失。表頭（含標(biāo)題）鎖定（與打印有關(guān)）：如果一張表太長，可以將表頭（含標(biāo)題）進行鎖定，這樣打印每張表都自動設(shè)有表頭（含標(biāo)題）。操作方法點左上角“文件”點“頁面設(shè)置”點“工作表”“頂端標(biāo)題行”輸入“$1:$4”（即從第1行鎖到第4行）點“確定”。6、插入頁碼及分頁符一般表格有多頁要設(shè)置頁碼，操作方法：點左上角“文件”點“頁面設(shè)置”點“頁眉/頁腳”“頁腳”選“第1頁共？頁”點“確定”。設(shè)置頁碼后表格已

21、經(jīng)自動分頁顯示。有時每個單位需要打印一張表，但是每個表只有幾行，并未顯示滿頁，這就需要強行插入分頁符，操作方法：把鼠標(biāo)移到需要分頁的行點左上角“插入”點“分頁符”，顯示分頁虛線如刪除點“刪除分頁符”，分頁虛線消失。7、設(shè)置單表或多表工作簿打開一個電子表格工作簿，里面初始設(shè)有3個空白表格，表格可以任意增加。一個工作簿只有一個表格稱為單表工作簿。一個工作簿里有多張表格稱為多表工作簿。工作簿里設(shè)置多表有兩種做法：工作簿里往下可以復(fù)制多張表。比如完成了1月份表格，要往下復(fù)制為2月份表格。操作辦法是：從表格行序號處鼠標(biāo)抹黑“1月份報表名稱”點左上角復(fù)制符往下點需要粘貼處的初始序號點左上角粘貼符修改為“2

22、月份報表名稱”修改該表項目和數(shù)字。工作簿里往右可以復(fù)制多張表。比如完成了1月份表格，要復(fù)制為2月份表格。按住ctrl鍵鼠標(biāo)點右下角“1月份報表名稱”出現(xiàn)白紙圖形后往右拖動鼠標(biāo)到指定位置放開修改為“2月份報表名稱”修改該表項目和數(shù)字。相對來說，往下復(fù)制與往右復(fù)制相比，往下復(fù)制查閱比較麻煩，往右復(fù)制查閱比較簡便。8、公式設(shè)置單表工作簿公式設(shè)置有兩種：一是表內(nèi)沒有小計，只有合計的，鼠標(biāo)抹黑所選定的數(shù)字，按左上角自動求和符即可。二是表內(nèi)同時有小計和合計的，先用自動求和符計算小計，點需要合計的其中一個格點“=”點對應(yīng)的第一個小計點“+”點第二個小計點“+”.最后點左上角“”即可（每點一個小計，都會顯示不

23、同顏色的邊框，在未點擊下一個“+”前，該邊框會不停地閃爍提醒）。設(shè)定完一個格的合計后，其他格的合計不用另行設(shè)置，只需用鼠標(biāo)點擊往右或往下拖動復(fù)制公式即可。操作方法：點擊已完成公式設(shè)置的格的右下角出現(xiàn)黑十字時往右或往下拖動鼠標(biāo)即可。（點擊該格有時會出現(xiàn)白色十字，這是選擇單元格使用的。有時會出現(xiàn)虛線十字，這是移動單元格使用的。只有出現(xiàn)黑十字，才是復(fù)制公式使用的）。多個單表工作簿公式設(shè)置：復(fù)制一個單表工作簿匯總表，同時將所需要匯總的多個單表工作簿全部打開，而且所有表格格式相同才能匯總。操作方法：在匯總表中點需要合計其中一格，再點每張表相應(yīng)的格相加，其余方法同上。多表工作簿公式設(shè)置：往右復(fù)制一張匯總表

24、，其余方法同上。但是相對來說，設(shè)置多表工作簿與多個單表工作簿相比，由于其在同一個工作簿中能全部顯示所有表格，匯總起來比較簡便。比如某個管理系統(tǒng)下屬有幾十個單位，設(shè)置一個多表工作簿，進行匯總就比較簡便。9、打印預(yù)覽及打印excel與word軟件打印預(yù)覽及打印操作方法相同。excel的打印預(yù)覽區(qū)別的是：表格畫線后，必須點擊“打印預(yù)覽”，表格才顯示紙型的虛線，如果表格超出虛線外，則超出設(shè)定的紙型，必須進行表格調(diào)整。10、保存另存剪切復(fù)制粘貼發(fā)送撤消恢復(fù)等為了不重復(fù)，上述操作在后面“管理和保存文檔”講解。四、管理和保存文檔。1、手工與電腦管理文檔的特點管理和保存文檔是檔案管理的重要組成部分。用電腦代替

25、手工管理和保存文檔，是檔案管理電算化的必由之路。從理論上說，手工管理文檔的特點是安全性低、效率低、查找難，電腦管理文檔的特點是安全性高、效率高、查找易。但是事實上并不盡然。由于有的單位的操作員不會使用電腦管理文檔，沒有發(fā)揮電腦的使用效率。主要表現(xiàn)在：安全性低。有的單位沒有文檔保存在d盤，而將文檔保存在c盤中“我的文檔”，電腦中病毒系統(tǒng)崩潰后，所有的文檔全軍覆沒，幾年積累的材料付之東流。效率低。有的單位的電腦的使用率不高，日常只是少數(shù)操作員使用。操作員不在，電腦開不了，就是開得了文檔也找不到，沒有發(fā)揮電腦應(yīng)有的使用效率。查找難。有的單位操作員不會按規(guī)范的路徑文檔保管制度保存文檔，自已輸完完一篇文

