表格化管理流程

1、表格化管理什么是表格化管理表格化管理是提高管理水平，尤其是管理效率，做到 “事有所知，物有所管。人盡 其職，物盡其用。 ”的較好方式。所謂表格化運(yùn)營(yíng)管理體系 , 是采用系統(tǒng)思維的創(chuàng)新管理方法，通過(guò)運(yùn)營(yíng)體系建 設(shè)，深入分析和辯識(shí) “職能 ”和“職責(zé) ”的關(guān)系， 杜絕職能分配的管理 “真空”。運(yùn)用流程控制的工 作方法，規(guī)范職能運(yùn)作，理順業(yè)務(wù)流程，消滅管理 “盲區(qū)”和“死角 ”。以表格為載體 , 用表格 化工作語(yǔ)言固化職能、優(yōu)化流程、提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。二、實(shí)行表格化管理原因員工對(duì)待管理表格經(jīng)常有抗拒心理，有的人怕麻煩 ;有的人認(rèn)為只要有業(yè)績(jī)，報(bào)表 無(wú)所謂 ;有的人瞎編數(shù)字， 應(yīng)付差使 ;有

2、的人根本不會(huì)填表 ; 更有人認(rèn)為表格根本就是多余。 造 成這些現(xiàn)象的原因，一是公司的表格設(shè)計(jì)不合理，照搬其他公司，或?qū)ι蠄?bào)的結(jié)果不重視 ; 二是員工本身對(duì)公司的報(bào)表理解不夠，不知道如何運(yùn)用表格進(jìn)行管理。（一）表格是管理的書(shū)面表現(xiàn)，也是管理的工具。管理學(xué)上有一個(gè)著名的 PDCA 循環(huán)：P Plan 計(jì)劃D Do 執(zhí)行C Check 檢查A Action 改善有效的管理，必須完整包含這幾個(gè)步驟，而表格，就是 PDCA 管理循環(huán)的最直觀的表達(dá)。將紛繁復(fù)雜的管理工作分門(mén)別類(lèi)，會(huì)讓我們的思想條理清晰，避免 無(wú)序造成的時(shí)間和費(fèi)用的浪費(fèi)。（二）表格是行動(dòng)的指南各種表格及其中的欄目，其實(shí)在告訴你，這些欄目，都

3、是你必須要做好的工作。（三 ）表格是業(yè)績(jī)的體現(xiàn)通過(guò)表格，可以反映每個(gè)人的業(yè)績(jī)。業(yè)績(jī)，其實(shí)只是一個(gè)結(jié)果，結(jié)果的好壞是如 何得來(lái)的，返回頭又可以通過(guò)研究表格得出結(jié)論。4）厚厚一摞表格，看似復(fù)雜，其實(shí)條理非常清楚，體現(xiàn)著管理的精神。三、表格化管理的意義所謂管理表格化，是企業(yè)規(guī)范化管理的主要實(shí)施途徑。把制度轉(zhuǎn)化為表格，表格化是落實(shí)制度的重要途徑。其具備簡(jiǎn)潔、 明了、 易操作的特點(diǎn)， 易把制度化的東西轉(zhuǎn)化為可 實(shí)際操作的東西。 數(shù)據(jù)化是企業(yè)規(guī)范管理的現(xiàn)實(shí)體現(xiàn)。 只有數(shù)據(jù)最能體現(xiàn)結(jié)果。 無(wú)論是制度 化，還是表格化，最終能體現(xiàn)規(guī)范管理的只能是數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)最能體現(xiàn)成績(jī)，最能表達(dá)結(jié)果。理論化是加快企業(yè)規(guī)范管理的實(shí)

4、際成果。在 數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)上形成更高的理論體系， 理論的創(chuàng)新， 制度化建設(shè)才能不斷完善。 企業(yè)的精細(xì) 化服務(wù)是一個(gè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化、表格化、數(shù)據(jù)化、理論化不斷循環(huán)反復(fù)的 過(guò)程。然而，管理工作的成敗，取決于能否做出有效的決策，而決策的正確與否在一定程度 上取決于對(duì)整體把握和后期實(shí)施質(zhì)量的程度。這就要求我們企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理上更加統(tǒng)籌化、 層次化和條理化。理清工作流程，理順管理思路，向管理要效益 , 善經(jīng)營(yíng)謀發(fā)展。這也是 我們建立表格化創(chuàng)新管理體系的初衷。四、表格化的運(yùn)營(yíng)管理體系的建設(shè)表格化運(yùn)營(yíng)管理體系的建設(shè)，務(wù)實(shí)地把公司的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間等因素 作為資源，揉和成表格，以可靠、通暢

