現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)課件

1、現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)第一章 緒論第一節(jié) 秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展一、秘書(shū)的產(chǎn)生誕生于20世紀(jì)80年代初，秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.科學(xué)的創(chuàng)新與代表者2.學(xué)科技術(shù)是時(shí)代的必然產(chǎn)物3.學(xué)科定義與研究對(duì)象4.獨(dú)特的研究方法二、秘書(shū)學(xué)的發(fā)展（一）.秘書(shū)職業(yè)的發(fā)展轉(zhuǎn)變2.從偏重辦文辦會(huì)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦會(huì)辦事又出謀劃策3.從收發(fā)傳遞信件到綜合處理信件4.從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事到科學(xué)化管理5.從被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)（二）建立秘書(shū)學(xué)1.20世紀(jì)80年代初，秘書(shū)學(xué)專(zhuān)業(yè)在高校建立，秘書(shū)教研工作取得教研成果。（三）秘書(shū)職業(yè)化的初步形成11998年6月 秘書(shū)職業(yè)鑒定試 工作方法2.2000年3月 招聘技術(shù)工作從業(yè)人員規(guī)

2、定3.2000年7月 秘書(shū)與其他一些職業(yè)必須持證上崗。（四）國(guó)內(nèi)國(guó)外秘書(shū)學(xué)1.1985，“政務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)” 國(guó)內(nèi)2.1976，韋氏秘書(shū)手冊(cè) 國(guó)外第二節(jié) 秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象、內(nèi)容與范圍一、秘書(shū)學(xué)含義（一）廣義理論秘書(shū)學(xué)、應(yīng)用秘書(shū)學(xué)、秘書(shū)教育學(xué)、歷史秘書(shū)學(xué)（秘書(shū)學(xué)是以秘書(shū)工作為主要研究對(duì)象，旨在探尋、揭示秘書(shū)工作規(guī)律的一門(mén)綜合性（或邊緣性）的應(yīng)用科學(xué)。）(二)區(qū)別概念秘書(shū)職業(yè)：秘書(shū)能夠穩(wěn)定從事并賴(lài)以生活的工作，即專(zhuān)業(yè)的非專(zhuān)業(yè)性的工作。 職業(yè)化：指從組織上、制度上及用人機(jī)制上這一專(zhuān)業(yè)的非專(zhuān)業(yè)性的工作形成的管理體系，明確職工范圍，有完善的專(zhuān)業(yè)教育和培訓(xùn)制度，有專(zhuān)業(yè)的考核評(píng)定和有效的選拔用人機(jī)制。二、

3、秘書(shū)工作是秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象1.涵義：秘書(shū)學(xué)研究秘書(shū)工作，是研究秘書(shū)工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點(diǎn)、任務(wù)、原則和方法的一門(mén)科學(xué)。2.秘書(shū)和秘書(shū)機(jī)構(gòu)是秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象。3.輔助管理活動(dòng)是秘書(shū)學(xué)研究的對(duì)象。4.秘書(shū)工作活動(dòng)規(guī)律是秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象。（總而言之，秘書(shū)學(xué)就是研究秘書(shū)工作和秘書(shū)活動(dòng)特性和規(guī)律的科學(xué)。）（秘書(shū)機(jī)構(gòu)及其職能；秘書(shū)工作內(nèi)容；秘書(shū)工作淵源、演變及其發(fā)展趨勢(shì)；秘書(shū)人才及其培養(yǎng)機(jī)制）三、秘書(shū)學(xué)科的性質(zhì)及其相關(guān)學(xué)科的關(guān)系（一）秘書(shū)學(xué)科的性質(zhì)綜合性、應(yīng)用性、開(kāi)放性（二）秘書(shū)學(xué)科與其他學(xué)科的關(guān)系1.管理學(xué)與秘書(shū)學(xué)有很多內(nèi)容是相互交叉又相互契合的。2.行政學(xué)與秘書(shū)學(xué)也有交叉之處。3.文書(shū)學(xué)（或者公文學(xué)）

4、與秘書(shū)學(xué)更有諸多重疊和直接聯(lián)系。4.檔案學(xué)、公關(guān)關(guān)系學(xué)、行政法學(xué)、決策學(xué)、信息學(xué)等等也是秘書(shū)學(xué)的相鄰學(xué)科。5.寫(xiě)作學(xué)與秘書(shū)學(xué)是相互聯(lián)系的。四、秘書(shū)學(xué)的研究方法1.理論與實(shí)踐相結(jié)合的方法2.實(shí)踐方法3.歸納的方法4.借用相關(guān)學(xué)科的方法第三節(jié) 秘書(shū)工作和秘書(shū)學(xué)一、秘書(shū)學(xué)的含義秘書(shū)學(xué)是以秘書(shū)工作為主要研究對(duì)象，旨在探尋、揭示秘書(shū)工作規(guī)律的一門(mén)綜合性或邊緣性的應(yīng)用科學(xué)。二、秘書(shū)工作的內(nèi)容（一）秘書(shū)工作的涵義1.狹義的秘書(shū)工作通常是指機(jī)關(guān)單位的秘書(shū)（辦公）部門(mén)管轄的工作，偏重于文字機(jī)要和調(diào)研信息工作。2.廣義的秘書(shū)工作包括秘書(shū)工作范疇、系統(tǒng)所屬的全部工作。（二） 內(nèi)容1.輔助決策2.調(diào)查研究3.信息收集

5、4.文書(shū)處理和撰制5.組織協(xié)調(diào)6.會(huì)務(wù)辦理7.信訪辦理8.文書(shū)立卷9.督促檢查10.機(jī)要保密11.其他事宜（三）秘書(shū)工作的特點(diǎn)和作用1.秘書(shū)工作的特點(diǎn)（1）秘書(shū)工作的本質(zhì)屬性是：輔助性、從屬性（2）具體特點(diǎn)：服務(wù)性政治服務(wù)、工作服務(wù)、后勤服務(wù)、技術(shù)服務(wù)綜合性政治性機(jī)要性2秘書(shū)工作的作用（1）樞紐作用（2）助手作用（3）參謀作用（4）協(xié)調(diào)作用（5）信息作用（6）督查作用三、秘書(shū)的分類(lèi)1.按照秘書(shū)的來(lái)源和對(duì)象分：公務(wù)秘書(shū)和私人秘書(shū)2.按照秘書(shū)的性質(zhì)來(lái)分：黨務(wù)秘書(shū)、企業(yè)秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)3.按照秘書(shū)的業(yè)務(wù)內(nèi)容分：行政秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、外文秘書(shū)、會(huì)議秘書(shū)、生活秘書(shū)等4.根據(jù)服務(wù)管理者的高低分：處級(jí)秘書(shū)、中級(jí)

6、秘書(shū)、高級(jí)秘書(shū)（主要研究對(duì)象）第二章 老師額外講的秘書(shū)第一節(jié) 秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)一、秘書(shū)工作發(fā)展的現(xiàn)狀1.秘書(shū)工作職業(yè)化2.秘書(shū)技能專(zhuān)業(yè)化（1）秘書(shū)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和秘書(shū)工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)并重的人才（2）既重視秘書(shū)工作專(zhuān)業(yè)化和秘書(shū)所載領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)化3秘書(shū)的辦公科學(xué)化 信息時(shí)代的到來(lái)，以計(jì)算機(jī)為代表的信息處理技術(shù)的進(jìn)步為秘書(shū)辦公工作提供了極大的方便。4秘書(shū)職業(yè)低齡化5.秘書(shū)工作女性化6.秘書(shū)從業(yè)資格化二、秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)廣泛性、近身性、服務(wù)性、從屬性三、中國(guó)秘書(shū)的職業(yè)化1.實(shí)現(xiàn)職業(yè)化的條件2.較為明確的職責(zé)范圍3.有系統(tǒng)的管理體系4.有完善的用人機(jī)制和培訓(xùn)機(jī)制四、中國(guó)秘書(shū)職業(yè)化的表現(xiàn)1.職業(yè)資格認(rèn)證的全面推升2

