公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法

1、公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法商務(wù)接待流程 一、目的為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則二、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門。三、管理綜合部為公司接待工作的歸口管理部門， 負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃， 協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)， 提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，可報辦公室，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、 辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前 2 天告知辦公室。四、計劃與準(zhǔn)備1、辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，對來賓接待，應(yīng)了解來

2、賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法2、綜合部根據(jù)來賓情況按計劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、綜合部根據(jù)來賓情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)；提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來賓下榻酒店，酌情在房間內(nèi)準(zhǔn)備相關(guān)資料水果、香煙等。4、辦公室根據(jù)情況計劃安排來賓游覽路線、購物商場、娛樂項目。5、因特殊會議需要辦公室須準(zhǔn)備安排會場花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草

3、擬新聞通稿，安排攝影攝像等。6、辦公室根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從辦公室主任和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、辦公室根據(jù)情況提前購買車票及機(jī)票。五、接待標(biāo)準(zhǔn)一級接待標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任在高速路口、機(jī)場、車站迎接，注意把握迎候時間， 提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法輩、

4、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個， 則為其雙方進(jìn)行介紹時， 要先介紹主人一方，扣介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3 秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任陪同，由辦公室主任沿途介紹濟(jì)南市基本情況以及到達(dá)項目地后詳細(xì)介紹地塊相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司

5、簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定酒店：5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定酒店：6、辦公室根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。7、辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。二級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：副總經(jīng)理、辦公室主任、相關(guān)部門經(jīng)理1、迎接：由辦公室人員到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)來賓。公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法2、參觀：副總經(jīng)理、辦公室主任、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由辦公室主任沿途介紹市基本情況以及到達(dá)項目地后詳細(xì)介紹地塊相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、

6、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定酒店：5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定酒店：6、辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。三級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員1、參觀：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員陪同，由相關(guān)人員沿途介紹濟(jì)南市基本情況以及到達(dá)項目地后詳細(xì)介紹地塊相關(guān)信息。2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡歷或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室根據(jù)情況預(yù)定酒店：六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。

7、3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機(jī)場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、 進(jìn)電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時：客人落座后， 要以雙手奉茶， 先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。七、注意事項接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密

8、，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法八、信息反饋接待人員應(yīng)及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有部門領(lǐng)導(dǎo)。十、商務(wù)接待中的座次安排（圖）（一）、關(guān)于會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。2、主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中， 2 號領(lǐng)導(dǎo)在 1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號領(lǐng)導(dǎo)在 1 號領(lǐng)導(dǎo)右手位置； 領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時， 1、 2 號領(lǐng)導(dǎo)同時居中， 2 號領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3

9、號領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。3、幾個機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓， 也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓， 其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。4 、對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如

10、有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、 名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯別字出現(xiàn)。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法主席臺人數(shù)為偶數(shù)時（二）、關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面， 1 號客人在主陪的右手， 2 號客人在主陪的左手， 3 號客人在副主陪的右手，4 號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。中餐桌公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法西餐桌（三）、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。（四）、關(guān)于乘車的

11、座次安排公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法小轎車 1 號座位在司機(jī)的右后邊， 2 號座位在司機(jī)的正后邊， 3 號座位在司機(jī)的旁邊。（如果后排乘坐三人，則 3 號座位在后排的中間） 。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排， 1 號座位在臨窗的位置。乘車座次安排（五）、合影座次安排與主席臺安排相同。附：會議座位安排長條桌注： A為上級領(lǐng)導(dǎo)， B 為主方席沙發(fā)室公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法與外賓會談注： A為主方， B 為客方與上級領(lǐng)導(dǎo)座談公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法為主方領(lǐng)導(dǎo) BA注：為上級領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)招待費管理辦法總則1.為了加強(qiáng)并規(guī)范公司的業(yè)務(wù)招待費支出管理，特制定本辦法。公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法