5、、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒袒问匠薪映鰜?lái)，以此為切入點(diǎn)，謀求 企業(yè)內(nèi)外協(xié)調(diào)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化的目標(biāo)。具體說(shuō)來(lái)，表格化運(yùn)營(yíng)管理體系以 “全員參與，統(tǒng)籌規(guī)劃 ;科學(xué)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)實(shí)施 ;創(chuàng) 新管理， 持續(xù)改進(jìn)。 ”為指導(dǎo)思想 ;以建立表格化運(yùn)營(yíng)管理體系， 用表格化工作語(yǔ)言固化職能、 優(yōu)化流程、提高效率，實(shí)現(xiàn)公司管理規(guī)范化為目標(biāo)。“全員參與 , 統(tǒng)籌規(guī)劃 ”即是指公司的全體員工直接或間接地參與表格化的管理和 執(zhí)行過(guò)程， 此過(guò)程涉及到公司計(jì)劃、 生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)的方方面面，而這些方方面面和 各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都是由企業(yè)不同的部門(mén)和個(gè)人分擔(dān)的。 所以公司上至管理決策層， 下至基層 員工，都以表格為紅線，全面優(yōu)化工作流程

6、，形成有機(jī)的效用整體。此外，在制定表格化運(yùn) 營(yíng)管理的整體規(guī)劃上， 貫徹“強(qiáng)化理念 ,全面統(tǒng)籌 , 完善流程 , 注重實(shí)效 ”的方針， 既考慮到 優(yōu)化局部管理， 又兼顧部門(mén)間以及全局的資源優(yōu)化配置， 堅(jiān)持用統(tǒng)籌的眼光來(lái)審視問(wèn)題和解 決問(wèn)題 ; “科學(xué)設(shè)計(jì)， 系統(tǒng)實(shí)施 ”是一個(gè)有效承接的過(guò)程， 科學(xué)設(shè)計(jì)是指要用全局的思維、 發(fā)展 的眼光、 合理的手段和有效的方法來(lái)設(shè)計(jì)方案， 引導(dǎo)表格化運(yùn)營(yíng)管理體系的系統(tǒng)實(shí)施。 同時(shí) 系統(tǒng)實(shí)施在科學(xué)設(shè)計(jì)的指導(dǎo)下 , 分步驟、分輕重、分節(jié)點(diǎn)的來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)體系的建立。這 樣我們劃分了四個(gè)階段來(lái)系統(tǒng)實(shí)施表格化運(yùn)營(yíng)管理體系， 努力使該體系的運(yùn)作起到事半功倍 的效果 ; “創(chuàng)

7、新管理， 持續(xù)改進(jìn) ”是規(guī)范化管理的一個(gè)永恒目標(biāo)。 在本次表格化的運(yùn)營(yíng)管理體系 中 , 不斷提高公司職能分配的合理性和業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的實(shí)效性，使工作效率大大提高，管 理工作按部就班 , 組織生產(chǎn)有條不紊。 持續(xù)改進(jìn)包括 : 了解表格化運(yùn)營(yíng)的現(xiàn)狀、 重建目標(biāo)、 實(shí)施、 評(píng)價(jià)和用表格來(lái)框架問(wèn)題、 以動(dòng)態(tài)流程重組解決問(wèn)題等活動(dòng)。 最終形成以表格化工作 語(yǔ)言的形式固化職能、優(yōu)化流程、提高效率，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理。該管理體系分四個(gè)階段來(lái)實(shí)現(xiàn)，即業(yè)務(wù)流程清理階段、業(yè)務(wù)流程表格設(shè)計(jì)階段、 推進(jìn)試行階段和管理體系固化及總結(jié)階段。（一）第一階段：管理業(yè)務(wù)流程清理管理業(yè)務(wù)流程清理階段是一個(gè)頂層策劃的過(guò)程，是整個(gè)體系建設(shè)工