7、.專(zhuān)業(yè)性組織和秘書(shū)服務(wù)機(jī)構(gòu)的涌現(xiàn)3.商務(wù)秘書(shū)成為秘書(shū)職業(yè)隊(duì)伍的主體4.秘書(shū)勞動(dòng)價(jià)值具有商品意義五、影響因素傳統(tǒng)的秘書(shū)觀念六、中國(guó)秘書(shū)職業(yè)化的途徑1. 加大對(duì)秘書(shū)職業(yè)化的宣傳2. 制定法規(guī)，完善監(jiān)督體制3. 規(guī)范秘書(shū)上崗制度，嚴(yán)格職業(yè)準(zhǔn)入4. 深化秘書(shū)學(xué)理論研究和秘書(shū)職業(yè)化思考題：1. 什么是秘書(shū)？2. 秘書(shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)秘書(shū)的定義是什么？3. 中國(guó)古代秘書(shū)成為有哪些？4. 簡(jiǎn)述中國(guó)秘書(shū)職業(yè)的分類(lèi)？秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)有哪些？第二章 老師額外講的 秘書(shū)機(jī)構(gòu)第一節(jié) 秘書(shū)機(jī)構(gòu)及其設(shè)置一、 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的含義與特點(diǎn)（一） 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的的含義1.各種各類(lèi)的社會(huì)組織中為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)處置綜合事務(wù)的辦公機(jī)構(gòu)。區(qū)別：秘書(shū)

8、機(jī)構(gòu)和秘書(shū)部門(mén)2.秘書(shū)機(jī)構(gòu)的廣義是指處于社會(huì)組織內(nèi)部的綜合樞紐地位，直接隸屬于組織領(lǐng)導(dǎo)，全面輔助領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的部門(mén)。（二） 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)1. 綜合性2. 附屬性二、 秘書(shū)機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則（一） 適應(yīng)性原則（二） 綜合管理愿則（三） 統(tǒng)一高效原則（四） 相對(duì)穩(wěn)定原則&秘書(shū)團(tuán)隊(duì)群體的特征：1. 整個(gè)團(tuán)隊(duì)有共同行動(dòng)目標(biāo)2. 每個(gè)成員在群體中有一定地位、責(zé)任和義務(wù)3. 有共同遵守的群體行動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)4. 成員之間又相互依存的關(guān)系，并能產(chǎn)生相互影響。&要能優(yōu)化組合： “優(yōu)化”包括兩層意思： 要異質(zhì)結(jié)合，合理分工 遵循動(dòng)態(tài)原則三、 秘書(shū)機(jī)構(gòu)設(shè)置的程序（一） 搭建組織結(jié)構(gòu)（二） 明確部門(mén)和人

9、員職責(zé)（三） 組織秘書(shū)團(tuán)隊(duì)四、 秘書(shū)隊(duì)員的異質(zhì)結(jié)合1. 類(lèi)型結(jié)構(gòu)優(yōu)化智囊型、秀才型、公關(guān)事務(wù)性、技術(shù)性、善于理財(cái)型&秘書(shū)學(xué)的七大類(lèi)型：參謀性、秀才型、辦事型、公關(guān)型、技術(shù)型、財(cái)經(jīng)型、綜合型2. 智能結(jié)構(gòu)優(yōu)化有的側(cè)重于理論知識(shí)有的側(cè)重于實(shí)踐知識(shí)3. 年齡結(jié)構(gòu)的優(yōu)化 老秘書(shū)閱歷豐富、功底深厚中年秘書(shū)年富力強(qiáng)，判斷力強(qiáng)年輕秘書(shū)親切指教和氣，青春活力4. 秘書(shū)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化5. 性別結(jié)構(gòu)優(yōu)化（1） 男性擅長(zhǎng)于邏輯思維、分析、比較、概括力強(qiáng)、有競(jìng)爭(zhēng)性、獨(dú)立性強(qiáng)和專(zhuān)職性（2） 女性擅長(zhǎng)于思維，感情細(xì)膩、善于體貼、有程序性、固定性第二節(jié) 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的組織形式一、 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)（一） 辦公室或辦公廳主要是

10、黨政機(jī)關(guān)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)（1） 廣義：機(jī)關(guān)、單位或首長(zhǎng)的名稱(chēng)+辦公室（2） 狹義：辦公室（二） 秘書(shū)處社會(huì)團(tuán)體以及臨時(shí)型的秘書(shū)機(jī)構(gòu)命名：秘書(shū)處 辦公廳、辦公室下設(shè)機(jī)構(gòu)、秘書(shū)局、秘書(shū)室、秘書(shū)科（三） 以秘書(shū)機(jī)構(gòu)承擔(dān)具體職能命名 信訪辦事廳、保密局、政策研究室（四） 企事業(yè)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)行政部、行政總裁二、秘書(shū)機(jī)構(gòu)組織類(lèi)型（一）綜理制：秘書(shū)機(jī)構(gòu)的模式，又稱(chēng)為總體辦公室機(jī)構(gòu)模式，是以組織和領(lǐng)導(dǎo)辦公運(yùn)轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的統(tǒng)一的辦公室機(jī)構(gòu)。（二）分理制 是一種智能分型模式，是為適應(yīng)現(xiàn)代管理的日趨復(fù)雜、分工漸細(xì)而需要個(gè)部門(mén)相互協(xié)調(diào)而形成的秘書(shū)機(jī)構(gòu)組織形式。適用于已經(jīng)成熟且相互合作的部門(mén)（三）單一制又稱(chēng)職能統(tǒng)兼

11、模式，或稱(chēng)“秘書(shū)崗位”。是指指具有一名專(zhuān)職或者兼職秘書(shū)直接接受領(lǐng)導(dǎo)指示。三、各級(jí)各類(lèi)秘書(shū)機(jī)構(gòu)1.根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)限不同：常設(shè)秘書(shū)機(jī)構(gòu)、臨時(shí)性秘書(shū)機(jī)構(gòu)2.根據(jù)組織系統(tǒng)：黨委系統(tǒng)、政府系統(tǒng)、人大系統(tǒng)、政協(xié)系統(tǒng)、軍隊(duì)系統(tǒng)、企業(yè)系統(tǒng)、事業(yè)系統(tǒng)3.根據(jù)管理層次：中央、省、市、縣、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)4.根據(jù)組織類(lèi)型不同：綜理制、單一制、分理制第三節(jié) 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的管理及其規(guī)范一、 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的管理原理1. 組織關(guān)系理念（符合組織運(yùn)轉(zhuǎn)的職能）2. 人本理念（按照知識(shí)結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、技術(shù)結(jié)構(gòu)達(dá)到優(yōu)化）3. 系統(tǒng)理念4. 效能理念（1） 條條關(guān)系（2） 塊塊關(guān)系（3） 無(wú)隸屬關(guān)系二、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的規(guī)范（一）秘書(shū)機(jī)構(gòu)規(guī)范的特點(diǎn)

12、嚴(yán)格性、完整性、細(xì)致性（二）秘書(shū)機(jī)構(gòu)規(guī)范的作用1.具有導(dǎo)向作用（指示了秘書(shū)機(jī)構(gòu)及其人員的工作方式和行為準(zhǔn)則的導(dǎo)向）2.具有評(píng)價(jià)作用（規(guī)范了作為秘書(shū)活動(dòng)的標(biāo)尺，用來(lái)衡量秘書(shū)機(jī)構(gòu)及其人員工作是否合法、高效，為評(píng)判和鑒定提供客觀標(biāo)準(zhǔn)，具有評(píng)價(jià)作用。）3.具有提高秘書(shū)工作效率的作用（規(guī)范的形成將秘書(shū)活動(dòng)納入規(guī)范化管理軌跡，由主觀隨意的“人治”轉(zhuǎn)化為“法制”，具有提高秘書(shū)工作效率的作用。（三）秘書(shū)機(jī)構(gòu)規(guī)范的類(lèi)別1.基本規(guī)范：歸家基本法律法規(guī)、行政法規(guī)2.職業(yè)規(guī)范：秘書(shū)工作制定了一系列準(zhǔn)則和規(guī)定三、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的管理1.制度和程序管理2.環(huán)境管理（1）環(huán)境管理分為：物質(zhì)環(huán)境管理 精神環(huán)境管理3.人員管理 (1

13、)秘書(shū)選拔和任用堅(jiān)持德才兼?zhèn)涞脑瓌t，參照國(guó)家公務(wù)員錄用標(biāo)準(zhǔn)或者人才資源部門(mén)制定的錄用管理型人才的標(biāo)準(zhǔn)，公開(kāi)招聘方式選拔秘書(shū)。思考訓(xùn)練與教學(xué)互動(dòng)1) 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)體現(xiàn)在哪些方面。2) 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須遵循哪些原則？3) 怎樣理解秘書(shū)機(jī)構(gòu)設(shè)置的科學(xué)合理性。4) 政府機(jī)關(guān)與企業(yè)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)預(yù)設(shè)值有哪些不同。第三章 秘書(shū)資格第一節(jié) 秘書(shū)素養(yǎng)一、 秘書(shū)的精神素養(yǎng)（一） 秘書(shū)的思想政治素養(yǎng)1. 提高思想政治水平 只有提高政治理論水平，才能在具體工作中，做好領(lǐng)導(dǎo)參謀的工作和助手，面對(duì)各種剝削利益的誘惑時(shí)才能堅(jiān)持的原則。2. 樹(shù)立法制觀念3. 把握政策導(dǎo)向（二） 秘書(shū)的職業(yè)道德與作風(fēng)修養(yǎng)1. 秘書(shū)的職業(yè)道德