26、章后，自己都找不到。2、“樹型”目錄路徑的慨念電腦是按“樹型”目錄路徑保存文檔的。什么是“樹型”目錄路徑呢？硬盤中“我的電腦”是樹根（叫根目錄），分出c、d、e、f盤四個樹桿（叫子目錄），每個樹桿又分出若干樹枝（叫孫目錄），每個樹枝還可以分若干小樹枝（叫曾孫目錄）.就好象一棵大樹，所以叫“樹型”目錄路徑。樹型目錄路徑的啟示：系統(tǒng)文件保存在c盤，為了避免電腦病毒引起c盤中的系統(tǒng)文件崩潰，從而引起文檔丟失，所以文檔最好不要保存在c盤，可以保存在d、e、f盤，但是相對來說d盤容量較大，最好保存在d盤?！拔业奈臋n”設(shè)在c盤，最好也不要保存文檔。保存文檔要選擇路徑，才能進退自如。即你要保存文檔在哪個盤（

27、子目錄），或者在哪個盤下的哪個文件包（孫目錄），你要作出選擇。操作方法：輸完一篇文檔后點“保存”出現(xiàn)對話框時，按向下箭頭選保存路徑，比如選“d盤”，再選d盤下的“某文件包”點“確定”。文檔就會按你的指令存入指定路徑和文件包，你記住這個路徑和文件包就不會找不到文檔。通過建立文件包的形式延伸路徑，可以包中建包，路徑可以無限延伸。某一個路徑只有文檔，沒有文件包，那么這個路徑就中斷了。某一個路徑建立了文件包，那么就延伸了一個路徑。某一個路徑羅列了一大堆文檔，沒有建立文件包，那么不僅文檔查找難，而且沒有延伸路徑，“大樹”不發(fā)枝了，就不能發(fā)揮“樹型”目錄路徑的存儲功能。建立文件包操作方法：進入建立文件包的

28、路徑點左上角“文件”點“新建”點“文件夾”出現(xiàn)“新建文件夾”時，修改文件夾名稱即可。同一個路徑的文件不能同名，可以在任意路徑保存文件包和文檔。將文檔移入文件包，操作方法是：文件包與文檔同一個路徑的：點文檔標(biāo)題用鼠標(biāo)拖動到文件包處放開即可。文件包與文檔不同一個路徑的：在保存文檔的路徑剪切文檔，再進入保存文件包的路徑打開文件包粘貼即可。3、文檔保存在d盤的依據(jù)電腦病毒主要攻擊c盤中的系統(tǒng)文件，從而引起系數(shù)崩潰。為了避免電腦中毒系統(tǒng)崩潰而引起文檔丟失，除了在電腦中安裝防病毒軟件并堅持日常更新病毒庫外，最好的辦法是把文檔保存在d盤，不要把文檔保存在c盤，值得注意的是大多數(shù)人喜歡將文檔保存在c盤中的“我

29、的文檔”，這樣做是不安全的。因為電腦中毒系統(tǒng)崩潰是的c盤，引起c盤文檔丟失，但是存在d盤中文檔安然無恙。只要重裝c盤，d盤的文檔照樣可以發(fā)揮作用。系統(tǒng)可以多次重裝，但是文檔是唯一的，丟失了再也找不回了。4、建立科學(xué)管理文檔的制度為了提高電腦使作效率，科學(xué)管理和保存文檔，必須建立科學(xué)管理和保存文檔制度。每個單位管理和保存文檔的制度不一定相同，但是至少應(yīng)該包括以下內(nèi)容：統(tǒng)一規(guī)定子目錄，比如將文檔統(tǒng)一保存在d盤。統(tǒng)一規(guī)定孫目錄和文件包名稱，比如d盤下單位文檔按業(yè)務(wù)類別建文件包，或者按部門類別建文件包，個人文檔按個人姓名建文件包等。統(tǒng)一規(guī)定曾孫目錄和文件包名稱，比如d盤下某業(yè)務(wù)類別文件包下再按年度建文

30、件包等.規(guī)定專人定期用可移動盤拷貝存檔。由于有了統(tǒng)一的路徑和文件包名稱，每次拷貝只需從硬盤中復(fù)制到可移動盤即可，用新文檔覆蓋舊文檔,操作十分簡便。通過建立科學(xué)規(guī)范管理文檔制度，文檔的安全性提高了，電腦的使用效率也提高了，查找也容易多了，即使操作員不在，熟悉管理文檔制度的其他同事,也會很快找到文檔。5、管理和保存文檔的基本操作一般來說，要復(fù)制和修改文檔里的內(nèi)容，則要打開文檔的內(nèi)容，在文檔內(nèi)容里操作。要復(fù)制和移動整篇文檔和文件包，則不需要打開文檔或文件包，在路徑（標(biāo)題）里操作?，F(xiàn)就這兩種方式下的基本操作進行講解。(1)在文檔內(nèi)容里操作: 保存:輸完一篇文檔內(nèi)容點“保存”出現(xiàn)對話框選“保存路徑”點“確定”。另存：可以復(fù)制為另一個文檔，比如要將1月