8、作中的關(guān)鍵環(huán) 節(jié)。主要完成管理業(yè)務(wù)流程清理及流程圖編制。 所謂業(yè)務(wù)流程清理即是指對(duì)本職崗位上所有 的工作內(nèi)容以流程的形式做一個(gè)詳盡的歸納和詮釋 , 清理原有流程中非增值的環(huán)節(jié) , 予 以簡(jiǎn)化并對(duì)分解開(kāi)的流程進(jìn)行整合，使整個(gè)流程更加順暢，使整個(gè)工作更加協(xié)調(diào)。在這個(gè)階段識(shí)別流程是最重要的，每個(gè)員工都要把所承擔(dān)的各項(xiàng)管理工作理解成 一個(gè)流程， 用流程的思維去分解工作， 從而實(shí)現(xiàn)對(duì)工作過(guò)程的控制。 各級(jí)部門(mén)應(yīng)系統(tǒng)梳理本 部門(mén)職能分配，用體系的思維方式重新審視部門(mén)職能，深入理解 “職能 ”和“職責(zé)”的關(guān)系，杜 絕職能分配的 “真空 ”。企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織員工對(duì) “表格化運(yùn)營(yíng)管理體系 ”的相關(guān)文件進(jìn)行學(xué)習(xí)，

9、 并識(shí)別出所承擔(dān) 的業(yè)務(wù)職能及工作流程， 編制本部門(mén)的相關(guān)業(yè)務(wù)流程圖。 并且各部門(mén)就本部門(mén)的相關(guān)業(yè)務(wù)流 程圖 （草案）組織初步評(píng)審，重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)流程的完整性及表格化適應(yīng)性。最終以統(tǒng)一編號(hào)的 形式規(guī)整所有業(yè)務(wù)流程，形成有機(jī)的管理業(yè)務(wù)流程圖庫(kù)。（二）第二階段：管理業(yè)務(wù)流程表格設(shè)計(jì)表格化是落實(shí)管理規(guī)范化目標(biāo)的載體 , 同時(shí)表格還要體現(xiàn)制度的要求，把對(duì)流程 的有效控制要求落實(shí)在表格上， 無(wú)效的、 不增值的控制流程應(yīng)予以剔除 , 最終在該階段完成 管理業(yè)務(wù)流程表格設(shè)計(jì)工作。表格設(shè)計(jì)要體現(xiàn)流程的 PDCA 基礎(chǔ)管理思想，內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、簡(jiǎn)潔;表格中有涉及指標(biāo)和節(jié)點(diǎn)要求時(shí)， 應(yīng)進(jìn)行明確量化的表述。 管理業(yè)

10、務(wù)流程表格體系還應(yīng)分出層次和 類(lèi)別，如部門(mén)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)表、橫向部門(mén)間報(bào)表、綜合性報(bào)表、專(zhuān)業(yè)性報(bào)表、數(shù)據(jù)性報(bào)表 等。此外，還要強(qiáng)化各級(jí)評(píng)審 （ 部門(mén)內(nèi)部評(píng)審、工作小組評(píng)審、領(lǐng)導(dǎo)小組評(píng)審 ） ，通 過(guò)評(píng)審促進(jìn) “統(tǒng)一管理思想、理清管理思路、提升管理素養(yǎng) ”階段目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。最終以統(tǒng)一編 號(hào)的形式規(guī)整所有類(lèi)別的表格， 形成有機(jī)的管理業(yè)務(wù)表格圖庫(kù)。 至此， 表格化運(yùn)營(yíng)管理體系 第一階段和第二階段鄴已完成， 形成重要的流程圖庫(kù)和表格圖庫(kù)。 順利實(shí)施這兩個(gè)階段對(duì)于 完成此表格化管理運(yùn)營(yíng)體系并達(dá)成管理規(guī)范化的目標(biāo)致關(guān)重要。（三）第三階段：體系推進(jìn)試行公司的工作語(yǔ)言就是表格，以表格為載體 , 規(guī)范職能運(yùn)作，理