14、內(nèi)容（1） 涵義：是指從事一定職業(yè)的人在其本職工作中所遵循的具備職業(yè)特點(diǎn)的道德準(zhǔn)則。剛當(dāng)配角嚴(yán)守機(jī)密實(shí)事求是不卑不亢誠(chéng)實(shí)守信 忠于職守（a大而言之是忠于黨，忠于國(guó)家和人民利益；小而言之。要忠于本單位本機(jī)關(guān)的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益。b愛(ài)崗敬業(yè)，工作認(rèn)真，辦事負(fù)責(zé)。c 輔佐領(lǐng)導(dǎo)，甘當(dāng)配角） 嚴(yán)守機(jī)密（不該知道的秘密不要打聽(tīng)；不該說(shuō)的秘密絕對(duì)不說(shuō)；不得不在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)摍C(jī)密；私人筆記本不記黨和國(guó)家機(jī)密；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨身攜帶機(jī)關(guān)機(jī)密文件；私人通信、通電話(huà)，不得涉及黨和國(guó)家的機(jī)密） 善于合作（a謙虛謹(jǐn)慎，寬容大度b強(qiáng)化愉悅的合作體驗(yàn)，發(fā)展和他人俄合作關(guān)系） 恪守信用（信用;就是一種新手城落的責(zé)任

15、感，就是行為之后果負(fù)責(zé)的道德感） 文明禮貌 廉潔奉公2. 秘書(shū)人員的職業(yè)道德，應(yīng)遵循的準(zhǔn)則：1) 繼承和發(fā)展的原則2) 以社會(huì)公德為指導(dǎo)的原則3) 遵循秘書(shū)工作性質(zhì)的原則2.秘書(shū)的作風(fēng)修養(yǎng) （1）雷厲風(fēng)行 （2）謙虛謹(jǐn)慎 （3）勤奮耐勞 （4）思路清晰 （5）嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致第二節(jié) 秘書(shū)的知識(shí)和能力一、 秘書(shū)的知識(shí)素養(yǎng)（一） 秘書(shū)的知識(shí)機(jī)構(gòu)1. 秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)體系的原則（1） 適應(yīng)性原則兩方面的要求：秘書(shū)的知識(shí)應(yīng)當(dāng)與秘書(shū)的崗位職責(zé)相適應(yīng) 還應(yīng)當(dāng)與秘書(shū)所在的組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)相適應(yīng)（2） 比例性原則是指根據(jù)各種知識(shí)在秘書(shū)工作中所使用的頻率來(lái)確定其在秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中的比例。（3） 動(dòng)態(tài)性原則是指根據(jù)秘書(shū)知識(shí)結(jié)

16、構(gòu)應(yīng)當(dāng)隨著時(shí)代的發(fā)展和環(huán)境的變幻不斷調(diào)節(jié)和更新，使之適應(yīng)工作的需要。（二）秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)1.基礎(chǔ)知識(shí)：理論知識(shí)、語(yǔ)言文學(xué)知識(shí)、歷史地理知識(shí)、法律知識(shí)、辦公自動(dòng)化知識(shí)2.專(zhuān)業(yè)知識(shí)：秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作知識(shí)、公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)3.相關(guān)知識(shí)：領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)以及社會(huì)學(xué)、倫理學(xué)、決策學(xué)、資訊學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、文學(xué)、美學(xué)等（三）秘書(shū)的文化修養(yǎng)1.文學(xué)修養(yǎng)2.史學(xué)修養(yǎng)3.藝術(shù)修養(yǎng)二、秘書(shū)的能力修養(yǎng)（一）基礎(chǔ)能力修養(yǎng)觀察力、注意力、記憶力、思維力、社交能力（二） 專(zhuān)業(yè)能力 、辦事能力、管理能力、應(yīng)變能力1. 表達(dá)能力：口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力2. 辦事能力（1） 集中體現(xiàn)

17、在輔助決策和組織實(shí)施兩個(gè)方面（2） 秘書(shū)人員較好的辦事能力a:弄清職權(quán)范圍b:講究工作方法c:有較強(qiáng)的應(yīng)變能力3. 管理能力（1） 保持良好的清醒的頭腦，要懂得統(tǒng)籌發(fā)展，能夠合理分配時(shí)間和物品。（2） 隨時(shí)掌握新進(jìn)的管理理念和管理方法，以便使所有的人。材、物能夠最大限度發(fā)揮作用。4. 應(yīng)變能力5. 社交能力(1) 講究文明禮貌，以得體的裝扮和文雅的舉止給對(duì)方一個(gè)良好的印象。(2) 要對(duì)自己和他人有個(gè)準(zhǔn)確地定位。（三） 基本技能1. 快速記錄的能力2. 用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作能力3. 網(wǎng)絡(luò)辦公技能用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候處理各種事務(wù)。秘書(shū)必須熟練地掌握收集引擎、電子郵箱、視頻會(huì)議等現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)

18、辦公。4. 常用辦公軟件的使用技能第三節(jié) 秘書(shū)的心理素質(zhì)和性格特征一、 秘書(shū)的心理素質(zhì)（一） 秘書(shū)的個(gè)性心理1. 動(dòng)機(jī)2. 興趣3. 意志4. 情緒5. 氣質(zhì)（二） 秘書(shū)的心理障礙及調(diào)節(jié)自卑、自負(fù)、嫉妒、焦慮、厭煩二、秘書(shū)的性格特征思考訓(xùn)練與教學(xué)活動(dòng)1. 秘書(shū)的精神素養(yǎng)包括哪些內(nèi)容？如何提高秘書(shū)的精神素養(yǎng)？2. 秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)有那幾部分組成？3. 秘書(shū)的能力素養(yǎng)的具體內(nèi)容是什么？4. 秘書(shū)應(yīng)該具有什么樣心理素質(zhì)和性格特征？第四章 秘書(shū)職能第一節(jié) 秘書(shū)職能的概述一、 秘書(shū)職能的涵義在組織管理過(guò)程中，秘書(shū)所承擔(dān)的職責(zé)和應(yīng)發(fā)揮的作用總體功能。1. 從客觀規(guī)定了秘書(shū)的工作方向、活動(dòng)方向和辦事標(biāo)準(zhǔn)。2.

19、 概念區(qū)分(1) 秘書(shū)工作：是秘書(shū)職能具體體現(xiàn)，秘書(shū)職能是對(duì)秘書(shū)工作的抽象概括。(2) 秘書(shū)實(shí)務(wù)：著重只秘書(shū)工作的具體內(nèi)容和方法。屬于操作層面上的具體秘書(shū)實(shí)務(wù)。且因?yàn)橹鞴芑蛘呓M織的不同而各有不同。二、秘書(shū)職能的認(rèn)定（一）既有觀點(diǎn)常崇宜（秘書(shū)概論遼寧教育出版社2007年版）是黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)的職能有文書(shū)撰寫(xiě)與處理行政與后勤保障、信息處理、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、“不管部“等六大系列。律法成、方國(guó)雄（秘書(shū)學(xué)基本原理，蘭州大學(xué)出版社1992年版）秘書(shū)活動(dòng)的綜合職能包括處理信息、輔助決策、協(xié)調(diào)關(guān)系、督促檢查。董繼超（普通秘書(shū)學(xué)中央廣電社11997年版(二） 秘書(shū)職能的認(rèn)定要領(lǐng)1.應(yīng)該明確秘書(shū)職能的主體：“

20、秘書(shū)”作為主體2.秘書(shū)機(jī)構(gòu)、秘書(shū)工作、秘書(shū)三部分組成3. 秘書(shū)的基本職能應(yīng)當(dāng)是秘書(shū)具備的職責(zé)、作用和功能：辦理事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策、督促檢查構(gòu)成秘書(shū)的基本職能（新出現(xiàn)的職能：拾遺補(bǔ)缺）第二節(jié) 秘書(shū)的基本職能一、 辦理事務(wù)（一） 辦理事務(wù)的概述1. 涵義;指秘書(shū)以輔助決策、管理政務(wù)為核心，操作和管理辦公的相關(guān)事務(wù)。2. 事務(wù)與政務(wù)的區(qū)別概念(1) 事務(wù)：指所做或者要做的事情，通常較為瑣碎，涉及面較小。（指秘書(shū)主體直接作用與具體事務(wù)的勞作過(guò)程。如電話(huà)事務(wù)、文書(shū)事務(wù)、會(huì)議事務(wù)等等）(2) 政務(wù)：主要指決策與指揮，關(guān)系格局的事務(wù)。（是指從事具有全局性和戰(zhàn)略性的公務(wù)活動(dòng)。如決策、指揮、控制等等）(3