12、適用范圍 2. 業(yè)務(wù)費：是指因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的禮金、禮品、贊助費及因業(yè)務(wù)需 2.1. 要贈送的煙、酒等。招待費：是指因工作關(guān)系招待有關(guān)人員就餐費、 娛樂費用；因公 2.2. 接待相關(guān)單位人員發(fā)生的差旅費、 住宿費等；在公司食堂招待時發(fā)生的就餐費；因招待領(lǐng)用的酒水、飲料及香煙等。使用原則 3.招待工作本著熱情、禮貌、細(xì)致、勤儉、周到的原則。實行分級3.1.負(fù)責(zé)、對口招待。年初根據(jù)年度工作計劃， 各部門編制相關(guān)往來單位及個人的工作3.2.聯(lián)系表（見附表一），交總經(jīng)理、執(zhí)行總裁、總裁審批，以明確招待范圍。工作聯(lián)系人發(fā)生變動的，須及時更新工作聯(lián)系表。堅決控制非業(yè)務(wù)性接待，適當(dāng)控制業(yè)務(wù)接待。可接待可不接待

13、的， 3.3. 不接待；可參與可不參與接待人員，不參與；可發(fā)生可不發(fā)生費用，不發(fā)生；態(tài)度熱情，費用從簡。嚴(yán)格分檔次接待，按照被接待人員的級別及與公司業(yè)務(wù)的相關(guān)程 3.4. 度，對應(yīng)接待，禁止越檔次接待。公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法 接待用餐時，嚴(yán)格控制陪客人數(shù)。堅持高檔接待的執(zhí)行中司機(jī)不 3.5. 參與陪客就餐規(guī)定。 同時，原則上陪客人數(shù)不得超過 3 人，若公司陪同用餐人員多于 3 人時，應(yīng)事先經(jīng)過總經(jīng)理或執(zhí)行總裁批準(zhǔn)。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)內(nèi)部檢查指導(dǎo)工作，除陪同客人視3.6.察外，一律在員工食堂就餐；集團(tuán)內(nèi)各兄弟單位、關(guān)聯(lián)企業(yè)因公出差到公司，原則上用工作餐接待,嚴(yán)禁相互宴請。外協(xié)單位

14、除合同標(biāo)明提供食宿及接風(fēng)、送行外，一律不安排免費3.7.伙食。確需接風(fēng)、送行的，按公司招待費管理規(guī)定開支。開支標(biāo)準(zhǔn)4. 招待相關(guān)職能部門經(jīng)常打交道的經(jīng)辦人員，單次招待費用控制在4.1. 元以內(nèi)（單次：是指為接待某人從開始接待到終止接待的所有費用）, 根據(jù)人員多少調(diào)節(jié)。招待一般來賓來客，每席餐費不超過元（含酒水等），酒水4.2.標(biāo)準(zhǔn)白酒控制在元/瓶以下。招待政府部門正股級以上副局級（含副局級） 以下干部、集團(tuán)部 4.3.門經(jīng)理級別人員每席不超過元（含酒水等），酒水標(biāo)準(zhǔn)白酒控制在元/ 瓶以下。招待政府部門正局級及分局一把手每席不超過（含酒水）， 4.4.酒水標(biāo)準(zhǔn)白酒控制在元/ 瓶以下。公司商務(wù)接待

15、流程及費用管理辦法招待政府主要領(lǐng)導(dǎo)及政府部門關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)副總裁以上領(lǐng)導(dǎo)，4.5. 費用標(biāo)準(zhǔn)由公司總裁另行確定。招待用白酒一般不超過2 瓶，特殊情況最多一次不能超過3 瓶（每 4.6.席標(biāo)準(zhǔn)），并且白酒不得超過標(biāo)準(zhǔn)。中國的傳統(tǒng)佳節(jié) ( 端午節(jié)、中秋節(jié)、 春節(jié) ) ，各部門根據(jù)需要，結(jié)4.7.合公司的具體要求決定是否要安排過節(jié)費，確實需要的，根據(jù)各崗位的重要性，標(biāo)準(zhǔn)分別為元/ 人、元/ 人、元/ 人。不在工作聯(lián)系表范圍內(nèi)或要求超過上述標(biāo)準(zhǔn)安排的，須報總裁特別批準(zhǔn)。大型、專項、異地接待任務(wù)， 經(jīng)辦人應(yīng)制定接待方案， 確定接待4.8.標(biāo)準(zhǔn)，提交接待預(yù)算報綜合部主任審核、常務(wù)副總、總裁批準(zhǔn)，經(jīng)辦人在批