11、順業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)公司 “管理業(yè)務(wù)流程表格化 ”的階段性目標(biāo)。在全公司范圍內(nèi)實(shí)施表格化運(yùn)營(yíng)管理模式，通過(guò) 強(qiáng)化各級(jí)培訓(xùn)、宣傳、考核等方式建立員工 “做事前先找表 ”的新型管理素養(yǎng)。通過(guò)體系試運(yùn) 行，充分暴露管理 “缺位 ”和“漏洞 ”問(wèn)題，最終完成新體系的建設(shè)和自我完善過(guò)程。第四階段：管理體系固化及總結(jié)階段完成公司表格化運(yùn)營(yíng)管理體系建設(shè)的成果總結(jié)，建立公司表格化運(yùn)營(yíng)管理體系， 用表格化工作語(yǔ)言固化職能，優(yōu)化流程，提高效率，實(shí)現(xiàn)公司管理規(guī)范化目標(biāo)。（四 ） 體系建設(shè)成果標(biāo)志有：1 . 公司表格化運(yùn)營(yíng)管理體系的全面建立。2 . 公司部門(mén)職能分配及業(yè)務(wù)流程管理圖庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施。3 . 公司流程管

12、理表格庫(kù)管理模版的發(fā)布實(shí)施，固化管理成果。通過(guò)建立表格化運(yùn)營(yíng)管理體系，管理規(guī)范化目標(biāo)在公司實(shí)際的運(yùn)作和工作中得到 貫徹和執(zhí)行，在提高管理水平、降低公司運(yùn)營(yíng)成本的同時(shí)， 促進(jìn)公司效益也得到長(zhǎng)足的增長(zhǎng) 和提高。表格所帶來(lái)的管理成效也會(huì)突出地表現(xiàn)出來(lái)， 用“四個(gè)一”的創(chuàng)新成果表達(dá)，即是“一 個(gè)體系、一個(gè)模版、一個(gè)平臺(tái)、一個(gè)群體 ”。第一，完成“一個(gè)表格化運(yùn)營(yíng)管理體系的建設(shè) ”通過(guò)一定時(shí)期的體系建設(shè)和試運(yùn)行，基本完成了公司表格化運(yùn)營(yíng)管理體系建立， 用表格化工作語(yǔ)言固化職能、優(yōu)化流程、提高效率，實(shí)現(xiàn)公司管理規(guī)范化目標(biāo)。第二，完成“一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)模版的建設(shè) ”在體系建設(shè)過(guò)程中，篩選整理出部門(mén)職能分配圖和崗位

13、管理流程圖，并形成可操 作可控制的管理表格。 建立了以公司職能分配關(guān)系及管理流程為兩條主線構(gòu)建的 公司部門(mén) 職能分配及業(yè)務(wù)流程管理圖庫(kù)和公司流程管理表格庫(kù)，基本實(shí)現(xiàn)了一個(gè) “可復(fù)制”的管 理標(biāo)準(zhǔn)模版。該管理標(biāo)準(zhǔn)模版經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)后下發(fā)，用于全面指導(dǎo)公司管理行為。第三，完成“一個(gè)信息化管理基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè) ”公司流程管理表格庫(kù)的電子版可在公司局域網(wǎng)內(nèi)部廣泛使用，利用 PDM 等 控制軟件與公司信息化管理有機(jī)結(jié)合，逐步推行無(wú)紙化辦公。 公司流程管理表格庫(kù) 的編 制為公司下一步全面實(shí)施信息化管理平臺(tái)打下了良好的基礎(chǔ)。第四，完成“一個(gè)具有系統(tǒng)流程思維的青年管理骨干群體的建設(shè) ” 在表格化運(yùn)營(yíng)管理體系推進(jìn)和

14、建立過(guò)程中，公司領(lǐng)導(dǎo)在體系策劃初期就有意識(shí)地 引入青年管理骨干負(fù)責(zé)和參與該項(xiàng)目， 從而培養(yǎng)和鍛煉了一個(gè)具有系統(tǒng)流程思維的青年管理 骨干群體。青年管理骨干們?cè)陧?xiàng)目方案的策劃、 討論，流程圖的評(píng)審、表格的評(píng)審等工作中， 逐漸熟悉和掌握了公司全面的管理流程，逐步學(xué)會(huì)了用系統(tǒng)思維的方式分析和解決管理問(wèn) 題，并通過(guò)體系推進(jìn)實(shí)踐， 極大鍛煉了組織協(xié)調(diào)能力。 使得“管理規(guī)范化目標(biāo)”根植于心、“職 能”與“職責(zé)”關(guān)系指導(dǎo)于思、 “流程控制”工作方法牢抓于手。將先進(jìn)的管理理念成功地應(yīng)用于實(shí)踐，一直是眾多企業(yè)面臨的首要問(wèn)題，這早已 是不爭(zhēng)的事實(shí)，在這一點(diǎn)上我們是清醒的， 因此在表格化運(yùn)營(yíng)管理體系的建立和實(shí)施過(guò)程中