21、) 秘書(shū)實(shí)務(wù)與政務(wù)的關(guān)系 政務(wù)是秘書(shū)實(shí)務(wù)的統(tǒng)率和靈魂。偏離政務(wù)，秘書(shū)實(shí)務(wù)就會(huì)迷失方向，離開(kāi)秘書(shū)實(shí)務(wù)，辦理政務(wù)就無(wú)從開(kāi)展，管理將失去基礎(chǔ)。辦理事務(wù)也是實(shí)現(xiàn)溝通協(xié)調(diào)、輔助決策、督促檢查等秘書(shū)職能的必要前提，秘書(shū)的一切職能只有溝通相應(yīng)的事務(wù)才能實(shí)現(xiàn)。（二） 辦理事務(wù)職能的體現(xiàn)：1. 事務(wù)辦理是組織有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要條件。2. 事務(wù)辦理是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要途徑。3. 事務(wù)辦理時(shí)是發(fā)揮參謀作用的裝藥前提。（三） 辦理事務(wù)的特點(diǎn)1. 服務(wù)性：為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行管理，是秘書(shū)辦理事務(wù)的根本目的。2. 繁復(fù)性：辦理事務(wù)涉及面很廣，工作頭緒多，繁雜性。重復(fù)性強(qiáng)。3. 廣泛性：內(nèi)容非常廣泛，除領(lǐng)導(dǎo)和各種職能

22、的業(yè)務(wù)外。其他一切程序性的入場(chǎng)工作、生活服務(wù)工作，均劃分為辦理事務(wù)的范疇。4. 瑣碎性：秘書(shū)實(shí)務(wù)辦理涉及單位、領(lǐng)導(dǎo)和員工的工作、學(xué)習(xí)方面等方面，很多事情極為瑣碎。（四） 辦理事務(wù)的職能基礎(chǔ)1. 便于全面服務(wù)2. 便于綜合協(xié)調(diào)。（五） 辦理事務(wù)的原則1. 規(guī)范性原則約定性規(guī)范類(lèi)和法定性規(guī)范類(lèi)2. 協(xié)調(diào)性原則秘書(shū)實(shí)務(wù)往往涉及很多方面，需要搞好綜合協(xié)調(diào)，正所謂“七分辦事三分協(xié)調(diào)”。3. 服務(wù)性原則服務(wù)性是指秘書(shū)從屬性和輔助性特定的集中體現(xiàn)，秘書(shū)辦理事務(wù)其實(shí)就是服務(wù)。4. 計(jì)劃性原則5. 要具有政策性6. 要有公關(guān)性二、溝通協(xié)調(diào)（一） 涵義1.溝通與協(xié)調(diào)的涵義溝通：信息的傳遞與交流。協(xié)調(diào)：通過(guò)協(xié)商、調(diào)

23、解，達(dá)到和諧的統(tǒng)一。（從管理學(xué)角度來(lái)看：協(xié)調(diào)就是指管理者從系統(tǒng)整體出發(fā)，運(yùn)用各種手段，正確地、妥善地處理系統(tǒng)之間、人們之間的各種關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而共同奮斗的一種管理職能。從一定意義上講，領(lǐng)導(dǎo)就是管理，領(lǐng)導(dǎo)和管理活動(dòng)就是協(xié)調(diào)，組織實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)人物和管理目標(biāo)就是協(xié)調(diào)。）2.溝通協(xié)調(diào)的含義指溝通信息，通報(bào)情況，協(xié)調(diào)關(guān)系，解決矛盾。3. 溝通協(xié)調(diào)的職能目標(biāo)各種力量能夠充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，互相配合。同心協(xié)力完成既定的任務(wù)。各種資源合理配置，合理使用實(shí)現(xiàn)資源利用的效益最大化。（二） 溝通協(xié)調(diào)的特點(diǎn)1. 綜合性表現(xiàn)自以下幾個(gè)方面：一是溝通協(xié)調(diào)課題的綜合性二是溝通協(xié)調(diào)事項(xiàng)的綜合性三是溝通協(xié)調(diào)過(guò)程的綜合性2. 疏導(dǎo)性

24、秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作主要是依賴(lài)領(lǐng)導(dǎo)的收益與授權(quán)，受領(lǐng)導(dǎo)意圖的支配。在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍內(nèi)實(shí)施溝通協(xié)調(diào)的職能。（三） 溝通協(xié)調(diào)的特點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的特點(diǎn)：1. 全局性2. 層次性3. 科學(xué)性（1） 做好調(diào)查研究，掌握信息情報(bào)才能正確判斷問(wèn)題的性質(zhì)情況，加以協(xié)調(diào)。（2） 要掌握正確的理論和方針政策。依照法律辦事。（3） 要講究科學(xué)的步驟方法。4.權(quán)威性5.提前性秘書(shū)協(xié)調(diào)的特點(diǎn)：1. 秘書(shū)協(xié)調(diào)必須注意簽署領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的“五性”2. 秘書(shū)應(yīng)當(dāng)把握好自己在協(xié)調(diào)中的位置3. 秘書(shū)還應(yīng)掌握協(xié)調(diào)的事項(xiàng)重點(diǎn)（四） 溝通協(xié)調(diào)職能的基礎(chǔ)1. 地位優(yōu)勢(shì)2. 信息優(yōu)勢(shì)（五） 溝通協(xié)調(diào)的原則1. 服從全局的原則2. 協(xié)商解決原則3. 分級(jí)歸口

25、原則秘書(shū)應(yīng)當(dāng)職責(zé)分明，該哪一級(jí)協(xié)調(diào)，該哪個(gè)組織系統(tǒng)協(xié)調(diào)，不應(yīng)該越級(jí)跨行工作。（六） 溝通協(xié)調(diào)的方法1. 信息協(xié)調(diào)通氣法2. 制度協(xié)調(diào)規(guī)范法3. 會(huì)議協(xié)調(diào)交流法4. 個(gè)別協(xié)商疏導(dǎo)法或者牽線搭橋法5. 其他：行政方法、經(jīng)濟(jì)方法、法律方法三、輔助決策（一）涵義1.決策就是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐過(guò)程中所尋求并實(shí)現(xiàn)某種最優(yōu)化預(yù)定目標(biāo)的活動(dòng)。2.狹義與廣義狹義：決策指在行動(dòng)之前做出的決定或者說(shuō)對(duì)若干行動(dòng)方案作出最后選擇。廣義：決策被理解成一個(gè)過(guò)程，包括決策的決定，又包括決策的實(shí)現(xiàn)，秘書(shū)輔助決策，是秘書(shū)從知識(shí)、能力、經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)理等方面給予領(lǐng)導(dǎo)決策輔助，以提高決策的科學(xué)性與貫徹落實(shí)的時(shí)效性。3輔助決策的涵義就是秘書(shū)人員

26、或秘書(shū)機(jī)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實(shí)施決策所采取的各項(xiàng)輔助行為。它包括決策前的秘書(shū)工作、決策中的秘書(shū)工作和決策后的秘書(shū)工作，及決策過(guò)程中的各項(xiàng)輔助行為。（二）輔助決策秘書(shū)人員具有的素質(zhì)1.具有戰(zhàn)略意識(shí)2.要有信息觀念3.要有效益觀念4.要有全局觀念5.要有創(chuàng)新精神6.要有科學(xué)的素養(yǎng)7.要有多謀善斷的能力（三）輔助決策的特點(diǎn)1.輔助決策與輔助實(shí)施相結(jié)合2.全面系統(tǒng)與隨機(jī)輔助相結(jié)合3.無(wú)責(zé)輔助與責(zé)任輔助相結(jié)合1.全局性2.貫穿性3.綜合協(xié)調(diào)性4.事務(wù)性與經(jīng)常性（四）輔助決策的職能基礎(chǔ)1.便于為決策提供有效的依據(jù)2.便于加強(qiáng)決策實(shí)施的進(jìn)程3.便于促進(jìn)決策的優(yōu)化（五）輔助決策的原則1.定位原則 秘書(shū)始終將自己置

