溝通管理與干系人管理

1、精心整理佳兆業(yè)物業(yè)項目中甲方有項目管理人員 A、B、C, A是統(tǒng)管，B、C是主管系統(tǒng)使用，A和B、C辦 公地點不一，導(dǎo)致彼此提的需求有時重疊，有時互相不知情，待功能升級之后，時常向我方問詢功能變更原因。問題分析：前期項目信息不同步，以致后期溝通成本增加，嚴(yán)重的還可能被要求返工。而導(dǎo)致這一問題的 原因有二，一是干系人管理不到位，二是溝通管理欠缺。問題處理：1、規(guī)范干系人管理首先完整識別所有項目干系人，建立干系人登記冊并注意更新:名稱職位與項目關(guān)系聯(lián)系方式地點類型評估A部門經(jīng)理甲方PM科學(xué)館外部丿（告知需求變更、計劃、進(jìn)度、 功能升級B C小組主管主管使用系統(tǒng)的人廠一一洪波外部告知需求變更、計劃、

2、進(jìn)度、 功能升級PMPM乙方PM深圳北內(nèi)部記錄需求變更、溝通計劃、指 定進(jìn)度、功能升級使用坐席職員使用系統(tǒng)的人洪波外部告知需求變更、功能升級開發(fā)人員職員開發(fā)系統(tǒng)的人，深圳北內(nèi)部溝通需求變更、進(jìn)度計劃測試人員職員測試系統(tǒng)的人深圳北內(nèi)部溝通需求變更、測試計劃運維人員職員維護(hù)系統(tǒng)的人深圳北內(nèi)部告知升級計劃其次分析評估干系人影響，如畫出權(quán)利/影響方格:然后制定干系人參與評估矩陣，矩陣中 C表示當(dāng)前參與程度，D表示期望參與程度，在整個項 目周期中，應(yīng)時刻關(guān)注項目干系人參與程度，不斷與干系人進(jìn)行溝通，努力將所有干系人的當(dāng)前參 與程度都提升到期望參與程度。干系人不知曉抵制中立支持領(lǐng)導(dǎo)精心整理精心整理ADCB

3、、CDCPMDC使用坐席CD開發(fā)人員CD測試人員DC運維人員DC不知曉：對項目和潛在影響或變更需求不知曉。抵制：知曉項目和潛在影響，抵制變更。中立：知曉項目，既不支持，也不反對。支持：知曉項目潛在影響，支持變更。領(lǐng)導(dǎo)：知曉項目和潛在影響，積極致力于保證項目成功2、溝通管理制定項目干系人溝通表:名稱溝通內(nèi)容溝通方式時效A告知需求變更、計劃、進(jìn)度、功能升級郵件、即時通訊、會議及時B、C告知需求變更、計劃、進(jìn)度、功能升級郵件、即時通訊、會議及時PM記錄需求變更、溝通計劃、指定進(jìn)度、功 能升級I y1郵件、即時通訊、當(dāng)面溝 通、會議及時使用坐席告知需求變更、功能升級即時通訊及時開發(fā)人員溝通需求變更、進(jìn)度計劃當(dāng)面溝通、會議及時、定期測試人員溝通需求變更、測試計劃當(dāng)面溝通、會議及時、定期運維人員告知升級計劃郵件、當(dāng)面溝通、會議及時溝通過程中，謹(jǐn)記溝通模型（編碼，傳遞信息，解碼，告知收悉，反饋），盡量將噪音降到最 低。精心整理管理溝通是在項目生命周期中通過溝通技巧處理項目信息的過程，包括項目信息的產(chǎn)生、收集、分發(fā)、存儲、檢索及最終處理。控制溝通是在項目生命周期中監(jiān)控整個溝通的方式方法以及溝通的效率和效果，對有問題的溝通技巧隨時調(diào)整，以滿足項目干系人對項目信息的需求。針對上述項目問題，可制定項目干系人溝通需求分析表（如下），