15、 我們有目的地分階段執(zhí)行，確保該體系可以逐步、逐級(jí)實(shí)施。再將這些管理標(biāo)準(zhǔn)模版與公司信息化平臺(tái)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，使表格化運(yùn)營(yíng)管理體系 在信息化平臺(tái)的載體下發(fā)揮更高效的作用。綜上所述，建立一個(gè)良好的管理體系只是整個(gè)創(chuàng)新管理過(guò)程中最初的一環(huán)，而且 這一環(huán)還要在實(shí)踐過(guò)程中不斷完善， 可以自我完善是一切優(yōu)秀管理體系的特質(zhì)。 公司表格化 運(yùn)營(yíng)管理體系正是不斷地隨經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)、 科研任務(wù)的形勢(shì)變化而及時(shí)調(diào)整的， 這樣才可能保持 長(zhǎng)久的生命力。 “高明的管理是理順員工的思維，不高明的管理是看管員工的行為 ”。我們 利用統(tǒng)籌化系統(tǒng)分析的思維，運(yùn)用流程控制的工作方法， 規(guī)范職能運(yùn)作，理順業(yè)務(wù)流程，才 不會(huì)使管理只糾正員工

16、的行為， 而是要使員工達(dá)成思想上的共識(shí)， 朝著積極的方向發(fā)展， 建 立表格化運(yùn)營(yíng)流程圖庫(kù)和表格圖庫(kù)而達(dá)成管理規(guī)范化的目的就在于此。在本次實(shí)施過(guò)程中，我們遇到了很多問(wèn)題，同時(shí)這些問(wèn)題的有效解決也是我們工 作的重點(diǎn)所在。 首先，在員工思想層面。 一種組織文化會(huì)定型一種工作方式，而組織文化的 形成有其較為牢固的存在空間和基礎(chǔ)， 新興的管理思想和工作方式的引入必然會(huì)遭到不同程 度的沖突。 但公司的目標(biāo)是明確的， 這目標(biāo)是來(lái)源于對(duì)規(guī)范化管理孜孜不倦地追求。 所以在 表格化管理體系實(shí)施之初， 我們切實(shí)把解決員工的思想問(wèn)題擺在首位， 讓員工明白， 實(shí)施此 套方案會(huì)讓大家的工作更規(guī)范化、簡(jiǎn)潔化、高效化;其次，

17、在組織實(shí)施層面。公司的方方面面、里里外外都需要?dú)w整職能和清理流程，如何查漏補(bǔ)缺讓工作更流暢、管理更規(guī)范， 令我 們煞費(fèi)苦心。我們采取 “雙重評(píng)審 ”，即成立領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，分別在執(zhí)行層面和決策層 面上對(duì)突出的問(wèn)題采用步步為營(yíng)、各個(gè)擊破的策略;再次，在執(zhí)行力層面。一開(kāi)始便強(qiáng)調(diào) “全員參與 ”的原則，即利用歸納和演繹兩種工作方法，分別從管理層（工作小組 ）和操作層 （基層部門(mén) ）兩端同時(shí)實(shí)施，相互監(jiān)督，共同切磋，統(tǒng)一思想，實(shí)現(xiàn)該管理規(guī)范化的目標(biāo)。五、表格化管理的常見(jiàn)問(wèn)題如果對(duì)表格化管理的作用和意義理解不透徹，盲人摸象，在應(yīng)用上就出現(xiàn)片面化 的偏差，達(dá)不到預(yù)期的管理效果。匯報(bào)上來(lái)的表格可能出現(xiàn)以下問(wèn)題：流水帳：認(rèn)為表格就是用來(lái)監(jiān)控員工行為的，員工上報(bào)的內(nèi)容都成表面的工作， 對(duì)業(yè)績(jī)沒(méi)有任何幫助。訴苦表：找理由，而不是找方法。