27、于“輔助”的位置上，在秘書(shū)的職責(zé)范圍內(nèi)發(fā)揮參謀助手作用，不能越位，做到做謀不斷2.超前原則決策是對(duì)未來(lái)行動(dòng)的決策。決策的全過(guò)程都伴隨著不確定性和風(fēng)險(xiǎn)性?！八膫€(gè)超前”a：超前于領(lǐng)導(dǎo)的要求，提前準(zhǔn)備好提案。 b：超前于決策制定時(shí)限，提供決策科學(xué)依據(jù)。 c: 超前考慮決策實(shí)施措施，便于下屬執(zhí)行。d：超前做好決策有關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)性工作，確保政策制定與實(shí)施的及時(shí)和順利。3.信息原則4. 協(xié)調(diào)原則組織協(xié)調(diào)，人際協(xié)調(diào)，程序協(xié)調(diào)，事務(wù)協(xié)調(diào)5. 諫諍原則四、督促檢查（一）督促檢查概述1.含義：對(duì)決策實(shí)施的監(jiān)督、督促、檢驗(yàn)和查看，是促使決策落實(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。組織管理，一方面要做出決策，另一方面要抓落實(shí)，抓落實(shí)就要進(jìn)行

28、督促檢查，這已經(jīng)成為秘書(shū)的重要職能了。（二）督促檢查的職能基礎(chǔ)1.便于全面理解決策要求 秘書(shū)直接輔助決策的全過(guò)程，從決策信息收集、整理、判斷到模擬可行方案，再到?jīng)Q策方案成文，秘書(shū)對(duì)決策的背景、目的、內(nèi)容和市值都全面地了解。2.可綜合信息處理手段督促檢查需要綜合處理信息，形成督促檢查的成果。秘書(shū)所處的位置，便于綜合處理信息，盡快形成督促檢查成果。3. 便于及時(shí)準(zhǔn)確的反饋督促檢查情況 與領(lǐng)導(dǎo)保持密切的信息溝通，便于及時(shí)準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)反饋督促檢查的情況，避免引出層層轉(zhuǎn)報(bào)造成的時(shí)機(jī)貽誤和信息失真等情況。（三） 督促檢查的特點(diǎn)1. 權(quán)威性是受命與領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)組織，秘書(shū)代表上級(jí)組織或者領(lǐng)導(dǎo)催促有關(guān)組織或者部

29、門(mén)進(jìn)行處理、落實(shí)。具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。2. 時(shí)限性 秘書(shū)督促檢查一般都有很強(qiáng)的時(shí)限性。3. 間接性 秘書(shū)督促檢查一般不直接參與決策的執(zhí)行，而是秘書(shū)主要著力于了解情況，研究問(wèn)題，從旁督促?zèng)Q策執(zhí)行。4. 實(shí)效性督促檢查的目的是為了改變“布置多檢查少“的狀況，推動(dòng)決策的貫徹落實(shí)，因而注重實(shí)際效果。(四)督促檢查的原則1.領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分級(jí)承辦原則 對(duì)上司負(fù)責(zé)，分解任務(wù)，分級(jí)承辦2.督促與檢查相結(jié)合的原則 督促偏重于決策的執(zhí)行的及時(shí)性，檢查偏重于決策的執(zhí)行結(jié)果。3.以點(diǎn)帶面的原則一要做到抓重要決策事項(xiàng)，一查到底，有查必補(bǔ)。二要抓住決策的典型事件，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，樹(shù)立典型，指導(dǎo)和推動(dòng)面上的決策實(shí)施，促進(jìn)全面工

30、作，提高督促工作效率。4.實(shí)事求是原則堅(jiān)持實(shí)事求是原則，是做好督促檢查工作的基礎(chǔ)。督促檢查工作人員必須深入實(shí)際，調(diào)查研究，全面準(zhǔn)確地反映決策實(shí)施的問(wèn)題。五、拾遺補(bǔ)缺（一）涵義指秘書(shū)為盡到輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)組織管理目標(biāo)的職責(zé)，對(duì)組織進(jìn)行中的新情況、新問(wèn)題和遺漏缺失，采取措施，彌補(bǔ)空缺，優(yōu)化工作，力爭(zhēng)管理和諧而實(shí)施的查漏補(bǔ)缺行為。(二)拾遺補(bǔ)缺的基礎(chǔ)1.便于發(fā)現(xiàn)遺漏和空缺辦公室是組織管理信息的匯聚之地。秘書(shū)又是綜合處理管理信息的責(zé)任人，并要以輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施組織最優(yōu)原則為管理目標(biāo)。2便于報(bào)告請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的近身助手，便于及時(shí)報(bào)告，請(qǐng)示新情況，新事項(xiàng)或者疏漏。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”。位居領(lǐng)導(dǎo)近身，也便于把

31、無(wú)人管的事務(wù)，交給秘書(shū)辦理。3.便于調(diào)動(dòng)辦公室資源（三）拾遺補(bǔ)缺的特點(diǎn)1.常態(tài)性客觀事物運(yùn)動(dòng)變化的絕對(duì)性和復(fù)雜多樣性，使組織和管理必然會(huì)出現(xiàn)新情況、新問(wèn)題。2.不管性組織管理部門(mén)各機(jī)構(gòu)部門(mén)有明確的界限，當(dāng)新問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，已有的職能部門(mén)或者員工難以承擔(dān)的工作、又來(lái)不及的或者不足以設(shè)立相應(yīng)機(jī)構(gòu)，使會(huì)出現(xiàn)各個(gè)部門(mén)或者員工不與管理的狀態(tài)。3.報(bào)請(qǐng)性當(dāng)新情況、新問(wèn)題出現(xiàn)的時(shí)候，秘書(shū)一方面要有拾遺補(bǔ)缺的意識(shí)，及時(shí)做好心理準(zhǔn)備；另一方面必須向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)示，得到肯定或者認(rèn)可以后，加以補(bǔ)缺。4.盡責(zé)性秘書(shū)要盡職盡責(zé)，忠誠(chéng)服務(wù)的精神，才能積極面對(duì)新、新問(wèn)題，主動(dòng)尋找組織管理的疏漏、缺失，不能將他人不管，也無(wú)明確考

32、評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的管理新事務(wù)、遺漏或者缺失做好。（四） 拾遺補(bǔ)缺原則1. 管理目標(biāo)原則管理目標(biāo)分為組織管理、管理目標(biāo)、領(lǐng)導(dǎo)管理目標(biāo)，組織全體成員利益目標(biāo)等。從各方面管理目標(biāo)可以進(jìn)行思考。2. 職責(zé)空缺原則第三節(jié) 秘書(shū)職能的實(shí)現(xiàn)一、 日常事務(wù)工作（一） 辦公室的管理1. 辦公室的涵義秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)，是設(shè)在領(lǐng)導(dǎo)身邊直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的綜合部門(mén)，這里所指“辦公室”，偏指辦公處所。2.秘書(shū)管理辦公室，就是對(duì)包括辦公環(huán)境、辦公用品、辦公器具和設(shè)備、物業(yè)、小額現(xiàn)金等的管理以及辦公室的管理。（二） 保密工作1.保密工作的涵義：組織及其成員保守秘密所采取的手段和措施。2.主要內(nèi)容：保密立法、建立鍵全保密規(guī)章制度、保密督查、保密

33、宣傳教育、開(kāi)展保密工作的理論研究以及研制開(kāi)發(fā)防泄密和竊聽(tīng)技術(shù)設(shè)備等。（三）接待工作1.按對(duì)象分：內(nèi)賓接待和外賓接待2.任務(wù)要求分：（四）通信工作1.主要工作范疇：通信工作制度的建立健全，通信設(shè)備的計(jì)劃和采購(gòu)以及日常維護(hù)國(guó)內(nèi)罕見(jiàn)與特快專(zhuān)遞的收發(fā)，電子郵件的合理使用等，隨著電信技術(shù)的迅猛發(fā)展，秘書(shū)通信工作需要智能化和高效益化。 （五）印信工作即印章和介紹信的工作1.印章的作用一是權(quán)威作用二是憑借的作用三是標(biāo)志的作用2.印章的種類(lèi)一是組織的公章二是組織領(lǐng)導(dǎo)人因工作需要而克制的個(gè)人簽名章三是秘書(shū)機(jī)構(gòu)的印章3.秘書(shū)印章管理工作的內(nèi)容印章的刻制、頒發(fā)、啟用、保管、使用、停用六大環(huán)節(jié)。4.介紹信是介紹組織成