16、準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)掌握使用。審批權(quán)限 5.6.3.6.1.招待任務(wù)執(zhí)行前，經(jīng)辦人需事先填寫招待費審批單 （見附表 5.1. 二）列明接待對象、地點、事由、參加人員，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。單次招待費在 1000 元以內(nèi)，按以下流程報批：申請人 部門 5.2. 經(jīng)理 常務(wù)副總；單次招待費在 1000 元以上，按以下流程報批：申請人 部門經(jīng)理 常務(wù)副總總裁。審批領(lǐng)導(dǎo)對招待費開支的合理性、真實性負(fù)責(zé)。突發(fā)性招待任務(wù)來不及辦理 招待費審批單 的，必須按審批流 5.3. 程電話請示同意后實施，事后三天內(nèi)按上述規(guī)定補(bǔ)走流程。公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法 業(yè)務(wù)接待過程中贈送禮金、禮品、煙、酒等，贊助錢、物的一律 5.4

17、. 事先報公司總裁批準(zhǔn)，按批準(zhǔn)的額度標(biāo)準(zhǔn)開支。食堂招待標(biāo)準(zhǔn)6.食堂招待分為工作餐和客餐兩種， 工作餐即指平時供應(yīng)員工的飯菜，客餐即指除工作餐外專門為客人烹制的菜肴和酒水。因工作關(guān)系外單位一般來人來客， 一律用工作餐招待。 工作餐計 6.2. 費標(biāo)準(zhǔn)按公司員工伙食費標(biāo)準(zhǔn)計算。 政府部門、上級機(jī)關(guān)、關(guān)聯(lián)單位主辦以上人員來公司辦理公務(wù)， 需在公司食堂用餐， 原則上用客餐招待。需在食堂客餐招待的，經(jīng)辦人事先向公司行政部或項目部綜合辦申請，說明接待人員的級別、人數(shù)，由公司行政部或項目部綜合辦根據(jù)情況安排客餐。用餐后， 接待單位需在食堂客餐結(jié)算表、酒水消耗領(lǐng)用表上簽證。一般客餐，每席餐費不超過元（含酒水等

18、），酒水標(biāo)準(zhǔn)白6.4.酒控制在元/瓶以下。 高檔客餐每席不超過元（含酒水等），酒水標(biāo)準(zhǔn)白酒控制在元/ 瓶以下。特殊客餐，費用標(biāo)準(zhǔn)由公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)確定后執(zhí)行。招待用白酒一般不超過2 瓶，特殊情況最多一次不能超過3 瓶（每 6.5.席標(biāo)準(zhǔn)），并且白酒不得超過標(biāo)準(zhǔn)。財務(wù)控制與監(jiān)督7.公司商務(wù)接待流程及費用管理辦法業(yè)務(wù)招待費報銷遵循誰經(jīng)手誰報銷的原則, 不得由他人代報業(yè)務(wù)7.1. 招待費，報銷時所附發(fā)票必須是開有日期的正式發(fā)票，發(fā)票上原則上須有共同參與人簽字證明，并在費用開支后一個月內(nèi)辦理報銷。500 元以上招待費不得現(xiàn)金支出，原則上采取轉(zhuǎn)賬方式或銀聯(lián)刷7.2.卡結(jié)算，報銷時必須提供銀聯(lián)刷卡記錄單，特殊情況需總裁同意。業(yè)務(wù)招待費報銷時須提供招待費審批單、正規(guī)發(fā)票、備用酒7.3.水核銷單。 500 元以上的禮品須出具購貨單位（商場、酒店等）的電腦打印清單，清單列示金額與發(fā)票一致方可報銷。食堂招待費用的核銷時， 工作餐須提供經(jīng)公司綜合部或部門經(jīng)理7.4.簽字確認(rèn)的工作餐登記表， 客餐須提供經(jīng)公司綜合部或部門經(jīng)理簽字確認(rèn)的客餐結(jié)算表和消費明細(xì)表。杜絕無票費用開支。 如工作業(yè)務(wù)需要開支無票費用（如娛樂費、7.5.業(yè)務(wù)費等）一律憑申請單在批準(zhǔn)的額度內(nèi)報銷。對此類無票