34、員出外辦理有關(guān)公文并證明其身份的一種憑證。從寫(xiě)作格式來(lái)看，主要有便函式和固定式兩種。 （六）值班工作1. 工作形式一是常設(shè)機(jī)構(gòu)二是間歇性值班三是臨時(shí)性值班2. 工作內(nèi)容（主要）指定值班制度，安排和管理相關(guān)值班人員，反饋值班信息，安排臨時(shí)意見(jiàn)、承辦臨時(shí)事項(xiàng)，處理突發(fā)事件，安全保衛(wèi)和編寫(xiě)值班材料。 (七)安排領(lǐng)導(dǎo)和組織活動(dòng)1.含義：就是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)和組織的各項(xiàng)活動(dòng)做出計(jì)劃督促實(shí)行和必要時(shí)調(diào)整所從事的一系列工作。2.分類(lèi)：調(diào)查工作，調(diào)查研究，參觀學(xué)習(xí)，考擦瀏覽等等3.注意事項(xiàng)：工作重點(diǎn)集中在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及組織活動(dòng)的安排與協(xié)調(diào)上面。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)遵循適時(shí)適當(dāng)適事的原則做好這項(xiàng)工作。同時(shí)注意活動(dòng)

35、安排中的原則性和靈活性相結(jié)合。二、專(zhuān)項(xiàng)工作（一）會(huì)務(wù)工作 1.會(huì)議：即是匯聚到一起，進(jìn)行商務(wù)、討論問(wèn)題的一種重要管理手段，達(dá)到集思廣益的目的。 2.工作任務(wù)：會(huì)前做好起草與制作會(huì)議文件，擬寫(xiě)和分發(fā)會(huì)議通知，選擇和布置會(huì)場(chǎng)等準(zhǔn)備工作，會(huì)中嚴(yán)密組織各項(xiàng)活動(dòng)，要周到的搞好服務(wù)，會(huì)后妥善的處理清退、結(jié)算等事宜，做好會(huì)議精神等工作。（二）信息工作 1.主要內(nèi)容信息的收集、整理、篩選與鑒別、提煉與利用、分類(lèi)與儲(chǔ)存、傳遞等一系列活動(dòng)。秘書(shū)信息的工作重點(diǎn)是信息的收集與加工。通過(guò)收發(fā)信息、研究信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)遇見(jiàn)事務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)。2.秘書(shū)應(yīng)該具備的五種能力信息獲取能力、信息選擇能力、信息預(yù)測(cè)能力、信息處理能力、信息

36、運(yùn)用能力（三） 調(diào)查研究1. 涵義：調(diào)查通過(guò)各種方式和手段，有目的的了解和掌握客觀事物實(shí)際情況的感性認(rèn)識(shí)活動(dòng)。研究是對(duì)調(diào)查所獲得的材料進(jìn)行的科學(xué)的分析綜合，從中把握客觀事物的內(nèi)在本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律，得出正確的結(jié)論的認(rèn)知活動(dòng)。2. 研究與調(diào)查的關(guān)系：調(diào)查是研究的前提和基礎(chǔ) 研究是調(diào)查的發(fā)展和升華。3. 與其他部門(mén)調(diào)查研究的區(qū)別（1）調(diào)研任務(wù)的指定性（2）調(diào)研內(nèi)容的廣泛性 (3)調(diào)研的時(shí)限性。（四）文書(shū)處理 1.涵義：就是遵循文書(shū)處理的原則，按照既定的原則，運(yùn)用科學(xué)合法方法對(duì)文書(shū)的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所開(kāi)展的一系列銜接的工作。 2.內(nèi)容一是發(fā)文處理。包括文書(shū)的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用

37、印、登記分發(fā)等工作。二是收文處理。包括收進(jìn)文件的簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等等程序。三是文書(shū)的管理。包括文書(shū)的日常管理和文書(shū)的立卷和歸檔工作 。四是文書(shū)的保密意識(shí)。（五）檔案管理 1.內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)主要職責(zé)集中統(tǒng)一管理本組織形成的各種各類(lèi)、各種題材檔案，為組織工作服務(wù)。 2.基本任務(wù) 一是對(duì)本組織文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 二是接受和保管本組織個(gè)單位接來(lái)的檔案資料，進(jìn)行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和研究。三是積極開(kāi)展檔案開(kāi)發(fā)和利用工作。四是收集和管理內(nèi)部專(zhuān)用檔案。五是檔案的移交，要定期將其具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案移交檔案館。（六）信訪工作1.涵義：是公民、法人或

38、者組織書(shū)信、電子郵件、傳真、電話(huà)、走訪形式，依法向行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位反映情況，提出意見(jiàn)、建議或者申訴冤屈，檢舉控告等等，黨政機(jī)關(guān)企事業(yè)單位專(zhuān)設(shè)部門(mén)或?qū)Ｂ毴藛T已處理的一系列活動(dòng)過(guò)程。2.機(jī)構(gòu)：專(zhuān)門(mén)的信訪部門(mén)是秘書(shū)機(jī)構(gòu)的組成部分，不設(shè)專(zhuān)門(mén)的信訪部門(mén)的組織，接受來(lái)信和接受采訪的工作，一般是由秘書(shū)承擔(dān)。秘書(shū)承擔(dān)或者參與信訪工作，是由秘書(shū)輔助決策的職能體現(xiàn)，也是有秘書(shū)機(jī)構(gòu)的綜合性質(zhì)和樞紐地位決定的。3.工作的內(nèi)容與程序：信訪登記、告知、受理、辦理、復(fù)查與復(fù)核、督辦、立卷歸檔以及處理各種特殊的信訪事項(xiàng)工作。三、領(lǐng)導(dǎo)交辦工作（一）文書(shū)的擬寫(xiě)1.涵義：指文書(shū)的起草、修改與審閱，是秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意代組織立言，

39、體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖與愿望的寫(xiě)作活動(dòng)2.秘書(shū)擬寫(xiě)文書(shū)的特點(diǎn)一是被動(dòng)寫(xiě)作二是群體寫(xiě)作三是針對(duì)性強(qiáng)，即是定向?qū)ｎ}寫(xiě)作。四是政策性強(qiáng)。秘書(shū)擬寫(xiě)的文書(shū)既要以黨和國(guó)家的路線、方針、政策為依據(jù)，又要能夠提出政策性強(qiáng)、便于基層執(zhí)行的指令。(二)督查工作1.目的和意義：是監(jiān)督檢查工作的簡(jiǎn)稱(chēng)。是為了能夠規(guī)格按照法律法規(guī)辦事，保障有關(guān)政策方針的貫徹實(shí)施，切實(shí)實(shí)現(xiàn)政令暢通，令行禁止。2.基本任務(wù)一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策和重大工作部署下達(dá)后，對(duì)貫徹實(shí)施情況的監(jiān)督和檢查，以及信息反饋。二是對(duì)應(yīng)辦理的文件和會(huì)議決定事項(xiàng)進(jìn)行催辦和落實(shí)。三是對(duì)需要查辦的問(wèn)題，請(qǐng)有關(guān)地區(qū)和部門(mén)檢查解決。四是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督辦理。3.與專(zhuān)門(mén)辦

40、案機(jī)構(gòu)的區(qū)別一方面，秘書(shū)的督查代表領(lǐng)導(dǎo)，在獲得了領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的前提下進(jìn)行的。另一方面，秘書(shū)的督促工作，重點(diǎn)是在于圍繞重要指令和中心工作，抓大事，要事和久拖不決的事情。而紀(jì)檢委工作是作為一種內(nèi)部力量解決，公檢法是已經(jīng)違法的，紀(jì)檢部門(mén)不能解決的問(wèn)題移交司法機(jī)關(guān)和公安機(jī)關(guān)相關(guān)部門(mén)來(lái)處理（三）協(xié)調(diào)工作1.目的及涵義：是領(lǐng)導(dǎo)在組織管理中賦予秘書(shū)的協(xié)調(diào)職能的相關(guān)秘書(shū)機(jī)構(gòu)開(kāi)展協(xié)調(diào)工作有利于實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)管理，保證政令暢通，有助于和諧組織內(nèi)外人人際關(guān)系，增強(qiáng)組織的凝聚力和向心力。2.工作內(nèi)容辦文辦會(huì)辦事等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，能有效地維護(hù)組織機(jī)構(gòu)整體系統(tǒng)中協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書(shū)機(jī)構(gòu)聯(lián)系上下，溝通西面八方。四、參謀輔助工作1.目的和涵義：

41、是秘書(shū)圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策要求，直接、適合、及時(shí)、提供智能輔助的一種職能活動(dòng)，是一種近身、綜合的參謀輔助，貫穿于領(lǐng)導(dǎo)管理活動(dòng)的會(huì)程。秘書(shū)參謀潛隱性在領(lǐng)導(dǎo)者的政務(wù)管理者，因而屬于深層職能。2.工作環(huán)境1) 經(jīng)驗(yàn)性決策向現(xiàn)代科學(xué)決策轉(zhuǎn)變2) 個(gè)人決策向群體決策3) 單純性決策向定向和定量決策相結(jié)合4) 單目標(biāo)決策向多目標(biāo)綜合決策思考題1. 秘書(shū)職能的基本內(nèi)容包括哪些？2. 怎樣理解秘書(shū)職能與秘書(shū)工作的關(guān)系？3. 秘書(shū)工作的內(nèi)容有哪些？怎樣去理解秘書(shū)授權(quán)工作所謂內(nèi)容特點(diǎn)和要求？第五章 秘書(shū)職能環(huán)境第一節(jié) 秘書(shū)智能環(huán)境的內(nèi)涵與作用一、 秘書(shū)職能環(huán)境的內(nèi)涵 指秘書(shū)發(fā)揮職能作用的環(huán)境，它是秘書(shū)職能活動(dòng)的基礎(chǔ)。（一

42、） 秘書(shū)職能環(huán)境的三個(gè)層次1. 秘書(shū)所在組織的外部環(huán)境秘書(shū)在組織的外部環(huán)境是一個(gè)開(kāi)放的，具有層次性的。各方面相互聯(lián)系的龐大系統(tǒng)。它既包含國(guó)際國(guó)內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等大環(huán)境因素，又包括行業(yè)系統(tǒng)的地區(qū)環(huán)境小因素。（二） 秘書(shū)所在組織的內(nèi)部系統(tǒng)秘書(shū)所在組織內(nèi)部環(huán)境是影響秘書(shū)職能活動(dòng)的各種條件和因素的總和。組織的內(nèi)部環(huán)境是以實(shí)現(xiàn)工作職能的重要基礎(chǔ)。秘書(shū)所在組織的內(nèi)部環(huán)境是由以下因素組成的：（1） 組織的物質(zhì)因素（2） 組織的結(jié)構(gòu)因素各組織的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員構(gòu)成。工作制度、組織目標(biāo)與職責(zé)分配。（3） 組織動(dòng)態(tài)運(yùn)行要素如組織的整體運(yùn)行要素，運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)性，協(xié)作狀況等（4） 組織的精神要素各成員對(duì)組織的認(rèn)可

43、與熱愛(ài)，對(duì)組織利益的理解，對(duì)組織規(guī)范的認(rèn)同和組織的團(tuán)隊(duì)精神。（三）秘書(shū)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境秘書(shū)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境包括秘書(shū)機(jī)構(gòu)的辦公設(shè)施和辦公任務(wù)構(gòu)成與分工情況、管理制度、人際關(guān)系和秘書(shū)機(jī)構(gòu)內(nèi)部精神要素。營(yíng)造秘書(shū)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的良好環(huán)境，應(yīng)具備哪些條款：一是要有作風(fēng)正派，經(jīng)驗(yàn)豐富、具有良好指揮和協(xié)調(diào)能力的負(fù)責(zé)人。二是要有健全的的工作制度。三是要有合理的的分工合作體系，以形成高效的合作流程。四是要有良好的信息處理，創(chuàng)建自動(dòng)化、信息化辦公系統(tǒng)。五是要構(gòu)建和諧的人際關(guān)系，形成秘書(shū)團(tuán)隊(duì)的向心力和凝聚力。二、秘書(shū)職能環(huán)境的作用（一）秘書(shū)職能環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作的規(guī)定作用 秘書(shū)職能環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作的規(guī)定性主要在于：第一 從社會(huì)環(huán)境

44、來(lái)看，人從社會(huì)分工的細(xì)化，以及領(lǐng)導(dǎo)管理工作對(duì)秘書(shū)輔助和綜合服務(wù)的需要決定了秘書(shū)工作與秘書(shū)職業(yè)的存在。第二 從行業(yè)來(lái)看，政、商、工、農(nóng)、文化、教育等不同行業(yè)環(huán)境，決定了秘書(shū)工作特定的輔助對(duì)象，工作內(nèi)容以及運(yùn)作方式，以對(duì)秘書(shū)素養(yǎng)的不同要求。第三 從組織層次來(lái)看，不同層次的組織決定了秘書(shū)工作的不同運(yùn)作方式與工作任務(wù)的深度、廣度 。第四 從秘書(shū)崗位來(lái)看，不同崗位環(huán)境決定了秘書(shū)工作的不同服務(wù)對(duì)象和工作目標(biāo)。如秘書(shū)崗位負(fù)責(zé)制、辦公室秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、文字秘書(shū)、檔案秘書(shū)等相關(guān)工作。（二）秘書(shū)職能環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作的導(dǎo)向作用。秘書(shū)職能環(huán)境的導(dǎo)向性要求秘書(shū)：第一 準(zhǔn)確把握宏觀大環(huán)境的發(fā)展方向。第二 準(zhǔn)確把握秘書(shū)行業(yè)系

45、統(tǒng)、地區(qū)等小環(huán)境對(duì)于所在組織的業(yè)務(wù)要求。第三 準(zhǔn)確把組織和秘書(shū)結(jié)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境的具體工作方法。（三）秘書(shū)職能環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作的激發(fā)作用。人從事社會(huì)工作的動(dòng)力來(lái)自于社會(huì)組織對(duì)其需要的滿(mǎn)足。秘書(shū)職能環(huán)境能夠具體的滿(mǎn)足秘書(shū)的需要。因此，秘書(shū)職能環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作具有激發(fā)性。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1. 行政性激發(fā)領(lǐng)導(dǎo)者依靠行政職權(quán)，配合指導(dǎo)，激勵(lì)等手段，向秘書(shū)發(fā)出指令。要秘書(shū)貫徹執(zhí)行組建和領(lǐng)導(dǎo)意圖。這能夠直接激發(fā)秘書(shū)能力完成工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。2. 誘導(dǎo)性激發(fā)。功利性引導(dǎo)是工作管理實(shí)踐中激發(fā)人的主觀能動(dòng)性的有效方法3. 比較性激發(fā)人們對(duì)自我價(jià)值的評(píng)價(jià)以及自我需要的滿(mǎn)足感，往往會(huì)以周?chē)沫h(huán)境中的特定對(duì)象為

46、參照物。在秘書(shū)職能環(huán)境中，其他工作人員的工作業(yè)績(jī)、物質(zhì)報(bào)酬、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等。都會(huì)對(duì)秘書(shū)產(chǎn)生比較性激發(fā)作用。在比較中，秘書(shū)自我落后，就一定會(huì)落后，而奮起直追，認(rèn)為自己是先進(jìn)的，則勢(shì)必增加自信，繼續(xù)努力。第二節(jié) 秘書(shū)職能環(huán)境的適應(yīng)與優(yōu)化一、 適應(yīng)秘書(shū)職能環(huán)境的適應(yīng)（一） 秘書(shū)職能環(huán)境的特點(diǎn)一是適應(yīng)國(guó)際國(guó)內(nèi)的宏觀社會(huì)環(huán)境特點(diǎn)以及發(fā)展趨勢(shì)二是適應(yīng)所在組織的行業(yè)環(huán)境的特點(diǎn)三是適應(yīng)所在組織的內(nèi)部環(huán)境特點(diǎn)。四是適應(yīng)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境的特點(diǎn)。五是適應(yīng)具體秘書(shū)工作崗位的環(huán)境特點(diǎn)。（二） 滿(mǎn)足職能環(huán)境的需要 首先，秘書(shū)要滿(mǎn)足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求。例如領(lǐng)導(dǎo)下大調(diào)研課題，授命秘書(shū)草擬計(jì)劃方案。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有提出要求，秘書(shū)也可主動(dòng)

47、提出參謀建議，拾遺補(bǔ)缺。 其次，秘書(shū)要滿(mǎn)足組織日常辦公事務(wù)。在日常辦公事務(wù)中，秘書(shū)需要處處留心，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和分析問(wèn)題，并且具有解決問(wèn)題、協(xié)調(diào)矛盾的能力。切實(shí)做好綜合服務(wù)和跟蹤服務(wù)，滿(mǎn)足職能環(huán)境要求。（三）順應(yīng)職能環(huán)境的發(fā)展 在適應(yīng)職能環(huán)境的特質(zhì)，滿(mǎn)足職能環(huán)境需要的適應(yīng)過(guò)程中，存在著順違職 環(huán)境發(fā)展趨勢(shì)問(wèn)題。（四）開(kāi)發(fā)職能環(huán)境資源 適應(yīng)職能環(huán)境的特點(diǎn)，滿(mǎn)足職能環(huán)境需求，順應(yīng)職能環(huán)境的發(fā)展，都要以有利于充分、合理地利用開(kāi)發(fā)職能環(huán)境資源，有利于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)為根本目標(biāo)。秘書(shū)在工作中開(kāi)發(fā)職能環(huán)境資源要求注意以下幾個(gè)方面：第一 合理開(kāi)發(fā)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)人的影響力資源，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的影響力既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和

48、領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)展組織工作的保障，又是秘書(shū)開(kāi)展職能活動(dòng)的基礎(chǔ)性資源。第二 注重開(kāi)發(fā)職能環(huán)境中的信息資源。秘書(shū)發(fā)揮輔助決策職能作用的主要依據(jù)就是信息。第三 注重從協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系開(kāi)發(fā)職能環(huán)境中的能量整合資源。包括協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各機(jī)構(gòu)的關(guān)系及協(xié)調(diào)組織與各類(lèi)工作的公關(guān)關(guān)系的方面。有效的開(kāi)發(fā)職能環(huán)境資源，有利于增加秘書(shū)工作的活力，大大提高秘書(shū)工作的效益，以便更好的輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和組織管理工作。二、秘書(shū)職能環(huán)境的優(yōu)化（一）優(yōu)化秘書(shū)職能環(huán)境的前提首先，秘書(shū)要立足本職工作其次，秘書(shū)要正確看待秘書(shū)職能環(huán)境。秘書(shū)要正確看待現(xiàn)實(shí)中的職能環(huán)境，既能夠看懂職能環(huán)境中的不利的一面，也要能看懂有利的一面。(二） 秘書(shū)職能環(huán)境的重點(diǎn)關(guān)

49、鍵在于優(yōu)化與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合關(guān)系。優(yōu)化秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的主輔關(guān)系，是優(yōu)化秘書(shū)職能環(huán)境的重點(diǎn)。(三)優(yōu)化職能環(huán)境的基本途徑是在具體的工作中與有關(guān)方面的建議、維護(hù)和加強(qiáng)互相理解、信任和合作的和諧關(guān)系。三、秘書(shū)對(duì)職能環(huán)境障礙的排除(一)排除信任障礙首先，排除公眾的信任障礙。其次，排除工作能力造成的信任障礙。再次，排除性格人品不好造成的信任障礙。最后，排除誤會(huì)造成的信任障礙。秘書(shū)要加強(qiáng)與各方面的交流，消除工作中的誤會(huì)。特別是在解釋誤會(huì)原諒的時(shí)候，要多進(jìn)行自我批評(píng)。（三） 排除溝通障礙1. 虛報(bào)信息2. 信息網(wǎng)絡(luò)不完整3. 人際關(guān)系不和（四） 排除利益障礙第三節(jié) 人際關(guān)系與秘書(shū)的人際關(guān)系一、 人際關(guān)系（一） 涵

50、義人際關(guān)系是指人與人之間學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)交際等社會(huì)活動(dòng)中發(fā)生的交往關(guān)系。內(nèi)容：主要是指人們通過(guò)在社會(huì)生活中的行為交往、語(yǔ)言交流等彼此了解融洽，在各種社會(huì)活動(dòng)中相互合作、幫助、促進(jìn)。這就要考慮人際關(guān)系的各種因素?？朔穗H交往中的障礙，采用適當(dāng)?shù)娜穗H交往方式。（二） 影響人際交往的因素1. 距離的遠(yuǎn)近一般成長(zhǎng)正比關(guān)系。2. 交往的頻率也是成正比關(guān)系3. 態(tài)度的相似性俗話(huà)說(shuō)“物以類(lèi)聚人以群分”，彼此的性格、興趣、愛(ài)好相似，則容易親近。4. 情境因素在某種特定的環(huán)境里，人容易接近和親近。例如人在旅途中，異地遇同鄉(xiāng)等等。5. 中介因素（三）人際交往中的障礙1.心理障礙2.語(yǔ)言障礙（1）客人口齒不清，說(shuō)話(huà)

51、啰嗦，缺乏條理，使用語(yǔ)言、方言土語(yǔ)是別人難以理解甚至不愿理解。（2）個(gè)人掌握的詞匯不多，或者是語(yǔ)義概念不去了，難以準(zhǔn)確而生動(dòng)地表達(dá)自己的思想感情。（3）書(shū)面語(yǔ)言障礙。信函或者文件夾來(lái)往也是交流的重要方式。語(yǔ)句不通，文意晦澀，詞不達(dá)意，書(shū)寫(xiě)潦草，標(biāo)點(diǎn)有錯(cuò)誤等都是嚴(yán)重的書(shū)面語(yǔ)言障礙。3.地位障礙（1）地位高的人（2）地位低的人4.物理障礙這是指其他客觀的物質(zhì)因素。比如說(shuō)電話(huà)中的雜音；電報(bào)郵件的故障；交通的不便；天氣原因等等都可以影響人際交往的頻率與效果。事實(shí)上，現(xiàn)代高科技的發(fā)展，使這些物理障礙對(duì)于人際交往的影響將會(huì)越來(lái)越少。（四）人際交往方式1.語(yǔ)言2.體態(tài)和身勢(shì)3.物質(zhì)物質(zhì)交往是一種所謂的“禮尚

52、往來(lái)”。二、秘書(shū)人際關(guān)系（一）秘書(shū)人際關(guān)系的特征1.秘書(shū)人際關(guān)系大多源自職業(yè)需要，具有公務(wù)性特征。2.秘書(shū)人際關(guān)系如果是代表領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行的，具有代表性特點(diǎn)。3.秘書(shū)的人際關(guān)系具有多向性的特點(diǎn)。（二）秘書(shū)處理人際關(guān)系的重要準(zhǔn)則1.尊重2.禮貌3.誠(chéng)實(shí)守信4.平等待人第四節(jié) 秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系一、 秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的多維關(guān)系（一） 工作上的主輔關(guān)系秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，最重要的是為領(lǐng)導(dǎo)的管理工作提供全面服務(wù)。這種職責(zé)主要體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)處理一些事務(wù)性工作方面。也體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供預(yù)案或者建議上面。從根本上看，秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)有著共同的工作目標(biāo)，只有為了實(shí)現(xiàn)著目標(biāo)處理不同的任務(wù)，兩者工作中的主輔關(guān)系也必須與共同的目標(biāo)一

53、致。（二） 角色上的從屬關(guān)系從職業(yè)特點(diǎn)來(lái)看，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)就沒(méi)有秘書(shū)，離開(kāi)了領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)這個(gè)角色就失去了存在的意義。從秘書(shū)所處的社會(huì)地位來(lái)看，秘書(shū)從屬于領(lǐng)導(dǎo)角色。秘書(shū)一方面要尊重這種關(guān)系，自覺(jué)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)的命令；另一方面，又不能被抓中關(guān)系束縛，失去自己的獨(dú)立人格和獨(dú)立思考的的空間。（三） 組織上的上下級(jí)關(guān)系秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)具有一種組織上的上下級(jí)關(guān)系。所以秘書(shū)在工作上永遠(yuǎn)都不能我行我素或者超越權(quán)限即越權(quán)行事。（四） 事業(yè)上的同志關(guān)系秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)雖然職責(zé)分工不同，地位不同，但是都是為了國(guó)家和人民的事業(yè)而工作的，是目標(biāo)一致的同志關(guān)系。（五） 人格上的平等關(guān)系秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)都是國(guó)家的公民，在法律面前是人人平等的，沒(méi)有貴賤之

54、分。總而言之，最能體現(xiàn)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系特征的是主輔關(guān)系。 二、秘書(shū)處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的方法（一）了解領(lǐng)導(dǎo)，有的放矢為使自己的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有的放矢，秘書(shū)在工作之時(shí)，就應(yīng)該懂得努力了解自己服務(wù)的主要對(duì)象領(lǐng)導(dǎo)，包括他的工作思想、工作方法、個(gè)性、習(xí)慣等。1了解領(lǐng)導(dǎo)的工作思想了解領(lǐng)導(dǎo)的工作思想，是秘書(shū)發(fā)揮輔助工作的基礎(chǔ)。只有在這個(gè)基礎(chǔ)上，秘書(shū)才會(huì)想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所需，在領(lǐng)導(dǎo)醞釀決策時(shí)候，主動(dòng)收集信息，在決策實(shí)施后，了解動(dòng)機(jī)，反饋信息；從領(lǐng)導(dǎo)言行中敏銳輔助意圖，領(lǐng)會(huì)精神，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。2. 了解領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和工作方法3. 了解領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性（二）尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)是組織的權(quán)威，這與他的地位趨向相稱(chēng)。權(quán)威能產(chǎn)生群眾凝聚力。從而促進(jìn)了指揮的實(shí)施，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)尊重領(lǐng)導(dǎo)，全力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。無(wú)論是秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)的單獨(dú)相處，還是